Платформы проведения совещаний, встреч и звонков c функцией Поддержка чат-ботов

Платформы проведения совещаний, встреч и звонков (ППСВЗ, англ. Meeting and Calls Conduction Platforms, MCC) — это комплексные программные решения для организации и проведения удалённых коммуникаций, объединяющие функции видеоконференций, аудиозвонков, групповых чатов, демонстрации экрана, обмена файлами и записи встреч, позволяющие проводить деловые совещания, тренинги, вебинары и другие формы онлайн-взаимодействия между участниками.

Проведение совещаний, встреч и звонков представляет собой организованный процесс коммуникации между участниками для решения деловых задач, обмена информацией и принятия совместных решений. Это фундаментальный элемент бизнес-процессов, обеспечивающий эффективное взаимодействие как в формате личного присутствия, так и посредством удаленных технологий связи:

• Включает различные форматы взаимодействия: от коротких информационных звонков до масштабных совещаний с демонстрацией материалов и совместной работой над документами
• Обеспечивает возможность обмена мнениями, обсуждения стратегических вопросов и оперативного решения текущих задач
• Позволяет координировать действия участников, распределять обязанности и контролировать выполнение поставленных целей
• Способствует формированию единого информационного поля и поддержанию корпоративной культуры
• Обеспечивает документирование принятых решений и распределение поручений между участниками
• Поддерживает различные режимы взаимодействия: индивидуальные консультации, групповые обсуждения, презентации и мозговые штурмы
• Интегрируется с календарными системами и инструментами планирования для оптимизации рабочего процесса В современных условиях особую значимость приобретает цифровизация процессов проведения совещаний и встреч. Программные решения становятся критически важным инструментом, обеспечивающим бесперебойную коммуникацию, сохранность данных и эффективность взаимодействия. Цифровые платформы позволяют существенно повысить качество коммуникации, обеспечить доступ к материалам в режиме реального времени и создать комфортные условия для участников независимо от их местоположения, что делает их неотъемлемой частью современного делового процесса.

Для лучшего понимания функций, решаемых задач, преимуществ и возможностей систем категории, рекомендуем ознакомление с образцовыми примерами таких программных продуктов:

SquadusНовые Облачные ТехнологииОфициальный сайт

Платформы проведения совещаний, встреч и звонков предназначены для организации и проведения удалённой коммуникации между участниками бизнес-процессов, обеспечивая комплексное решение для совместной работы и принятия решений в режиме реального времени. Они позволяют создавать виртуальные пространства для взаимодействия, где участники могут обмениваться информацией, проводить презентации, обсуждать проекты и принимать согласованные решения независимо от их географического расположения, что особенно актуально в условиях современной распределённой работы и глобализации бизнеса.

Функциональное предназначение платформ охватывает широкий спектр задач: от простых голосовых звонков до сложных многопользовательских видеоконференций с возможностью демонстрации экрана, обмена файлами и совместной работы над документами. Современные решения также включают инструменты для планирования встреч, управления доступом участников, записи сессий и автоматического формирования протоколов, что значительно повышает эффективность делового взаимодействия и способствует оптимизации бизнес-процессов, делая коммуникацию более продуктивной и результативной.

Платформы проведения совещаний, встреч и звонков в основном используют следующие группы пользователей:

• Корпоративные пользователи — сотрудники компаний для проведения регулярных рабочих встреч и совещаний,
• Проектные команды — специалисты разных направлений для координации работы над проектами,
• Руководители — менеджеры всех уровней для проведения планерок и обсуждения стратегических вопросов,
• Внешние партнеры — представители других организаций для проведения деловых переговоров,
• Образовательные учреждения — преподаватели и студенты для проведения онлайн-занятий,
• Медицинские специалисты — врачи для консультаций и консилиумов,
• Удаленные работники — сотрудники, работающие из дома или других локаций,
• Службы поддержки — специалисты для проведения консультаций с клиентами.

Администрирование

Возможность администрирования позволяет осуществлять настройку и управление функциональностью системы, а также управление учётными записями и правами доступа к системе.

Аудиоконференции

Функция Аудиоконференций позволяет проводить групповые голосовые звонки, где участники могут общаться, слышать друг друга, а также даже писать сообщения во время общения.

Видеоконференции

Функция Видеоконференций позволяет проводить онлайн-встречи и совещания между сотрудниками, партнёрами и клиентами. Она даёт возможность видеть и слышать друг друга, обмениваться информацией и совместно решать рабочие задачи.

Группировка контактов

Функция Группировки контактов позволяет объединять пользователей в группы на основе различных критериев, таких как отдел, проект или роль. Это упрощает поиск и общение с коллегами, а также обеспечивает лучшую организацию рабочих процессов.

Группировка чатов

Функция Группировки чатов позволяет объединять чаты в группы на основе определённых критериев, например, по отделам, темам или проектам. Это упрощает навигацию и облегчает работу с чатами, связанными общей тематикой.

Групповые чаты

Функция Групповые чаты позволяет создавать общие чаты для нескольких пользователей, обеспечивая им возможность общаться и делиться информацией одновременно. Эта функция полезна для координации действий, обсуждения проектов и поддержания связи между участниками.

Демонстрация экрана

Функция Демонстрация экрана позволяет показывать содержимое рабочего стола компьютера другим участникам видеоконференции. Такая функция удобна для проведения презентаций, обучения персонала и демонстрации рабочих процессов.

Запись созвонов

Функция Записи созвонов позволяет сохранять аудиозаписи разговоров сотрудников для защиты бизнеса, анализа эффективности работы персонала и контроля соблюдения коммерческой тайны.

Импорт/экспорт данных

Возможность импорта и/или экспорта данных в продукте позволяет загрузить данные из наиболее популярных файловых форматов или выгрузить рабочие данные в файл для дальнейшего использования в другом ПО.

Многопользовательский доступ

Возможность многопользовательской доступа в программную систему обеспечивает одновременную работу нескольких пользователей на одной базе данных под собственными учётными записями. Пользователи в этом случае могут иметь отличающиеся права доступа к данным и функциям программного обеспечения.

Наличие API

Часто при использовании современного делового программного обеспечения возникает потребность автоматической передачи данных из одного ПО в другое. Например, может быть полезно автоматически передавать данные из Системы управления взаимоотношениями с клиентами (CRM) в Систему бухгалтерского учёта (БУ). Для обеспечения такого и подобных сопряжений программные системы оснащаются специальными Прикладными программными интерфейсами (англ. API, Application Programming Interface). С помощью таких API любые компетентные программисты смогут связать два программных продукта между собой для автоматического обмена информацией.

Опросы

Функция Опросы позволяет собирать обратную связь от клиентов, улучшать взаимодействие с аудиторией, проводить маркетинговые исследования, активировать аудиторию и повышать узнаваемость бренда.

Отправка анимированных стикеров

Функция Отправки анимированных стикеров позволяет пользователям отправлять анимированные изображения, называемые стикерами, своим собеседникам. Эти стикеры могут быть использованы для украшения сообщений, выражения эмоций или обозначения определённых ситуаций.

Отправка изображений

Функция Отправки изображений позволяет отправлять и получать фотографии, картинки и другие графические файлы между участниками чата. Это полезно для обмена рабочими материалами, презентациями, иллюстрациями и другими визуальными элементами.

Отправка смайликов

Функция Отправки смайликов позволяет пользователям отправлять графические символы, называемые смайликами, своим собеседникам для передачи эмоций, настроения или обозначения определённых ситуаций. Смайлики могут использоваться вместе с текстом сообщения, чтобы сделать его более выразительным и понятным.

Отправка файлов

Функция Отправка файлов позволяет сотрудникам обмениваться различными типами файлов, такими как документы, изображения, аудио и видео, между собой и с коллегами из других отделов или филиалов компании.

Отчётность и аналитика

Наличие у продукта функций подготовки отчётности и/или аналитики позволяют получать систематизированные и визуализированные данные из системы для последующего анализа и принятия решений на основе данных.

Поддержка каналов

Функция Поддержки каналов позволяет создавать отдельные каналы для одностороннего обмена информацией и новостями внутри отдельной аудитории подписчиков. Это помогает быстро передавать и получать нужную информацию по определённой теме и быть в курсе событий компании.

Поддержка чат-ботов

Функция поддержки чат-ботов позволяет автоматизировать общение с пользователями мессенджера, реализуя взаимодействие с пользователями чата по выбранным сценариям общения.

Приватные чаты

Функция Приватные чаты позволяет общаться напрямую двум людям, а также создавать такие чаты, доступ к которым ограничен определёнными пользователями или устройствами.

Расшифровка и транскрибация

Функция Расшифровка и транскрибация позволяет автоматически преобразовывать аудиосообщения в текстовый формат, что ускоряет и оптимизирует рабочие процессы. Данная функция полезна для крупного бизнеса, сталкивающегося с большим объёмом обращений, и для людей с ограниченными возможностями, так как устраняет барьер в общении.

Режим презентации

Функция Режим презентации позволяет проводить презентации и демонстрировать заранее подготовленные презентационные материалы другим участникам чата. Это облегчает процесс обсуждения и помогает визуализировать информацию.

Рисование на экране

Функция Рисования на экране позволяет пользователям рисовать или писать на экране во время видеоконференций или онлайн-встреч. Функция может быть полезной для проведения мозговых штурмов, обучения или просто для развлечения участников встречи.

Треды и комментарии

Функция Треды и комментарии позволяет организовывать обсуждение определённой темы или вопроса в отдельном треде (потоке), отделять тематические обсуждения от общего чата, сохранять историю обсуждений и управлять подписками на треды.

Интеграция с календарём

Интеграция с календарём в корпоративных мессенджерах позволяет быстро находить сотрудников по отделам и должностям, планировать видеовстречи, устанавливать рабочие статусы и управлять учётными записями.

Интеграция с переговорными устройствами

Интеграция с переговорными устройствами позволяет проводить видеоконференции и вебинары прямо с использованием оборудования переговорных комнат, что обеспечивает возможность корпоративного общения с применением популярных аудио- и видео-устройств для корпоративного общения.

Подключение по веб-ссылке

Подключения по веб-ссылке позволяет пользователям подключаться к чату или конференции через ссылку, отправленную по электронной почте, в социальных сетях или других каналах коммуникации. Это удобно, так как не требует установки дополнительного программного обеспечения и позволяет участникам присоединиться к беседе без регистрации в мессенджере.

Роуминг с другими мессенджерами

Роуминг с другими мессенджерами позволяет пользователям обмениваться сообщениями, файлами и другими данными между различными платформами, даже если они используют разные мессенджеры. Это обеспечивает более широкую коммуникационную возможность и упрощает взаимодействие между людьми, независимо от того, какой мессенджер они предпочитают.

Телефонное подключение

Возможность телефонного подключения позволяет сотрудникам общаться друг с другом и с клиентами с помощью телефона. Это удобно, если у сотрудников нет доступа к компьютеру или они находятся в дороге.

Трансляции для большой аудитории

Возможность трансляции для большой аудитории позволяет проводить онлайн-встречи, вебинары, презентации и обучение с большим числом участников одновременно.

Федеративный режим работы

Федеративный режим работы позволяет мессенджеру взаимодействовать между серверами так, что каждый сервер функционирует независимо, но при этом все они объединены в единую коммуникационную сеть. Таким образом в режиме федерации пользователи с разных серверов могут взаимодействовать друг с другом, сохраняя при этом контроль над своими данными и настройками конфиденциальности.

Преимущества коммуникационных платформ для совещаний и встреч:

• Оптимизация рабочего времени. Единая платформа для планирования и проведения встреч исключает накладки в расписании. Участники получают автоматические напоминания и могут подключаться из любой точки мира.

• Повышение эффективности коммуникаций. Качественное аудио и видео обеспечивают чёткую передачу информации. Возможность демонстрации экрана и совместной работы над документами улучшает понимание обсуждаемых вопросов.

• Безопасность данных. Многоуровневая защита каналов связи и шифрование данных предотвращают несанкционированный доступ. Администратор контролирует список участников и управляет правами доступа.

• Автоматизация процессов. Интеграция с календарями и системами планирования упрощает организацию встреч. Платформа автоматически формирует протоколы и рассылает материалы участникам.

• Аналитика использования. Система собирает данные об активности участников и эффективности встреч. Руководство получает метрики для оптимизации процесса проведения совещаний.

• Масштабируемость решений. Платформа адаптируется под потребности компании любого размера. Поддерживает как небольшие совещания, так и масштабные конференции с сотнями участников.

• Улучшение коллаборации. Инструменты совместной работы позволяют участникам одновременно редактировать документы, оставлять комментарии и принимать решения в режиме реального времени.

Для того, чтобы быть представленными на рынке платформ проведения совещаний, встреч и звонков, системы должны иметь следующие функциональные возможности:

• Многопользовательские видеоконференции с поддержкой высококачественной передачи изображения и звука, возможностью подключения неограниченного количества участников и гибким управлением правами доступа,
• Совместная работа над контентом с функциями демонстрации экрана, работы с виртуальными досками, совместного редактирования документов в режиме реального времени,
• Инструменты для организации встреч с возможностью планирования мероприятий, отправки приглашений, автоматического формирования повестки дня и протоколирования обсуждений,
• Функционал для презентаций с поддержкой различных форматов контента, возможностью аннотирования материалов, переключения между докладчиками и управления вниманием аудитории,
• Средства для интерактивного взаимодействия с функциями чатов, опросов, голосований и сбора обратной связи от участников в режиме реального времени.

В 2025 году рынок платформ для проведения совещаний, встреч и звонков переживает период интенсивной технологической эволюции, где основными направлениями развития становятся иммерсивные технологии, искусственный интеллект и гибридные форматы взаимодействия. Ключевые тренды представлены следующими инновациями:

• Иммерсивные конференц-пространства. Создание виртуальных 3D-залов с реалистичными аватарами участников, возможностью перемещения между зонами и интерактивным взаимодействием с презентационным контентом.

• ИИ-модерация встреч. Внедрение интеллектуальных систем для автоматического планирования, составления повестки, транскрибирования и резюмирования обсуждений, а также анализа вовлеченности участников.

• Гибридная интеграция. Разработка решений для бесшовного объединения удаленных и очных участников с использованием смешанных технологий присутствия и взаимодействия.

• Адаптивные интерфейсы. Создание гибких пользовательских пространств с возможностью настройки под конкретные форматы встреч и роли участников.

• Расширенная аналитика. Внедрение инструментов для оценки эффективности встреч, анализа продуктивности обсуждений и качества принимаемых решений.

• Энергоэффективные решения. Оптимизация потребления ресурсов при сохранении высокого качества связи и функциональности платформы.

• Мультимодальные коммуникации. Развитие комплексных систем взаимодействия, объединяющих голосовые, видео и текстовые каналы в единый коммуникационный поток.

Люксембург

Viber

Россия

Squadus, 1С-Коннект, Compass, eXpress, РТУ-Коннект, Pruffme, Samoware, Salute Jazz, Пачка, VirtualRoom, VK Teams, VideoMost, МТС Линк Встречи, Facecast, TrueConf Server, PostLink, 1F Teams, ICQ

Эстония

iMind

Казахстан

SpecLINK

США

Slack, Microsoft Teams, Skype для Бизнеса, Webex App, Mattermost

Объединенные Арабские Эмираты

Telegram