Системы проверки данных кандидата на должность c функцией Управление работой с клиентами (CRM)

Системы проверки данных кандидата на должность (СПДКД, англ. Position Candidate Background Check Systems, PCBC) – это комплексные программные инструменты, предназначенные для сбора, анализа и проверки информации о кандидатах на трудоустройство. Эти системы играют ключевую роль в процессе найма, обеспечивая безопасность и надежность рабочего коллектива.

Проверка данных кандидата на должность (background check) – это процесс сбора и анализа информации о соискателе с целью подтверждения его квалификации, образования, опыта работы и других важных для работодателя сведений. Этот процесс является важным этапом в процессе найма, поскольку позволяет минимизировать риски, связанные с приемом на работу неподходящего сотрудника.

Методы проверки данных:

• Проверка резюме и рекомендаций: Анализ предоставленного кандидатом резюме и получение рекомендаций от предыдущих работодателей и коллег.

• Проверка образования: Подтверждение подлинности дипломов и сертификатов об образовании.

• Проверка криминального прошлого: Запрос информации о наличии судимостей или уголовных дел в отношении кандидата.

• Проверка кредитной истории: Оценка кредитной истории кандидата для выявления возможных финансовых рисков.

• Проверка социальных сетей: Анализ профилей кандидата в социальных сетях для оценки его репутации и интересов.

• Проверка на наличие запретов на работу: Проверка наличия запретов на занятие определенных должностей или видов деятельности.

• Проверка на наличие медицинских противопоказаний: В некоторых случаях может потребоваться проверка состояния здоровья кандидата.

Важно учитывать законодательные ограничения и требования при проведении проверки данных. Например, в некоторых странах существуют ограничения на сбор и использование личной информации, а также на проверку кредитной истории без согласия кандидата.

Проверка данных кандидата является важным инструментом для обеспечения безопасности и эффективности работы компании. Однако важно проводить ее в соответствии с законодательством и этическими нормами, чтобы избежать юридических и репутационных рисков.

Системы проверки данных кандидата на должность обычно включают в себя базу данных, которая сравнивает представленные кандидатом данные с общедоступными и закрытыми источниками информации, такими как базы данных правительственных органов, кредитные истории, регистры судимости и т. д. Данные системы и сервисы также могут проводить проверку прошлого трудового опыта кандидата, связей с конкретными компаниями или организациями, образовательных достижений и дипломов и других сведений.

Системы проверки данных кандидата на должность в основном используют следующие группы пользователей:

• кадровые агентства и рекрутинговые компании, которые нуждаются в быстром и надёжном способе проверки информации о кандидатах для предоставления качественных услуг заказчикам;
• крупные и средние предприятия с большим объёмом найма, которым необходима автоматизация процессов проверки кандидатов для снижения рисков и оптимизации работы HR-отделов;
• государственные и муниципальные учреждения, где требуется строгая проверка данных кандидатов в соответствии с законодательными и нормативными требованиями;
• компании, работающие в сферах, где предъявляются повышенные требования к надёжности и безопасности персонала (например, финансовая сфера, транспорт, энергетика), и которым необходимо минимизировать риски, связанные с подбором кадров;
• организации, реализующие программы повышения корпоративной безопасности и стремящиеся предотвратить проникновение в коллектив лиц с негативным прошлым или недостоверными данными в резюме.

Администрирование

Возможность администрирования позволяет осуществлять настройку и управление функциональностью системы, а также управление учётными записями и правами доступа к системе.

Аналитика подбора персонала

Функции Аналитики подбора персонала используют данные и статистику для анализа и улучшения процессов подбора персонала. Данная аналитика помогает рекрутерам принимать обоснованные решения, оптимизировать затраты, повышать качество найма. Ключевыми метриками аналитики не редко выступают стоимость найма, время до заполнения вакансии и эффективность найма.

Видео-интервьюирование

Функции Видео-интервьюирования позволяют рекрутинговой службе компании проводить собеседования с кандидатами на вакантные места. Возможности видеорекрутинга в различных системах могут быть реализованы по-разному: либо как инструмент удобного для рекретера взаимодействия с соискателем в режиме реального времени, либо как инструмент автоматического проведения интервью с использованием ранее записанных видео-вопросов

Воронка подбора персонала

Воронка подбора персонала — это инструмент для отслеживания прогресса кандидатов на всех этапах процесса найма. Воронка подбора помогает управлять потоком кандидатов, оптимизировать процесс найма и предоставляет ценные данные для анализа эффективности процесса.

Дедубликация резюме

Функция Дедубликации резюме в системах подбора персонала и рекрутмента позволяет автоматически выявлять и удалять дубликаты резюме, обеспечивая точность и актуальность информации о кандидатах. Это помогает рекрутерам сэкономить время и усилия при обработке большого количества резюме, а также улучшает качество подбора персонала.

Импорт/экспорт данных

Возможность импорта и/или экспорта данных в продукте позволяет загрузить данные из наиболее популярных файловых форматов или выгрузить рабочие данные в файл для дальнейшего использования в другом ПО.

Инструменты командной работы

Инструменты командной работы в программных продуктах подбора персонала и рекрутмента позволяют автоматизировать рутинные задачи работы в масшабах команды рекрутеров, такие как подготовка описания вакансий, проверка резюме, планирование собеседований и отбор кандидатов.

Многопользовательский доступ

Возможность многопользовательской доступа в программную систему обеспечивает одновременную работу нескольких пользователей на одной базе данных под собственными учётными записями. Пользователи в этом случае могут иметь отличающиеся права доступа к данным и функциям программного обеспечения.

Наличие API

Часто при использовании современного делового программного обеспечения возникает потребность автоматической передачи данных из одного ПО в другое. Например, может быть полезно автоматически передавать данные из Системы управления взаимоотношениями с клиентами (CRM) в Систему бухгалтерского учёта (БУ). Для обеспечения такого и подобных сопряжений программные системы оснащаются специальными Прикладными программными интерфейсами (англ. API, Application Programming Interface). С помощью таких API любые компетентные программисты смогут связать два программных продукта между собой для автоматического обмена информацией.

Отчётность и аналитика

Наличие у продукта функций подготовки отчётности и/или аналитики позволяют получать систематизированные и визуализированные данные из системы для последующего анализа и принятия решений на основе данных.

Планирование собеседований

Функция Планирование собеседований помогает специалистам по подбору персонала и рекрутерам эффективно планировать собеседования, выбирать удобное время для общения с кандидатами и избегать накладок.

Подбор персонала и ведение соискателей

Функции Подбора персонала и ведения соискателей предоставляют возможности систематической работы с собственными вакансиями и со сведениями о кандидатах на замещение должностей в компании, организации мероприятий по отбору кандидатов, проведению собеседований, тестовых заданий и контролю прохождения испытательного срока

Размещение вакансий

Функция Размещение вакансий позволяет HR-специалистам управлять процессом подбора сотрудников, публикуя вакансии на различных платформах, прикрепляя к вакансиям резюме специалистов и ину. информацию, храня информацию о кандидатах в единой базе.

Роботизированный подбор (HR-бот)

Функции Роботизированного подбора (HR-боты) — это инновационная технология, которая помогает автоматизировать процессы подбора персонала и рекрутмента при помощи машинного обучения и искусственного интеллекта. Бот позволяет выполнять ряд операций по подбору и найму, в том числе, имитирует общение с реальными людьми, выполняет первичную обработку резюме, проводит собеседования и предоставляет информацию о вакансиях и сотрудниках.

Тестирование и отбор кандидатов

Функция Тестирование и отбор кандидатов позволяет проводить оценку профессиональных, личностных и деловых качеств кандидатов, а также выявлять их мотивацию. Это помогает избежать найма неквалифицированных работников и сэкономить время на многоэтапном процессе приёма на работу.

Управление адаптацией

Функции Управления адаптацией позволяют контролировать интеграцию новых сотрудников в организацию, или приспособление сотрудников при переходе на новые должности, включая планирование обучений, проведение контрольных мероприятий и ведение данных о процессе курирования

Управление обратной связью

Функции Управления обратной связью позволяют собирать отзывы (замечания, предложения, комментарии) от сотрудников о качестве работы компании как в отношении внутренних процессов, так и в отношении производимых продуктов и услуг компании. Такие отзывы могут быть использованы для оценки качества работы компании, внесения улучшений в процессы, и вместе с тем позволяют улучшать внутриорганизационный и командный климат

Управление откликами

Функция Управление откликами позволяет работодателям получать уведомления о новых откликах, просматривать резюме соискателей, приглашать кандидатов на собеседования и отклонять их заявки. Вместе с тем, для соискателей Управление откликами позволяет получать отклики от работодателей на опубликованные резюме и рассматривать предложения о работе.

Управление работой с клиентами (CRM)

Функция Управления работой с клиентами (CRM) и заказчиками в системах подбора персонала и рекрутмента позволяет рекрутинговым агентствам автоматизировать процесс коммуникации с клиентами-работодателями, обеспечивая эффективное взаимодействие между участниками процесса найма.

База данных вакансий

Функция База данных вакансий позволяет управлять и обновлять основные сведения о вакансиях в формате централизованной базы данных.

База данных резюме

Наличие Базы данных резюме позволяет использовать при поиске сотрудников и подборе персонала готовую базу кандидатов, самостоятельно разместивших свои резюме. Обычно такая база размещается на крупных работных сайтах и специализированных отраслевых интернет-порталах с функцией поиска работы/сотрудников

База данных соискателей

Ведение Базы данных соискателей позволяет управлять и обновлять основные сведения о кандидатах на открытые вакансии в формате централизованной базы данных. Данная база данных включает информацию о списке вакансий, списке кандидатов, их компетенциях, предыдущем опыте работы, сведения об образовании, курсах и сертификатах

База данных сотрудников

Ведение Базы данных сотрудников позволяет управлять и обновлять основные сведения о работниках в формате централизованной базы данных. Такая база данных хранит информацию о должности, компетенциях, предыдущем опыте работы и других данных сотрудника

Интеграция с мессенджерами и электронной почтой

Интеграция с мессенджерами и электронной почтой позволяет системам подбора персонала и рекрутмента автоматизировать процесс общения с кандидатами, собирать их контактные данные, отправлять персонализированные сообщения и получать обратную связь. Это повышает эффективность работы рекрутеров и сокращает время найма сотрудников.

Интеграция с работными сайтами

Интеграция с работными сайтами позволяет системам подбора персонала и рекрутмента публиковать вакансии на популярных работных порталах, таких как HeadHunter, SuperJob, Работа.Ру, Habr и прочих. Также возможно архивировать и повторно публиковать их, загружать вакансии из других источников, просматривать и автоматически заполнять карточки кандидатов данными их резюме, а также искать резюме на рекрутинговых сайтах по заданным критериям.

Интеграция с социальными сетями

Функция интеграции с социальными сетями в системах подбора персонала и рекрутмента позволяет компаниям искать потенциальных кандидатов в популярных социальных сетях, таких как ВКонтакте, Одноклассники, TenChat и Facebook*. Это помогает расширить поиск и находить специалистов, которые ещё не находятся в активном поиске работы, но рассматривают возможность смены места работы. *Facebook - социальная сеть компании Meta, признанной экстремистской организацией.

На основе своего экспертного мнения Соваре рекомендует наиболее внимательно подходить к выбору решения. При выборе программного продукта из функционального класса Системы проверки данных кандидата на должность (СПДКД) необходимо учитывать ряд ключевых факторов, которые определят эффективность использования системы в конкретных бизнес-условиях. Прежде всего, следует оценить масштаб деятельности компании: для крупных корпораций с большим объёмом вакансий и множеством филиалов потребуются масштабируемые решения с возможностью интеграции с существующими HR-системами и корпоративными информационными системами, тогда как для малого и среднего бизнеса могут подойти более простые и доступные по стоимости продукты с базовым набором функций. Также важно учитывать отраслевые требования и нормативные ограничения — например, в финансовом секторе и государственных структурах действуют строгие правила обработки персональных данных, что предъявляет особые требования к безопасности и соответствию СПДКД законодательным и регуляторным нормам. Не менее значимы технические ограничения, включая совместимость с текущей ИТ-инфраструктурой, требования к производительности и надёжности, а также возможности кастомизации под специфические нужды компании.

Ключевые аспекты при принятии решения:

• совместимость с существующими корпоративными информационными системами и HR-платформами;
• наличие модулей для проверки различных типов данных (образование, трудовой стаж, судимости, финансовые данные и т. д.);
• возможности интеграции с внешними базами данных и API государственных и коммерческих сервисов;
• уровень защиты персональных данных и соответствие требованиям законодательства в области информационной безопасности;
• масштабируемость системы и возможность адаптации под растущий объём данных и количество пользователей;
• наличие механизмов автоматизации процессов проверки и генерации отчётов;
• поддержка различных форматов ввода данных (сканы документов, электронные формы и т. п.);
• удобство пользовательского интерфейса и доступность обучающих материалов для сотрудников, работающих с системой.

Окончательный выбор СПДКД должен базироваться на тщательном анализе потребностей компании, оценке соотношения функциональности и стоимости продукта, а также на проверке репутации разработчика и наличия успешных кейсов внедрения в компаниях со схожими бизнес-процессами. Важно также предусмотреть возможность тестирования системы перед покупкой, чтобы убедиться в её соответствии заявленным требованиям и эффективности работы в реальных условиях.

Целью Систем проверки данных кандидата на должность является обеспечение работодателей информацией, необходимой для более точной оценки кандидата на должность и сокращения риска найма неквалифицированных или недобросовестных сотрудников. Они также способствуют защите компании от возможных юридических проблем, связанных с наймом несоответствующих кандидатов.

Классификатор программных продуктов Соваре определяет конкретные функциональные критерии для систем. должность, они должны иметь следующие функциональные возможности:

• Многоуровневая проверка: Система должна обеспечивать многоуровневую проверку данных кандидата, включая проверку подлинности предоставленных документов (образование, квалификация, сертификаты), проверку криминального прошлого и кредитной истории.

• Интеграция с внешними базами данных: Система должна интегрироваться с государственными реестрами, базами данных правоохранительных органов и другими внешними источниками данных для получения актуальной информации о кандидате.

• Автоматизация процесса проверки: Система должна автоматизировать процесс проверки данных, сокращая время и усилия, затрачиваемые на ручную обработку информации.

• Защита персональных данных: Система должна обеспечивать защиту персональных данных кандидата в соответствии с законодательством о защите данных, предотвращая несанкционированный доступ и использование информации.

• Отчётность и аналитика: Система должна предоставлять отчёты и аналитику по результатам проверки данных, помогая компаниям принимать обоснованные решения о найме и управлении рисками.

Аналитическая компания Soware прогнозирует, что в 2026 году на рынке систем проверки данных кандидата на должность (СПДКД) продолжат развиваться тенденции, связанные с углублением интеграции передовых технологий, повышением уровня автоматизации и обеспечением безопасности данных. Ожидается дальнейшее развитие интеллектуальных возможностей систем, расширение применения аналитических инструментов и усиление защиты информации.

Ключевые тренды, влияющие в 2026 году на системы проверки данных кандидата на должность и определяющие их развитие:

• Расширение применения алгоритмов машинного обучения. СПДКД будут совершенствовать алгоритмы для более глубокого анализа резюме, социальных медиа и других источников данных, что позволит точнее оценивать профессиональные и личностные качества кандидатов.

• Развитие интеграции с блокчейн-технологиями. Системы начнут более активно использовать блокчейн для верификации не только образовательных и трудовых сертификатов, но и других видов документов и данных, что повысит общий уровень достоверности информации.

• Углублённое применение методов биг-дата. СПДКД будут обрабатывать ещё более обширные и разнородные массивы данных, включая неструктурированную информацию, что позволит получать всестороннее представление о кандидатах и выявлять скрытые риски.

• Развитие облачных и мультиплатформенных решений. Системы будут предлагать более гибкие варианты развёртывания и использования, обеспечивая доступ с различных устройств и платформ, что повысит удобство работы с СПДКД для работодателей.

• Усиление механизмов защиты персональных данных. В связи с дальнейшим ужесточением законодательства СПДКД внедрят более продвинутые методы шифрования, анонимизации и управления доступом к данным, чтобы обеспечить их конфиденциальность и безопасность.

• Автоматизация процессов кросс-проверки данных. СПДКД будут расширять базы для сверки данных кандидатов, включая международные ресурсы, что позволит ещё эффективнее выявлять несоответствия и предотвращать мошенничество.

• Развитие инструментов анализа цифрового поведения. Системы начнут использовать более сложные модели для анализа цифрового следа кандидатов, включая паттерны общения, предпочтения в контенте и другие поведенческие факторы, чтобы оценивать их соответствие корпоративной культуре и требованиям должности.