Северо-Американские (США) Системы управления наймом

Системы управления наймом (СУН, англ. Hiring Management Systems, HM) – это комплексные программные решения, предназначенные для автоматизации и оптимизации процессов подбора персонала в организациях. Эти системы охватывают широкий спектр задач, начиная от привлечения кандидатов и заканчивая их адаптацией и интеграцией в рабочий коллектив.

Управление наймом – это комплекс мероприятий и стратегий, направленных на эффективное привлечение, отбор и интеграцию новых сотрудников в организацию. Этот процесс включает в себя планирование потребностей в персонале, разработку стратегии поиска кандидатов, проведение собеседований, оценку кандидатов и принятие решения о найме.

Планирование потребностей в персонале. Первым шагом в управлении наймом является определение текущих и будущих потребностей организации в персонале. Это включает в себя анализ текущих кадровых ресурсов, оценку производительности труда, выявление потенциальных возможностей для роста и развития, а также прогнозирование будущих потребностей в связи с расширением бизнеса, уходом сотрудников на пенсию или изменением стратегических целей компании.

Разработка стратегии поиска кандидатов. После определения потребностей в персонале разрабатывается стратегия поиска кандидатов. Она может включать в себя использование различных источников поиска, таких как внутренние рекомендации сотрудников, социальные сети, профессиональные сети, job-сайты, специализированные агентства по подбору персонала и другие. Выбор источников зависит от специфики вакансии, требований к кандидатам и бюджета на найм.

Проведение собеседований. Собеседования являются ключевым этапом процесса найма. Они позволяют оценить соответствие кандидата требованиям вакансии, его мотивацию, навыки и опыт. В ходе собеседований используются различные методы, такие как структурированные интервью, ситуационные задачи, тесты на профессиональные знания и личностные опросники.

Оценка кандидатов. После проведения собеседований проводится оценка кандидатов на основе полученных данных. Оценка может включать в себя сравнение кандидатов по определенным критериям, таким как образование, опыт работы, навыки, личностные качества и мотивация. Результаты оценки помогают принять обоснованное решение о найме.

Принятие решения о найме. На основе результатов оценки принимается окончательное решение о найме кандидата. В случае положительного решения начинается процесс интеграции нового сотрудника в организацию, который включает в себя знакомство с корпоративной культурой, обучение, адаптацию и введение в должность.

Управление наймом требует комплексного подхода и внимания к деталям на всех этапах процесса. Эффективное управление наймом способствует привлечению квалифицированных специалистов, снижению текучести кадров и повышению общей производительности организации.

Системы управления наймом предназначены для комплексной автоматизации и оптимизации процессов подбора персонала, повышения эффективности работы HR-отделов и улучшения качества отбора кандидатов. Они помогают компаниям обрабатывать большое количество заявок от соискателей, сокращать время на рассмотрение каждой заявки и обеспечивать более высокий уровень удовлетворённости и лояльности персонала.

Эти системы выполняют множество функций, включая сбор и структурирование резюме кандидатов, фильтрацию откликов по ключевым параметрам отбора, оценку квалификации и опыта соискателей, ответы на часто задаваемые вопросы о вакансии и процессе подачи заявки, планирование собеседований и передачу информации в CRM или собственную базу данных компании. Они также могут отправлять уведомления о статусе заявки и рассказывать соискателям о ценностях и миссии компании.

Системы управления наймом в основном используют следующие группы пользователей:

• HR-специалисты и менеджеры по персоналу, которые применяют СУН для автоматизации поиска и отбора кандидатов, управления воронкой найма и отслеживания эффективности рекрутинговых кампаний.

• Руководители подразделений, которые через СУН определяют требования к кандидатам, участвуют в оценке соискателей и согласовывают итоговые решения о приёме на работу.

• Топ-менеджеры и владельцы бизнеса, которые используют СУН для анализа эффективности работы HR-отдела, контроля затрат на подбор персонала и стратегического планирования потребности в кадрах.

• Кандидаты, которые взаимодействуют с СУН при подаче заявок на вакансии, прохождении онлайн-тестирования и других этапов отбора.

• Внешние рекрутинговые агентства и фрилансеры, которые используют СУН для поиска заказов на подбор персонала и взаимодействия с компаниями-заказчиками.

Администрирование

Возможность администрирования позволяет осуществлять настройку и управление функциональностью системы, а также управление учётными записями и правами доступа к системе.

Аналитика подбора персонала

Функции Аналитики подбора персонала используют данные и статистику для анализа и улучшения процессов подбора персонала. Данная аналитика помогает рекрутерам принимать обоснованные решения, оптимизировать затраты, повышать качество найма. Ключевыми метриками аналитики не редко выступают стоимость найма, время до заполнения вакансии и эффективность найма.

Видео-интервьюирование

Функции Видео-интервьюирования позволяют рекрутинговой службе компании проводить собеседования с кандидатами на вакантные места. Возможности видеорекрутинга в различных системах могут быть реализованы по-разному: либо как инструмент удобного для рекретера взаимодействия с соискателем в режиме реального времени, либо как инструмент автоматического проведения интервью с использованием ранее записанных видео-вопросов

Воронка подбора персонала

Воронка подбора персонала — это инструмент для отслеживания прогресса кандидатов на всех этапах процесса найма. Воронка подбора помогает управлять потоком кандидатов, оптимизировать процесс найма и предоставляет ценные данные для анализа эффективности процесса.

Дедубликация резюме

Функция Дедубликации резюме в системах подбора персонала и рекрутмента позволяет автоматически выявлять и удалять дубликаты резюме, обеспечивая точность и актуальность информации о кандидатах. Это помогает рекрутерам сэкономить время и усилия при обработке большого количества резюме, а также улучшает качество подбора персонала.

Импорт/экспорт данных

Возможность импорта и/или экспорта данных в продукте позволяет загрузить данные из наиболее популярных файловых форматов или выгрузить рабочие данные в файл для дальнейшего использования в другом ПО.

Инструменты командной работы

Инструменты командной работы в программных продуктах подбора персонала и рекрутмента позволяют автоматизировать рутинные задачи работы в масшабах команды рекрутеров, такие как подготовка описания вакансий, проверка резюме, планирование собеседований и отбор кандидатов.

Многопользовательский доступ

Возможность многопользовательской доступа в программную систему обеспечивает одновременную работу нескольких пользователей на одной базе данных под собственными учётными записями. Пользователи в этом случае могут иметь отличающиеся права доступа к данным и функциям программного обеспечения.

Наличие API

Часто при использовании современного делового программного обеспечения возникает потребность автоматической передачи данных из одного ПО в другое. Например, может быть полезно автоматически передавать данные из Системы управления взаимоотношениями с клиентами (CRM) в Систему бухгалтерского учёта (БУ). Для обеспечения такого и подобных сопряжений программные системы оснащаются специальными Прикладными программными интерфейсами (англ. API, Application Programming Interface). С помощью таких API любые компетентные программисты смогут связать два программных продукта между собой для автоматического обмена информацией.

Отчётность и аналитика

Наличие у продукта функций подготовки отчётности и/или аналитики позволяют получать систематизированные и визуализированные данные из системы для последующего анализа и принятия решений на основе данных.

Планирование собеседований

Функция Планирование собеседований помогает специалистам по подбору персонала и рекрутерам эффективно планировать собеседования, выбирать удобное время для общения с кандидатами и избегать накладок.

Подбор персонала и ведение соискателей

Функции Подбора персонала и ведения соискателей предоставляют возможности систематической работы с собственными вакансиями и со сведениями о кандидатах на замещение должностей в компании, организации мероприятий по отбору кандидатов, проведению собеседований, тестовых заданий и контролю прохождения испытательного срока

Размещение вакансий

Функция Размещение вакансий позволяет HR-специалистам управлять процессом подбора сотрудников, публикуя вакансии на различных платформах, прикрепляя к вакансиям резюме специалистов и ину. информацию, храня информацию о кандидатах в единой базе.

Роботизированный подбор (HR-бот)

Функции Роботизированного подбора (HR-боты) — это инновационная технология, которая помогает автоматизировать процессы подбора персонала и рекрутмента при помощи машинного обучения и искусственного интеллекта. Бот позволяет выполнять ряд операций по подбору и найму, в том числе, имитирует общение с реальными людьми, выполняет первичную обработку резюме, проводит собеседования и предоставляет информацию о вакансиях и сотрудниках.

Тестирование и отбор кандидатов

Функция Тестирование и отбор кандидатов позволяет проводить оценку профессиональных, личностных и деловых качеств кандидатов, а также выявлять их мотивацию. Это помогает избежать найма неквалифицированных работников и сэкономить время на многоэтапном процессе приёма на работу.

Управление адаптацией

Функции Управления адаптацией позволяют контролировать интеграцию новых сотрудников в организацию, или приспособление сотрудников при переходе на новые должности, включая планирование обучений, проведение контрольных мероприятий и ведение данных о процессе курирования

Управление обратной связью

Функции Управления обратной связью позволяют собирать отзывы (замечания, предложения, комментарии) от сотрудников о качестве работы компании как в отношении внутренних процессов, так и в отношении производимых продуктов и услуг компании. Такие отзывы могут быть использованы для оценки качества работы компании, внесения улучшений в процессы, и вместе с тем позволяют улучшать внутриорганизационный и командный климат

Управление откликами

Функция Управление откликами позволяет работодателям получать уведомления о новых откликах, просматривать резюме соискателей, приглашать кандидатов на собеседования и отклонять их заявки. Вместе с тем, для соискателей Управление откликами позволяет получать отклики от работодателей на опубликованные резюме и рассматривать предложения о работе.

Управление работой с клиентами (CRM)

Функция Управления работой с клиентами (CRM) и заказчиками в системах подбора персонала и рекрутмента позволяет рекрутинговым агентствам автоматизировать процесс коммуникации с клиентами-работодателями, обеспечивая эффективное взаимодействие между участниками процесса найма.

База данных вакансий

Функция База данных вакансий позволяет управлять и обновлять основные сведения о вакансиях в формате централизованной базы данных.

База данных резюме

Наличие Базы данных резюме позволяет использовать при поиске сотрудников и подборе персонала готовую базу кандидатов, самостоятельно разместивших свои резюме. Обычно такая база размещается на крупных работных сайтах и специализированных отраслевых интернет-порталах с функцией поиска работы/сотрудников

База данных соискателей

Ведение Базы данных соискателей позволяет управлять и обновлять основные сведения о кандидатах на открытые вакансии в формате централизованной базы данных. Данная база данных включает информацию о списке вакансий, списке кандидатов, их компетенциях, предыдущем опыте работы, сведения об образовании, курсах и сертификатах

База данных сотрудников

Ведение Базы данных сотрудников позволяет управлять и обновлять основные сведения о работниках в формате централизованной базы данных. Такая база данных хранит информацию о должности, компетенциях, предыдущем опыте работы и других данных сотрудника

Интеграция с мессенджерами и электронной почтой

Интеграция с мессенджерами и электронной почтой позволяет системам подбора персонала и рекрутмента автоматизировать процесс общения с кандидатами, собирать их контактные данные, отправлять персонализированные сообщения и получать обратную связь. Это повышает эффективность работы рекрутеров и сокращает время найма сотрудников.

Интеграция с работными сайтами

Интеграция с работными сайтами позволяет системам подбора персонала и рекрутмента публиковать вакансии на популярных работных порталах, таких как HeadHunter, SuperJob, Работа.Ру, Habr и прочих. Также возможно архивировать и повторно публиковать их, загружать вакансии из других источников, просматривать и автоматически заполнять карточки кандидатов данными их резюме, а также искать резюме на рекрутинговых сайтах по заданным критериям.

Интеграция с социальными сетями

Функция интеграции с социальными сетями в системах подбора персонала и рекрутмента позволяет компаниям искать потенциальных кандидатов в популярных социальных сетях, таких как ВКонтакте, Одноклассники, TenChat и Facebook*. Это помогает расширить поиск и находить специалистов, которые ещё не находятся в активном поиске работы, но рассматривают возможность смены места работы. *Facebook - социальная сеть компании Meta, признанной экстремистской организацией.

При выборе программного продукта из класса систем управления наймом (СУН) необходимо учитывать ряд ключевых факторов, которые определят эффективность использования системы в конкретных условиях бизнеса. Прежде всего, следует оценить масштаб деятельности организации: для крупных корпораций с разветвлённой структурой и большим объёмом вакансий потребуются СУН с расширенными возможностями массового подбора и интеграции с другими корпоративными системами, тогда как для малого и среднего бизнеса могут быть достаточны более простые решения с базовым набором функций. Также важно учитывать отраслевые требования и специфику работы компании — например, в IT-секторе могут быть важны функции работы с портфолио кандидатов и автоматизированной проверки технических навыков, в то время как в сфере услуг приоритет может быть отдан возможностям быстрого массового набора и обучения персонала. Не менее значимы технические ограничения, включая существующую ИТ-инфраструктуру, требования к безопасности данных, возможности интеграции с другими системами (например, с системами управления персоналом, бухгалтерскими программами), а также требования к масштабируемости и производительности системы. Кроме того, стоит обратить внимание на функциональность, связанную с аналитикой и отчётностью, удобство пользовательского интерфейса, наличие мобильных версий и возможностей для автоматизации рутинных процессов (например, рассылки вакансий, первичного скрининга резюме).

Ключевые аспекты при принятии решения:

• соответствие функциональности СУН текущим и перспективным задачам компании (например, массовый набор персонала, подбор специалистов узкого профиля, автоматизация адаптации новых сотрудников);
• наличие модулей для интеграции с другими используемыми в компании информационными системами;
• возможности аналитики и отчётности (отчёты по эффективности подбора, анализ воронки найма, KPI рекрутеров);
• уровень безопасности и соответствие требованиям законодательства в области обработки персональных данных;
• масштабируемость системы и возможность её адаптации под растущий объём работы;
• удобство интерфейса и доступность мобильных версий для рекрутеров и кандидатов;
• наличие функций для автоматизации рутинных операций (автоматическая рассылка вакансий, парсинг резюме, предварительный отбор по заданным критериям);
• поддержка различных каналов привлечения кандидатов (сайты с вакансиями, социальные сети, профессиональные сообщества);
• возможности для организации и отслеживания процесса адаптации новых сотрудников.

После анализа вышеперечисленных аспектов следует провести тестирование нескольких подходящих решений, чтобы оценить их работоспособность в реальных условиях, удобство использования для конечных пользователей и соответствие заявленным характеристикам. Также целесообразно изучить отзывы других компаний, уже использующих рассматриваемые СУН, и обратить внимание на качество технической поддержки и возможности обучения сотрудников работе с системой.

Системы управления наймом представляют собой комплексные решения для автоматизации ключевых HR-процессов, включая привлечение, подбор и адаптацию персонала. Они предлагают ряд значительных преимуществ и приносят существенную пользу компаниям.

Во-первых, системы управления наймом обеспечивают большую гибкость и адаптивность к меняющимся условиям рынка и потребностям HR-отдела, позволяя быстро реагировать на новые запросы и требования. Это особенно важно в условиях высокой конкуренции за таланты, когда скорость и эффективность процесса найма могут стать решающими факторами.

Кроме того, такие системы способствуют повышению эффективности взаимодействия между HR-отделом и сотрудниками, ускоряя обмен информацией и выполнение задач. Это приводит к снижению вероятности ошибок, связанных с человеческим фактором, и повышению качества найма. Автоматизация рутинных задач, таких как публикация вакансий, обработка резюме и проведение первичных интервью, позволяет HR-специалистам сосредоточиться на более стратегически важных аспектах работы, таких как развитие корпоративной культуры и повышение уровня удовлетворённости сотрудников.

Для того чтобы соответствовать категории систем управления наймом, они должны иметь следующие функциональные возможности:

• Подбор и найм персонала: Системы должны предоставлять инструменты для автоматизации процесса подбора и найма персонала, включая парсинг резюме, создание карточек кандидатов, роботизированные звонки и видеоинтервью.

• Онбординг и адаптация сотрудников: Системы должны обеспечивать поддержку процесса онбординга и адаптации новых сотрудников, включая предоставление доступа к обучающим материалам и ресурсам, а также интеграцию с системами электронного документооборота.

• Управление эффективностью работы: Системы должны предоставлять инструменты для оценки эффективности работы сотрудников, включая сбор обратной связи, постановку целей и задач, а также мониторинг их выполнения.

• Развитие и обучение персонала: Системы должны поддерживать процессы развития и обучения сотрудников, включая создание и проведение онлайн-курсов и тестов, а также отслеживание прогресса обучения.

• Управление кадровым резервом: Системы должны обеспечивать управление кадровым резервом компании, включая планирование карьерного роста сотрудников, оценку их потенциала и разработку индивидуальных планов развития.

В 2025 году на рынке систем управления наймом (СУН) можно ожидать усиления тенденций, связанных с применением передовых технологий для повышения эффективности рекрутинга и адаптации персонала. Среди ключевых трендов — дальнейшее развитие алгоритмов машинного обучения и искусственного интеллекта, расширение возможностей аналитики больших данных, интеграция с платформами для удалённой работы и обучения, а также усиление фокуса на персонализации опыта кандидатов и сотрудников.

• Развитие алгоритмов ИИ для анализа резюме и кандидатов. Системы будут использовать более сложные модели машинного обучения для автоматического анализа резюме, выявления скрытых паттернов и прогнозирования потенциала кандидатов на основе их профессионального и образовательного бэкграунда.

• Интеграция с системами анализа больших данных. СУН будут интегрироваться с платформами для работы с большими данными, что позволит проводить глубокий анализ трендов на рынке труда, прогнозировать потребности в персонале и оценивать эффективность рекрутинговых кампаний.

• Внедрение технологий для удалённого онбординга и обучения. Системы будут предоставлять инструменты для организации удалённого обучения и адаптации новых сотрудников, включая виртуальные обучающие модули, тесты и системы мониторинга прогресса.

• Персонализация опыта кандидатов. СУН будут предлагать персонализированные пути взаимодействия с кандидатами, учитывая их предпочтения, каналы коммуникации и стиль обучения, что повысит уровень удовлетворённости и снизит отток кандидатов.

• Использование биометрических и психометрических данных в рекрутинге. Системы начнут активнее применять данные о биометрических и психометрических характеристиках кандидатов для оценки их соответствия корпоративной культуре и требованиям должности.

• Интеграция с платформами для удалённой работы. СУН будут тесно взаимодействовать с платформами, поддерживающими удалённую работу, что позволит автоматизировать процессы управления распределёнными командами и оптимизировать рабочие процессы.

• Развитие модулей для анализа и управления разнообразием и инклюзивностью в коллективе. Системы будут включать инструменты для анализа демографического состава коллектива и оценки уровня инклюзивности, что поможет компаниям соблюдать принципы разнообразия и создавать более продуктивную рабочую среду.

Россия

Юнион, Поток Рекрутмент, Воронка найма, HR ЧатБот, МегаФон Рекрутика, ТопФактор: Управление подбором персонала, Хантфлоу, AMBER HRMS, e-staff, FriendWork Recruiter, Saby HRM — Подбор персонала, Яндекс.Работа, HeadHunter, SuperJob, Яндекс.Таланты, Sostaff, ТопФактор, 1С:Кадровое агентство, IQHR, СберПодбор, Humart, SolvoPro, EMPL.AI, Digital Q.TMS

США

VCV, Hireology, Cornerstone TalentLink, Breezy HR

Украина

CleverStaff, Hurma System, PersiaHR

Великобритания

Octavia

Китай

HROne

Индия

Zoho Recruit

Таиланд

Manatal