Системы учёта рабочего времени (TT) c функцией База данных соискателей

Системы учёта рабочего времени (англ. Time Tracking Systems, TT) позволяют работникам автоматически или вручную отслеживать время, затраченное на работы, отдельные проекты, задачи и деятельность в целом

Учёт рабочего времени представляет собой процесс регистрации и контроля фактического времени, которое сотрудники проводят на работе, выполняя свои должностные обязанности. Этот процесс играет ключевую роль в управлении персоналом, обеспечивая соблюдение трудового законодательства, повышение эффективности работы и укрепление корпоративной культуры.

Методы учёта рабочего времени могут варьироваться от традиционных бумажных журналов до современных технологий, таких как электронные таблицы, видеонаблюдение, автоматические контроллеры с личными карточками доступа, тайм-трекеры и CRM-системы. Выбор метода зависит от специфики деятельности компании, режима работы сотрудников и других факторов.

Важность учёта рабочего времени выходит далеко за рамки простого соблюдения законодательства. Он способствует повышению продуктивности работы, предотвращению опозданий и прогулов, а также укреплению трудовой дисциплины. Точный учёт рабочего времени также способствует более справедливой оплате труда и может служить инструментом для повышения мотивации сотрудников.

Для лучшего понимания функций, решаемых задач, преимуществ и возможностей систем категории, рекомендуем ознакомление с образцовыми примерами таких программных продуктов:

МояКомандаЦИТ ФактОфициальный сайт

Системы учёта рабочего времени предназначены для отслеживания и контроля фактического времени работы сотрудников в организации. Эти системы играют важную роль в деловом контексте, способствуя повышению эффективности работы, улучшению дисциплины и снижению потерь рабочего времени.

Функциональное предназначение систем учёта рабочего времени включает несколько ключевых аспектов. Во-первых, они помогают в сборе и анализе данных о рабочем времени каждого сотрудника, что позволяет руководству иметь точное представление о том, сколько времени тратится на выполнение различных задач и проектов. Это, в свою очередь, способствует более эффективному планированию и распределению рабочей нагрузки. Во-вторых, эти системы предоставляют инструменты для мониторинга и контроля за соблюдением рабочего графика, что способствует повышению дисциплины и ответственности среди сотрудников. В-третьих, системы учёта рабочего времени способствуют созданию прозрачной и справедливой рабочей среды, где каждый сотрудник имеет чёткое представление о своих обязанностях, задачах и результатах работы, что укрепляет доверие и уважение между руководством и персоналом.

Системы учёта рабочего времени в основном используют следующие группы пользователей:

• руководители и менеджеры проектов для контроля выполнения задач, оценки эффективности работы команд и распределения ресурсов;
• сотрудники компаний для самоконтроля, учёта времени, затраченного на различные задачи, и повышения личной производительности;
• HR-специалисты для анализа загрузки персонала, оптимизации штатного расписания и разработки систем мотивации;
• аутсорсинговые и консалтинговые компании для учёта рабочего времени специалистов, работающих над проектами клиентов, и расчёта стоимости услуг;
• фрилансеры и удалённые работники для учёта времени, потраченного на проекты, и формирования отчётов для заказчиков.

Администрирование

Возможность администрирования позволяет осуществлять настройку и управление функциональностью системы, а также управление учётными записями и правами доступа к системе.

Аналитика персонала (HR)

Функции Аналитики персонала (HR) позволяют собирать данные, анализировать ситуацию в области кадрового менеджмента и извлекать полезные выводы для повышения принятия решений в области управления персоналом. Среди отслеживаемых метрик могут быть текучесть кадров, удовлетворённость персонала, распределения сотрудников по возрастному, половому и иным признакам

Видео-интервьюирование

Функции Видео-интервьюирования позволяют рекрутинговой службе компании проводить собеседования с кандидатами на вакантные места. Возможности видеорекрутинга в различных системах могут быть реализованы по-разному: либо как инструмент удобного для рекрутера взаимодействия с соискателем в режиме реального времени, либо как инструмент автоматического проведения интервью с использованием ранее записанных видео-вопросов

Импорт/экспорт данных

Возможность импорта и/или экспорта данных в продукте позволяет загрузить данные из наиболее популярных файловых форматов или выгрузить рабочие данные в файл для дальнейшего использования в другом ПО.

Кадровое делопроизводство

Функции Кадрового делопроизводства позволяют вести кадровый учёт и документооборот в соответствии с требованиями законодательства, обеспечивая необходимый уровень соответствия и прозрачности организации

Многопользовательский доступ

Возможность многопользовательской доступа в программную систему обеспечивает одновременную работу нескольких пользователей на одной базе данных под собственными учётными записями. Пользователи в этом случае могут иметь отличающиеся права доступа к данным и функциям программного обеспечения.

Наличие API

Часто при использовании современного делового программного обеспечения возникает потребность автоматической передачи данных из одного ПО в другое. Например, может быть полезно автоматически передавать данные из Системы управления взаимоотношениями с клиентами (CRM) в Систему бухгалтерского учёта (БУ). Для обеспечения такого и подобных сопряжений программные системы оснащаются специальными Прикладными программными интерфейсами (англ. API, Application Programming Interface). С помощью таких API любые компетентные программисты смогут связать два программных продукта между собой для автоматического обмена информацией.

Отчётность и аналитика

Наличие у продукта функций подготовки отчётности и/или аналитики позволяют получать систематизированные и визуализированные данные из системы для последующего анализа и принятия решений на основе данных.

Оценка 360 градусов

Функции Оценки 360 градусов позволяют собирать и управлять отзывами (в т.ч. анонимными) о сотрудниках от коллег, руководителей и подчинённых. Обратная связь о работе сотрудника далее может быть использована как самим сотрудником для выявления возможностей для личностного роста, так и руководителями для оценки результатов работы сотрудника

Подбор персонала и ведение соискателей

Функции Подбора персонала и ведения соискателей предоставляют возможности систематической работы с собственными вакансиями и со сведениями о кандидатах на замещение должностей в компании, организации мероприятий по отбору кандидатов, проведению собеседований, тестовых заданий и контролю прохождения испытательного срока

Управление адаптацией

Функции Управления адаптацией позволяют контролировать интеграцию новых сотрудников в организацию, или приспособление сотрудников при переходе на новые должности, включая планирование обучений, проведение контрольных мероприятий и ведение данных о процессе курирования

Управление выплатами

Функции Управления выплатами позволяют планировать, контролировать перечисление и анализировать операции по денежным выплатам сотрудникам: заработную плату, премии, налоги, вычеты, пенсионные отчисления, внутриорганизационные компенсации, надбавки, субсидии и иные денежные выплаты сотрудникам

Управление жизненным циклом сотрудника

Функции Управления жизненным циклом сотрудника позволяют отслеживать статус и сведения нахождения сотрудников на различных этапах жизненного цикла, таких как набор, испытательный срок, адаптация, управление льготами, развитие и удержание сотрудников. Такие функции позволяют объединить все данные и процессы вокруг сотрудника, управляя взаимоотношениями с сотрудником централизованно вне зависимости от фазы жизненного цикла сотрудника в организации и аспекта управления

Управление обратной связью

Функции Управления обратной связью позволяют собирать отзывы (замечания, предложения, комментарии) от сотрудников о качестве работы компании как в отношении внутренних процессов, так и в отношении производимых продуктов и услуг компании. Такие отзывы могут быть использованы для оценки качества работы компании, внесения улучшений в процессы, и вместе с тем позволяют улучшать внутриорганизационный и командный климат

Управление системой оплаты труда

Функции Управления системой оплаты труда позволяют систематизировано для всей организации управлять базовыми окладами, премиями, компенсациями, долгосрочными программами стимулирования и бюджетировать оклады сотрудников организации

Управление социальным пакетом

Функции Управления социальным пакетом позволяют планировать, систематизировать и учитывать все виды пособий работникам (предоставляемых в рамках социального пакета). Программа также может позволить сотрудникам участвовать в учёте льгот через систему, минимизируя ошибки. Такие возможности позволяют сотрудникам определить и использовать все применимые к ним преимущества социального пакета для их конкретного случая

Управление эффективностью и КПЭ

Функции Управления эффективностью и КПЭ (Ключевыми показателями эффективности, KPI) позволяют планировать цели и масштабные задачи сотрудников, оценивать эффективность (ежеквартально, полугодично или ежегодно) и фиксировать оценки эффективности и результаты обратной связи между сотрудником и его руководителем

Учёт командировок

Функции Учёта командировок позволяют управлять данными о командировках и деловых поездках сотрудников: планировать командировки, вести учёт командировочных расходов сотрудников и обеспечивать ведение прочих сведений, связанных с командировками

Учёт отгулов и отпусков

Функции Учёта отгулов и отпусков позволяют вести, планировать и анализировать данные об отсутствии сотрудников с учётом вариантов причин отсутствия, необходимых для обеспечения договорённостей между организацией и сотрудником и для целей последующего расчёта заработной платы

Учёт рабочего времени и посещаемости

Функции Учёта рабочего времени и посещаемости позволяют вести данные о посещаемости и отсутствию сотрудников. Такие возможности необходимы для поддержания распорядка дня в компании и обеспечения договорённостей о временнОм режиме работы между организацией и сотрудником

База данных резюме

Наличие Базы данных резюме позволяет использовать при поиске сотрудников и подборе персонала готовую базу кандидатов, самостоятельно разместивших свои резюме. Обычно такая база размещается на крупных работных сайтах и специализированных отраслевых интернет-порталах с функцией поиска работы/сотрудников

База данных соискателей

Ведение Базы данных соискателей позволяет управлять и обновлять основные сведения о кандидатах на открытые вакансии в формате централизованной базы данных. Данная база данных включает информацию о списке вакансий, списке кандидатов, их компетенциях, предыдущем опыте работы, сведения об образовании, курсах и сертификатах

База данных сотрудников

Ведение Базы данных сотрудников позволяет управлять и обновлять основные сведения о работниках в формате централизованной базы данных. Такая база данных хранит информацию о должности, компетенциях, предыдущем опыте работы и других данных сотрудника

При выборе программного продукта из функционального класса систем учёта рабочего времени (УРВ) необходимо учитывать ряд ключевых факторов, которые будут определять эффективность использования системы в конкретных бизнес-процессах. Важно оценить масштаб деятельности компании: для малого бизнеса подойдут более простые и доступные решения с базовым функционалом, тогда как крупным корпорациям потребуются системы с расширенными возможностями интеграции, масштабируемости и управления большими объёмами данных. Также следует учитывать отраслевые требования и стандарты: например, в IT-компаниях может быть важна детализация по проектам и задачам, в производственных предприятиях — учёт смен и перерывов, а в сфере услуг — возможность отслеживания времени, затраченного на работу с каждым клиентом. Технические ограничения, такие как совместимость с существующей ИТ-инфраструктурой, требования к аппаратным ресурсам и поддержка определённых операционных систем, также играют значительную роль. Кроме того, стоит обратить внимание на наличие функций для аналитики и отчётности, возможности интеграции с другими корпоративными системами (например, с системами управления проектами, ERP-системами), уровень безопасности и защиты данных, а также удобство интерфейса для конечных пользователей.

Ключевые аспекты при принятии решения:

• соответствие функциональности системы текущим и будущим бизнес-процессам компании;
• наличие возможностей для кастомизации и настройки под специфические требования организации;
• поддержка различных методов учёта времени (автоматический и ручной ввод данных);
• возможности интеграции с другими используемыми корпоративными системами и сервисами;
• наличие механизмов обеспечения безопасности данных и соответствия законодательным требованиям в области обработки персональной информации;
• масштабируемость системы и возможность расширения функционала по мере роста компании;
• наличие инструментов для формирования отчётов и аналитики по затраченному времени;
• удобство и интуитивность пользовательского интерфейса;
• техническая поддержка и обновления со стороны разработчика;
• стоимость владения системой, включая лицензии, обслуживание и возможные дополнительные расходы.

Окончательный выбор системы учёта рабочего времени должен базироваться на тщательном анализе потребностей бизнеса, оценке доступных решений с точки зрения их соответствия ключевым критериям и прогнозировании долгосрочных эффектов от внедрения системы. Необходимо также предусмотреть этап пилотного запуска или тестирования системы на ограниченном участке для оценки её практической применимости и выявления возможных проблем до полномасштабного внедрения.

Системы учёта рабочего времени представляют собой важный инструмент для многих компаний, обеспечивающий прозрачность и эффективность рабочего процесса. Они позволяют отслеживать время, затраченное сотрудниками на выполнение различных задач, что даёт возможность оптимизировать рабочие процессы, повысить производительность труда и улучшить управление ресурсами.

Основные преимущества использования систем учёта рабочего времени включают в себя:

• Повышение эффективности работы. Отслеживая время, затраченное на выполнение задач, компании могут определить, какие процессы занимают больше всего времени, и внести коррективы для их оптимизации. Это может привести к сокращению времени на выполнение задач и повышению общей производительности.

• Улучшение управления ресурсами. Системы учёта рабочего времени помогают компаниям более эффективно распределять ресурсы, такие как рабочее время, оборудование и материалы. Это позволяет избежать перерасхода ресурсов и обеспечить их оптимальное использование.

• Повышение уровня ответственности сотрудников. Отслеживая время работы каждого сотрудника, компании могут стимулировать более ответственное отношение к выполнению задач и соблюдение сроков. Это также помогает выявлять проблемы, связанные с отсутствием сотрудников на рабочем месте или неэффективным использованием рабочего времени.

• Улучшение безопасности и охраны труда. Системы учёта рабочего времени могут помочь предотвратить случаи переработок, которые могут привести к усталости и снижению концентрации внимания, что, в свою очередь, может повлиять на безопасность и качество работы.

• Упрощение процесса отчётности. Автоматизация учёта рабочего времени упрощает процесс составления отчётов о работе сотрудников, что может быть полезно для бухгалтерского учёта, управления персоналом и других областей деятельности компании.

В целом, системы учёта рабочего времени являются важным инструментом для повышения эффективности работы компаний, оптимизации использования ресурсов и улучшения управления персоналом.

Для того чтобы соответствовать категории систем учёта рабочего времени, они должны иметь следующие функциональные возможности:

• Автоматическое распознавание присутствия сотрудников: Использование технологий распознавания лиц или отпечатков пальцев для точного учёта времени прихода и ухода сотрудников.

• Гибкая настройка графиков работы: Возможность создания различных графиков работы для разных групп сотрудников, включая посменную работу, гибкий график и удалённую работу.

• Интеграция с системами доступа: Синхронизация данных о времени входа и выхода сотрудников с системами контроля доступа для предотвращения несанкционированного доступа.

• Отчёты о посещаемости: Генерация отчётов о посещаемости сотрудников, включая опоздания, ранние уходы и отсутствие на рабочем месте без уважительной причины.

• Анализ рабочего времени: Предоставление аналитики по рабочему времени сотрудников, включая среднее время присутствия на работе, эффективность использования рабочего времени и выявление возможных проблем с посещаемостью.

Эти функции делают системы учёта рабочего времени незаменимым инструментом для эффективного управления персоналом и оптимизации рабочих процессов в организации.

В 2025 году на рынке систем учёта рабочего времени (УРВ) можно ожидать усиления тенденций к интеграции с другими корпоративными системами, развития возможностей аналитики больших данных, применения методов машинного обучения для прогнозирования трудозатрат и оптимизации рабочих процессов, а также повышения уровня безопасности и конфиденциальности данных. Среди ключевых трендов:

• Интеграция с ERP и CRM-системами. УРВ будут более тесно интегрироваться с системами управления ресурсами предприятия и взаимоотношениями с клиентами для комплексного анализа эффективности работы и управления проектами.

• Применение алгоритмов машинного обучения. Системы УРВ начнут использовать модели машинного обучения для анализа временных рядов, выявления закономерностей в распределении рабочего времени и прогнозирования будущих трудозатрат на основе исторических данных.

• Развитие мобильных и облачных решений. Увеличение доли мобильных приложений и облачных сервисов позволит пользователям отслеживать рабочее время из любой точки и с любого устройства, обеспечивая гибкость и доступность данных.

• Расширение функционала аналитики. УРВ будут предлагать более продвинутые инструменты для анализа распределения рабочего времени, выявления узких мест в рабочих процессах и оценки эффективности сотрудников и команд.

• Усиление мер безопасности данных. В связи с ростом внимания к защите персональных данных системы УРВ будут внедрять более сложные механизмы шифрования, аутентификации и контроля доступа к информации.

• Персонализация и адаптация под пользователя. Системы будут предлагать индивидуальные интерфейсы и настройки, учитывающие специфику работы отдельных сотрудников и подразделений, что повысит удобство использования и точность учёта времени.

• Внедрение биометрических технологий. Для повышения точности учёта рабочего времени и предотвращения мошенничества системы УРВ начнут активно использовать биометрические данные (отпечатки пальцев, распознавание лица и т. д.).

Россия

МояКоманда, БОСС-Кадровик

США

OrangeHRM

Украина

Yaware.HRM

Индия

Zoho People

Германия

IceHrm