Системы корпоративного электронного архива (СКЭА)

Системы корпоративного электронного архива (СКЭА, англ. Corporate Electronic Archive Systems, CDAM) — это комплексные информационные системы для структурированного хранения и управления электронными документами организации, обеспечивающие их долговременную сохранность, быстрый поиск и разграничение прав доступа в соответствии с нормативными требованиями. Система позволяет автоматизировать процессы приёма, обработки, хранения и уничтожения документов, поддерживать их юридическую значимость и обеспечивать защиту конфиденциальной информации.

Управление корпоративным архивом документов представляет собой комплексную деятельность, направленную на организацию систематизированного хранения, обработки и использования документальной информации в рамках организации. Эта деятельность включает в себя не только физическое (или электронное) размещение документов, но и разработку процедур их классификации, индексации, поиска, а также обеспечение необходимого уровня безопасности и соответствия нормативным требованиям. Эффективное управление корпоративным архивом позволяет оптимизировать рабочие процессы, сократить время на поиск необходимой информации, обеспечить соблюдение законодательства в части хранения документов и защитить конфиденциальные данные.

Ключевые аспекты данного процесса:

• классификация и систематизация документов по определённым критериям,
• разработка и внедрение процедур приёма и обработки документов,
• организация их долговременного хранения с обеспечением сохранности,
• создание механизмов быстрого и эффективного поиска необходимой информации,
• разграничение прав доступа к документам в зависимости от ролей и полномочий пользователей,
• обеспечение юридической значимости документов,
• реализация мер по защите конфиденциальной информации,
• автоматизация процессов уничтожения документов по истечении срока их хранения.

В современных условиях цифровизация бизнес-процессов делает особенно актуальными программные решения, которые позволяют автоматизировать и оптимизировать управление корпоративным архивом. Системы корпоративного электронного архива (СКЭА) выступают в качестве ключевого инструмента, обеспечивающего интеграцию всех аспектов работы с документами в единую информационную среду и повышающего общую эффективность деятельности организации.

Системы корпоративного электронного архива предназначены для структурированного хранения и управления электронными документами в организации. Они обеспечивают автоматизацию процессов, связанных с приёмом, обработкой, хранением и уничтожением документов, поддерживают их юридическую значимость, гарантируют долговременную сохранность информации и позволяют осуществлять быстрый поиск необходимых документов.

Кроме того, системы корпоративного электронного архива реализуют механизмы разграничения прав доступа к документам в соответствии с нормативными требованиями и обеспечивают защиту конфиденциальной информации. Это позволяет организации не только оптимизировать работу с документами, но и соблюдать законодательные и внутренние регламенты, касающиеся хранения и использования деловой документации.

Системы корпоративного электронного архива в основном используют следующие группы пользователей:

• крупные и средние коммерческие организации, которым необходимо централизованное хранение и управление большим объёмом электронных документов;
• государственные и муниципальные учреждения, обязанные соблюдать строгие нормативные требования к хранению и обработке документов;
• компании с разветвлённой структурой, имеющие филиалы и удалённые подразделения, которым требуется единый доступ к документам;
• организации, работающие с конфиденциальной информацией и нуждающиеся в надёжной защите и разграничении прав доступа к документам;
• предприятия, которым необходимо обеспечить юридическую значимость электронных документов и их долговременную сохранность.

Администрирование

Возможность администрирования позволяет осуществлять настройку и управление функциональностью системы, а также управление учётными записями и правами доступа к системе.

Импорт/экспорт данных

Возможность импорта и/или экспорта данных в продукте позволяет загрузить данные из наиболее популярных файловых форматов или выгрузить рабочие данные в файл для дальнейшего использования в другом ПО.

Многопользовательский доступ

Возможность многопользовательской доступа в программную систему обеспечивает одновременную работу нескольких пользователей на одной базе данных под собственными учётными записями. Пользователи в этом случае могут иметь отличающиеся права доступа к данным и функциям программного обеспечения.

Наличие API

Часто при использовании современного делового программного обеспечения возникает потребность автоматической передачи данных из одного ПО в другое. Например, может быть полезно автоматически передавать данные из Системы управления взаимоотношениями с клиентами (CRM) в Систему бухгалтерского учёта (БУ). Для обеспечения такого и подобных сопряжений программные системы оснащаются специальными Прикладными программными интерфейсами (англ. API, Application Programming Interface). С помощью таких API любые компетентные программисты смогут связать два программных продукта между собой для автоматического обмена информацией.

Отчётность и аналитика

Наличие у продукта функций подготовки отчётности и/или аналитики позволяют получать систематизированные и визуализированные данные из системы для последующего анализа и принятия решений на основе данных.

При выборе программного продукта из функционального класса систем корпоративного электронного архива (СКЭА) необходимо учитывать ряд ключевых факторов, которые определят пригодность системы для решения конкретных бизнес-задач организации. Важно проанализировать масштаб деятельности компании — для малого бизнеса подойдут более простые и гибкие решения с базовым набором функций, тогда как крупным холдингам потребуются масштабируемые системы с возможностью интеграции с другими корпоративными информационными системами и поддержкой большого объёма данных. Также следует учесть отраслевые требования и нормативные акты, регулирующие работу с документами в конкретной сфере деятельности, например, в финансовом секторе или здравоохранении могут быть жёсткие требования к защите данных и их конфиденциальности, а в государственном секторе — особые правила архивирования и хранения документов. Не менее важны технические ограничения: совместимость с существующей ИТ-инфраструктурой, требования к аппаратным ресурсам (процессор, оперативная память, дисковое пространство), поддержка определённых операционных систем и браузеров.

Ключевые аспекты при принятии решения:

• соответствие функциональности системы текущим и перспективным бизнес-процессам организации;
• наличие механизмов обеспечения юридической значимости документов (например, электронных подписей, штампов времени);
• возможности по разграничению прав доступа и защите конфиденциальной информации (шифрование данных, ролевая модель доступа);
• поддержка различных форматов документов и возможность их конвертации;
• наличие инструментов для поиска и фильтрации документов по различным критериям;
• возможности интеграции с другими корпоративными системами (ERP, CRM, системами электронного документооборота);
• масштабируемость системы и возможность расширения функционала за счёт модулей или API;
• соответствие требованиям законодательства и отраслевым стандартам (например, ГОСТ, ФЗ о персональных данных);
• наличие средств для резервного копирования и восстановления данных, обеспечения их долговременной сохранности;
• удобство пользовательского интерфейса и простота освоения системы сотрудниками.

После анализа вышеперечисленных факторов следует провести пилотное внедрение или тестирование выбранного решения на ограниченном объёме данных и в рамках отдельных бизнес-процессов. Это позволит выявить возможные проблемы интеграции, оценить удобство работы с системой для конечных пользователей и убедиться в том, что система действительно соответствует требованиям организации и способна обеспечить эффективное управление корпоративным электронным архивом.

Системы корпоративного электронного архива (СКЭА) предоставляют организациям мощные инструменты для оптимизации работы с документами, повышения эффективности бизнес-процессов и обеспечения соответствия нормативным требованиям. Преимущества использования СКЭА включают:

• Централизованное хранение данных. СКЭА позволяют создать единую базу электронных документов, что упрощает управление информацией, исключает дублирование данных и обеспечивает их целостность и актуальность.

• Ускорение поиска и доступа к информации. Благодаря развитым механизмам индексации и поиска в СКЭА сотрудники могут быстро находить необходимые документы, что сокращает время на выполнение рабочих задач и повышает производительность труда.

• Автоматизация документооборота. СКЭА автоматизируют процессы приёма, обработки и хранения документов, минимизируя человеческий фактор и снижая вероятность ошибок, что ведёт к оптимизации рабочих процессов и снижению затрат на документооборот.

• Обеспечение юридической значимости документов. СКЭА поддерживают необходимые атрибуты юридической значимости электронных документов (например, электронную подпись, метки времени), что позволяет использовать их в судебных и иных официальных процедурах.

• Разграничение прав доступа и защита информации. СКЭА обеспечивают гибкую настройку прав доступа к документам в зависимости от ролей и полномочий пользователей, а также применяют различные методы защиты конфиденциальной информации (шифрование, контроль утечек), что снижает риски несанкционированного доступа и утечки данных.

• Долговременная сохранность документов. СКЭА предусматривают механизмы резервного копирования и восстановления данных, обеспечивают их целостность и сохранность в течение установленных сроков, что важно для соблюдения нормативных требований и архивирования.

• Снижение затрат на бумажное делопроизводство. Переход на электронный документооборот с использованием СКЭА позволяет сократить расходы на печать, хранение и транспортировку бумажных документов, а также освободить физическое пространство, ранее используемое для хранения бумажных архивов.

Для того, чтобы быть представленными на рынке Системы корпоративного электронного архива, системы должны иметь следующие функциональные возможности:

• структурированное хранение электронных документов с возможностью классификации по различным атрибутам и метаданным,
• автоматизация процессов приёма и обработки документов, включая их регистрацию и маршрутизацию,
• реализация механизмов долговременного хранения документов с обеспечением их целостности и сохранности,
• быстрый и многокритериальный поиск документов с использованием различных поисковых запросов и фильтров,
• разграничение прав доступа к документам в соответствии с организационными и нормативными требованиями.

В 2025 году на рынке систем корпоративного электронного архива (СКЭА) можно ожидать усиления тенденций, связанных с интеграцией передовых технологий и повышением уровня безопасности данных. Развитие будет направлено на улучшение пользовательского опыта, оптимизацию процессов управления документами и адаптацию к меняющимся нормативным требованиям.

• Искусственный интеллект и машинное обучение. Внедрение алгоритмов для автоматизации классификации и тегирования документов, выявления аномалий в документообороте и прогнозирования потребностей в ресурсах для хранения данных.

• Блокчейн-технологии. Использование распределённых реестров для обеспечения неизменности и прослеживаемости истории изменений документов, что повысит доверие к электронным архивам и их юридическую значимость.

• Облачные решения. Расширение возможностей развёртывания СКЭА в облачной инфраструктуре, что позволит снизить затраты на поддержание IT-инфраструктуры и повысить доступность систем для удалённых пользователей.

• Биометрическая аутентификация и расширенная защита данных. Внедрение многофакторной аутентификации и биометрических данных для повышения уровня безопасности доступа к конфиденциальной информации и соответствия современным стандартам защиты данных.

• Интеграция с системами бизнес-аналитики. Возможность анализа метаданных документов и выявления тенденций в документообороте для оптимизации бизнес-процессов и принятия управленческих решений.

• Унификация форматов и стандартов. Разработка и внедрение единых стандартов хранения и обмена электронными документами, что упростит интеграцию СКЭА с другими корпоративными системами и повысит совместимость данных.

• Поддержка низкокодовых и безкодовых платформ. Рост популярности инструментов, позволяющих настраивать и модифицировать функциональность СКЭА без глубокого знания программирования, что ускорит внедрение изменений и адаптацию системы под нужды бизнеса.

Россия

LDM.Цифровой архив, LDM.Финансовый архив