Системы управления адаптацией персонала c функцией Кадровое делопроизводство

Системы управления адаптацией персонала (СУАП, англ. Personnel Onboarding Management Systems, POM) или Системы управления процессом интеграции новых сотрудников – это программное обеспечение, которое помогает организациям организовать и упростить процесс включения новых сотрудников в компанию. Системы позволяют автоматизировать процедуры и процессы, связанные с обучением, подготовкой рабочих мест, внедрением в рабочую группу и деловым общением. С помощью СУАП компании могут улучшить результаты адаптации новых сотрудников, ускорить и улучшить процесс обучения, снизить затраты на обучение и повысить эффективность работы новых сотрудников.

Управление адаптацией персонала – это комплексный процесс, направленный на успешное включение новых сотрудников в рабочую среду компании, минимизацию стресса и сокращение времени на интеграцию. Этот процесс играет ключевую роль в повышении лояльности новых сотрудников, их мотивации и готовности вносить максимальный вклад в достижение целей организации.

Основные аспекты управления адаптацией персонала:

• Первичная адаптация: Знакомство новых сотрудников с компанией, её структурой, целями и задачами. Включает в себя экскурсию по офису, знакомство с коллегами и руководителями.

• Вторичная адаптация: Процесс включения в рабочий процесс, освоение новых обязанностей и ролей. Может включать обучение специфике работы, знакомство с корпоративными стандартами и процедурами.

• Профессиональная адаптация: Приобретение новых навыков и знаний, необходимых для выполнения должностных обязанностей. Может включать тренинги, семинары и курсы повышения квалификации.

• Социальная адаптация: Принятие новой психологической роли в коллективе, установление дружеских и профессиональных связей. Важную роль здесь играют корпоративные мероприятия и неформальное общение.

• Финансовая адаптация: Приспособление к изменению уровня дохода, появление дополнительных расходов (например, на проезд до работы). Важно информировать новых сотрудников о системе оплаты труда и возможностях получения дополнительных доходов.

• Психофизиологическая адаптация: Привыкание к новым условиям труда, графику работы и отдыха, дресс-коду и другим нюансам корпоративной жизни.

Эффективное управление адаптацией персонала способствует сокращению текучести кадров, повышению производительности и качества работы, а также формированию позитивного имиджа компании как привлекательного работодателя.

Для лучшего понимания функций, решаемых задач, преимуществ и возможностей систем категории, рекомендуем ознакомление с образцовыми примерами таких программных продуктов:

Контур.ПерсоналСКБ КонтурОфициальный сайт

Системы управления адаптацией персонала предназначены для обеспечения плавного и эффективного включения новых сотрудников в рабочий процесс, минимизации стресса и сокращения времени, необходимого для достижения полной продуктивности. Эти системы играют ключевую роль в создании благоприятной рабочей атмосферы, повышении лояльности сотрудников и снижении текучести кадров.

Функциональное предназначение систем управления адаптацией персонала включает в себя несколько ключевых аспектов. Во-первых, они помогают новым сотрудникам быстрее освоиться в компании, понять её культуру, ценности и нормы поведения. Во-вторых, такие системы способствуют формированию позитивного отношения к работе и коллективу, что в свою очередь ведёт к повышению мотивации и удовлетворённости трудом. В-третьих, они предоставляют инструменты для оценки и корректировки процесса адаптации, позволяя компании оперативно реагировать на возникающие проблемы и обеспечивать наилучшие условия для интеграции новых сотрудников.

Администрирование

Возможность администрирования позволяет осуществлять настройку и управление функциональностью системы, а также управление учётными записями и правами доступа к системе.

Аналитика персонала (HR)

Функции Аналитики персонала (HR) позволяют собирать данные, анализировать ситуацию в области кадрового менеджмента и извлекать полезные выводы для повышения принятия решений в области управления персоналом. Среди отслеживаемых метрик могут быть текучесть кадров, удовлетворённость персонала, распределения сотрудников по возрастному, половому и иным признакам

Видео-интервьюирование

Функции Видео-интервьюирования позволяют рекрутинговой службе компании проводить собеседования с кандидатами на вакантные места. Возможности видеорекрутинга в различных системах могут быть реализованы по-разному: либо как инструмент удобного для рекретера взаимодействия с соискателем в режиме реального времени, либо как инструмент автоматического проведения интервью с использованием ранее записанных видео-вопросов

Импорт/экспорт данных

Возможность импорта и/или экспорта данных в продукте позволяет загрузить данные из наиболее популярных файловых форматов или выгрузить рабочие данные в файл для дальнейшего использования в другом ПО.

Кадровое делопроизводство

Функции Кадрового делопроизводства позволяют вести кадровый учёт и документооборот в соответствии с требованиями законодательства, обеспечивая необходимый уровень соответствия и прозрачности организации

Многопользовательский доступ

Возможность многопользовательской доступа в программную систему обеспечивает одновременную работу нескольких пользователей на одной базе данных под собственными учётными записями. Пользователи в этом случае могут иметь отличающиеся права доступа к данным и функциям программного обеспечения.

Наличие API

Часто при использовании современного делового программного обеспечения возникает потребность автоматической передачи данных из одного ПО в другое. Например, может быть полезно автоматически передавать данные из Системы управления взаимоотношениями с клиентами (CRM) в Систему бухгалтерского учёта (БУ). Для обеспечения такого и подобных сопряжений программные системы оснащаются специальными Прикладными программными интерфейсами (англ. API, Application Programming Interface). С помощью таких API любые компетентные программисты смогут связать два программных продукта между собой для автоматического обмена информацией.

Отчётность и аналитика

Наличие у продукта функций подготовки отчётности и/или аналитики позволяют получать систематизированные и визуализированные данные из системы для последующего анализа и принятия решений на основе данных.

Оценка 360 градусов

Функции Оценки 360 градусов позволяют собирать и управлять отзывами (в т.ч. анонимными) о сотрудниках от коллег, руководителей и подчинённых. Обратная связь о работе сотрудника далее может быть использована как самим сотрудником для выявления возможностей для личностного роста, так и руководителями для оценки результатов работы сотрудника

Подбор персонала и ведение соискателей

Функции Подбора персонала и ведения соискателей предоставляют возможности систематической работы с собственными вакансиями и со сведениями о кандидатах на замещение должностей в компании, организации мероприятий по отбору кандидатов, проведению собеседований, тестовых заданий и контролю прохождения испытательного срока

Управление адаптацией

Функции Управления адаптацией позволяют контролировать интеграцию новых сотрудников в организацию, или приспособление сотрудников при переходе на новые должности, включая планирование обучений, проведение контрольных мероприятий и ведение данных о процессе курирования

Управление выплатами

Функции Управления выплатами позволяют планировать, контролировать перечисление и анализировать операции по денежным выплатам сотрудникам: заработную плату, премии, налоги, вычеты, пенсионные отчисления, внутриорганизационные компенсации, надбавки, субсидии и иные денежные выплаты сотрудникам

Управление жизненным циклом сотрудника

Функции Управления жизненным циклом сотрудника позволяют отслеживать статус и сведения нахождения сотрудников на различных этапах жизненного цикла, таких как набор, испытательный срок, адаптация, управление льготами, развитие и удержание сотрудников. Такие функции позволяют объединить все данные и процессы вокруг сотрудника, управляя взаимоотношениями с сотрудником централизованно вне зависимости от фазы жизненного цикла сотрудника в организации и аспекта управления

Управление обратной связью

Функции Управления обратной связью позволяют собирать отзывы (замечания, предложения, комментарии) от сотрудников о качестве работы компании как в отношении внутренних процессов, так и в отношении производимых продуктов и услуг компании. Такие отзывы могут быть использованы для оценки качества работы компании, внесения улучшений в процессы, и вместе с тем позволяют улучшать внутриорганизационный и командный климат

Управление системой оплаты труда

Функции Управления системой оплаты труда позволяют систематизировано для всей организации управлять базовыми окладами, премиями, компенсациями, долгосрочными программами стимулирования и бюджетировать оклады сотрудников организации

Управление социальным пакетом

Функции Управления социальным пакетом позволяют планировать, систематизировать и учитывать все виды пособий работникам (предоставляемых в рамках социального пакета). Программа также может позволить сотрудникам участвовать в учёте льгот через систему, минимизируя ошибки. Такие возможности позволяют сотрудникам определить и использовать все применимые к ним преимущества социального пакета для их конкретного случая

Управление эффективностью и КПЭ

Функции Управления эффективностью и КПЭ (Ключевыми показателями эффективности, KPI) позволяют планировать цели и масштабные задачи сотрудников, оценивать эффективность (ежеквартально, полугодично или ежегодно) и фиксировать оценки эффективности и результаты обратной связи между сотрудником и его руководителем

Учёт командировок

Функции Учёта командировок позволяют управлять данными о командировках и деловых поездках сотрудников: планировать командировки, вести учёт командировочных расходов сотрудников и обеспечивать ведение прочих сведений, связанных с командировками

Учёт отгулов и отпусков

Функции Учёта отгулов и отпусков позволяют вести, планировать и анализировать данные об отсутствии сотрудников с учётом вариантов причин отсутствия, необходимых для обеспечения договорённостей между организацией и сотрудником и для целей последующего расчёта заработной платы

Учёт рабочего времени и посещаемости

Функции Учёта рабочего времени и посещаемости позволяют вести данные о посещаемости и отсутствию сотрудников. Такие возможности необходимы для поддержания распорядка дня в компании и обеспечения договорённостей о временнОм режиме работы между организацией и сотрудником

База данных резюме

Наличие Базы данных резюме позволяет использовать при поиске сотрудников и подборе персонала готовую базу кандидатов, самостоятельно разместивших свои резюме. Обычно такая база размещается на крупных работных сайтах и специализированных отраслевых интернет-порталах с функцией поиска работы/сотрудников

База данных соискателей

Ведение Базы данных соискателей позволяет управлять и обновлять основные сведения о кандидатах на открытые вакансии в формате централизованной базы данных. Данная база данных включает информацию о списке вакансий, списке кандидатов, их компетенциях, предыдущем опыте работы, сведения об образовании, курсах и сертификатах

База данных сотрудников

Ведение Базы данных сотрудников позволяет управлять и обновлять основные сведения о работниках в формате централизованной базы данных. Такая база данных хранит информацию о должности, компетенциях, предыдущем опыте работы и других данных сотрудника

Системы управления адаптацией персонала представляют собой комплекс мер и инструментов, направленных на облегчение процесса интеграции новых сотрудников в рабочий коллектив и культуру компании. Эти системы играют ключевую роль в формировании продуктивной и гармоничной рабочей среды, способствуя снижению текучести кадров и повышению общей эффективности работы организации.

Основные преимущества использования систем управления адаптацией персонала включают:

• Снижение уровня стресса у новичков: Четко структурированный процесс адаптации помогает новым сотрудникам быстрее освоиться на новом месте, снизить уровень тревожности и стресса, связанного с началом работы в новой компании.

• Повышение производительности: Эффективная адаптация способствует быстрому включению новичков в рабочий процесс, что ведет к увеличению их производительности и вклада в достижение общих целей компании.

• Укрепление корпоративной культуры: Система адаптации помогает новым сотрудникам быстрее понять и принять ценности, нормы и правила корпоративной культуры, что способствует укреплению командного духа и повышению лояльности к компании.

• Экономия времени и ресурсов: Разработка и внедрение четкого алгоритма адаптации позволяет сократить время, необходимое для включения нового сотрудника в работу, а также минимизировать затраты на обучение и поддержку.

• Улучшение имиджа компании: Хорошо организованная система адаптации способствует формированию положительного имиджа компании как работодателя, привлекая квалифицированных специалистов и снижая риск потери ценных кадров.

Таким образом, системы управления адаптацией персонала являются важным инструментом для создания продуктивной и гармоничной рабочей среды, способствующей достижению стратегических целей компании и повышению ее конкурентоспособности на рынке.

Для того чтобы соответствовать категории систем управления адаптацией персонала, они должны иметь следующие функциональные возможности:

• Индивидуальный подход к адаптации: Возможность настройки адаптационных программ под индивидуальные потребности и особенности каждого нового сотрудника, включая выбор методов адаптации (индивидуальные встречи, наставничество, коучинг, менторство) и разработку персонализированных планов развития.

• Групповые активности и мероприятия: Платформа для организации и проведения групповых мероприятий, направленных на адаптацию новых сотрудников, таких как семинары, тренинги, командные активности, способствующие установлению связей и коммуникации между сотрудниками.

• Обратная связь и оценка: Функционал для сбора и анализа обратной связи от новых сотрудников, их коллег и руководителей, позволяющий оценить эффективность адаптационных программ и внести коррективы для улучшения процесса интеграции.

• Интеграция с корпоративными ресурсами: Возможность интеграции с корпоративными системами и инструментами, необходимыми для работы новых сотрудников, такими как системы управления проектами, документооборота, доступа к информационным ресурсам компании.

• Отчётность и аналитика: Инструменты для создания отчётов и аналитики по результатам адаптации, позволяющие отслеживать прогресс новых сотрудников, выявлять проблемные зоны и оптимизировать адаптационные программы в будущем.

Эти функции делают системы управления адаптацией персонала незаменимым инструментом для эффективного внедрения новых сотрудников в рабочий процесс, способствуя повышению их продуктивности, удовлетворённости работой и снижению текучести кадров.