Средства планирования организационной структуры c функцией Управление жизненным циклом сотрудника

Средства планирования организационной структуры (СПОС, англ. Organizational Chart Planning Tools, OCP) — это программные решения для визуализации, проектирования и управления иерархией подразделений и должностей в организации. Они позволяют моделировать штатные расписания, распределять зоны ответственности, отслеживать кадровые изменения и формировать наглядные схемы подчинения для оптимизации управленческих процессов.

Планирование организационной структуры — это комплекс мероприятий, направленных на определение оптимального состава подразделений, должностей и связей между ними в организации с целью обеспечения эффективного управления и взаимодействия внутри компании. Эта деятельность включает анализ текущих бизнес-процессов, выявление узких мест в управленческой структуре, определение необходимых кадровых ресурсов и разработку схемы подчинения и распределения ответственности, которая будет способствовать достижению стратегических целей организации.

Планирование организационной структуры как процесс, позволяет фокусироваться на следующих аспектах деятельности:

• анализ существующих бизнес-процессов и организационной структуры,
• выявление проблемных зон и потенциальных возможностей для оптимизации,
• определение оптимального количества подразделений и должностей,
• разработка схемы подчинения и взаимодействия между подразделениями,
• распределение зон ответственности и полномочий,
• моделирование штатных расписаний и кадровых изменений,
• оценка влияния изменений в организационной структуре на эффективность работы компании.

Результатом планирования организационной структуры является создание наглядной и функциональной модели управления, которая служит основой для реализации управленческих решений и координации деятельности сотрудников. В современном мире важную роль в планировании организационной структуры играют цифровые (программные) решения, позволяющие автоматизировать многие процессы, обеспечить визуализацию иерархии, упростить моделирование различных сценариев развития организации и повысить общую эффективность управления.

Средства планирования организационной структуры предназначены для визуализации, проектирования и управления иерархией подразделений и должностей в организации. Они позволяют создавать наглядные схемы подчинения, моделировать штатные расписания и распределять зоны ответственности, что способствует оптимизации управленческих процессов и повышению эффективности работы организации.

Кроме того, такие системы обеспечивают возможность отслеживания кадровых изменений, анализа текущей организационной структуры и её адаптации к меняющимся условиям бизнеса. Это даёт возможность своевременно реагировать на потребности развития компании, улучшать взаимодействие между подразделениями и повышать прозрачность управленческих процессов.

Администрирование

Возможность администрирования позволяет осуществлять настройку и управление функциональностью системы, а также управление учётными записями и правами доступа к системе.

Аналитика персонала (HR)

Функции Аналитики персонала (HR) позволяют собирать данные, анализировать ситуацию в области кадрового менеджмента и извлекать полезные выводы для повышения принятия решений в области управления персоналом. Среди отслеживаемых метрик могут быть текучесть кадров, удовлетворённость персонала, распределения сотрудников по возрастному, половому и иным признакам

Видео-интервьюирование

Функции Видео-интервьюирования позволяют рекрутинговой службе компании проводить собеседования с кандидатами на вакантные места. Возможности видеорекрутинга в различных системах могут быть реализованы по-разному: либо как инструмент удобного для рекрутера взаимодействия с соискателем в режиме реального времени, либо как инструмент автоматического проведения интервью с использованием ранее записанных видео-вопросов

Импорт/экспорт данных

Возможность импорта и/или экспорта данных в продукте позволяет загрузить данные из наиболее популярных файловых форматов или выгрузить рабочие данные в файл для дальнейшего использования в другом ПО.

Кадровое делопроизводство

Функции Кадрового делопроизводства позволяют вести кадровый учёт и документооборот в соответствии с требованиями законодательства, обеспечивая необходимый уровень соответствия и прозрачности организации

Многопользовательский доступ

Возможность многопользовательской доступа в программную систему обеспечивает одновременную работу нескольких пользователей на одной базе данных под собственными учётными записями. Пользователи в этом случае могут иметь отличающиеся права доступа к данным и функциям программного обеспечения.

Наличие API

Часто при использовании современного делового программного обеспечения возникает потребность автоматической передачи данных из одного ПО в другое. Например, может быть полезно автоматически передавать данные из Системы управления взаимоотношениями с клиентами (CRM) в Систему бухгалтерского учёта (БУ). Для обеспечения такого и подобных сопряжений программные системы оснащаются специальными Прикладными программными интерфейсами (англ. API, Application Programming Interface). С помощью таких API любые компетентные программисты смогут связать два программных продукта между собой для автоматического обмена информацией.

Отчётность и аналитика

Наличие у продукта функций подготовки отчётности и/или аналитики позволяют получать систематизированные и визуализированные данные из системы для последующего анализа и принятия решений на основе данных.

Оценка 360 градусов

Функции Оценки 360 градусов позволяют собирать и управлять отзывами (в т.ч. анонимными) о сотрудниках от коллег, руководителей и подчинённых. Обратная связь о работе сотрудника далее может быть использована как самим сотрудником для выявления возможностей для личностного роста, так и руководителями для оценки результатов работы сотрудника

Подбор персонала и ведение соискателей

Функции Подбора персонала и ведения соискателей предоставляют возможности систематической работы с собственными вакансиями и со сведениями о кандидатах на замещение должностей в компании, организации мероприятий по отбору кандидатов, проведению собеседований, тестовых заданий и контролю прохождения испытательного срока

Управление адаптацией

Функции Управления адаптацией позволяют контролировать интеграцию новых сотрудников в организацию, или приспособление сотрудников при переходе на новые должности, включая планирование обучений, проведение контрольных мероприятий и ведение данных о процессе курирования

Управление выплатами

Функции Управления выплатами позволяют планировать, контролировать перечисление и анализировать операции по денежным выплатам сотрудникам: заработную плату, премии, налоги, вычеты, пенсионные отчисления, внутриорганизационные компенсации, надбавки, субсидии и иные денежные выплаты сотрудникам

Управление жизненным циклом сотрудника

Функции Управления жизненным циклом сотрудника позволяют отслеживать статус и сведения нахождения сотрудников на различных этапах жизненного цикла, таких как набор, испытательный срок, адаптация, управление льготами, развитие и удержание сотрудников. Такие функции позволяют объединить все данные и процессы вокруг сотрудника, управляя взаимоотношениями с сотрудником централизованно вне зависимости от фазы жизненного цикла сотрудника в организации и аспекта управления

Управление обратной связью

Функции Управления обратной связью позволяют собирать отзывы (замечания, предложения, комментарии) от сотрудников о качестве работы компании как в отношении внутренних процессов, так и в отношении производимых продуктов и услуг компании. Такие отзывы могут быть использованы для оценки качества работы компании, внесения улучшений в процессы, и вместе с тем позволяют улучшать внутриорганизационный и командный климат

Управление системой оплаты труда

Функции Управления системой оплаты труда позволяют систематизировано для всей организации управлять базовыми окладами, премиями, компенсациями, долгосрочными программами стимулирования и бюджетировать оклады сотрудников организации

Управление социальным пакетом

Функции Управления социальным пакетом позволяют планировать, систематизировать и учитывать все виды пособий работникам (предоставляемых в рамках социального пакета). Программа также может позволить сотрудникам участвовать в учёте льгот через систему, минимизируя ошибки. Такие возможности позволяют сотрудникам определить и использовать все применимые к ним преимущества социального пакета для их конкретного случая

Управление эффективностью и КПЭ

Функции Управления эффективностью и КПЭ (Ключевыми показателями эффективности, KPI) позволяют планировать цели и масштабные задачи сотрудников, оценивать эффективность (ежеквартально, полугодично или ежегодно) и фиксировать оценки эффективности и результаты обратной связи между сотрудником и его руководителем

Учёт командировок

Функции Учёта командировок позволяют управлять данными о командировках и деловых поездках сотрудников: планировать командировки, вести учёт командировочных расходов сотрудников и обеспечивать ведение прочих сведений, связанных с командировками

Учёт отгулов и отпусков

Функции Учёта отгулов и отпусков позволяют вести, планировать и анализировать данные об отсутствии сотрудников с учётом вариантов причин отсутствия, необходимых для обеспечения договорённостей между организацией и сотрудником и для целей последующего расчёта заработной платы

Учёт рабочего времени и посещаемости

Функции Учёта рабочего времени и посещаемости позволяют вести данные о посещаемости и отсутствию сотрудников. Такие возможности необходимы для поддержания распорядка дня в компании и обеспечения договорённостей о временнОм режиме работы между организацией и сотрудником

База данных резюме

Наличие Базы данных резюме позволяет использовать при поиске сотрудников и подборе персонала готовую базу кандидатов, самостоятельно разместивших свои резюме. Обычно такая база размещается на крупных работных сайтах и специализированных отраслевых интернет-порталах с функцией поиска работы/сотрудников

База данных соискателей

Ведение Базы данных соискателей позволяет управлять и обновлять основные сведения о кандидатах на открытые вакансии в формате централизованной базы данных. Данная база данных включает информацию о списке вакансий, списке кандидатов, их компетенциях, предыдущем опыте работы, сведения об образовании, курсах и сертификатах

База данных сотрудников

Ведение Базы данных сотрудников позволяет управлять и обновлять основные сведения о работниках в формате централизованной базы данных. Такая база данных хранит информацию о должности, компетенциях, предыдущем опыте работы и других данных сотрудника

По данным аналитических исследований Soware, в 2026 году на рынке средств планирования организационной структуры (СПОС) можно ожидать усиления тенденций к интеграции с системами бизнес-аналитики и управления данными, расширения возможностей для работы с большими объёмами информации, применения методов машинного обучения для оптимизации структур, развития мобильных и облачных решений, а также повышения уровня персонализации и адаптивности интерфейсов.

Средства планирования организационной структуры в 2026 году будут во многом изменяться под влиянием следующих основных трендов:

• Интеграция с BI-системами. СПОС будут глубже интегрироваться с инструментами бизнес-аналитики, что позволит анализировать эффективность организационной структуры в контексте ключевых показателей деятельности компании и оперативно вносить коррективы.

• Работа с Big Data. Программные решения будут предоставлять расширенные возможности для обработки и анализа больших объёмов данных о сотрудниках, подразделениях и процессах, что поможет выявлять скрытые закономерности и оптимизировать структуру организации.

• Применение машинного обучения. Алгоритмы машинного обучения будут использоваться для прогнозирования оптимальных структур подразделений, выявления потенциальных проблем в распределении обязанностей и автоматизации корректировки иерархии.

• Развитие облачных технологий. СПОС будут всё чаще предлагаться как облачные сервисы, что обеспечит удобный доступ с различных устройств, упростит обновление программного обеспечения и снизит затраты на инфраструктуру.

• Мобильные решения. Увеличение доли мобильных приложений и веб-интерфейсов, позволяющих работать с организационной структурой в режиме реального времени с любого устройства, будет способствовать более гибкому управлению и быстрому реагированию на изменения.

• Персонализация интерфейсов. СПОС будут предлагать более гибкие настройки интерфейса, учитывающие роли и предпочтения пользователей, что повысит удобство работы и эффективность принятия решений.

• Автоматизация генерации отчётов. Развитие инструментов для автоматической генерации отчётов о состоянии организационной структуры, кадровых изменениях и распределении ответственности упростит мониторинг и анализ ситуации в компании.

Индия

Zoho People

Россия

Jinn, Сотрудники предприятия, EmplDocs, Корс Кадры, АСМО-управление персоналом, Vacation Solution, LDM.КЭДО, 1С:Зарплата и управление персоналом, БОСС-Кадровик, ЭОС КАДРЫ, Контур.Персонал

США

OrangeHRM, Zenefits

Великобритания

Sage HR

Германия

IceHrm