Системы таск-трекеры (ТТС) c функцией Отчётность и аналитика

Системы таск-трекеры (ТТС, англ. Task Tracker Systems, TTS) - это программные инструменты для командной работы над проектами, основное предназначение которых заключается в отслеживании и управлении задачами. Эти системы позволяют распределять задания между сотрудниками, обсуждать рабочие вопросы, обмениваться идеями и делиться полезной информацией. Благодаря встроенным инструментам можно автоматизировать рутинные процессы, такие как рассылка напоминаний или составление отчетов, что значительно упрощает управление проектами.

Таск-трекинг как деятельность представляет собой процесс организации и контроля выполнения задач в рамках проекта или рабочей деятельности команды, который реализуется с помощью специализированных программных инструментов — систем таск-трекеров. Он включает в себя распределение заданий среди участников команды, отслеживание этапов выполнения работ, обеспечение коммуникации и обмена информацией между сотрудниками, а также контроль сроков и качества выполнения задач. Таск-трекинг позволяет структурировать рабочий процесс, повысить его прозрачность и эффективность, минимизировать риски срыва сроков и невыполнения задач, а также обеспечить централизованное хранение информации, связанной с проектом.

Среди ключевых аспектов таск-трекинга можно выделить:

• распределение задач между членами команды с учётом их компетенций и загрузки,
• установление приоритетов и сроков выполнения задач,
• отслеживание статуса задач и прогресса их выполнения,
• обеспечение возможности коммуникации и обмена файлами в рамках задач,
• формирование отчётности по выполнению задач и использованию ресурсов,
• автоматизация рутинных операций, связанных с управлением задачами.

Внедрение цифровых (программных) решений для таск-трекинга становится важным фактором оптимизации рабочих процессов в современных организациях, поскольку позволяет существенно повысить производительность команды, улучшить координацию действий участников проекта и обеспечить более высокий уровень контроля над выполнением работ.

Таск-трекеры предназначены для мониторинга и управления задачами в реальном времени, обеспечивая командам возможность эффективно отслеживать прогресс выполнения проектов. Они позволяют создавать задачи, назначать их конкретным исполнителям, а также изменять статусы задач по мере их выполнения, что способствует поддержанию порядка и прозрачности в рабочем процессе. Благодаря встроенным инструментам для визуализации, таким как канбан-доски и списки задач, таск-трекеры помогают командам наглядно видеть весь процесс работы, оперативно выявлять узкие места и управлять потоком задач.

Кроме того, таск-трекеры предназначены для улучшения коммуникации и совместной работы внутри команды. Они предоставляют возможность оставлять комментарии, задавать вопросы и вести обсуждения прямо в системе, что ускоряет процесс решения возникающих проблем и способствует более тесному взаимодействию между сотрудниками. Таск-трекеры также поддерживают гибкие фильтры и функции поиска, позволяя пользователям легко находить нужные задачи и информацию по различным критериям. Это не только упрощает управление задачами, но и минимизирует время, затрачиваемое на поиск необходимых данных, способствуя более эффективному использованию рабочего времени и повышению общей продуктивности команды.

Системы таск-трекеры в основном используют следующие группы пользователей:

• проектные команды и менеджеры, которые нуждаются в инструменте для планирования, распределения и контроля задач в рамках проектов различной сложности;
• IT-компании и команды разработчиков, которым необходимо координировать работу над кодом, отслеживать ошибки и управлять версиями программного обеспечения;
• маркетинговые и рекламные агентства для организации работы над кампаниями, отслеживания выполнения отдельных этапов и обеспечения взаимодействия между сотрудниками и клиентами;
• компании, работающие в сфере консалтинга и бизнес-услуг, чтобы управлять клиентскими проектами, контролировать сроки выполнения заданий и обеспечивать прозрачность работы для заказчиков;
• образовательные учреждения и онлайн-школы для организации учебного процесса, распределения заданий между преподавателями и студентами, отслеживания прогресса обучения.

Администрирование

Возможность администрирования позволяет осуществлять настройку и управление функциональностью системы, а также управление учётными записями и правами доступа к системе.

Импорт/экспорт данных

Возможность импорта и/или экспорта данных в продукте позволяет загрузить данные из наиболее популярных файловых форматов или выгрузить рабочие данные в файл для дальнейшего использования в другом ПО.

Многопользовательский доступ

Возможность многопользовательской доступа в программную систему обеспечивает одновременную работу нескольких пользователей на одной базе данных под собственными учётными записями. Пользователи в этом случае могут иметь отличающиеся права доступа к данным и функциям программного обеспечения.

Наличие API

Часто при использовании современного делового программного обеспечения возникает потребность автоматической передачи данных из одного ПО в другое. Например, может быть полезно автоматически передавать данные из Системы управления взаимоотношениями с клиентами (CRM) в Систему бухгалтерского учёта (БУ). Для обеспечения такого и подобных сопряжений программные системы оснащаются специальными Прикладными программными интерфейсами (англ. API, Application Programming Interface). С помощью таких API любые компетентные программисты смогут связать два программных продукта между собой для автоматического обмена информацией.

Отчётность и аналитика

Наличие у продукта функций подготовки отчётности и/или аналитики позволяют получать систематизированные и визуализированные данные из системы для последующего анализа и принятия решений на основе данных.

На основе своего экспертного мнения Соваре рекомендует наиболее внимательно подходить к выбору решения. При выборе системы таск-трекеров (ТТС) необходимо учитывать ряд ключевых факторов, которые определят эффективность использования продукта в рамках конкретных бизнес-процессов. Прежде всего, следует оценить масштаб деятельности компании: для малого бизнеса подойдут более простые и гибкие решения с базовым набором функций, тогда как крупным корпорациям потребуются системы с расширенными возможностями интеграции, масштабируемости и поддержкой большого числа пользователей. Также важно учитывать отраслевые требования — например, в IT-компаниях может быть необходима глубокая интеграция с системами контроля версий и инструментами разработки, а в производственных предприятиях — возможность интеграции с ERP-системами и системами управления производственными процессами. Не менее значимы технические ограничения, включая совместимость с существующей ИТ-инфраструктурой, требования к производительности и безопасности данных, а также возможность развёртывания системы в облачной или локальной среде. Кроме того, стоит обратить внимание на функциональность, связанную с управлением правами доступа, настройкой рабочих процессов (например, возможность создания пользовательских шаблонов задач и рабочих потоков), поддержкой мобильных устройств и наличием инструментов для аналитики и отчётности.

Ключевые аспекты при принятии решения:

• совместимость с текущей ИТ-инфраструктурой (например, поддержка определённых операционных систем, браузеров, баз данных);
• возможности интеграции с другими системами (CRM, ERP, системами документооборота и т. д.);
• уровень безопасности и соответствия отраслевым стандартам (например, требования к защите персональных данных, отраслевые нормативы в финансовом секторе);
• масштабируемость системы (возможность увеличения числа пользователей и объёма обрабатываемых данных без существенного снижения производительности);
• функциональность управления правами доступа и ролями (например, разграничение прав на создание, редактирование и просмотр задач);
• наличие инструментов для визуализации рабочих процессов и аналитики (диаграммы Ганта, дашборды, отчёты по эффективности выполнения задач);
• поддержка мобильных устройств и возможность работы в офлайн-режиме;
• наличие механизмов для автоматизации рутинных процессов (рассылка уведомлений, генерация отчётов, автоматическое назначение задач).

Окончательный выбор системы таск-трекеров должен базироваться на тщательном анализе бизнес-требований, оценке потенциальной ROI (возврата инвестиций) и учёте долгосрочных перспектив развития компании. Важно также предусмотреть возможность кастомизации системы под специфические нужды бизнеса и наличие качественной технической поддержки со стороны поставщика решения.

Таск-трекеры предоставляют компаниям многочисленные преимущества, способствуя повышению эффективности и прозрачности рабочих процессов. Одним из ключевых достоинств является возможность структурировать и визуализировать работу на всех уровнях, начиная от глобальной миссии проекта до конкретных задач, что позволяет каждому члену команды видеть общую картину и понимать свою роль в достижении целей. Это улучшает взаимодействие между сотрудниками и способствует более слаженной работе коллектива.

Кроме того, таск-трекеры помогают планировать и контролировать выполнение задач в установленные сроки, предотвращая ситуации, когда задания остаются без должного внимания. Возможность автоматического напоминания о приближающихся дедлайнах и переносах задач минимизирует риск просрочек и способствует своевременному выполнению проектов. Также, благодаря встроенным инструментам для совместной работы и обмена информацией, таск-трекеры ускоряют процесс решения возникающих вопросов и повышают уровень коммуникации внутри команды. Это не только упрощает управление задачами, но и способствует более рациональному использованию ресурсов компании, что в конечном итоге приводит к повышению общей продуктивности и успешному достижению бизнес-целей.

Классификатор программных продуктов Соваре определяет конкретные функциональные критерии для систем. Для того, чтобы соответствовать категории систем таск-трекеров (Task Tracker Systems, TTS), они должны иметь следующие функциональные возможности:

• Назначение и отслеживание задач: Системы должны предоставлять возможность назначать задачи конкретным исполнителям и отслеживать их выполнение в режиме реального времени. Это включает в себя установку дедлайнов, изменение статусов задач (например, “в работе”, “на проверке”, “завершено”) и автоматическое уведомление исполнителей и руководителей о приближающихся сроках.

• Канбан-доски и списки задач: Таск-трекеры должны поддерживать визуализацию задач с помощью канбан-досок или списков, что позволяет командам видеть весь процесс работы, перемещать задачи между статусами и легко идентифицировать узкие места в процессе выполнения проектов.

• Комментарии и обсуждения: Встроенные инструменты для комментариев и обсуждений позволяют сотрудникам обмениваться мнениями и задавать вопросы непосредственно в системе. Это способствует быстрому разрешению возникающих проблем и улучшает коммуникацию внутри команды.

• Фильтры и поиск задач: Системы должны предлагать гибкие фильтры и функции поиска, чтобы пользователи могли легко находить нужные задачи по различным критериям, таким как исполнитель, статус, приоритет и дата. Это ускоряет процесс управления задачами и минимизирует время на поиск необходимой информации.

• Интеграция с другими инструментами: Таск-трекеры должны поддерживать интеграцию с другими популярными инструментами и приложениями, которые используются в работе команды, такими как системы контроля версий, почтовые клиенты и планировщики. Это обеспечивает бесшовную интеграцию в рабочий процесс и повышает общую эффективность использования инструментов.

По оценке аналитиков Soware, в 2026 году на рынке систем таск-трекеров (ТТС) продолжат развиваться тенденции, направленные на повышение эффективности командной работы и управления проектами, при этом акцент будет делаться на углублённую интеграцию с передовыми технологиями и расширение функциональных возможностей систем.

Системы таск-трекеры в 2026 году будут развиваться с высоким фокусом внимания на следующие тренды:

• Интеграция с ИИ и машинным обучением. Системы ТТС будут использовать алгоритмы машинного обучения для более точного прогнозирования сроков выполнения задач, автоматического выявления зависимостей между задачами и оптимизации рабочих процессов на основе анализа больших объёмов данных.

• Расширенные аналитические возможности. Появится больше инструментов для многомерного анализа данных о производительности команд, визуализации ключевых показателей эффективности (KPI) и выявления скрытых закономерностей в рабочих процессах, что позволит оперативно корректировать стратегию управления проектами.

• Бесшовная интеграция с корпоративными системами. ТТС будут обеспечивать ещё более тесную интеграцию с ERP, CRM, системами электронного документооборота и другими корпоративными приложениями, что позволит создать полностью унифицированную информационную среду и минимизировать потери данных при их передаче между системами.

• Развитие облачных и кроссплатформенных решений. Увеличится доля облачных ТТС с поддержкой кроссплатформенного доступа, что обеспечит возможность работы с системой с любых устройств и из любой точки мира, повышая тем самым гибкость и мобильность рабочих процессов.

• Персонализация пользовательского опыта. Системы ТТС предложат расширенные возможности настройки интерфейса, включая адаптацию под различные роли пользователей, настройку виджетов, дашбордов и рабочих пространств в соответствии с индивидуальными предпочтениями и рабочими процессами.

• Усиление функций совместной работы. ТТС будут предоставлять интегрированные решения для совместной работы, включая расширенные возможности для обсуждения задач в реальном времени, обмена файлами, проведения онлайн-совещаний и интеграции с популярными мессенджерами и платформами для видеоконференций.

• Повышение уровня кибербезопасности. Разработчики ТТС будут внедрять более продвинутые механизмы защиты данных, включая расширенное шифрование, системы обнаружения вторжений, управление доступом на основе ролей и многофакторную аутентификацию, чтобы минимизировать риски утечки конфиденциальной информации.

Россия

Мегаплан, WEEEK, Аспро.Cloud, SimpleOne SDLC, Shtab, Yonote, ЛидерТаск, ADVANTA, Directum Projects, Visary Tracker, Upservice

Польша

GanttPRO

США

ПланФикс