Польские Системы таск-трекеры (ТТС)

Системы таск-трекеры (ТТС, англ. Task Tracker Systems, TTS) - это программные инструменты для командной работы над проектами, основное предназначение которых заключается в отслеживании и управлении задачами. Эти системы позволяют распределять задания между сотрудниками, обсуждать рабочие вопросы, обмениваться идеями и делиться полезной информацией. Благодаря встроенным инструментам можно автоматизировать рутинные процессы, такие как рассылка напоминаний или составление отчетов, что значительно упрощает управление проектами.

Таск-трекинг как деятельность представляет собой процесс организации и контроля выполнения задач в рамках проекта или рабочей деятельности команды, который реализуется с помощью специализированных программных инструментов — систем таск-трекеров. Он включает в себя распределение заданий среди участников команды, отслеживание этапов выполнения работ, обеспечение коммуникации и обмена информацией между сотрудниками, а также контроль сроков и качества выполнения задач. Таск-трекинг позволяет структурировать рабочий процесс, повысить его прозрачность и эффективность, минимизировать риски срыва сроков и невыполнения задач, а также обеспечить централизованное хранение информации, связанной с проектом.

Среди ключевых аспектов таск-трекинга можно выделить:

• распределение задач между членами команды с учётом их компетенций и загрузки,
• установление приоритетов и сроков выполнения задач,
• отслеживание статуса задач и прогресса их выполнения,
• обеспечение возможности коммуникации и обмена файлами в рамках задач,
• формирование отчётности по выполнению задач и использованию ресурсов,
• автоматизация рутинных операций, связанных с управлением задачами.

Внедрение цифровых (программных) решений для таск-трекинга становится важным фактором оптимизации рабочих процессов в современных организациях, поскольку позволяет существенно повысить производительность команды, улучшить координацию действий участников проекта и обеспечить более высокий уровень контроля над выполнением работ.

Таск-трекеры предназначены для мониторинга и управления задачами в реальном времени, обеспечивая командам возможность эффективно отслеживать прогресс выполнения проектов. Они позволяют создавать задачи, назначать их конкретным исполнителям, а также изменять статусы задач по мере их выполнения, что способствует поддержанию порядка и прозрачности в рабочем процессе. Благодаря встроенным инструментам для визуализации, таким как канбан-доски и списки задач, таск-трекеры помогают командам наглядно видеть весь процесс работы, оперативно выявлять узкие места и управлять потоком задач.

Кроме того, таск-трекеры предназначены для улучшения коммуникации и совместной работы внутри команды. Они предоставляют возможность оставлять комментарии, задавать вопросы и вести обсуждения прямо в системе, что ускоряет процесс решения возникающих проблем и способствует более тесному взаимодействию между сотрудниками. Таск-трекеры также поддерживают гибкие фильтры и функции поиска, позволяя пользователям легко находить нужные задачи и информацию по различным критериям. Это не только упрощает управление задачами, но и минимизирует время, затрачиваемое на поиск необходимых данных, способствуя более эффективному использованию рабочего времени и повышению общей продуктивности команды.

Системы таск-трекеры в основном используют следующие группы пользователей:

• проектные команды и менеджеры, которые нуждаются в инструменте для планирования, распределения и контроля задач в рамках проектов различной сложности;
• IT-компании и команды разработчиков, которым необходимо координировать работу над кодом, отслеживать ошибки и управлять версиями программного обеспечения;
• маркетинговые и рекламные агентства для организации работы над кампаниями, отслеживания выполнения отдельных этапов и обеспечения взаимодействия между сотрудниками и клиентами;
• компании, работающие в сфере консалтинга и бизнес-услуг, чтобы управлять клиентскими проектами, контролировать сроки выполнения заданий и обеспечивать прозрачность работы для заказчиков;
• образовательные учреждения и онлайн-школы для организации учебного процесса, распределения заданий между преподавателями и студентами, отслеживания прогресса обучения.

Администрирование

Возможность администрирования позволяет осуществлять настройку и управление функциональностью системы, а также управление учётными записями и правами доступа к системе.

Импорт/экспорт данных

Возможность импорта и/или экспорта данных в продукте позволяет загрузить данные из наиболее популярных файловых форматов или выгрузить рабочие данные в файл для дальнейшего использования в другом ПО.

Многопользовательский доступ

Возможность многопользовательской доступа в программную систему обеспечивает одновременную работу нескольких пользователей на одной базе данных под собственными учётными записями. Пользователи в этом случае могут иметь отличающиеся права доступа к данным и функциям программного обеспечения.

Наличие API

Часто при использовании современного делового программного обеспечения возникает потребность автоматической передачи данных из одного ПО в другое. Например, может быть полезно автоматически передавать данные из Системы управления взаимоотношениями с клиентами (CRM) в Систему бухгалтерского учёта (БУ). Для обеспечения такого и подобных сопряжений программные системы оснащаются специальными Прикладными программными интерфейсами (англ. API, Application Programming Interface). С помощью таких API любые компетентные программисты смогут связать два программных продукта между собой для автоматического обмена информацией.

Отчётность и аналитика

Наличие у продукта функций подготовки отчётности и/или аналитики позволяют получать систематизированные и визуализированные данные из системы для последующего анализа и принятия решений на основе данных.

На основе своего экспертного мнения Соваре рекомендует наиболее внимательно подходить к выбору решения. При выборе системы таск-трекеров (ТТС) необходимо учитывать ряд ключевых факторов, которые определят эффективность использования продукта в рамках конкретных бизнес-процессов. Прежде всего, следует оценить масштаб деятельности компании: для малого бизнеса подойдут более простые и гибкие решения с базовым набором функций, тогда как крупным корпорациям потребуются системы с расширенными возможностями интеграции, масштабируемости и поддержкой большого числа пользователей. Также важно учитывать отраслевые требования — например, в IT-компаниях может быть необходима глубокая интеграция с системами контроля версий и инструментами разработки, а в производственных предприятиях — возможность интеграции с ERP-системами и системами управления производственными процессами. Не менее значимы технические ограничения, включая совместимость с существующей ИТ-инфраструктурой, требования к производительности и безопасности данных, а также возможность развёртывания системы в облачной или локальной среде. Кроме того, стоит обратить внимание на функциональность, связанную с управлением правами доступа, настройкой рабочих процессов (например, возможность создания пользовательских шаблонов задач и рабочих потоков), поддержкой мобильных устройств и наличием инструментов для аналитики и отчётности.

Ключевые аспекты при принятии решения:

• совместимость с текущей ИТ-инфраструктурой (например, поддержка определённых операционных систем, браузеров, баз данных);
• возможности интеграции с другими системами (CRM, ERP, системами документооборота и т. д.);
• уровень безопасности и соответствия отраслевым стандартам (например, требования к защите персональных данных, отраслевые нормативы в финансовом секторе);
• масштабируемость системы (возможность увеличения числа пользователей и объёма обрабатываемых данных без существенного снижения производительности);
• функциональность управления правами доступа и ролями (например, разграничение прав на создание, редактирование и просмотр задач);
• наличие инструментов для визуализации рабочих процессов и аналитики (диаграммы Ганта, дашборды, отчёты по эффективности выполнения задач);
• поддержка мобильных устройств и возможность работы в офлайн-режиме;
• наличие механизмов для автоматизации рутинных процессов (рассылка уведомлений, генерация отчётов, автоматическое назначение задач).

Окончательный выбор системы таск-трекеров должен базироваться на тщательном анализе бизнес-требований, оценке потенциальной ROI (возврата инвестиций) и учёте долгосрочных перспектив развития компании. Важно также предусмотреть возможность кастомизации системы под специфические нужды бизнеса и наличие качественной технической поддержки со стороны поставщика решения.

Таск-трекеры предоставляют компаниям многочисленные преимущества, способствуя повышению эффективности и прозрачности рабочих процессов. Одним из ключевых достоинств является возможность структурировать и визуализировать работу на всех уровнях, начиная от глобальной миссии проекта до конкретных задач, что позволяет каждому члену команды видеть общую картину и понимать свою роль в достижении целей. Это улучшает взаимодействие между сотрудниками и способствует более слаженной работе коллектива.

Кроме того, таск-трекеры помогают планировать и контролировать выполнение задач в установленные сроки, предотвращая ситуации, когда задания остаются без должного внимания. Возможность автоматического напоминания о приближающихся дедлайнах и переносах задач минимизирует риск просрочек и способствует своевременному выполнению проектов. Также, благодаря встроенным инструментам для совместной работы и обмена информацией, таск-трекеры ускоряют процесс решения возникающих вопросов и повышают уровень коммуникации внутри команды. Это не только упрощает управление задачами, но и способствует более рациональному использованию ресурсов компании, что в конечном итоге приводит к повышению общей продуктивности и успешному достижению бизнес-целей.

Классификатор программных продуктов Соваре определяет конкретные функциональные критерии для систем. Для того, чтобы соответствовать категории систем таск-трекеров (Task Tracker Systems, TTS), они должны иметь следующие функциональные возможности:

• Назначение и отслеживание задач: Системы должны предоставлять возможность назначать задачи конкретным исполнителям и отслеживать их выполнение в режиме реального времени. Это включает в себя установку дедлайнов, изменение статусов задач (например, “в работе”, “на проверке”, “завершено”) и автоматическое уведомление исполнителей и руководителей о приближающихся сроках.

• Канбан-доски и списки задач: Таск-трекеры должны поддерживать визуализацию задач с помощью канбан-досок или списков, что позволяет командам видеть весь процесс работы, перемещать задачи между статусами и легко идентифицировать узкие места в процессе выполнения проектов.

• Комментарии и обсуждения: Встроенные инструменты для комментариев и обсуждений позволяют сотрудникам обмениваться мнениями и задавать вопросы непосредственно в системе. Это способствует быстрому разрешению возникающих проблем и улучшает коммуникацию внутри команды.

• Фильтры и поиск задач: Системы должны предлагать гибкие фильтры и функции поиска, чтобы пользователи могли легко находить нужные задачи по различным критериям, таким как исполнитель, статус, приоритет и дата. Это ускоряет процесс управления задачами и минимизирует время на поиск необходимой информации.

• Интеграция с другими инструментами: Таск-трекеры должны поддерживать интеграцию с другими популярными инструментами и приложениями, которые используются в работе команды, такими как системы контроля версий, почтовые клиенты и планировщики. Это обеспечивает бесшовную интеграцию в рабочий процесс и повышает общую эффективность использования инструментов.

По оценке аналитиков Soware, в 2026 году на рынке систем таск-трекеров (ТТС) продолжат развиваться тенденции, направленные на повышение эффективности командной работы и управления проектами, при этом акцент будет делаться на углублённую интеграцию с передовыми технологиями и расширение функциональных возможностей систем.

Системы таск-трекеры в 2026 году будут развиваться с высоким фокусом внимания на следующие тренды:

• Интеграция с ИИ и машинным обучением. Системы ТТС будут использовать алгоритмы машинного обучения для более точного прогнозирования сроков выполнения задач, автоматического выявления зависимостей между задачами и оптимизации рабочих процессов на основе анализа больших объёмов данных.

• Расширенные аналитические возможности. Появится больше инструментов для многомерного анализа данных о производительности команд, визуализации ключевых показателей эффективности (KPI) и выявления скрытых закономерностей в рабочих процессах, что позволит оперативно корректировать стратегию управления проектами.

• Бесшовная интеграция с корпоративными системами. ТТС будут обеспечивать ещё более тесную интеграцию с ERP, CRM, системами электронного документооборота и другими корпоративными приложениями, что позволит создать полностью унифицированную информационную среду и минимизировать потери данных при их передаче между системами.

• Развитие облачных и кроссплатформенных решений. Увеличится доля облачных ТТС с поддержкой кроссплатформенного доступа, что обеспечит возможность работы с системой с любых устройств и из любой точки мира, повышая тем самым гибкость и мобильность рабочих процессов.

• Персонализация пользовательского опыта. Системы ТТС предложат расширенные возможности настройки интерфейса, включая адаптацию под различные роли пользователей, настройку виджетов, дашбордов и рабочих пространств в соответствии с индивидуальными предпочтениями и рабочими процессами.

• Усиление функций совместной работы. ТТС будут предоставлять интегрированные решения для совместной работы, включая расширенные возможности для обсуждения задач в реальном времени, обмена файлами, проведения онлайн-совещаний и интеграции с популярными мессенджерами и платформами для видеоконференций.

• Повышение уровня кибербезопасности. Разработчики ТТС будут внедрять более продвинутые механизмы защиты данных, включая расширенное шифрование, системы обнаружения вторжений, управление доступом на основе ролей и многофакторную аутентификацию, чтобы минимизировать риски утечки конфиденциальной информации.

Россия

Аспро.Cloud, Мегаплан, WEEEK, O!task, Аспро.Agile, ADVANTA, Directum Projects, Visary Tracker, Shtab, Yonote, ЛидерТаск, ITA FORMS, Кайтен, PIX Процессы, Cerebro, Первая Форма, Singularity, SimpleOne SDLC, Upservice

Польша

GanttPRO

США

ПланФикс