Системы управления трудовыми ресурсами (WFM)

Системы управления трудовыми ресурсами (СУТР, англ. Workforce Management Systems, WFM) представляют собой комплекс программных решений, выполняющих автоматизацию управления кадрами в организации с фокусом на производительность, трудоёмкость, рабочее время и расписание работы.

Управление трудовыми ресурсами – это комплексный подход к эффективному использованию потенциала работников для достижения целей организации, основанный на соблюдении интересов как самих работников, так и компании. Этот процесс включает в себя планирование, привлечение, отбор, найм и размещение работников, а также их дальнейшее развитие и продвижение по службе.

Ключевыми задачами управления трудовыми ресурсами являются удовлетворение потребности в работниках необходимой квалификации, развитие и повышение квалификации персонала, а также создание условий для карьерного роста и профессионального развития. Важную роль играет проведение кадровой политики, включающей планирование численности персонала, подбор и обучение кадров, аттестацию и оценку уровня квалификации, а также мероприятия по стимулированию и мотивации работников.

Эффективное управление трудовыми ресурсами требует от руководства организации понимания потребностей и мотивов работников, а также умения находить баланс между интересами компании и потребностями сотрудников. Это достигается через создание благоприятных условий труда, обеспечение социальных гарантий и льгот, а также разработку системы поощрений и наказаний, способствующих повышению производительности и качества работы.

Особое внимание уделяется анализу причин увольнений и разработке мер по их предотвращению. Создание благоприятного психологического климата в коллективе, учет замечаний и предложений работников, а также предоставление возможностей для профессионального и личностного роста способствуют формированию стабильной и мотивированной команды.

Системы управления трудовыми ресурсами предназначены для управления и оптимизации использования человеческих ресурсов в организациях. Они помогают управлять расписанием сотрудников, контролировать их рабочее время, а также анализировать эффективность работы.

WFM-системы позволяют автоматизировать процесс планирования и управления персоналом, обеспечивая оптимальное использование трудовых ресурсов и снижение затрат на оплату труда. Они также помогают улучшить коммуникацию между сотрудниками и менеджерами, а также обеспечить соблюдение требований законодательства в области трудового права.

Системы управления трудовыми ресурсами в основном используют следующие группы пользователей:

• руководители и менеджеры среднего и высшего звена, которые нуждаются в инструментах для планирования рабочего времени сотрудников и контроля производительности труда;
• кадровые службы и отделы управления персоналом, отвечающие за учёт рабочего времени, составление графиков работы и расчёт заработной платы;
• специалисты по бизнес-аналитике и оптимизации бизнес-процессов, использующие данные СУТР для анализа эффективности использования трудовых ресурсов и выявления резервов повышения производительности;
• линейные руководители и бригадиры, которые с помощью СУТР планируют работу подчинённых, распределяют задачи и контролируют выполнение рабочих графиков;
• сотрудники IT-департаментов, отвечающие за внедрение, настройку и поддержку систем управления трудовыми ресурсами в организации.

Администрирование

Возможность администрирования позволяет осуществлять настройку и управление функциональностью системы, а также управление учётными записями и правами доступа к системе.

Аналитика персонала (HR)

Функции Аналитики персонала (HR) позволяют собирать данные, анализировать ситуацию в области кадрового менеджмента и извлекать полезные выводы для повышения принятия решений в области управления персоналом. Среди отслеживаемых метрик могут быть текучесть кадров, удовлетворённость персонала, распределения сотрудников по возрастному, половому и иным признакам

Видео-интервьюирование

Функции Видео-интервьюирования позволяют рекрутинговой службе компании проводить собеседования с кандидатами на вакантные места. Возможности видеорекрутинга в различных системах могут быть реализованы по-разному: либо как инструмент удобного для рекрутера взаимодействия с соискателем в режиме реального времени, либо как инструмент автоматического проведения интервью с использованием ранее записанных видео-вопросов

Импорт/экспорт данных

Возможность импорта и/или экспорта данных в продукте позволяет загрузить данные из наиболее популярных файловых форматов или выгрузить рабочие данные в файл для дальнейшего использования в другом ПО.

Кадровое делопроизводство

Функции Кадрового делопроизводства позволяют вести кадровый учёт и документооборот в соответствии с требованиями законодательства, обеспечивая необходимый уровень соответствия и прозрачности организации

Многопользовательский доступ

Возможность многопользовательской доступа в программную систему обеспечивает одновременную работу нескольких пользователей на одной базе данных под собственными учётными записями. Пользователи в этом случае могут иметь отличающиеся права доступа к данным и функциям программного обеспечения.

Наличие API

Часто при использовании современного делового программного обеспечения возникает потребность автоматической передачи данных из одного ПО в другое. Например, может быть полезно автоматически передавать данные из Системы управления взаимоотношениями с клиентами (CRM) в Систему бухгалтерского учёта (БУ). Для обеспечения такого и подобных сопряжений программные системы оснащаются специальными Прикладными программными интерфейсами (англ. API, Application Programming Interface). С помощью таких API любые компетентные программисты смогут связать два программных продукта между собой для автоматического обмена информацией.

Отчётность и аналитика

Наличие у продукта функций подготовки отчётности и/или аналитики позволяют получать систематизированные и визуализированные данные из системы для последующего анализа и принятия решений на основе данных.

Оценка 360 градусов

Функции Оценки 360 градусов позволяют собирать и управлять отзывами (в т.ч. анонимными) о сотрудниках от коллег, руководителей и подчинённых. Обратная связь о работе сотрудника далее может быть использована как самим сотрудником для выявления возможностей для личностного роста, так и руководителями для оценки результатов работы сотрудника

Подбор персонала и ведение соискателей

Функции Подбора персонала и ведения соискателей предоставляют возможности систематической работы с собственными вакансиями и со сведениями о кандидатах на замещение должностей в компании, организации мероприятий по отбору кандидатов, проведению собеседований, тестовых заданий и контролю прохождения испытательного срока

Управление адаптацией

Функции Управления адаптацией позволяют контролировать интеграцию новых сотрудников в организацию, или приспособление сотрудников при переходе на новые должности, включая планирование обучений, проведение контрольных мероприятий и ведение данных о процессе курирования

Управление выплатами

Функции Управления выплатами позволяют планировать, контролировать перечисление и анализировать операции по денежным выплатам сотрудникам: заработную плату, премии, налоги, вычеты, пенсионные отчисления, внутриорганизационные компенсации, надбавки, субсидии и иные денежные выплаты сотрудникам

Управление жизненным циклом сотрудника

Функции Управления жизненным циклом сотрудника позволяют отслеживать статус и сведения нахождения сотрудников на различных этапах жизненного цикла, таких как набор, испытательный срок, адаптация, управление льготами, развитие и удержание сотрудников. Такие функции позволяют объединить все данные и процессы вокруг сотрудника, управляя взаимоотношениями с сотрудником централизованно вне зависимости от фазы жизненного цикла сотрудника в организации и аспекта управления

Управление обратной связью

Функции Управления обратной связью позволяют собирать отзывы (замечания, предложения, комментарии) от сотрудников о качестве работы компании как в отношении внутренних процессов, так и в отношении производимых продуктов и услуг компании. Такие отзывы могут быть использованы для оценки качества работы компании, внесения улучшений в процессы, и вместе с тем позволяют улучшать внутриорганизационный и командный климат

Управление системой оплаты труда

Функции Управления системой оплаты труда позволяют систематизировано для всей организации управлять базовыми окладами, премиями, компенсациями, долгосрочными программами стимулирования и бюджетировать оклады сотрудников организации

Управление социальным пакетом

Функции Управления социальным пакетом позволяют планировать, систематизировать и учитывать все виды пособий работникам (предоставляемых в рамках социального пакета). Программа также может позволить сотрудникам участвовать в учёте льгот через систему, минимизируя ошибки. Такие возможности позволяют сотрудникам определить и использовать все применимые к ним преимущества социального пакета для их конкретного случая

Управление эффективностью и КПЭ

Функции Управления эффективностью и КПЭ (Ключевыми показателями эффективности, KPI) позволяют планировать цели и масштабные задачи сотрудников, оценивать эффективность (ежеквартально, полугодично или ежегодно) и фиксировать оценки эффективности и результаты обратной связи между сотрудником и его руководителем

Учёт командировок

Функции Учёта командировок позволяют управлять данными о командировках и деловых поездках сотрудников: планировать командировки, вести учёт командировочных расходов сотрудников и обеспечивать ведение прочих сведений, связанных с командировками

Учёт отгулов и отпусков

Функции Учёта отгулов и отпусков позволяют вести, планировать и анализировать данные об отсутствии сотрудников с учётом вариантов причин отсутствия, необходимых для обеспечения договорённостей между организацией и сотрудником и для целей последующего расчёта заработной платы

Учёт рабочего времени и посещаемости

Функции Учёта рабочего времени и посещаемости позволяют вести данные о посещаемости и отсутствию сотрудников. Такие возможности необходимы для поддержания распорядка дня в компании и обеспечения договорённостей о временнОм режиме работы между организацией и сотрудником

База данных резюме

Наличие Базы данных резюме позволяет использовать при поиске сотрудников и подборе персонала готовую базу кандидатов, самостоятельно разместивших свои резюме. Обычно такая база размещается на крупных работных сайтах и специализированных отраслевых интернет-порталах с функцией поиска работы/сотрудников

База данных соискателей

Ведение Базы данных соискателей позволяет управлять и обновлять основные сведения о кандидатах на открытые вакансии в формате централизованной базы данных. Данная база данных включает информацию о списке вакансий, списке кандидатов, их компетенциях, предыдущем опыте работы, сведения об образовании, курсах и сертификатах

База данных сотрудников

Ведение Базы данных сотрудников позволяет управлять и обновлять основные сведения о работниках в формате централизованной базы данных. Такая база данных хранит информацию о должности, компетенциях, предыдущем опыте работы и других данных сотрудника

На основе своего экспертного мнения Соваре рекомендует наиболее внимательно подходить к выбору решения. При выборе программного продукта из функционального класса систем управления трудовыми ресурсами (СУТР) необходимо учитывать ряд ключевых факторов, которые определят эффективность внедрения и использования системы в организации. Прежде всего, следует оценить масштаб деятельности компании: для малого бизнеса могут подойти более простые и доступные решения с базовым набором функций, тогда как крупным корпорациям потребуются масштабируемые системы с расширенными возможностями аналитики, интеграции с другими корпоративными системами и поддержкой большого количества пользователей. Также важно учитывать отраслевые требования и специфику бизнеса — например, в сфере услуг может быть критически важна функция гибкого составления графиков работы с учётом пиковых нагрузок, а в производственных компаниях — возможность учёта сменного графика и контроля выполнения производственных норм. Не менее значимы технические ограничения: необходимо проверить совместимость системы с существующей ИТ-инфраструктурой, требования к аппаратным и программным ресурсам, а также возможности по обеспечению информационной безопасности и защиты персональных данных. Кроме того, стоит обратить внимание на наличие модулей для отчётности и аналитики, удобство пользовательского интерфейса, возможности кастомизации и настройки системы под специфические задачи бизнеса, а также на качество технической поддержки и обучения пользователей.

Ключевые аспекты при принятии решения:

• соответствие функциональности системы текущим и перспективным бизнес-задачам компании;
• наличие необходимых модулей для учёта рабочего времени, составления графиков работы, расчёта заработной платы и других ключевых процессов;
• возможность интеграции с другими используемыми в компании системами (например, с ERP, CRM, системами электронного документооборота);
• поддержка требуемых стандартов и норм (например, законодательства в области обработки персональных данных, отраслевых стандартов учёта и отчётности);
• масштабируемость системы и возможность расширения функционала в будущем;
• уровень защищённости данных и наличие механизмов резервного копирования и восстановления информации;
• удобство интерфейса и простота освоения системы сотрудниками;
• наличие документации, обучающих материалов и качественной технической поддержки;
• стоимость владения системой, включая лицензии, обслуживание и возможные дополнительные расходы.

После анализа вышеперечисленных аспектов можно сформировать перечень критериев, который позволит объективно сравнить доступные на рынке решения и выбрать наиболее подходящий программный продукт. При этом важно не ограничиваться только техническими характеристиками, но и учитывать опыт других компаний, уже использующих подобные системы, а также потенциальные риски, связанные с внедрением и эксплуатацией СУТР. Особое внимание следует уделить оценке способности поставщика системы обеспечить долгосрочную поддержку и развитие продукта, что особенно важно для крупных и средних предприятий, где СУТР становится неотъемлемой частью корпоративной информационной системы.

Для включения в класс Систем управления трудовыми ресурсами программный продукт должен обладать следующими функциональыми возможностями:

• Разработка расписания: разработка расписаний с учётом различных комбинаций рабочих графиков сотрудников. Расписания формируются на основании информации о производственных потребностях, доступности персонала, его квалификации и загрузке.

• Планирование рабочего времени сотрудников: составление графиков работы, учёт рабочего времени, планирование отпусков и отгулов.

• Управление загрузкой персонала: определение оптимальной численности сотрудников для выполнения задач с учетом их навыков и квалификации.

• Анализ эффективности и производительности работы сотрудников: оценка производительности труда, выявление причин отклонений от плана.

• Автоматизация процессов управления персоналом: упрощение взаимодействия между сотрудниками и руководством, снижение затрат на управление персоналом, создание единой среды для работников и менеджеров, где они могут взаимодействовать и обмениваться информацией.

Классификатор программных продуктов Соваре определяет конкретные функциональные критерии для систем. Для того чтобы соответствовать категории систем управления трудовыми ресурсами, они должны иметь следующие функциональные возможности:

• Управление подбором и адаптацией персонала: Включает в себя инструменты для поиска кандидатов, проведения собеседований, оформления документов и интеграции новых сотрудников в рабочий процесс.

• Планирование и оптимизация рабочего времени: Позволяет эффективно распределять задачи между сотрудниками, учитывая их навыки, опыт и доступность, а также обеспечивает контроль за выполнением работ в установленные сроки.

• Оценка и развитие персонала: Предоставляет инструменты для оценки производительности сотрудников, выявления их сильных и слабых сторон, а также разработки индивидуальных планов развития и обучения.

• Управление компенсациями и льготами: Включает в себя функции для расчета заработной платы, премий, бонусов и других видов вознаграждений, а также для предоставления информации о доступных льготах и программах поддержки сотрудников.

• Анализ и прогнозирование потребностей в персонале: Позволяет оценить текущие и будущие потребности компании в кадрах, учитывая планы развития, проекты и изменения в структуре организации.

По аналитическим данным Соваре, в 2025 году на рынке систем управления трудовыми ресурсами (СУТР) можно ожидать усиления тенденций к интеграции передовых технологий, повышения уровня персонализации решений и расширения возможностей аналитики данных. Развитие СУТР будет направлено на оптимизацию рабочих процессов, повышение эффективности труда и адаптацию к изменяющимся условиям рынка.

• Интеграция с системами искусственного интеллекта. СУТР будут активно использовать алгоритмы машинного обучения и ИИ для прогнозирования потребностей в персонале, анализа эффективности работы сотрудников и оптимизации графиков.

• Расширение возможностей биометрической идентификации. Внедрение биометрических данных для учёта рабочего времени и контроля доступа к рабочим местам повысит безопасность и точность учёта, минимизируя возможность мошенничества.

• Развитие мобильных решений. Мобильные приложения СУТР станут более функциональными, позволяя сотрудникам и руководству оперативно взаимодействовать и получать доступ к необходимым данным вне офиса.

• Углублённая аналитика и отчётность. СУТР будут предоставлять более детальные и гибкие отчёты, позволяющие анализировать производительность труда, выявлять узкие места и оптимизировать рабочие процессы.

• Персонализация пользовательского опыта. Системы будут учитывать индивидуальные особенности и предпочтения пользователей, адаптируя интерфейс и функциональность под конкретные задачи и роли сотрудников.

• Интеграция с системами электронного документооборота. СУТР будут тесно взаимодействовать с системами документооборота, что упростит процессы найма, увольнения, оформления отпусков и других кадровых событий.

• Применение технологий блокчейн для обеспечения безопасности данных. Блокчейн может использоваться для создания надёжной системы хранения данных о рабочем времени, выполнении задач и других кадровых данных, что повысит доверие и прозрачность процессов.

Испания

Plannam HRP

Австралия

RosterElf, Tanda

Россия

Saby Staff — Зарплата и кадры, 1С:Зарплата и управление персоналом, Imredi WFM, Goodt WFM, Saby HRM — Учет и контроль рабочего времени, AMBER Staff, HR ЧатБот, BSC-ФОТ, BSC Графики, BSC Табель, Кайтен, Сфера.Команда, Naumen Workforce Management, SIGURD WFM-CC, Smena WFM

Дания

ProMark

США

Workday HCM, OrangeHRM, Workcloud Timekeeping, When I Work, ADP Workforce Manager, Crown, Humanity, Unifocus, Indeavor

Бельгия

Protime Premium, TRAXXEO

Украина

Yaware.HRM

Великобритания

Patchwork Rota, Prometheus Platform

Канада

MakeShift

Индия

BlueTree, TimeCheck, SARALWEB Workforce Management

Швеция

Quinyx Workforce Management

Индонезия

Sentec EMS

Франция

Kelio

Объединенные Арабские Эмираты

Connect HR