Системы управления рабочими процессами (BPM) c функцией Администрирование

Системы управления бизнес-процессами (СУРП, англ. Business Process Management Systems, BPM) – это программные продукты, предназначенные для автоматизации и управления бизнес-процессами в компании. Они помогают организовать и контролировать работу различных отделов, обеспечивая системность и эффективность выполнения задач.

Управление рабочими процессами (бизнес-процессами) представляет собой комплексный подход к организации, контролю и оптимизации всех видов деятельности в компании. Этот процесс включает в себя структурирование, автоматизацию и улучшение повторяющихся задач и процессов для достижения более эффективной стратегии и целей бизнеса.

Основные этапы управления рабочими процессами включают:

• Проектирование: Анализ текущих процессов для выявления их сильных и слабых сторон. Определение ключевых показателей эффективности (КПЭ), таких как среднее время реакции на запросы службы поддержки, процент продуктов с дефектами и коэффициент текучести кадров.

• Моделирование: Визуализация процессов с помощью различных методов, таких как диаграммы Ганта или сети Петри, для лучшего понимания и освоения плана действий.

• Мониторинг: Отслеживание КПЭ для подтверждения работоспособности новых процессов. Это помогает выявить области для улучшения и корректировки.

• Оптимизация: Постоянное улучшение процессов по мере их развития. Это может включать автоматизацию шагов, изменение организационных структур и добавление или удаление ресурсов.

• Расширение и углубление: Комбинированный подход, включающий как выбор наиболее важных процессов для улучшения (углубление), так и понимание работы всей организации и её процессов (расширение).

Преимущества управления рабочими процессами включают:

• Повышение эффективности: Оптимизация процессов позволяет сосредоточиться на более продуктивной работе.

• Снижение риска ошибок: Автоматизация и структурирование процессов уменьшают вероятность сбоев и ошибок.

• Автономия сотрудников: Четко прописанные процессы позволяют сотрудникам брать на себя ответственность и управлять задачами самостоятельно.

• Регулирование доступа к данным: Контроль доступа к данным обеспечивает безопасность и конфиденциальность информации.

• Удовлетворенность клиентов: Улучшенные внутренние процессы приводят к лучшим продуктам и услугам, что повышает удовлетворенность клиентов.

Таким образом, управление рабочими процессами является ключевым элементом в повышении эффективности и конкурентоспособности компании, обеспечивая структурированный и контролируемый подход к управлению всеми аспектами её деятельности. Для управления рабочими процессами в компаниях применяются специализированные системы класса Систем управления рабочими процессами (BPM / BPMS).

Системы управления рабочими процессами (BPM) предназначены для автоматизации, оптимизации и контроля всех бизнес-процессов в компании. Они позволяют структурировать и моделировать рабочие процессы, автоматизировать рутинные задачи, а также мониторить и оптимизировать их выполнение.

BPMS предназначены для повышения эффективности и прозрачности работы компании. Они помогают сократить время выполнения задач, уменьшить количество ошибок и повысить качество обслуживания клиентов. Благодаря этим системам, компании могут быстро реагировать на изменения рынка и новые требования, что делает их более гибкими и конкурентоспособными.

Системы управления рабочими процессами в основном используют следующие группы пользователей:

• руководители и менеджеры среднего и высшего звена для контроля выполнения задач, анализа эффективности бизнес-процессов и принятия управленческих решений;
• сотрудники отделов, участвующих в бизнес-процессах, для выполнения заданий, отслеживания своих задач и взаимодействия с коллегами;
• специалисты по оптимизации бизнес-процессов и бизнес-аналитики для моделирования, анализа и улучшения рабочих процедур;
• ИТ-специалисты и администраторы систем для настройки, поддержки и обеспечения бесперебойной работы СУРП;
• проектные менеджеры для планирования, координации и контроля реализации проектов в рамках компании.

Администрирование

Возможность администрирования позволяет осуществлять настройку и управление функциональностью системы, а также управление учётными записями и правами доступа к системе.

Импорт/экспорт данных

Возможность импорта и/или экспорта данных в продукте позволяет загрузить данные из наиболее популярных файловых форматов или выгрузить рабочие данные в файл для дальнейшего использования в другом ПО.

Многопользовательский доступ

Возможность многопользовательской доступа в программную систему обеспечивает одновременную работу нескольких пользователей на одной базе данных под собственными учётными записями. Пользователи в этом случае могут иметь отличающиеся права доступа к данным и функциям программного обеспечения.

Наличие API

Часто при использовании современного делового программного обеспечения возникает потребность автоматической передачи данных из одного ПО в другое. Например, может быть полезно автоматически передавать данные из Системы управления взаимоотношениями с клиентами (CRM) в Систему бухгалтерского учёта (БУ). Для обеспечения такого и подобных сопряжений программные системы оснащаются специальными Прикладными программными интерфейсами (англ. API, Application Programming Interface). С помощью таких API любые компетентные программисты смогут связать два программных продукта между собой для автоматического обмена информацией.

Отчётность и аналитика

Наличие у продукта функций подготовки отчётности и/или аналитики позволяют получать систематизированные и визуализированные данные из системы для последующего анализа и принятия решений на основе данных.

На основе своего экспертного мнения Соваре рекомендует наиболее внимательно подходить к выбору решения. При выборе программного продукта из функционального класса систем управления рабочими процессами (СУРП) необходимо учитывать ряд ключевых факторов, которые определят пригодность системы для решения конкретных бизнес-задач. Прежде всего, следует оценить масштаб деятельности компании: для малого бизнеса могут подойти более простые и гибкие решения с базовым набором функций, в то время как крупным корпорациям потребуются системы с расширенными возможностями интеграции, масштабируемости и поддержки большого числа пользователей. Также важно учитывать отраслевые требования и специфику бизнес-процессов — например, в финансовом секторе могут быть необходимы функции строгого контроля доступа и аудита действий пользователей, а в производственной сфере — возможности интеграции с системами ERP и MES. Не менее значимы технические ограничения, включая существующую ИТ-инфраструктуру, требования к безопасности данных, совместимость с используемым программным и аппаратным обеспечением. Кроме того, стоит обратить внимание на такие аспекты, как наличие модулей для аналитики и отчётности, возможности кастомизации под специфические задачи, поддержка мобильных устройств и удалённой работы, а также качество технической поддержки и обучения пользователей.

Ключевые аспекты при принятии решения:

• соответствие функциональности системы текущим и будущим бизнес-процессам компании;
• возможность интеграции с уже используемыми корпоративными системами и базами данных;
• уровень безопасности и соответствие отраслевым стандартам и нормативам (например, требованиям к защите персональных данных, финансовым и банковским стандартам);
• масштабируемость системы и возможность расширения функционала по мере роста компании;
• наличие механизмов для мониторинга и анализа эффективности бизнес-процессов;
• удобство интерфейса и простота использования для конечных пользователей;
• поддержка различных платформ и устройств, включая мобильные;
• наличие обучающих материалов и программ для пользователей, а также качество технической поддержки;
• стоимость владения системой, включая лицензии, обслуживание и возможные дополнительные расходы.

После анализа перечисленных факторов можно сформировать перечень критериев, который позволит объективно сравнить доступные на рынке решения и выбрать наиболее подходящую СУРП. Важно также предусмотреть этап пилотного внедрения или тестирования системы, чтобы оценить её работоспособность и удобство в реальных условиях эксплуатации, а также выявить возможные проблемы на раннем этапе.

Системы управления рабочими процессами (СУРП) играют ключевую роль в оптимизации бизнес-процессов компании, обеспечивая более высокий уровень контроля и эффективности работы. Применение СУРП позволяет достичь ряда существенных преимуществ:

• Повышение эффективности бизнес-процессов. СУРП автоматизируют рутинные операции и оптимизируют рабочие потоки, что позволяет сократить время выполнения задач и повысить производительность труда сотрудников.

• Улучшение координации между отделами. Система обеспечивает единое информационное пространство, где все участники бизнес-процессов могут видеть текущие задачи и их статус, что способствует более слаженной работе подразделений.

• Снижение количества ошибок. За счёт автоматизации и стандартизации процессов СУРП минимизируют вероятность человеческих ошибок, что повышает качество продукции или услуг и снижает издержки, связанные с исправлением дефектов.

• Прозрачность и контроль выполнения задач. СУРП предоставляют возможность отслеживать каждый этап бизнес-процесса, что позволяет оперативно выявлять и устранять узкие места, а также повышать ответственность сотрудников.

• Упрощение масштабирования бизнеса. Система облегчает внедрение новых процессов и адаптацию к изменениям в бизнесе, что особенно важно при расширении компании и выходе на новые рынки.

• Оптимизация использования ресурсов. СУРП помогают рационально распределять человеческие и материальные ресурсы, сокращая издержки и повышая рентабельность бизнеса.

• Улучшение аналитики и отчётности. Система собирает и анализирует данные о бизнес-процессах, предоставляя руководству детальную отчётность и возможность принимать обоснованные управленческие решения на основе актуальных данных.

Системы управления бизнес-правилами

Системы управления бизнес-правилами (СУБП, англ. Business Rules Management Systems, BRMS) — это программное обеспечение, предназначенное для управления и автоматизации бизнес-правил в организации. Они позволяют предприятиям определять, хранить, управлять и выполнять бизнес-правила отдельно от основных приложений и систем, что обеспечивает гибкость и возможность быстрого внесения изменений в ответ на меняющиеся условия рынка или внутренние требования.

Платформы роботизированной автоматизации процессов

Платформы роботизированной автоматизации процессов (РПА, англ. Robotic Process Automation Platforms, RPA) – это программные решения, которые позволяют автоматизировать рутинные задачи и процессы с помощью программных роботов. Эти роботы, называемые также РПА-ботами (RPA-ботами), выполняют задачи, которые ранее выполнялись людьми, что позволяет значительно повысить эффективность и точность работы, а также снизить затраты.

Платформы автоматизации бизнес-процессов

Платформы автоматизации бизнес-процессов (ПАБП, англ. Business Process Automation Platforms, BPA) — это программные решения для роботизации и оптимизации рутинных операций в рамках бизнес‑процессов; они позволяют сократить ручной труд, минимизировать ошибки и ускорить выполнение типовых задач за счёт настройки сценариев, триггеров и интеграции с корпоративными системами.

Классификатор программных продуктов Соваре определяет конкретные функциональные критерии для систем. Для того, чтобы быть представленными на рынке Системы управления рабочими процессами, системы должны иметь следующие функциональные возможности:

• моделирование и визуализация бизнес-процессов с использованием графических нотаций, позволяющих наглядно представить последовательность действий и взаимосвязи между ними,
• управление потоками работ, включая распределение задач между сотрудниками и подразделениями в соответствии с определёнными правилами и условиями,
• контроль исполнения задач и этапов бизнес-процессов с возможностью отслеживания текущего статуса и истории выполнения,
• настройка условий запуска и выполнения процессов, включая триггеры и события, инициирующие начало или переход на следующий этап процесса,
• обеспечение взаимодействия участников бизнес-процессов через встроенные механизмы коммуникации и обмена документами.

По аналитическим данным Соваре, в 2025 году на рынке систем управления рабочими процессами (СУРП) можно ожидать усиления тенденций к интеграции с технологиями искусственного интеллекта, развития низкокодовых и бескодовых платформ, повышения внимания к аналитике данных в реальном времени, расширения возможностей для удалённой работы и коллаборации, а также роста значимости кибербезопасности и соответствия регуляторным требованиям.

• Интеграция с ИИ и машинным обучением. СУРП будут активнее использовать алгоритмы машинного обучения для автоматизации принятия решений, прогнозирования потребностей бизнеса и оптимизации рабочих процессов на основе анализа больших объёмов данных.

• Развитие низкокодовых и бескодовых платформ. Увеличится доля СУРП, позволяющих пользователям без глубоких технических знаний создавать и модифицировать бизнес-процессы, что ускорит внедрение изменений и снизит зависимость от IT-специалистов.

• Аналитика в реальном времени. СУРП будут предоставлять более продвинутые инструменты для мониторинга и анализа данных в режиме реального времени, что позволит оперативно реагировать на изменения рыночной ситуации и внутренних процессов компании.

• Удалённая работа и коллаборация. Системы будут предлагать расширенные возможности для удалённой работы, включая интеграцию с инструментами для видеоконференций, обмена документами и совместной работы над проектами в режиме онлайн.

• Кибербезопасность и соответствие регуляторным требованиям. В условиях растущего числа киберугроз и ужесточения законодательства СУРП будут включать более совершенные механизмы защиты данных и инструменты для обеспечения соответствия нормативным требованиям.

• Персонализация пользовательского опыта. СУРП станут предлагать более гибкие настройки интерфейса и функционала, адаптируясь к индивидуальным потребностям пользователей и их ролям в компании.

• Облачные технологии и масштабируемость. Дальнейшее развитие облачных решений позволит СУРП обеспечивать высокую масштабируемость, гибкость развёртывания и доступность систем с любых устройств и из любой точки мира.

Россия

Directum RX, LDM.Express, Симфония, A2B, Projecto, AMBER BPM, Nexign Business Rules Engine, Botman.one, Directum СЭД+