Системы управления адаптацией персонала

Системы управления адаптацией персонала (СУАП, англ. Personnel Onboarding Management Systems, POM) или Системы управления процессом интеграции новых сотрудников – это программное обеспечение, которое помогает организациям организовать и упростить процесс включения новых сотрудников в компанию. Системы позволяют автоматизировать процедуры и процессы, связанные с обучением, подготовкой рабочих мест, внедрением в рабочую группу и деловым общением. С помощью СУАП компании могут улучшить результаты адаптации новых сотрудников, ускорить и улучшить процесс обучения, снизить затраты на обучение и повысить эффективность работы новых сотрудников.

Управление адаптацией персонала – это комплексный процесс, направленный на успешное включение новых сотрудников в рабочую среду компании, минимизацию стресса и сокращение времени на интеграцию. Этот процесс играет ключевую роль в повышении лояльности новых сотрудников, их мотивации и готовности вносить максимальный вклад в достижение целей организации.

Основные аспекты управления адаптацией персонала:

• Первичная адаптация: Знакомство новых сотрудников с компанией, её структурой, целями и задачами. Включает в себя экскурсию по офису, знакомство с коллегами и руководителями.

• Вторичная адаптация: Процесс включения в рабочий процесс, освоение новых обязанностей и ролей. Может включать обучение специфике работы, знакомство с корпоративными стандартами и процедурами.

• Профессиональная адаптация: Приобретение новых навыков и знаний, необходимых для выполнения должностных обязанностей. Может включать тренинги, семинары и курсы повышения квалификации.

• Социальная адаптация: Принятие новой психологической роли в коллективе, установление дружеских и профессиональных связей. Важную роль здесь играют корпоративные мероприятия и неформальное общение.

• Финансовая адаптация: Приспособление к изменению уровня дохода, появление дополнительных расходов (например, на проезд до работы). Важно информировать новых сотрудников о системе оплаты труда и возможностях получения дополнительных доходов.

• Психофизиологическая адаптация: Привыкание к новым условиям труда, графику работы и отдыха, дресс-коду и другим нюансам корпоративной жизни.

Эффективное управление адаптацией персонала способствует сокращению текучести кадров, повышению производительности и качества работы, а также формированию позитивного имиджа компании как привлекательного работодателя.

Для лучшего понимания функций, решаемых задач, преимуществ и возможностей систем категории, рекомендуем ознакомление с образцовыми примерами таких программных продуктов:

МояКомандаЦИТ ФактОфициальный сайт

Системы управления адаптацией персонала предназначены для обеспечения плавного и эффективного включения новых сотрудников в рабочий процесс, минимизации стресса и сокращения времени, необходимого для достижения полной продуктивности. Эти системы играют ключевую роль в создании благоприятной рабочей атмосферы, повышении лояльности сотрудников и снижении текучести кадров.

Функциональное предназначение систем управления адаптацией персонала включает в себя несколько ключевых аспектов. Во-первых, они помогают новым сотрудникам быстрее освоиться в компании, понять её культуру, ценности и нормы поведения. Во-вторых, такие системы способствуют формированию позитивного отношения к работе и коллективу, что в свою очередь ведёт к повышению мотивации и удовлетворённости трудом. В-третьих, они предоставляют инструменты для оценки и корректировки процесса адаптации, позволяя компании оперативно реагировать на возникающие проблемы и обеспечивать наилучшие условия для интеграции новых сотрудников.

Системы управления адаптацией персонала в основном используют следующие группы пользователей:

• HR-специалисты и менеджеры по персоналу, которые отвечают за организацию процесса адаптации новых сотрудников, планирование и контроль выполнения адаптационных программ.

• Руководители подразделений, которым необходимо обеспечить быстрое включение новых сотрудников в рабочие процессы и повысить их производительность, а также контролировать ход адаптации.

• Новые сотрудники, которые с помощью СУАП получают доступ к обучающим материалам, информации о корпоративной культуре и процедурам работы в компании, что ускоряет их интеграцию в коллектив.

• Специалисты по обучению и развитию персонала, которые используют СУАП для разработки и реализации программ обучения, отслеживания прогресса новых сотрудников и оценки эффективности обучающих мероприятий.

Администрирование

Возможность администрирования позволяет осуществлять настройку и управление функциональностью системы, а также управление учётными записями и правами доступа к системе.

Аналитика персонала (HR)

Функции Аналитики персонала (HR) позволяют собирать данные, анализировать ситуацию в области кадрового менеджмента и извлекать полезные выводы для повышения принятия решений в области управления персоналом. Среди отслеживаемых метрик могут быть текучесть кадров, удовлетворённость персонала, распределения сотрудников по возрастному, половому и иным признакам

Видео-интервьюирование

Функции Видео-интервьюирования позволяют рекрутинговой службе компании проводить собеседования с кандидатами на вакантные места. Возможности видеорекрутинга в различных системах могут быть реализованы по-разному: либо как инструмент удобного для рекрутера взаимодействия с соискателем в режиме реального времени, либо как инструмент автоматического проведения интервью с использованием ранее записанных видео-вопросов

Импорт/экспорт данных

Возможность импорта и/или экспорта данных в продукте позволяет загрузить данные из наиболее популярных файловых форматов или выгрузить рабочие данные в файл для дальнейшего использования в другом ПО.

Кадровое делопроизводство

Функции Кадрового делопроизводства позволяют вести кадровый учёт и документооборот в соответствии с требованиями законодательства, обеспечивая необходимый уровень соответствия и прозрачности организации

Многопользовательский доступ

Возможность многопользовательской доступа в программную систему обеспечивает одновременную работу нескольких пользователей на одной базе данных под собственными учётными записями. Пользователи в этом случае могут иметь отличающиеся права доступа к данным и функциям программного обеспечения.

Наличие API

Часто при использовании современного делового программного обеспечения возникает потребность автоматической передачи данных из одного ПО в другое. Например, может быть полезно автоматически передавать данные из Системы управления взаимоотношениями с клиентами (CRM) в Систему бухгалтерского учёта (БУ). Для обеспечения такого и подобных сопряжений программные системы оснащаются специальными Прикладными программными интерфейсами (англ. API, Application Programming Interface). С помощью таких API любые компетентные программисты смогут связать два программных продукта между собой для автоматического обмена информацией.

Отчётность и аналитика

Наличие у продукта функций подготовки отчётности и/или аналитики позволяют получать систематизированные и визуализированные данные из системы для последующего анализа и принятия решений на основе данных.

Оценка 360 градусов

Функции Оценки 360 градусов позволяют собирать и управлять отзывами (в т.ч. анонимными) о сотрудниках от коллег, руководителей и подчинённых. Обратная связь о работе сотрудника далее может быть использована как самим сотрудником для выявления возможностей для личностного роста, так и руководителями для оценки результатов работы сотрудника

Подбор персонала и ведение соискателей

Функции Подбора персонала и ведения соискателей предоставляют возможности систематической работы с собственными вакансиями и со сведениями о кандидатах на замещение должностей в компании, организации мероприятий по отбору кандидатов, проведению собеседований, тестовых заданий и контролю прохождения испытательного срока

Управление адаптацией

Функции Управления адаптацией позволяют контролировать интеграцию новых сотрудников в организацию, или приспособление сотрудников при переходе на новые должности, включая планирование обучений, проведение контрольных мероприятий и ведение данных о процессе курирования

Управление выплатами

Функции Управления выплатами позволяют планировать, контролировать перечисление и анализировать операции по денежным выплатам сотрудникам: заработную плату, премии, налоги, вычеты, пенсионные отчисления, внутриорганизационные компенсации, надбавки, субсидии и иные денежные выплаты сотрудникам

Управление жизненным циклом сотрудника

Функции Управления жизненным циклом сотрудника позволяют отслеживать статус и сведения нахождения сотрудников на различных этапах жизненного цикла, таких как набор, испытательный срок, адаптация, управление льготами, развитие и удержание сотрудников. Такие функции позволяют объединить все данные и процессы вокруг сотрудника, управляя взаимоотношениями с сотрудником централизованно вне зависимости от фазы жизненного цикла сотрудника в организации и аспекта управления

Управление обратной связью

Функции Управления обратной связью позволяют собирать отзывы (замечания, предложения, комментарии) от сотрудников о качестве работы компании как в отношении внутренних процессов, так и в отношении производимых продуктов и услуг компании. Такие отзывы могут быть использованы для оценки качества работы компании, внесения улучшений в процессы, и вместе с тем позволяют улучшать внутриорганизационный и командный климат

Управление системой оплаты труда

Функции Управления системой оплаты труда позволяют систематизировано для всей организации управлять базовыми окладами, премиями, компенсациями, долгосрочными программами стимулирования и бюджетировать оклады сотрудников организации

Управление социальным пакетом

Функции Управления социальным пакетом позволяют планировать, систематизировать и учитывать все виды пособий работникам (предоставляемых в рамках социального пакета). Программа также может позволить сотрудникам участвовать в учёте льгот через систему, минимизируя ошибки. Такие возможности позволяют сотрудникам определить и использовать все применимые к ним преимущества социального пакета для их конкретного случая

Управление эффективностью и КПЭ

Функции Управления эффективностью и КПЭ (Ключевыми показателями эффективности, KPI) позволяют планировать цели и масштабные задачи сотрудников, оценивать эффективность (ежеквартально, полугодично или ежегодно) и фиксировать оценки эффективности и результаты обратной связи между сотрудником и его руководителем

Учёт командировок

Функции Учёта командировок позволяют управлять данными о командировках и деловых поездках сотрудников: планировать командировки, вести учёт командировочных расходов сотрудников и обеспечивать ведение прочих сведений, связанных с командировками

Учёт отгулов и отпусков

Функции Учёта отгулов и отпусков позволяют вести, планировать и анализировать данные об отсутствии сотрудников с учётом вариантов причин отсутствия, необходимых для обеспечения договорённостей между организацией и сотрудником и для целей последующего расчёта заработной платы

Учёт рабочего времени и посещаемости

Функции Учёта рабочего времени и посещаемости позволяют вести данные о посещаемости и отсутствию сотрудников. Такие возможности необходимы для поддержания распорядка дня в компании и обеспечения договорённостей о временнОм режиме работы между организацией и сотрудником

База данных резюме

Наличие Базы данных резюме позволяет использовать при поиске сотрудников и подборе персонала готовую базу кандидатов, самостоятельно разместивших свои резюме. Обычно такая база размещается на крупных работных сайтах и специализированных отраслевых интернет-порталах с функцией поиска работы/сотрудников

База данных соискателей

Ведение Базы данных соискателей позволяет управлять и обновлять основные сведения о кандидатах на открытые вакансии в формате централизованной базы данных. Данная база данных включает информацию о списке вакансий, списке кандидатов, их компетенциях, предыдущем опыте работы, сведения об образовании, курсах и сертификатах

База данных сотрудников

Ведение Базы данных сотрудников позволяет управлять и обновлять основные сведения о работниках в формате централизованной базы данных. Такая база данных хранит информацию о должности, компетенциях, предыдущем опыте работы и других данных сотрудника

При выборе программного продукта класса Системы управления адаптацией персонала (СУАП) необходимо учитывать ряд ключевых факторов, которые определят эффективность внедрения и использования системы в компании. Прежде всего, следует проанализировать масштаб деятельности организации: для крупных корпораций с разветвлённой структурой и большим потоком новых сотрудников потребуются решения с расширенными функциональными возможностями, модульной архитектурой и возможностью интеграции с другими корпоративными системами, тогда как для небольших компаний может быть достаточно более простого решения с базовым набором функций. Также важно учитывать отраслевые требования и специфику бизнеса — например, в IT-компаниях акцент может быть сделан на инструменты для быстрого доступа к технической документации и онлайн-обучению, а в производственных предприятиях — на организацию практического обучения и контроль соблюдения техники безопасности. Не менее значимы технические ограничения, включая существующую ИТ-инфраструктуру, требования к безопасности данных, возможность работы с системой через веб-интерфейс или необходимость локального развёртывания. Кроме того, стоит обратить внимание на такие аспекты, как поддержка мобильных устройств, возможность кастомизации под нужды компании, наличие аналитических инструментов для оценки эффективности адаптации сотрудников, интеграция с системами кадрового учёта и обучения.

Ключевые аспекты при принятии решения:

• соответствие функциональности системы масштабу и специфике деятельности компании (наличие необходимых модулей и инструментов для разных категорий сотрудников);
• совместимость с существующей ИТ-инфраструктурой и корпоративными системами (ERP, CRM и др.);
• уровень защиты данных и соответствие требованиям законодательства в области информационной безопасности;
• возможности кастомизации и настройки системы под уникальные бизнес-процессы компании;
• наличие механизмов для отслеживания и анализа ключевых показателей эффективности адаптации персонала;
• поддержка различных каналов доступа (веб-интерфейс, мобильные устройства);
• наличие обучающих материалов и технической поддержки для администраторов и пользователей системы;
• возможность интеграции с системами электронного обучения и управления компетенциями сотрудников.

После определения ключевых требований необходимо провести сравнительный анализ доступных на рынке решений, уделяя особое внимание отзывам пользователей, опыту внедрения в компаниях со схожей деятельностью, а также перспективам развития и поддержки выбранного продукта со стороны разработчика. Важно также предусмотреть этап пилотного запуска системы для оценки её работоспособности и удобства использования в реальных условиях перед полномасштабным внедрением.

Системы управления адаптацией персонала представляют собой комплекс мер и инструментов, направленных на облегчение процесса интеграции новых сотрудников в рабочий коллектив и культуру компании. Эти системы играют ключевую роль в формировании продуктивной и гармоничной рабочей среды, способствуя снижению текучести кадров и повышению общей эффективности работы организации.

Основные преимущества использования систем управления адаптацией персонала включают:

• Снижение уровня стресса у новичков: Четко структурированный процесс адаптации помогает новым сотрудникам быстрее освоиться на новом месте, снизить уровень тревожности и стресса, связанного с началом работы в новой компании.

• Повышение производительности: Эффективная адаптация способствует быстрому включению новичков в рабочий процесс, что ведет к увеличению их производительности и вклада в достижение общих целей компании.

• Укрепление корпоративной культуры: Система адаптации помогает новым сотрудникам быстрее понять и принять ценности, нормы и правила корпоративной культуры, что способствует укреплению командного духа и повышению лояльности к компании.

• Экономия времени и ресурсов: Разработка и внедрение четкого алгоритма адаптации позволяет сократить время, необходимое для включения нового сотрудника в работу, а также минимизировать затраты на обучение и поддержку.

• Улучшение имиджа компании: Хорошо организованная система адаптации способствует формированию положительного имиджа компании как работодателя, привлекая квалифицированных специалистов и снижая риск потери ценных кадров.

Таким образом, системы управления адаптацией персонала являются важным инструментом для создания продуктивной и гармоничной рабочей среды, способствующей достижению стратегических целей компании и повышению ее конкурентоспособности на рынке.

Для того чтобы соответствовать категории систем управления адаптацией персонала, они должны иметь следующие функциональные возможности:

• Индивидуальный подход к адаптации: Возможность настройки адаптационных программ под индивидуальные потребности и особенности каждого нового сотрудника, включая выбор методов адаптации (индивидуальные встречи, наставничество, коучинг, менторство) и разработку персонализированных планов развития.

• Групповые активности и мероприятия: Платформа для организации и проведения групповых мероприятий, направленных на адаптацию новых сотрудников, таких как семинары, тренинги, командные активности, способствующие установлению связей и коммуникации между сотрудниками.

• Обратная связь и оценка: Функционал для сбора и анализа обратной связи от новых сотрудников, их коллег и руководителей, позволяющий оценить эффективность адаптационных программ и внести коррективы для улучшения процесса интеграции.

• Интеграция с корпоративными ресурсами: Возможность интеграции с корпоративными системами и инструментами, необходимыми для работы новых сотрудников, такими как системы управления проектами, документооборота, доступа к информационным ресурсам компании.

• Отчётность и аналитика: Инструменты для создания отчётов и аналитики по результатам адаптации, позволяющие отслеживать прогресс новых сотрудников, выявлять проблемные зоны и оптимизировать адаптационные программы в будущем.

Эти функции делают системы управления адаптацией персонала незаменимым инструментом для эффективного внедрения новых сотрудников в рабочий процесс, способствуя повышению их продуктивности, удовлетворённости работой и снижению текучести кадров.

В 2025 году на рынке систем управления адаптацией персонала (СУАП) можно ожидать усиления тенденций к интеграции передовых технологий, повышения уровня персонализации процессов адаптации, расширения возможностей аналитики и прогнозирования результатов адаптации сотрудников, а также дальнейшего развития мобильных и облачных решений. Среди ключевых трендов:

• Интеграция с системами искусственного интеллекта. СУАП будут активнее использовать алгоритмы машинного обучения для анализа данных о сотрудниках, прогнозирования их карьерного роста и выявления потенциальных проблем в процессе адаптации.

• Персонализация программ адаптации. Системы будут предлагать индивидуальные траектории обучения и адаптации, учитывающие профессиональный опыт, навыки и личностные особенности новых сотрудников.

• Расширение аналитических возможностей. СУАП будут предоставлять более глубокие аналитические отчёты о эффективности программ адаптации, позволяя компаниям оптимизировать процессы и снижать затраты на обучение персонала.

• Развитие мобильных решений. Увеличение доли мобильных приложений в структуре СУАП, что позволит сотрудникам проходить этапы адаптации в удобном для них режиме и с любого устройства.

• Облачные технологии. Дальнейшее распространение облачных решений, обеспечивающих гибкость, масштабируемость и безопасность хранения данных, а также упрощающих процесс внедрения и обновления СУАП.

• Интеграция с корпоративными информационными системами. СУАП будут более тесно интегрироваться с ERP, CRM и другими системами, что позволит создать единую информационную среду и улучшить обмен данными между различными подразделениями компании.

• Использование технологий расширенной реальности (AR/VR). Внедрение элементов AR и VR для проведения виртуальных тренингов и экскурсий по компании, что сделает процесс адаптации более интерактивным и запоминающимся.

Россия

МояКоманда, Контур.Персонал, Поток Адаптация, Motivity, Mirapolis LMS, Skillaz, бихайв, Вовлекай, KitBot, VK People Hub Talent, Mirapolis HCM, VK People Hub Social, Websoft HCM, Монолит: Персонал, HRBOX, AMBER HRMS, БОСС-Кадровик, Knomary TMS, Talent Rocks, Битрикс24.HRM

США

BambooHR, Zenefits, Jobvite