Платформы виртуального рабочего пространства c функцией Администрирование

Платформы виртуального рабочего пространства (ПВРП, англ. Virtual Workspace Platforms, VWS) – это программные решения, которые создают среду для удалённой работы и сотрудничества между сотрудниками. Они предоставляют инструменты для доступа к приложениям, данным и сервисам, необходимых для работы, а также поддерживают коммуникацию и обмен информацией между участниками команды независимо от их физического местоположения.

Виртуальное рабочее пространство как деятельность представляет собой организованный с помощью программных решений процесс удалённой работы и взаимодействия сотрудников, который позволяет осуществлять профессиональную деятельность вне зависимости от физического местоположения участников. Оно включает в себя доступ к необходимым для работы приложениям, данным и сервисам, обеспечивает коммуникацию и обмен информацией, а также способствует совместной работе над проектами. Благодаря виртуальному рабочему пространству достигается гибкость рабочих процессов, повышается продуктивность сотрудников и оптимизируются затраты на инфраструктуру.

Среди ключевых аспектов деятельности в виртуальном рабочем пространстве можно выделить:

• обеспечение доступа к корпоративным ресурсам и инструментам для выполнения рабочих задач,
• организацию каналов коммуникации и совместной работы,
• управление правами доступа и обеспечение безопасности данных,
• интеграцию различных сервисов и приложений,
• отслеживание прогресса выполнения задач и проектов,
• создание условий для эффективного взаимодействия и обмена знаниями между сотрудниками.

Таким образом, виртуальное рабочее пространство трансформирует традиционные подходы к организации труда, делая их более гибкими и масштабируемыми. Программные решения, лежащие в основе ПВРП, становятся важнейшим элементом цифровой трансформации бизнеса и ключевым фактором повышения конкурентоспособности компаний в условиях быстроменяющегося рынка.

Для лучшего понимания функций, решаемых задач, преимуществ и возможностей систем категории, рекомендуем ознакомление с образцовыми примерами таких программных продуктов:

WEEEKWEEEKОфициальный сайт

Directum OmniDirectumОфициальный сайт

Платформы виртуального рабочего пространства предназначены для создания интегрированной среды, обеспечивающей возможность удалённой работы и эффективного взаимодействия между сотрудниками. Они позволяют организовать доступ к необходимым для работы приложениям, данным и сервисам через единый интерфейс, что способствует упрощению рабочих процессов, повышению их прозрачности и снижению зависимости от физического местонахождения работников.

Функциональное предназначение ПВРП также включает обеспечение коммуникационных возможностей и механизмов для обмена информацией и совместной работы над проектами. Такие платформы поддерживают интеграцию различных инструментов для общения, управления задачами, хранения и обработки данных, что позволяет оптимизировать рабочие процессы, ускорить принятие решений и повысить общую продуктивность команды.

Платформы виртуального рабочего пространства в основном используют следующие группы пользователей:

• компании с распределёнными офисами и филиалами, которым необходимо обеспечить единый рабочий процесс и обмен данными между подразделениями;
• организации, активно применяющие удалённую работу и фриланс, чтобы создать условия для продуктивного взаимодействия сотрудников вне офиса;
• образовательные учреждения и онлайн-школы для организации дистанционного обучения, проведения вебинаров и совместной работы студентов и преподавателей;
• команды разработчиков и IT-специалисты для удалённого доступа к инструментам разработки, тестирования и совместной работы над проектами;
• компании, работающие в сфере консалтинга и предоставляющие услуги удалённо, чтобы обеспечить доступ к клиентским данным и инструментам работы из любой точки мира.

Администрирование

Возможность администрирования позволяет осуществлять настройку и управление функциональностью системы, а также управление учётными записями и правами доступа к системе.

Импорт/экспорт данных

Возможность импорта и/или экспорта данных в продукте позволяет загрузить данные из наиболее популярных файловых форматов или выгрузить рабочие данные в файл для дальнейшего использования в другом ПО.

Многопользовательский доступ

Возможность многопользовательской доступа в программную систему обеспечивает одновременную работу нескольких пользователей на одной базе данных под собственными учётными записями. Пользователи в этом случае могут иметь отличающиеся права доступа к данным и функциям программного обеспечения.

Наличие API

Часто при использовании современного делового программного обеспечения возникает потребность автоматической передачи данных из одного ПО в другое. Например, может быть полезно автоматически передавать данные из Системы управления взаимоотношениями с клиентами (CRM) в Систему бухгалтерского учёта (БУ). Для обеспечения такого и подобных сопряжений программные системы оснащаются специальными Прикладными программными интерфейсами (англ. API, Application Programming Interface). С помощью таких API любые компетентные программисты смогут связать два программных продукта между собой для автоматического обмена информацией.

Отчётность и аналитика

Наличие у продукта функций подготовки отчётности и/или аналитики позволяют получать систематизированные и визуализированные данные из системы для последующего анализа и принятия решений на основе данных.

На основе своего экспертного мнения Соваре рекомендует наиболее внимательно подходить к выбору решения. При выборе платформы виртуального рабочего пространства (ПВРП) необходимо учитывать ряд ключевых факторов, определяющих эффективность её использования в конкретных бизнес-процессах. Прежде всего, следует оценить масштаб деятельности компании: для малого бизнеса могут быть достаточны базовые функции совместной работы и обмена документами, тогда как крупным корпорациям потребуются расширенные возможности интеграции с существующими ИТ-инфраструктурами, поддержка большого числа пользователей и высокая степень масштабируемости системы. Также важно учитывать отраслевые требования и нормативные ограничения — например, в финансовом секторе и здравоохранении действуют строгие правила обработки и хранения данных, что предъявляет особые требования к уровню безопасности и соответствию стандартам защиты информации. Технические ограничения, такие как пропускная способность каналов связи, совместимость с используемым аппаратным и программным обеспечением, а также требования к производительности и надёжности системы, также играют значительную роль в выборе ПВРП.

Ключевые аспекты при принятии решения:

• совместимость с существующими корпоративными системами и сервисами (ERP, CRM, системами документооборота и т. д.);
• наличие механизмов обеспечения информационной безопасности и защиты данных (шифрование, двухфакторная аутентификация, управление доступом на основе ролей);
• возможности для совместной работы и обмена данными (совместное редактирование документов, видеоконференции, чаты и форумы);
• поддержка различных устройств и операционных систем (ПК, ноутбуки, планшеты, мобильные устройства);
• масштабируемость и возможность расширения функционала за счёт модулей и плагинов;
• наличие инструментов для управления проектами и задачами (календари, списки задач, диаграммы Ганта и т. п.);
• соответствие отраслевым стандартам и нормативам (например, требованиям к обработке персональных данных, медицинских или финансовых сведений);
• уровень технической поддержки и доступность документации, обучающих материалов для пользователей и администраторов системы.

Окончательный выбор ПВРП должен базироваться на тщательном анализе бизнес-процессов компании, её ИТ-инфраструктуры и стратегических целей. Необходимо провести сравнительный анализ нескольких решений, учитывая не только текущие потребности, но и перспективы развития бизнеса, а также оценить риски, связанные с внедрением и эксплуатацией выбранной платформы. Особое внимание следует уделить вопросам интеграции с уже используемыми системами и возможности миграции данных, а также потенциальным затратам на обучение персонала и техническую поддержку.

Платформы виртуального рабочего пространства (ПВРП) обеспечивают эффективную организацию удалённой работы и сотрудничества, оптимизируя бизнес-процессы и снижая затраты. Их применение приносит ряд преимуществ:

• Гибкость рабочего графика. ПВРП позволяют сотрудникам работать в удобное для них время и из любого места, что повышает их удовлетворённость работой и продуктивность.

• Снижение операционных затрат. Использование ПВРП сокращает расходы на офисное пространство, коммунальные услуги и другие ресурсы, связанные с физическим присутствием сотрудников в офисе.

• Улучшение коммуникации и сотрудничества. ПВРП предоставляют инструменты для обмена информацией и совместной работы над проектами, что ускоряет принятие решений и повышает качество результатов.

• Доступ к ресурсам. Сотрудники получают доступ к необходимым приложениям, данным и сервисам через ПВРП, что обеспечивает непрерывность рабочего процесса и повышает эффективность работы.

• Масштабируемость и адаптивность. ПВРП легко масштабируются в зависимости от потребностей бизнеса, позволяют быстро адаптировать рабочую среду под изменяющиеся условия и задачи.

• Повышение безопасности данных. ПВРП обеспечивают централизованное хранение данных и возможность реализации комплексных мер безопасности, что снижает риск утечки информации и повышает защиту корпоративных данных.

• Упрощение управления персоналом. ПВРП позволяют автоматизировать многие аспекты управления персоналом, включая отслеживание рабочего времени, распределение задач и оценку производительности, что облегчает работу руководителей и HR-специалистов.

Классификатор программных продуктов Соваре определяет конкретные функциональные критерии для систем. Для того, чтобы быть представленными на рынке Платформы виртуального рабочего пространства, системы должны иметь следующие функциональные возможности:

• обеспечение доступа пользователей к корпоративным приложениям и ресурсам через веб-интерфейс или специализированные клиенты,
• организация совместной работы с документами и другими корпоративными данными в режиме реального времени,
• поддержка различных каналов коммуникации (видеоконференции, чаты, электронная почта и т. д.),
• возможность создания виртуальных рабочих групп и проектов с разграничением прав доступа для участников,
• предоставление инструментов для планирования и координации работы команды (календари, задачи, напоминания и т. п.).

По аналитическим данным Соваре, в 2025 году на рынке платформ виртуального рабочего пространства (ПВРП) можно ожидать усиления тенденций, связанных с интеграцией расширенных возможностей искусственного интеллекта, повышением уровня кибербезопасности, развитием мультиплатформенности и кросс-девайс совместимости, а также с внедрением более продвинутых инструментов для совместной работы и аналитики производительности команд.

• Интеграция генеративных ИИ-моделей. ПВРП будут включать инструменты на базе генеративных моделей для автоматизации создания контента, генерации отчётов и поддержки принятия решений, что повысит эффективность работы пользователей.

• Усиление мер кибербезопасности. В условиях роста числа киберугроз разработчики ПВРП сосредоточатся на внедрении продвинутых механизмов шифрования, многофакторной аутентификации и систем обнаружения вторжений для защиты данных пользователей.

• Развитие мультиплатформенности. ПВРП станут более универсальными, обеспечивая бесперебойную работу на различных операционных системах и устройствах, что расширит возможности доступа к рабочим инструментам.

• Расширение функционала для совместной работы. Появится больше инструментов для совместного редактирования документов, проведения мозговых штурмов и управления проектами в реальном времени, что улучшит взаимодействие в командах.

• Внедрение продвинутой аналитики. ПВРП будут предлагать расширенные возможности аналитики для мониторинга производительности сотрудников, анализа использования рабочих инструментов и оптимизации рабочих процессов.

• Поддержка расширенной реальности (XR). Интеграция технологий дополненной и виртуальной реальности позволит создавать иммерсивные рабочие пространства и проводить более эффективные виртуальные встречи и тренинги.

• Улучшение интерфейсов пользовательского взаимодействия. ПВРП будут использовать более интуитивные и адаптивные интерфейсы, включая голосовое управление и другие формы естественного взаимодействия, что сделает работу с системами более удобной.

Россия

Directum Omni, WEEEK, K-Team HRM, Аспро.Cloud, Directum Portal, Контур.Доступ, Эквио, Mirapolis HCM, Пряники, Saby My — Корпоративный портал, VK People Hub Social, Gran KMS, Онто, Yonote, Squadus, MyBoards, ЛидерТаск, Minerva Knowledge, Incomand, ХайХаб, Pruffme, Битрикс24.HRM

США

ПланФикс, Jive, Microsoft SharePoint, ClickUp

Мальта

Remote.Team

Китай

Lark

Индия

Zoho Connect, HCL Connections