Системы бронирования рабочих помещений

Системы бронирования рабочих помещений (СБРМ, англ. Meeting Rooms Booking Systems, WRB) упрощают процесс бронирования помещений в рабочем пространстве. Данные решения позволяют сотрудникам просматривать и резервировать свободные рабочие пространства на интерактивной карте (плане этажа) компании, принимая в учёт вместимость и оснащённость мест необходимым рабочим инвентарём.

Бронирование рабочих помещений как деятельность представляет собой процесс организации использования рабочего пространства в организациях и компаниях, который включает в себя распределение и резервирование помещений для проведения встреч, совещаний, работы команд или индивидуальных занятий. Эта деятельность направлена на оптимизацию использования доступных ресурсов, обеспечение удобства и эффективности работы сотрудников, а также на снижение конфликтов, связанных с одновременным желанием нескольких работников использовать одно и то же помещение. В рамках данного процесса осуществляется учёт различных параметров: вместимости помещений, их оснащённости необходимым оборудованием и инвентарём, а также временных интервалов использования.

Ключевые аспекты данного процесса:

• учёт потребностей различных подразделений и сотрудников в рабочих помещениях,
• распределение помещений с учётом их характеристик и возможностей,
• резервирование помещений на определённые даты и время,
• информирование сотрудников о доступности и бронировании помещений,
• контроль за использованием забронированных помещений,
• анализ эффективности использования рабочего пространства.

Внедрение цифровых (программных) решений в процесс бронирования рабочих помещений существенно повышает его эффективность, позволяя автоматизировать многие аспекты деятельности. Системы бронирования рабочих помещений (СБРМ) предоставляют интерактивные инструменты для визуализации свободного и занятого пространства, упрощают процесс поиска и резервирования помещений, обеспечивают централизованное управление данными о рабочем пространстве и способствуют более рациональному использованию ресурсов компании.

Для лучшего понимания функций, решаемых задач, преимуществ и возможностей систем категории, рекомендуем ознакомление с образцовыми примерами таких программных продуктов:

МояКомандаЦИТ ФактОфициальный сайт

UnSpotАнспотОфициальный сайт

Системы бронирования рабочих помещений предназначены для оптимизации процесса управления рабочими пространствами в организациях. Они позволяют автоматизировать процедуру бронирования помещений, обеспечивая сотрудников удобным инструментом для просмотра доступности рабочих мест и их резервирования. С помощью интерактивной карты (плана этажа) пользователи могут оценить текущее состояние помещений, выбрать подходящее с учётом необходимых параметров — вместимости и оснащённости инвентарём, что способствует более эффективному использованию рабочего пространства и снижению временных затрат на поиск и бронирование помещений.

Функциональное предназначение СБРМ также заключается в повышении прозрачности и управляемости процессов, связанных с использованием рабочих помещений. Системы позволяют вести учёт занятости помещений, формировать отчёты о их использовании, контролировать соблюдение правил бронирования и резервирования. Это даёт возможность руководству организации получать актуальную информацию о состоянии рабочих пространств, анализировать их загрузку и на основе полученных данных принимать обоснованные решения по оптимизации рабочего процесса и распределению ресурсов.

Системы бронирования рабочих помещений в основном используют следующие группы пользователей:

• сотрудники компаний, которым необходимо оперативно находить и бронировать рабочие места с учётом их доступности, вместимости и оснащённости для проведения встреч, работы в команде или индивидуальной деятельности;
• администраторы офисных пространств, которые с помощью системы контролируют загрузку помещений, управляют расписанием бронирований и оптимизируют использование рабочего пространства;
• руководители подразделений, использующие систему для планирования рабочих процессов, распределения ресурсов и обеспечения необходимых условий для проведения мероприятий и совещаний;
• внешние партнёры и клиенты компаний, которым требуется временное рабочее пространство или помещения для встреч — система позволяет им самостоятельно бронировать необходимые помещения.

Администрирование

Возможность администрирования позволяет осуществлять настройку и управление функциональностью системы, а также управление учётными записями и правами доступа к системе.

Бронирование рабочих пространств

Функция Бронирования рабочих пространств представляет собой возможность для авторизованного пользователя зарезервировать определенное рабочее пространство, рабочее место, переговорку или парковочное место на определенное время.

Вывод статуса на панель

Функция Вывода статуса на панель позволяет отображать информацию о состоянии помещения на панели или на планшете, размещаемом рядом с помещением, что позволяет пользователям быстро и удобно ориентироваться в текущей доступности помещений. Данные о статусе помещения могут включать информацию о занятости или доступности для бронирования переговорного помещения, о наличии свободных рабочих мест в офисной зоне, а также дополнительную информацию, такую как температура, уровень шума или качество воздуха и прочее.

Закрепление рабочих мест

Функция Закрепление рабочих мест представляет собой возможность заранее забронировать и привязать определенное рабочее место к конкретному сотруднику или группе сотрудников.

Импорт/экспорт данных

Возможность импорта и/или экспорта данных в продукте позволяет загрузить данные из наиболее популярных файловых форматов или выгрузить рабочие данные в файл для дальнейшего использования в другом ПО.

Конструирование плана офиса

Функция Конструирование плана офиса представляет собой процесс создания и организации плана офисного помещения, включая загрузку и редактирование плана, управление этажами, разметку мест и ресурсов, именование и цветовое кодирование мест.

Контроль загрузки помещений

Функция Контроль загрузки помещений позволяет выполнять мониторинг и управление загрузкой помещений и рабочих мест в офисе или другом рабочем пространстве. Эта функция позволяет определить, какие помещения и рабочие места заняты, а какие свободны, а также контролирует, сколько времени каждый занимает определенное помещение или рабочее место. На основании получаемой информации ответственные лица в компании могут делать выводы об оптимальности организации офисных пространств и шагах по развитию рабочих пространств.

Многопользовательский доступ

Возможность многопользовательской доступа в программную систему обеспечивает одновременную работу нескольких пользователей на одной базе данных под собственными учётными записями. Пользователи в этом случае могут иметь отличающиеся права доступа к данным и функциям программного обеспечения.

Наличие API

Часто при использовании современного делового программного обеспечения возникает потребность автоматической передачи данных из одного ПО в другое. Например, может быть полезно автоматически передавать данные из Системы управления взаимоотношениями с клиентами (CRM) в Систему бухгалтерского учёта (БУ). Для обеспечения такого и подобных сопряжений программные системы оснащаются специальными Прикладными программными интерфейсами (англ. API, Application Programming Interface). С помощью таких API любые компетентные программисты смогут связать два программных продукта между собой для автоматического обмена информацией.

Отчётность и аналитика

Наличие у продукта функций подготовки отчётности и/или аналитики позволяют получать систематизированные и визуализированные данные из системы для последующего анализа и принятия решений на основе данных.

Управление несколькими офисами

Функция Управление несколькими офисами представляет собой возможность централизованного управления в единой системе возможностей контроля и информации по нескольким разным офисам одновременно.

Управление правилами бронирования

Функция Управление правилами бронирования представляет собой возможность настройки и управления правилами и ограничениями, касающимися бронирования и использования рабочих пространств, рабочих мест и переговорок в организации. В число таких правил и ограничений, например, могут входить временной регламент, недельное расписание или разграничение прав доступа для групп сотрудников.

База данных сотрудников

База данных сотрудников в системах управления рабочими пространствами представляет собой хранилище информации о всех сотрудниках организации, которое позволяет использовать данные сотрудников при бронировании помещений и получать общую информацию о сотрудниках из системы.

Управление парковочными местами

Функция Управление парковочными местами представляет собой возможность контролировать и управлять доступом к парковочным местам в офисном или коммерческом здании, как отдельным управляемым классом ресурсов компании.

Управление переговорными комнатами

Управление переговорными комнатами представляет собой возможность бронирования и управления доступом к переговорным комнатам в офисных зданиях, как отдельно управляемого класса ресурсов компании.

Управление рабочими местами

Возможность Управление рабочими местами представляет предполагает, что система приспособлена для организации и оптимизации рабочих мест, как отдельно взятого класса ресурсов компании, - в офисе или других рабочих пространствах (в бизнес-центре, в коворкинге или гибком офисе).

При выборе программного продукта из функционального класса систем бронирования рабочих помещений (СБРМ) необходимо учитывать ряд ключевых факторов, которые определят эффективность использования системы в конкретной организации. Прежде всего, следует оценить масштаб деятельности компании: для крупных корпораций с разветвлённой структурой и множеством офисов потребуются решения с расширенными возможностями интеграции и управления большими объёмами данных, в то время как для небольших компаний будет достаточно более простых и экономичных вариантов. Также важно учитывать отраслевые требования — например, в IT-компаниях может быть востребована интеграция с системами управления проектами и задачами, а в образовательных учреждениях — возможность бронирования помещений для проведения групповых занятий и мероприятий.

Ключевые аспекты при принятии решения:

• совместимость с существующей ИТ-инфраструктурой (например, с корпоративными сетями, системами аутентификации и авторизации);
• наличие модулей для интеграции с календарями и планировщиками (например, Microsoft Outlook, Google Calendar);
• возможности кастомизации интерфейса и функционала под специфические нужды компании;
• поддержка различных способов бронирования (через веб-интерфейс, мобильное приложение, интеграцию с голосовыми помощниками);
• наличие механизмов отчётности и аналитики использования помещений;
• соответствие требованиям информационной безопасности и защиты персональных данных (например, соответствие стандартам ISO/IEC 27001);
• масштабируемость системы — возможность расширения функционала и увеличения количества пользователей без существенного снижения производительности;
• наличие техподдержки и обновлений, а также чёткие SLA (соглашения об уровне обслуживания).

Кроме того, стоит обратить внимание на технические ограничения, связанные с аппаратными и программными ресурсами организации, например, на требования к серверным мощностям и каналам связи. Необходимо также оценить, насколько система способна адаптироваться к будущим изменениям в бизнес-процессах компании и растущему объёму задач, а также учесть наличие обучающих материалов и возможности быстрого внедрения решения в рабочую среду.

Системы бронирования рабочих помещений (СБРМ) представляют собой эффективное решение для оптимизации использования рабочего пространства в организациях. Они способствуют повышению производительности труда и улучшению организации работы. Основные преимущества и выгода от применения СБРМ включают:

• Оптимизация использования помещений. . СБРМ позволяют максимально эффективно использовать доступные рабочие пространства, минимизируя простои и повышая загрузку помещений в зависимости от потребностей сотрудников и подразделений.

• Упрощение процесса бронирования. . Сотрудники могут быстро и удобно просматривать доступные помещения и бронировать их через интуитивно понятный интерфейс, что сокращает время на поиск и резервирование рабочих мест.

• Повышение прозрачности распределения ресурсов. . Все сотрудники имеют доступ к информации о занятости помещений, что обеспечивает прозрачность и справедливость в распределении рабочих пространств и исключает конфликты.

• Учёт специфики помещений. . Система позволяет учитывать различные параметры помещений, такие как вместимость, оснащённость оборудованием и другие характеристики, что помогает подбирать наиболее подходящие рабочие места для конкретных задач.

• Снижение административной нагрузки. . Автоматизация процесса бронирования освобождает сотрудников и административный персонал от рутины, связанной с ручным распределением помещений и ведением записей, что позволяет сосредоточиться на более важных задачах.

• Улучшение планирования мероприятий. . СБРМ облегчают планирование и организацию корпоративных мероприятий, тренингов и встреч, позволяя заранее бронировать необходимые помещения и учитывать их доступность.

• Интеграция с другими системами. . Возможность интеграции СБРМ с корпоративными информационными системами (например, с календарями, системами управления проектами) повышает общий уровень автоматизации бизнес-процессов и улучшает координацию работы в компании.

Для того, чтобы быть представленными на рынке Системы бронирования рабочих помещений, системы должны иметь следующие функциональные возможности:

• отображение интерактивного плана этажей с рабочими пространствами, позволяющее визуально оценить доступность помещений,
• возможность фильтрации помещений по критериям вместимости и оснащённости необходимым оборудованием и инвентарём,
• функционал резервирования помещений с указанием временного интервала использования,
• механизм уведомления пользователей о статусе бронирования (подтверждение, отмена, изменение времени),
• функция отображения текущего статуса помещения (свободно, занято, зарезервировано).

В 2025 году на рынке систем бронирования рабочих помещений (СБРМ) можно ожидать усиления тенденций к интеграции с другими корпоративными системами, развития возможностей аналитики и прогнозирования спроса на рабочие пространства, применения технологий искусственного интеллекта для оптимизации использования помещений, а также повышения уровня безопасности и удобства пользовательского интерфейса. Среди ключевых трендов:

• Интеграция с системами управления предприятием (ERP и CRM). СБРМ будут глубже интегрироваться с ERP и CRM-системами для учёта занятости сотрудников и автоматического планирования использования рабочих пространств в зависимости от бизнес-процессов.

• Применение алгоритмов машинного обучения. Системы начнут использовать модели машинного обучения для анализа паттернов использования помещений и прогнозирования пиковых нагрузок, что позволит оптимизировать распределение рабочих мест.

• Расширение функционала аналитики. В СБРМ появится более продвинутый аналитический модуль для оценки эффективности использования рабочих пространств, анализа популярности определённых зон и прогнозирования потребностей в расширении инфраструктуры.

• Внедрение биометрических технологий. Для повышения безопасности доступа к рабочим помещениям СБРМ будут интегрировать биометрические системы идентификации, что упростит процесс аутентификации и повысит уровень защиты.

• Развитие мобильных решений и интерфейсов. Усилится тенденция к созданию удобных мобильных приложений и адаптивных веб-интерфейсов, обеспечивающих быстрый доступ к функционалу СБРМ с любых устройств.

• Использование технологий дополненной реальности (AR). СБРМ начнут применять AR для визуализации свободных помещений и их оснащения, позволяя пользователям «виртуально» осмотреть рабочее пространство перед бронированием.

• Оптимизация пользовательского опыта. Разработчики будут уделять больше внимания удобству интерфейса, скорости работы системы и персонализации пользовательского опыта, внедряя функции, учитывающие индивидуальные предпочтения сотрудников.

Россия

МояКоманда, UnSpot, BOOCO, Hotdesk, Indaspace, MeetMeUp, Q:OS, Simple Office, VK People Hub Social, Карта Офиса, Merusoft Smart Office