Системы управления трудовыми ресурсами (WFM) c функцией Учёт рабочего времени и посещаемости

Системы управления трудовыми ресурсами (СУТР, англ. Workforce Management Systems, WFM) представляют собой комплекс программных решений, выполняющих автоматизацию управления кадрами в организации с фокусом на производительность, трудоёмкость, рабочее время и расписание работы.

Управление трудовыми ресурсами – это комплексный подход к эффективному использованию потенциала работников для достижения целей организации, основанный на соблюдении интересов как самих работников, так и компании. Этот процесс включает в себя планирование, привлечение, отбор, найм и размещение работников, а также их дальнейшее развитие и продвижение по службе.

Ключевыми задачами управления трудовыми ресурсами являются удовлетворение потребности в работниках необходимой квалификации, развитие и повышение квалификации персонала, а также создание условий для карьерного роста и профессионального развития. Важную роль играет проведение кадровой политики, включающей планирование численности персонала, подбор и обучение кадров, аттестацию и оценку уровня квалификации, а также мероприятия по стимулированию и мотивации работников.

Эффективное управление трудовыми ресурсами требует от руководства организации понимания потребностей и мотивов работников, а также умения находить баланс между интересами компании и потребностями сотрудников. Это достигается через создание благоприятных условий труда, обеспечение социальных гарантий и льгот, а также разработку системы поощрений и наказаний, способствующих повышению производительности и качества работы.

Особое внимание уделяется анализу причин увольнений и разработке мер по их предотвращению. Создание благоприятного психологического климата в коллективе, учет замечаний и предложений работников, а также предоставление возможностей для профессионального и личностного роста способствуют формированию стабильной и мотивированной команды.

Системы управления трудовыми ресурсами предназначены для управления и оптимизации использования человеческих ресурсов в организациях. Они помогают управлять расписанием сотрудников, контролировать их рабочее время, а также анализировать эффективность работы.

WFM-системы позволяют автоматизировать процесс планирования и управления персоналом, обеспечивая оптимальное использование трудовых ресурсов и снижение затрат на оплату труда. Они также помогают улучшить коммуникацию между сотрудниками и менеджерами, а также обеспечить соблюдение требований законодательства в области трудового права.

Системы управления трудовыми ресурсами в основном используют следующие группы пользователей:

• руководители и менеджеры среднего и высшего звена, которые нуждаются в инструментах для планирования рабочего времени сотрудников и контроля производительности труда;
• кадровые службы и отделы управления персоналом, отвечающие за учёт рабочего времени, составление графиков работы и расчёт заработной платы;
• специалисты по бизнес-аналитике и оптимизации бизнес-процессов, использующие данные СУТР для анализа эффективности использования трудовых ресурсов и выявления резервов повышения производительности;
• линейные руководители и бригадиры, которые с помощью СУТР планируют работу подчинённых, распределяют задачи и контролируют выполнение рабочих графиков;
• сотрудники IT-департаментов, отвечающие за внедрение, настройку и поддержку систем управления трудовыми ресурсами в организации.

Администрирование

Возможность администрирования позволяет осуществлять настройку и управление функциональностью системы, а также управление учётными записями и правами доступа к системе.

Аналитика персонала (HR)

Функции Аналитики персонала (HR) позволяют собирать данные, анализировать ситуацию в области кадрового менеджмента и извлекать полезные выводы для повышения принятия решений в области управления персоналом. Среди отслеживаемых метрик могут быть текучесть кадров, удовлетворённость персонала, распределения сотрудников по возрастному, половому и иным признакам

Видео-интервьюирование

Функции Видео-интервьюирования позволяют рекрутинговой службе компании проводить собеседования с кандидатами на вакантные места. Возможности видеорекрутинга в различных системах могут быть реализованы по-разному: либо как инструмент удобного для рекрутера взаимодействия с соискателем в режиме реального времени, либо как инструмент автоматического проведения интервью с использованием ранее записанных видео-вопросов

Импорт/экспорт данных

Возможность импорта и/или экспорта данных в продукте позволяет загрузить данные из наиболее популярных файловых форматов или выгрузить рабочие данные в файл для дальнейшего использования в другом ПО.

Кадровое делопроизводство

Функции Кадрового делопроизводства позволяют вести кадровый учёт и документооборот в соответствии с требованиями законодательства, обеспечивая необходимый уровень соответствия и прозрачности организации

Многопользовательский доступ

Возможность многопользовательской доступа в программную систему обеспечивает одновременную работу нескольких пользователей на одной базе данных под собственными учётными записями. Пользователи в этом случае могут иметь отличающиеся права доступа к данным и функциям программного обеспечения.

Наличие API

Часто при использовании современного делового программного обеспечения возникает потребность автоматической передачи данных из одного ПО в другое. Например, может быть полезно автоматически передавать данные из Системы управления взаимоотношениями с клиентами (CRM) в Систему бухгалтерского учёта (БУ). Для обеспечения такого и подобных сопряжений программные системы оснащаются специальными Прикладными программными интерфейсами (англ. API, Application Programming Interface). С помощью таких API любые компетентные программисты смогут связать два программных продукта между собой для автоматического обмена информацией.

Отчётность и аналитика

Наличие у продукта функций подготовки отчётности и/или аналитики позволяют получать систематизированные и визуализированные данные из системы для последующего анализа и принятия решений на основе данных.

Оценка 360 градусов

Функции Оценки 360 градусов позволяют собирать и управлять отзывами (в т.ч. анонимными) о сотрудниках от коллег, руководителей и подчинённых. Обратная связь о работе сотрудника далее может быть использована как самим сотрудником для выявления возможностей для личностного роста, так и руководителями для оценки результатов работы сотрудника

Подбор персонала и ведение соискателей

Функции Подбора персонала и ведения соискателей предоставляют возможности систематической работы с собственными вакансиями и со сведениями о кандидатах на замещение должностей в компании, организации мероприятий по отбору кандидатов, проведению собеседований, тестовых заданий и контролю прохождения испытательного срока

Управление адаптацией

Функции Управления адаптацией позволяют контролировать интеграцию новых сотрудников в организацию, или приспособление сотрудников при переходе на новые должности, включая планирование обучений, проведение контрольных мероприятий и ведение данных о процессе курирования

Управление выплатами

Функции Управления выплатами позволяют планировать, контролировать перечисление и анализировать операции по денежным выплатам сотрудникам: заработную плату, премии, налоги, вычеты, пенсионные отчисления, внутриорганизационные компенсации, надбавки, субсидии и иные денежные выплаты сотрудникам

Управление жизненным циклом сотрудника

Функции Управления жизненным циклом сотрудника позволяют отслеживать статус и сведения нахождения сотрудников на различных этапах жизненного цикла, таких как набор, испытательный срок, адаптация, управление льготами, развитие и удержание сотрудников. Такие функции позволяют объединить все данные и процессы вокруг сотрудника, управляя взаимоотношениями с сотрудником централизованно вне зависимости от фазы жизненного цикла сотрудника в организации и аспекта управления

Управление обратной связью

Функции Управления обратной связью позволяют собирать отзывы (замечания, предложения, комментарии) от сотрудников о качестве работы компании как в отношении внутренних процессов, так и в отношении производимых продуктов и услуг компании. Такие отзывы могут быть использованы для оценки качества работы компании, внесения улучшений в процессы, и вместе с тем позволяют улучшать внутриорганизационный и командный климат

Управление системой оплаты труда

Функции Управления системой оплаты труда позволяют систематизировано для всей организации управлять базовыми окладами, премиями, компенсациями, долгосрочными программами стимулирования и бюджетировать оклады сотрудников организации

Управление социальным пакетом

Функции Управления социальным пакетом позволяют планировать, систематизировать и учитывать все виды пособий работникам (предоставляемых в рамках социального пакета). Программа также может позволить сотрудникам участвовать в учёте льгот через систему, минимизируя ошибки. Такие возможности позволяют сотрудникам определить и использовать все применимые к ним преимущества социального пакета для их конкретного случая

Управление эффективностью и КПЭ

Функции Управления эффективностью и КПЭ (Ключевыми показателями эффективности, KPI) позволяют планировать цели и масштабные задачи сотрудников, оценивать эффективность (ежеквартально, полугодично или ежегодно) и фиксировать оценки эффективности и результаты обратной связи между сотрудником и его руководителем

Учёт командировок

Функции Учёта командировок позволяют управлять данными о командировках и деловых поездках сотрудников: планировать командировки, вести учёт командировочных расходов сотрудников и обеспечивать ведение прочих сведений, связанных с командировками

Учёт отгулов и отпусков

Функции Учёта отгулов и отпусков позволяют вести, планировать и анализировать данные об отсутствии сотрудников с учётом вариантов причин отсутствия, необходимых для обеспечения договорённостей между организацией и сотрудником и для целей последующего расчёта заработной платы

Учёт рабочего времени и посещаемости

Функции Учёта рабочего времени и посещаемости позволяют вести данные о посещаемости и отсутствию сотрудников. Такие возможности необходимы для поддержания распорядка дня в компании и обеспечения договорённостей о временнОм режиме работы между организацией и сотрудником

База данных резюме

Наличие Базы данных резюме позволяет использовать при поиске сотрудников и подборе персонала готовую базу кандидатов, самостоятельно разместивших свои резюме. Обычно такая база размещается на крупных работных сайтах и специализированных отраслевых интернет-порталах с функцией поиска работы/сотрудников

База данных соискателей

Ведение Базы данных соискателей позволяет управлять и обновлять основные сведения о кандидатах на открытые вакансии в формате централизованной базы данных. Данная база данных включает информацию о списке вакансий, списке кандидатов, их компетенциях, предыдущем опыте работы, сведения об образовании, курсах и сертификатах

База данных сотрудников

Ведение Базы данных сотрудников позволяет управлять и обновлять основные сведения о работниках в формате централизованной базы данных. Такая база данных хранит информацию о должности, компетенциях, предыдущем опыте работы и других данных сотрудника

При выборе программного продукта из функционального класса систем управления трудовыми ресурсами (СУТР) необходимо учитывать ряд ключевых факторов, которые определят эффективность внедрения и использования системы в организации. Прежде всего, следует оценить масштаб деятельности компании: для малого бизнеса могут подойти более простые и доступные решения с базовым набором функций, тогда как крупным корпорациям потребуются масштабируемые системы с расширенными возможностями аналитики, интеграции с другими корпоративными системами и поддержкой большого количества пользователей. Также важно учитывать отраслевые требования и специфику бизнеса — например, в сфере услуг может быть критически важна функция гибкого составления графиков работы с учётом пиковых нагрузок, а в производственных компаниях — возможность учёта сменного графика и контроля выполнения производственных норм. Не менее значимы технические ограничения: необходимо проверить совместимость системы с существующей ИТ-инфраструктурой, требования к аппаратным и программным ресурсам, а также возможности по обеспечению информационной безопасности и защиты персональных данных. Кроме того, стоит обратить внимание на наличие модулей для отчётности и аналитики, удобство пользовательского интерфейса, возможности кастомизации и настройки системы под специфические задачи бизнеса, а также на качество технической поддержки и обучения пользователей.

Ключевые аспекты при принятии решения:

• соответствие функциональности системы текущим и перспективным бизнес-задачам компании;
• наличие необходимых модулей для учёта рабочего времени, составления графиков работы, расчёта заработной платы и других ключевых процессов;
• возможность интеграции с другими используемыми в компании системами (например, с ERP, CRM, системами электронного документооборота);
• поддержка требуемых стандартов и норм (например, законодательства в области обработки персональных данных, отраслевых стандартов учёта и отчётности);
• масштабируемость системы и возможность расширения функционала в будущем;
• уровень защищённости данных и наличие механизмов резервного копирования и восстановления информации;
• удобство интерфейса и простота освоения системы сотрудниками;
• наличие документации, обучающих материалов и качественной технической поддержки;
• стоимость владения системой, включая лицензии, обслуживание и возможные дополнительные расходы.

После анализа вышеперечисленных аспектов можно сформировать перечень критериев, который позволит объективно сравнить доступные на рынке решения и выбрать наиболее подходящий программный продукт. При этом важно не ограничиваться только техническими характеристиками, но и учитывать опыт других компаний, уже использующих подобные системы, а также потенциальные риски, связанные с внедрением и эксплуатацией СУТР. Особое внимание следует уделить оценке способности поставщика системы обеспечить долгосрочную поддержку и развитие продукта, что особенно важно для крупных и средних предприятий, где СУТР становится неотъемлемой частью корпоративной информационной системы.

Для включения в класс Систем управления трудовыми ресурсами программный продукт должен обладать следующими функциональыми возможностями:

• Разработка расписания: разработка расписаний с учётом различных комбинаций рабочих графиков сотрудников. Расписания формируются на основании информации о производственных потребностях, доступности персонала, его квалификации и загрузке.

• Планирование рабочего времени сотрудников: составление графиков работы, учёт рабочего времени, планирование отпусков и отгулов.

• Управление загрузкой персонала: определение оптимальной численности сотрудников для выполнения задач с учетом их навыков и квалификации.

• Анализ эффективности и производительности работы сотрудников: оценка производительности труда, выявление причин отклонений от плана.

• Автоматизация процессов управления персоналом: упрощение взаимодействия между сотрудниками и руководством, снижение затрат на управление персоналом, создание единой среды для работников и менеджеров, где они могут взаимодействовать и обмениваться информацией.

Для того чтобы соответствовать категории систем управления трудовыми ресурсами, они должны иметь следующие функциональные возможности:

• Управление подбором и адаптацией персонала: Включает в себя инструменты для поиска кандидатов, проведения собеседований, оформления документов и интеграции новых сотрудников в рабочий процесс.

• Планирование и оптимизация рабочего времени: Позволяет эффективно распределять задачи между сотрудниками, учитывая их навыки, опыт и доступность, а также обеспечивает контроль за выполнением работ в установленные сроки.

• Оценка и развитие персонала: Предоставляет инструменты для оценки производительности сотрудников, выявления их сильных и слабых сторон, а также разработки индивидуальных планов развития и обучения.

• Управление компенсациями и льготами: Включает в себя функции для расчета заработной платы, премий, бонусов и других видов вознаграждений, а также для предоставления информации о доступных льготах и программах поддержки сотрудников.

• Анализ и прогнозирование потребностей в персонале: Позволяет оценить текущие и будущие потребности компании в кадрах, учитывая планы развития, проекты и изменения в структуре организации.

В 2025 году на рынке систем управления трудовыми ресурсами (СУТР) можно ожидать усиления тенденций к интеграции передовых технологий, повышения уровня персонализации решений и расширения возможностей аналитики данных. Развитие СУТР будет направлено на оптимизацию рабочих процессов, повышение эффективности труда и адаптацию к изменяющимся условиям рынка.

• Интеграция с системами искусственного интеллекта. СУТР будут активно использовать алгоритмы машинного обучения и ИИ для прогнозирования потребностей в персонале, анализа эффективности работы сотрудников и оптимизации графиков.

• Расширение возможностей биометрической идентификации. Внедрение биометрических данных для учёта рабочего времени и контроля доступа к рабочим местам повысит безопасность и точность учёта, минимизируя возможность мошенничества.

• Развитие мобильных решений. Мобильные приложения СУТР станут более функциональными, позволяя сотрудникам и руководству оперативно взаимодействовать и получать доступ к необходимым данным вне офиса.

• Углублённая аналитика и отчётность. СУТР будут предоставлять более детальные и гибкие отчёты, позволяющие анализировать производительность труда, выявлять узкие места и оптимизировать рабочие процессы.

• Персонализация пользовательского опыта. Системы будут учитывать индивидуальные особенности и предпочтения пользователей, адаптируя интерфейс и функциональность под конкретные задачи и роли сотрудников.

• Интеграция с системами электронного документооборота. СУТР будут тесно взаимодействовать с системами документооборота, что упростит процессы найма, увольнения, оформления отпусков и других кадровых событий.

• Применение технологий блокчейн для обеспечения безопасности данных. Блокчейн может использоваться для создания надёжной системы хранения данных о рабочем времени, выполнении задач и других кадровых данных, что повысит доверие и прозрачность процессов.

Россия

1С:Зарплата и управление персоналом, Goodt WFM, Imredi WFM

США

Workday HCM, OrangeHRM

Украина

Yaware.HRM