Системы кадрового делопроизводства (КДП) c функцией База данных резюме

Системы кадрового делопроизводства (КДП, СКДП, англ. Staff Records Management Systems, SRM) – это программное обеспечения для ведения необходимой информации о сотрудниках и взаимодействии работодателя и работников. Такие системы обеспечивают ведение необходимых сведений в соответствие с законодательством страны.

Кадровое делопроизводство - это последовательность действий и процедур, которые необходимы для надлежащей организации работы с кадровыми документами и делами (досье) сотрудников предприятия.

В рамках данного процесса выполняется подбор персонала, заключение трудовых договоров, ведение кадрового учёта и документооборота, контроль за сроками действия договоров и соблюдением законодательства в области труда и кадрового делопроизводства.

Процесс кадрового делопроизводства является чрезвычайно важным для корректного функционирования компании и поддержания высокого уровня её эффективности.

Для лучшего понимания функций, решаемых задач, преимуществ и возможностей систем категории, рекомендуем ознакомление с образцовыми примерами таких программных продуктов:

МояКомандаЦИТ ФактОфициальный сайт

Системы кадрового делопроизводствапредназначены для управления кадровым делами компании и хранения информации о сотрудниках. Они могут включать в себя следующие функции:

• Регистрация информации о каждом сотруднике, включая данные о персональных данных, контактной информации, квалификации, опыте работы, должностных обязанностях и т.д.

• Ведение статистики кадрового состава компании по различным параметрам, таким как возраст, пол, образование, стаж работы, и т.д.

• Учет рабочего времени сотрудников, включая отпуска, больничные листы и другие временные отсутствия.

• Обработка и отслеживание заявок на прием на работу, перевод или увольнение сотрудников.

• Подготовка и формирование документов по кадровым вопросам, таких как трудовые договоры, приказы о назначении на должность, договоры об обучении и т.д.

• Поддержка электронной обработки и обмена документацией, связанной с кадровым делопроизводством.

Таким образом, системы кадрового делопроизводства позволяют компаниям эффективно управлять своим кадровым составом, упрощая рутинные процессы и повышая эффективность работы отдела кадров, что в свою очередь влияет на общую эффективность бизнеса.

Системы кадрового делопроизводства в основном используют следующие группы пользователей:

• кадровые службы организаций — для ведения личных дел сотрудников, учёта рабочего времени, оформления отпусков и больничных, соблюдения требований законодательства;
• руководители подразделений — для получения информации о сотрудниках, планирования рабочих ресурсов, контроля исполнения трудовых обязанностей;
• сотрудники — для доступа к информации о своём графике работы, отпусках, начислениях, других кадровых данных;
• бухгалтерия и финансовые отделы — для интеграции с системами расчёта заработной платы, учёта налогов и социальных взносов;
• службы безопасности и юристы — для контроля соблюдения внутренних регламентов и законодательства, работы с конфиденциальной информацией.

Администрирование

Возможность администрирования позволяет осуществлять настройку и управление функциональностью системы, а также управление учётными записями и правами доступа к системе.

Аналитика персонала (HR)

Функции Аналитики персонала (HR) позволяют собирать данные, анализировать ситуацию в области кадрового менеджмента и извлекать полезные выводы для повышения принятия решений в области управления персоналом. Среди отслеживаемых метрик могут быть текучесть кадров, удовлетворённость персонала, распределения сотрудников по возрастному, половому и иным признакам

Видео-интервьюирование

Функции Видео-интервьюирования позволяют рекрутинговой службе компании проводить собеседования с кандидатами на вакантные места. Возможности видеорекрутинга в различных системах могут быть реализованы по-разному: либо как инструмент удобного для рекрутера взаимодействия с соискателем в режиме реального времени, либо как инструмент автоматического проведения интервью с использованием ранее записанных видео-вопросов

Импорт/экспорт данных

Возможность импорта и/или экспорта данных в продукте позволяет загрузить данные из наиболее популярных файловых форматов или выгрузить рабочие данные в файл для дальнейшего использования в другом ПО.

Кадровое делопроизводство

Функции Кадрового делопроизводства позволяют вести кадровый учёт и документооборот в соответствии с требованиями законодательства, обеспечивая необходимый уровень соответствия и прозрачности организации

Многопользовательский доступ

Возможность многопользовательской доступа в программную систему обеспечивает одновременную работу нескольких пользователей на одной базе данных под собственными учётными записями. Пользователи в этом случае могут иметь отличающиеся права доступа к данным и функциям программного обеспечения.

Наличие API

Часто при использовании современного делового программного обеспечения возникает потребность автоматической передачи данных из одного ПО в другое. Например, может быть полезно автоматически передавать данные из Системы управления взаимоотношениями с клиентами (CRM) в Систему бухгалтерского учёта (БУ). Для обеспечения такого и подобных сопряжений программные системы оснащаются специальными Прикладными программными интерфейсами (англ. API, Application Programming Interface). С помощью таких API любые компетентные программисты смогут связать два программных продукта между собой для автоматического обмена информацией.

Отчётность и аналитика

Наличие у продукта функций подготовки отчётности и/или аналитики позволяют получать систематизированные и визуализированные данные из системы для последующего анализа и принятия решений на основе данных.

Оценка 360 градусов

Функции Оценки 360 градусов позволяют собирать и управлять отзывами (в т.ч. анонимными) о сотрудниках от коллег, руководителей и подчинённых. Обратная связь о работе сотрудника далее может быть использована как самим сотрудником для выявления возможностей для личностного роста, так и руководителями для оценки результатов работы сотрудника

Подбор персонала и ведение соискателей

Функции Подбора персонала и ведения соискателей предоставляют возможности систематической работы с собственными вакансиями и со сведениями о кандидатах на замещение должностей в компании, организации мероприятий по отбору кандидатов, проведению собеседований, тестовых заданий и контролю прохождения испытательного срока

Управление адаптацией

Функции Управления адаптацией позволяют контролировать интеграцию новых сотрудников в организацию, или приспособление сотрудников при переходе на новые должности, включая планирование обучений, проведение контрольных мероприятий и ведение данных о процессе курирования

Управление выплатами

Функции Управления выплатами позволяют планировать, контролировать перечисление и анализировать операции по денежным выплатам сотрудникам: заработную плату, премии, налоги, вычеты, пенсионные отчисления, внутриорганизационные компенсации, надбавки, субсидии и иные денежные выплаты сотрудникам

Управление жизненным циклом сотрудника

Функции Управления жизненным циклом сотрудника позволяют отслеживать статус и сведения нахождения сотрудников на различных этапах жизненного цикла, таких как набор, испытательный срок, адаптация, управление льготами, развитие и удержание сотрудников. Такие функции позволяют объединить все данные и процессы вокруг сотрудника, управляя взаимоотношениями с сотрудником централизованно вне зависимости от фазы жизненного цикла сотрудника в организации и аспекта управления

Управление обратной связью

Функции Управления обратной связью позволяют собирать отзывы (замечания, предложения, комментарии) от сотрудников о качестве работы компании как в отношении внутренних процессов, так и в отношении производимых продуктов и услуг компании. Такие отзывы могут быть использованы для оценки качества работы компании, внесения улучшений в процессы, и вместе с тем позволяют улучшать внутриорганизационный и командный климат

Управление системой оплаты труда

Функции Управления системой оплаты труда позволяют систематизировано для всей организации управлять базовыми окладами, премиями, компенсациями, долгосрочными программами стимулирования и бюджетировать оклады сотрудников организации

Управление социальным пакетом

Функции Управления социальным пакетом позволяют планировать, систематизировать и учитывать все виды пособий работникам (предоставляемых в рамках социального пакета). Программа также может позволить сотрудникам участвовать в учёте льгот через систему, минимизируя ошибки. Такие возможности позволяют сотрудникам определить и использовать все применимые к ним преимущества социального пакета для их конкретного случая

Управление эффективностью и КПЭ

Функции Управления эффективностью и КПЭ (Ключевыми показателями эффективности, KPI) позволяют планировать цели и масштабные задачи сотрудников, оценивать эффективность (ежеквартально, полугодично или ежегодно) и фиксировать оценки эффективности и результаты обратной связи между сотрудником и его руководителем

Учёт командировок

Функции Учёта командировок позволяют управлять данными о командировках и деловых поездках сотрудников: планировать командировки, вести учёт командировочных расходов сотрудников и обеспечивать ведение прочих сведений, связанных с командировками

Учёт отгулов и отпусков

Функции Учёта отгулов и отпусков позволяют вести, планировать и анализировать данные об отсутствии сотрудников с учётом вариантов причин отсутствия, необходимых для обеспечения договорённостей между организацией и сотрудником и для целей последующего расчёта заработной платы

Учёт рабочего времени и посещаемости

Функции Учёта рабочего времени и посещаемости позволяют вести данные о посещаемости и отсутствию сотрудников. Такие возможности необходимы для поддержания распорядка дня в компании и обеспечения договорённостей о временнОм режиме работы между организацией и сотрудником

База данных резюме

Наличие Базы данных резюме позволяет использовать при поиске сотрудников и подборе персонала готовую базу кандидатов, самостоятельно разместивших свои резюме. Обычно такая база размещается на крупных работных сайтах и специализированных отраслевых интернет-порталах с функцией поиска работы/сотрудников

База данных соискателей

Ведение Базы данных соискателей позволяет управлять и обновлять основные сведения о кандидатах на открытые вакансии в формате централизованной базы данных. Данная база данных включает информацию о списке вакансий, списке кандидатов, их компетенциях, предыдущем опыте работы, сведения об образовании, курсах и сертификатах

База данных сотрудников

Ведение Базы данных сотрудников позволяет управлять и обновлять основные сведения о работниках в формате централизованной базы данных. Такая база данных хранит информацию о должности, компетенциях, предыдущем опыте работы и других данных сотрудника

На основе своего экспертного мнения Соваре рекомендует наиболее внимательно подходить к выбору решения. При выборе программного продукта из функционального класса систем кадрового делопроизводства (КДП) необходимо учитывать ряд ключевых факторов, которые определят пригодность системы для решения конкретных бизнес-задач компании. Важно проанализировать масштаб деятельности организации (малый бизнес, среднее или крупное предприятие), специфику отрасли и соответствующие требования к обработке персональных данных и кадровой документации, существующие технические ограничения (например, совместимость с текущей ИТ-инфраструктурой, требования к аппаратным ресурсам), необходимость интеграции с другими корпоративными системами (например, с системами бухгалтерского учёта, ERP-системами), требования к безопасности и конфиденциальности данных, а также функциональность, которая должна включать ведение личных дел сотрудников, учёт рабочего времени, расчёт заработной платы, формирование отчётности в соответствии с законодательством.

Ключевые аспекты при принятии решения:

• соответствие функциональности системы текущим и перспективным потребностям бизнеса (например, наличие модулей для управления отпусками и больничными, расчёта KPI, автоматизации рекрутинга);
• возможность масштабирования системы в соответствии с ростом компании и увеличением объёма данных;
• наличие механизмов обеспечения защиты персональных данных в соответствии с действующими законодательными и нормативными актами;
• поддержка различных форматов интеграции с другими информационными системами (API, веб-сервисы и т. д.);
• удобство пользовательского интерфейса и простота освоения системы сотрудниками;
• наличие технической поддержки и обновлений со стороны разработчика;
• соответствие системы отраслевым стандартам и требованиям (например, в медицинской или образовательной сфере могут быть особые требования к ведению кадровой документации);
• возможность настройки системы под специфические бизнес-процессы компании.

Окончательный выбор системы КДП должен базироваться на комплексном анализе вышеперечисленных факторов с учётом специфики деятельности компании, её текущих и будущих потребностей в управлении кадровыми ресурсами, а также способности системы адаптироваться к изменениям в законодательстве и бизнес-процессах. Важно также предусмотреть затраты на внедрение и сопровождение системы, оценить риски, связанные с переходом на новую платформу, и обеспечить обучение персонала работе с выбранным программным продуктом.

Применение системы кадрового делопроизводства может принести следующие полезные эффекты:

• Упрощение и автоматизация процессов управления кадровыми данными, что повышает эффективность и точность работы предприятия.

• Лучшая организация процессов оформления найма, обучения, оценки, увольнения и других кадровых операций, что сокращает время выполнения всех процедур.

• Возможность ускорения взаимодействий между сотрудниками и сокращения времени на обработку документации.

• Уменьшение риска обнаружения ошибок и предотвращения нарушений законодательства в отношении кадровых вопросов.

• Улучшение доступа к информации о персонале и образовании навыков, что упрощает планирование карьеры, развитие и повышение работников.

Одним словом, система кадрового делопроизводства упрощает работу компании с кадрами, объединяет массив информации в одном месте и ускоряет процессы, что положительно влияет на бизнес-процессы.

Системы кадрового учёта и планирования

Системы кадрового учёта и планирования (СКУП, англ. Personnel Accounting and Planning Systems, PAP) – это программное обеспечение, которое помогает компаниям осуществлять учёт личных дел сотрудников, а также составлять штатное расписание и управлять планами кадрового потенциала. СКУП содержит информацию об организационно-штатной структуре, сотрудниках, их должностях и квалификации, опыте работы, знаниях и умениях. СКУП облегчает процесс развития организации, упрощает найм и перевод сотрудников, повышает эффективность управления кадровым потенциалом и уменьшает время, необходимое для выполнения этой работы вручную.

Системы кадрового электронного документооборота

Системы кадрового электронного документооборота (КЭДО, англ. Personnel Electronic Document Management Systems, PEDM) – это программное обеспечения для ведения необходимых кадровых документов о сотрудниках и взаимодействии работодателя и работников в цифровом формате.

Системы управления отпусками и больничными

Системы управления отпусками и больничными (СУОБ, англ. Absence & Leave Management Systems, ALM) – это компьютерные программы, которые позволяют работодателям автоматизировать процесс управления отпусками и больничными сотрудников. С помощью УОБ работодатели могут создавать и утверждать отпуска и больничные, отслеживать их использование, вести учет рабочего времени и связанных с ним расходов. Такие системы могут быть интегрированы с системами оплаты заработной платы, отчетности и другими HR-системами, что позволяет обеспечивать более эффективное управление персоналом.

Классификатор программных продуктов Соваре определяет конкретные функциональные критерии для систем. Чтобы претендовать на включение в категорию систем кадрового делопроизводства, программный продукт должен:

• Обеспечение автоматизации процессов кадрового делопроизводства.

• Возможность ведения электронного кадрового учёта и планирования кадрового потенциала.

• Генерация документов и формирование отчётов по требованию государственных органов и внутренних нужд организации.

• Учёт и контроль над процессом приема и увольнения сотрудников.

• Организация и учёт трудовых отношений и управление персоналом.

• Возможность хранения и обработки конфиденциальной информации о персонале.

• Поддержка нормативной базы, обеспечивающей соответствие проводимых операций законодательству.

По экспертной оценке Soware, в 2026 году на рынке систем кадрового делопроизводства (КДП) продолжат развиваться тенденции, связанные с углублённой цифровизацией кадровых процессов, при этом ожидается усиление акцента на персонализацию пользовательского опыта, повышение безопасности данных и интеграцию передовых технологических решений. Среди ключевых трендов можно выделить:

• Расширение применения искусственного интеллекта. Дальнейшее развитие алгоритмов машинного обучения для автоматизации сложных HR-процессов, включая оценку компетенций сотрудников, подбор персонала и прогнозирование текучести кадров, что позволит существенно повысить эффективность управления человеческими ресурсами.

• Развитие блокчейн-технологий. Углублённое использование распределённых реестров для обеспечения неизменности и прозрачности кадровых данных, что повысит доверие к информации и упростит процессы аудита и верификации документов.

• Интеграция с корпоративными системами. Усиление взаимодействия КДП с ERP-системами и другими корпоративными приложениями для создания единой информационной среды, оптимизации планирования ресурсов и улучшения координации работы отделов.

• Мобильные решения и облачные технологии. Развитие мобильных приложений и облачных платформ, обеспечивающих сотрудникам доступ к кадровым документам и инструментам управления карьерой из любой точки, что повысит их вовлечённость и гибкость работы.

• Персонализация пользовательского интерфейса. Внедрение механизмов адаптации интерфейса КДП под индивидуальные потребности пользователей, что улучшит пользовательский опыт и повысит эффективность работы с системой.

• Укрепление мер кибербезопасности. Реализация комплексных решений для защиты персональных данных сотрудников и предотвращения утечек информации, включая использование шифровальных алгоритмов и многофакторной аутентификации.

• Применение аналитики больших данных. Использование инструментов анализа больших объёмов данных для выявления тенденций в кадровой политике, прогнозирования потребностей в персонале и оптимизации структуры штата.

Россия

МояКоманда, Галактика HCM, ТопФактор, SimpleOne HRMS