Системы корпоративного электронного архива (СКЭА)

Системы корпоративного электронного архива (СКЭА, англ. Corporate Electronic Archive Systems, CDAM) — это комплексные информационные системы для структурированного хранения и управления электронными документами организации, обеспечивающие их долговременную сохранность, быстрый поиск и разграничение прав доступа в соответствии с нормативными требованиями. Система позволяет автоматизировать процессы приёма, обработки, хранения и уничтожения документов, поддерживать их юридическую значимость и обеспечивать защиту конфиденциальной информации.

Управление корпоративным архивом документов представляет собой комплексную деятельность, направленную на организацию систематизированного хранения, обработки и использования документальной информации в рамках организации. Эта деятельность включает в себя не только физическое (или электронное) размещение документов, но и разработку процедур их классификации, индексации, поиска, а также обеспечение необходимого уровня безопасности и соответствия нормативным требованиям. Эффективное управление корпоративным архивом позволяет оптимизировать рабочие процессы, сократить время на поиск необходимой информации, обеспечить соблюдение законодательства в части хранения документов и защитить конфиденциальные данные.

Ключевые аспекты данного процесса:

• классификация и систематизация документов по определённым критериям,
• разработка и внедрение процедур приёма и обработки документов,
• организация их долговременного хранения с обеспечением сохранности,
• создание механизмов быстрого и эффективного поиска необходимой информации,
• разграничение прав доступа к документам в зависимости от ролей и полномочий пользователей,
• обеспечение юридической значимости документов,
• реализация мер по защите конфиденциальной информации,
• автоматизация процессов уничтожения документов по истечении срока их хранения.

В современных условиях цифровизация бизнес-процессов делает особенно актуальными программные решения, которые позволяют автоматизировать и оптимизировать управление корпоративным архивом. Системы корпоративного электронного архива (СКЭА) выступают в качестве ключевого инструмента, обеспечивающего интеграцию всех аспектов работы с документами в единую информационную среду и повышающего общую эффективность деятельности организации.

Системы корпоративного электронного архива предназначены для структурированного хранения и управления электронными документами в организации. Они обеспечивают автоматизацию процессов, связанных с приёмом, обработкой, хранением и уничтожением документов, поддерживают их юридическую значимость, гарантируют долговременную сохранность информации и позволяют осуществлять быстрый поиск необходимых документов.

Кроме того, системы корпоративного электронного архива реализуют механизмы разграничения прав доступа к документам в соответствии с нормативными требованиями и обеспечивают защиту конфиденциальной информации. Это позволяет организации не только оптимизировать работу с документами, но и соблюдать законодательные и внутренние регламенты, касающиеся хранения и использования деловой документации.

Системы корпоративного электронного архива в основном используют следующие группы пользователей:

• крупные и средние коммерческие организации, которым необходимо централизованное хранение и управление большим объёмом электронных документов;
• государственные и муниципальные учреждения, обязанные соблюдать строгие нормативные требования к хранению и обработке документов;
• компании с разветвлённой структурой, имеющие филиалы и удалённые подразделения, которым требуется единый доступ к документам;
• организации, работающие с конфиденциальной информацией и нуждающиеся в надёжной защите и разграничении прав доступа к документам;
• предприятия, которым необходимо обеспечить юридическую значимость электронных документов и их долговременную сохранность.

Администрирование

Возможность администрирования позволяет осуществлять настройку и управление функциональностью системы, а также управление учётными записями и правами доступа к системе.

Импорт/экспорт данных

Возможность импорта и/или экспорта данных в продукте позволяет загрузить данные из наиболее популярных файловых форматов или выгрузить рабочие данные в файл для дальнейшего использования в другом ПО.

Многопользовательский доступ

Возможность многопользовательской доступа в программную систему обеспечивает одновременную работу нескольких пользователей на одной базе данных под собственными учётными записями. Пользователи в этом случае могут иметь отличающиеся права доступа к данным и функциям программного обеспечения.

Наличие API

Часто при использовании современного делового программного обеспечения возникает потребность автоматической передачи данных из одного ПО в другое. Например, может быть полезно автоматически передавать данные из Системы управления взаимоотношениями с клиентами (CRM) в Систему бухгалтерского учёта (БУ). Для обеспечения такого и подобных сопряжений программные системы оснащаются специальными Прикладными программными интерфейсами (англ. API, Application Programming Interface). С помощью таких API любые компетентные программисты смогут связать два программных продукта между собой для автоматического обмена информацией.

Отчётность и аналитика

Наличие у продукта функций подготовки отчётности и/или аналитики позволяют получать систематизированные и визуализированные данные из системы для последующего анализа и принятия решений на основе данных.

На основе своего экспертного мнения Соваре рекомендует наиболее внимательно подходить к выбору решения. При выборе программного продукта из функционального класса систем корпоративного электронного архива (СКЭА) необходимо учитывать ряд ключевых факторов, которые определят пригодность системы для решения конкретных бизнес-задач организации. Важно проанализировать масштаб деятельности компании — для малого бизнеса подойдут более простые и гибкие решения с базовым набором функций, тогда как крупным холдингам потребуются масштабируемые системы с возможностью интеграции с другими корпоративными информационными системами и поддержкой большого объёма данных. Также следует учесть отраслевые требования и нормативные акты, регулирующие работу с документами в конкретной сфере деятельности, например, в финансовом секторе или здравоохранении могут быть жёсткие требования к защите данных и их конфиденциальности, а в государственном секторе — особые правила архивирования и хранения документов. Не менее важны технические ограничения: совместимость с существующей ИТ-инфраструктурой, требования к аппаратным ресурсам (процессор, оперативная память, дисковое пространство), поддержка определённых операционных систем и браузеров.

Ключевые аспекты при принятии решения:

• соответствие функциональности системы текущим и перспективным бизнес-процессам организации;
• наличие механизмов обеспечения юридической значимости документов (например, электронных подписей, штампов времени);
• возможности по разграничению прав доступа и защите конфиденциальной информации (шифрование данных, ролевая модель доступа);
• поддержка различных форматов документов и возможность их конвертации;
• наличие инструментов для поиска и фильтрации документов по различным критериям;
• возможности интеграции с другими корпоративными системами (ERP, CRM, системами электронного документооборота);
• масштабируемость системы и возможность расширения функционала за счёт модулей или API;
• соответствие требованиям законодательства и отраслевым стандартам (например, ГОСТ, ФЗ о персональных данных);
• наличие средств для резервного копирования и восстановления данных, обеспечения их долговременной сохранности;
• удобство пользовательского интерфейса и простота освоения системы сотрудниками.

После анализа вышеперечисленных факторов следует провести пилотное внедрение или тестирование выбранного решения на ограниченном объёме данных и в рамках отдельных бизнес-процессов. Это позволит выявить возможные проблемы интеграции, оценить удобство работы с системой для конечных пользователей и убедиться в том, что система действительно соответствует требованиям организации и способна обеспечить эффективное управление корпоративным электронным архивом.

Системы корпоративного электронного архива (СКЭА) предоставляют организациям мощные инструменты для оптимизации работы с документами, повышения эффективности бизнес-процессов и обеспечения соответствия нормативным требованиям. Преимущества использования СКЭА включают:

• Централизованное хранение данных. СКЭА позволяют создать единую базу электронных документов, что упрощает управление информацией, исключает дублирование данных и обеспечивает их целостность и актуальность.

• Ускорение поиска и доступа к информации. Благодаря развитым механизмам индексации и поиска в СКЭА сотрудники могут быстро находить необходимые документы, что сокращает время на выполнение рабочих задач и повышает производительность труда.

• Автоматизация документооборота. СКЭА автоматизируют процессы приёма, обработки и хранения документов, минимизируя человеческий фактор и снижая вероятность ошибок, что ведёт к оптимизации рабочих процессов и снижению затрат на документооборот.

• Обеспечение юридической значимости документов. СКЭА поддерживают необходимые атрибуты юридической значимости электронных документов (например, электронную подпись, метки времени), что позволяет использовать их в судебных и иных официальных процедурах.

• Разграничение прав доступа и защита информации. СКЭА обеспечивают гибкую настройку прав доступа к документам в зависимости от ролей и полномочий пользователей, а также применяют различные методы защиты конфиденциальной информации (шифрование, контроль утечек), что снижает риски несанкционированного доступа и утечки данных.

• Долговременная сохранность документов. СКЭА предусматривают механизмы резервного копирования и восстановления данных, обеспечивают их целостность и сохранность в течение установленных сроков, что важно для соблюдения нормативных требований и архивирования.

• Снижение затрат на бумажное делопроизводство. Переход на электронный документооборот с использованием СКЭА позволяет сократить расходы на печать, хранение и транспортировку бумажных документов, а также освободить физическое пространство, ранее используемое для хранения бумажных архивов.

Классификатор программных продуктов Соваре определяет конкретные функциональные критерии для систем. Для того, чтобы быть представленными на рынке Системы корпоративного электронного архива, системы должны иметь следующие функциональные возможности:

• структурированное хранение электронных документов с возможностью классификации по различным атрибутам и метаданным,
• автоматизация процессов приёма и обработки документов, включая их регистрацию и маршрутизацию,
• реализация механизмов долговременного хранения документов с обеспечением их целостности и сохранности,
• быстрый и многокритериальный поиск документов с использованием различных поисковых запросов и фильтров,
• разграничение прав доступа к документам в соответствии с организационными и нормативными требованиями.

По аналитическим данным Соваре, в 2025 году на рынке систем корпоративного электронного архива (СКЭА) можно ожидать усиления тенденций, связанных с интеграцией передовых технологий и повышением уровня безопасности данных. Развитие будет направлено на улучшение пользовательского опыта, оптимизацию процессов управления документами и адаптацию к меняющимся нормативным требованиям.

• Искусственный интеллект и машинное обучение. Внедрение алгоритмов для автоматизации классификации и тегирования документов, выявления аномалий в документообороте и прогнозирования потребностей в ресурсах для хранения данных.

• Блокчейн-технологии. Использование распределённых реестров для обеспечения неизменности и прослеживаемости истории изменений документов, что повысит доверие к электронным архивам и их юридическую значимость.

• Облачные решения. Расширение возможностей развёртывания СКЭА в облачной инфраструктуре, что позволит снизить затраты на поддержание IT-инфраструктуры и повысить доступность систем для удалённых пользователей.

• Биометрическая аутентификация и расширенная защита данных. Внедрение многофакторной аутентификации и биометрических данных для повышения уровня безопасности доступа к конфиденциальной информации и соответствия современным стандартам защиты данных.

• Интеграция с системами бизнес-аналитики. Возможность анализа метаданных документов и выявления тенденций в документообороте для оптимизации бизнес-процессов и принятия управленческих решений.

• Унификация форматов и стандартов. Разработка и внедрение единых стандартов хранения и обмена электронными документами, что упростит интеграцию СКЭА с другими корпоративными системами и повысит совместимость данных.

• Поддержка низкокодовых и безкодовых платформ. Рост популярности инструментов, позволяющих настраивать и модифицировать функциональность СКЭА без глубокого знания программирования, что ускорит внедрение изменений и адаптацию системы под нужды бизнеса.

Италия

Libraesva Email Archiver

Саудовская Аравия

Slnee Electronic Archiving System

Россия

LDM.Цифровой архив, LDM.Финансовый архив

США

Zovy Archive, ArchiveSocial, Bloomberg Vault, Unified Global Archiving Enterprise Archive, Archive2Azure, Cloudficient Expireon, Dell SourceOne, Intradyn Archiver, archive ][ SAFEGUARD, Google Vault, Quest Archive Manager, Compliant Archive, Arctera Enterprise Vault, Barracuda Cloud Archiving Service, Proofpoint Enterprise Archive, Olah, Onna, Patrina Archiving and Compliance Suite, OnPointe, Enterprise Archive, Zix Information Archiving, Aware Archive Collaboration Content, Exchange Online Archiving, Microsoft Purview Data Lifecycle Management, Digital Safe

Великобритания

Wordwatch, Ideagen Mail Manager, Archive

Германия

EMA, Cloud Email Archiving

Израиль

Agat Software

Канада

Collabspace Archive, Jatheon Archiving Suite, Jatheon Cloud, OpenText Retain Unified Archiving, Website & Social Media Archiving, Behavox Archiving

Индия

Vaultastic