Системы кадрового делопроизводства (КДП) c функцией База данных сотрудников

Системы кадрового делопроизводства (КДП, СКДП, англ. Staff Records Management Systems, SRM) – это программное обеспечения для ведения необходимой информации о сотрудниках и взаимодействии работодателя и работников. Такие системы обеспечивают ведение необходимых сведений в соответствие с законодательством страны.

Кадровое делопроизводство - это последовательность действий и процедур, которые необходимы для надлежащей организации работы с кадровыми документами и делами (досье) сотрудников предприятия.

В рамках данного процесса выполняется подбор персонала, заключение трудовых договоров, ведение кадрового учёта и документооборота, контроль за сроками действия договоров и соблюдением законодательства в области труда и кадрового делопроизводства.

Процесс кадрового делопроизводства является чрезвычайно важным для корректного функционирования компании и поддержания высокого уровня её эффективности.

Для лучшего понимания функций, решаемых задач, преимуществ и возможностей систем категории, рекомендуем ознакомление с образцовыми примерами таких программных продуктов:

Контур.ПерсоналСКБ КонтурОфициальный сайт

Saby Staff - зарплата и кадрыТензорОфициальный сайт

UnSpotАнспотОфициальный сайт

Saby HRM - управление персоналомТензорОфициальный сайт

МояКомандаЦИТ ФактОфициальный сайт

Системы кадрового делопроизводствапредназначены для управления кадровым делами компании и хранения информации о сотрудниках. Они могут включать в себя следующие функции:

• Регистрация информации о каждом сотруднике, включая данные о персональных данных, контактной информации, квалификации, опыте работы, должностных обязанностях и т.д.

• Ведение статистики кадрового состава компании по различным параметрам, таким как возраст, пол, образование, стаж работы, и т.д.

• Учет рабочего времени сотрудников, включая отпуска, больничные листы и другие временные отсутствия.

• Обработка и отслеживание заявок на прием на работу, перевод или увольнение сотрудников.

• Подготовка и формирование документов по кадровым вопросам, таких как трудовые договоры, приказы о назначении на должность, договоры об обучении и т.д.

• Поддержка электронной обработки и обмена документацией, связанной с кадровым делопроизводством.

Таким образом, системы кадрового делопроизводства позволяют компаниям эффективно управлять своим кадровым составом, упрощая рутинные процессы и повышая эффективность работы отдела кадров, что в свою очередь влияет на общую эффективность бизнеса.

Администрирование

Возможность администрирования позволяет осуществлять настройку и управление функциональностью системы, а также управление учётными записями и правами доступа к системе.

Аналитика персонала (HR)

Функции Аналитики персонала (HR) позволяют собирать данные, анализировать ситуацию в области кадрового менеджмента и извлекать полезные выводы для повышения принятия решений в области управления персоналом. Среди отслеживаемых метрик могут быть текучесть кадров, удовлетворённость персонала, распределения сотрудников по возрастному, половому и иным признакам

Видео-интервьюирование

Функции Видео-интервьюирования позволяют рекрутинговой службе компании проводить собеседования с кандидатами на вакантные места. Возможности видеорекрутинга в различных системах могут быть реализованы по-разному: либо как инструмент удобного для рекрутера взаимодействия с соискателем в режиме реального времени, либо как инструмент автоматического проведения интервью с использованием ранее записанных видео-вопросов

Импорт/экспорт данных

Возможность импорта и/или экспорта данных в продукте позволяет загрузить данные из наиболее популярных файловых форматов или выгрузить рабочие данные в файл для дальнейшего использования в другом ПО.

Кадровое делопроизводство

Функции Кадрового делопроизводства позволяют вести кадровый учёт и документооборот в соответствии с требованиями законодательства, обеспечивая необходимый уровень соответствия и прозрачности организации

Многопользовательский доступ

Возможность многопользовательской доступа в программную систему обеспечивает одновременную работу нескольких пользователей на одной базе данных под собственными учётными записями. Пользователи в этом случае могут иметь отличающиеся права доступа к данным и функциям программного обеспечения.

Наличие API

Часто при использовании современного делового программного обеспечения возникает потребность автоматической передачи данных из одного ПО в другое. Например, может быть полезно автоматически передавать данные из Системы управления взаимоотношениями с клиентами (CRM) в Систему бухгалтерского учёта (БУ). Для обеспечения такого и подобных сопряжений программные системы оснащаются специальными Прикладными программными интерфейсами (англ. API, Application Programming Interface). С помощью таких API любые компетентные программисты смогут связать два программных продукта между собой для автоматического обмена информацией.

Отчётность и аналитика

Наличие у продукта функций подготовки отчётности и/или аналитики позволяют получать систематизированные и визуализированные данные из системы для последующего анализа и принятия решений на основе данных.

Оценка 360 градусов

Функции Оценки 360 градусов позволяют собирать и управлять отзывами (в т.ч. анонимными) о сотрудниках от коллег, руководителей и подчинённых. Обратная связь о работе сотрудника далее может быть использована как самим сотрудником для выявления возможностей для личностного роста, так и руководителями для оценки результатов работы сотрудника

Подбор персонала и ведение соискателей

Функции Подбора персонала и ведения соискателей предоставляют возможности систематической работы с собственными вакансиями и со сведениями о кандидатах на замещение должностей в компании, организации мероприятий по отбору кандидатов, проведению собеседований, тестовых заданий и контролю прохождения испытательного срока

Управление адаптацией

Функции Управления адаптацией позволяют контролировать интеграцию новых сотрудников в организацию, или приспособление сотрудников при переходе на новые должности, включая планирование обучений, проведение контрольных мероприятий и ведение данных о процессе курирования

Управление выплатами

Функции Управления выплатами позволяют планировать, контролировать перечисление и анализировать операции по денежным выплатам сотрудникам: заработную плату, премии, налоги, вычеты, пенсионные отчисления, внутриорганизационные компенсации, надбавки, субсидии и иные денежные выплаты сотрудникам

Управление жизненным циклом сотрудника

Функции Управления жизненным циклом сотрудника позволяют отслеживать статус и сведения нахождения сотрудников на различных этапах жизненного цикла, таких как набор, испытательный срок, адаптация, управление льготами, развитие и удержание сотрудников. Такие функции позволяют объединить все данные и процессы вокруг сотрудника, управляя взаимоотношениями с сотрудником централизованно вне зависимости от фазы жизненного цикла сотрудника в организации и аспекта управления

Управление обратной связью

Функции Управления обратной связью позволяют собирать отзывы (замечания, предложения, комментарии) от сотрудников о качестве работы компании как в отношении внутренних процессов, так и в отношении производимых продуктов и услуг компании. Такие отзывы могут быть использованы для оценки качества работы компании, внесения улучшений в процессы, и вместе с тем позволяют улучшать внутриорганизационный и командный климат

Управление системой оплаты труда

Функции Управления системой оплаты труда позволяют систематизировано для всей организации управлять базовыми окладами, премиями, компенсациями, долгосрочными программами стимулирования и бюджетировать оклады сотрудников организации

Управление социальным пакетом

Функции Управления социальным пакетом позволяют планировать, систематизировать и учитывать все виды пособий работникам (предоставляемых в рамках социального пакета). Программа также может позволить сотрудникам участвовать в учёте льгот через систему, минимизируя ошибки. Такие возможности позволяют сотрудникам определить и использовать все применимые к ним преимущества социального пакета для их конкретного случая

Управление эффективностью и КПЭ

Функции Управления эффективностью и КПЭ (Ключевыми показателями эффективности, KPI) позволяют планировать цели и масштабные задачи сотрудников, оценивать эффективность (ежеквартально, полугодично или ежегодно) и фиксировать оценки эффективности и результаты обратной связи между сотрудником и его руководителем

Учёт командировок

Функции Учёта командировок позволяют управлять данными о командировках и деловых поездках сотрудников: планировать командировки, вести учёт командировочных расходов сотрудников и обеспечивать ведение прочих сведений, связанных с командировками

Учёт отгулов и отпусков

Функции Учёта отгулов и отпусков позволяют вести, планировать и анализировать данные об отсутствии сотрудников с учётом вариантов причин отсутствия, необходимых для обеспечения договорённостей между организацией и сотрудником и для целей последующего расчёта заработной платы

Учёт рабочего времени и посещаемости

Функции Учёта рабочего времени и посещаемости позволяют вести данные о посещаемости и отсутствию сотрудников. Такие возможности необходимы для поддержания распорядка дня в компании и обеспечения договорённостей о временнОм режиме работы между организацией и сотрудником

База данных резюме

Наличие Базы данных резюме позволяет использовать при поиске сотрудников и подборе персонала готовую базу кандидатов, самостоятельно разместивших свои резюме. Обычно такая база размещается на крупных работных сайтах и специализированных отраслевых интернет-порталах с функцией поиска работы/сотрудников

База данных соискателей

Ведение Базы данных соискателей позволяет управлять и обновлять основные сведения о кандидатах на открытые вакансии в формате централизованной базы данных. Данная база данных включает информацию о списке вакансий, списке кандидатов, их компетенциях, предыдущем опыте работы, сведения об образовании, курсах и сертификатах

База данных сотрудников

Ведение Базы данных сотрудников позволяет управлять и обновлять основные сведения о работниках в формате централизованной базы данных. Такая база данных хранит информацию о должности, компетенциях, предыдущем опыте работы и других данных сотрудника

Применение системы кадрового делопроизводства может принести следующие полезные эффекты:

• Упрощение и автоматизация процессов управления кадровыми данными, что повышает эффективность и точность работы предприятия.

• Лучшая организация процессов оформления найма, обучения, оценки, увольнения и других кадровых операций, что сокращает время выполнения всех процедур.

• Возможность ускорения взаимодействий между сотрудниками и сокращения времени на обработку документации.

• Уменьшение риска обнаружения ошибок и предотвращения нарушений законодательства в отношении кадровых вопросов.

• Улучшение доступа к информации о персонале и образовании навыков, что упрощает планирование карьеры, развитие и повышение работников.

Одним словом, система кадрового делопроизводства упрощает работу компании с кадрами, объединяет массив информации в одном месте и ускоряет процессы, что положительно влияет на бизнес-процессы.

Системы управления заработной платой

Системы управления заработной платой (СУЗП, англ. Payroll Management Systems, PM) – это программное обеспечение, которое помогает организациям автоматизировать многие процессы, связанные с управлением зарплатой и выплатами сотрудникам. Системы управления заработной платой предназначены для упрощения процесса набора и расчета заработной платы, автоматизирования подсчетов, налогов и отчетности. Кроме того, они сокращают ручной ввод данных и позволяют упростить процесс выплат сотрудникам.

Системы кадрового электронного документооборота

Системы кадрового электронного документооборота (КЭДО, англ. Personnel Electronic Document Management Systems, PEDM) – это программное обеспечения для ведения необходимых кадровых документов о сотрудниках и взаимодействии работодателя и работников в цифровом формате.

Системы управления отпусками и больничными

Системы управления отпусками и больничными (СУОБ, англ. Absence & Leave Management Systems, ALM) – это компьютерные программы, которые позволяют работодателям автоматизировать процесс управления отпусками и больничными сотрудников. С помощью УОБ работодатели могут создавать и утверждать отпуска и больничные, отслеживать их использование, вести учет рабочего времени и связанных с ним расходов. Такие системы могут быть интегрированы с системами оплаты заработной платы, отчетности и другими HR-системами, что позволяет обеспечивать более эффективное управление персоналом.

Системы кадрового учёта и планирования

Системы кадрового учёта и планирования (СКУП, англ. Personnel Accounting and Planning Systems, PAP) – это программное обеспечение, которое помогает компаниям осуществлять учёт личных дел сотрудников, а также составлять штатное расписание и управлять планами кадрового потенциала. СКУП содержит информацию об организационно-штатной структуре, сотрудниках, их должностях и квалификации, опыте работы, знаниях и умениях. СКУП облегчает процесс развития организации, упрощает найм и перевод сотрудников, повышает эффективность управления кадровым потенциалом и уменьшает время, необходимое для выполнения этой работы вручную.

Чтобы претендовать на включение в категорию систем кадрового делопроизводства, программный продукт должен:

• Обеспечение автоматизации процессов кадрового делопроизводства.

• Возможность ведения электронного кадрового учёта и планирования кадрового потенциала.

• Генерация документов и формирование отчётов по требованию государственных органов и внутренних нужд организации.

• Учёт и контроль над процессом приема и увольнения сотрудников.

• Организация и учёт трудовых отношений и управление персоналом.

• Возможность хранения и обработки конфиденциальной информации о персонале.

• Поддержка нормативной базы, обеспечивающей соответствие проводимых операций законодательству.

В 2025 году системы кадрового делопроизводства, включая КЭДО (комплексные электронные документообороты), продолжат активно развиваться под влиянием новых технологий цифровизации, что позволит оптимизировать процессы управления персоналом, повысить эффективность работы с документами и улучшить взаимодействие между сотрудниками и руководством.

• Искусственный интеллект и машинное обучение. Применение алгоритмов для автоматизации рутинных задач, таких как обработка документов, анализ данных о сотрудниках и прогнозирование потребностей в персонале, что снизит нагрузку на HR-специалистов и повысит точность данных.

• Блокчейн-технологии. Использование для создания надёжных и неизменяемых записей о кадровых документах, что повысит безопасность и доверие к информации, а также упростит процесс верификации данных.

• Интеграция с системами ERP и другими корпоративными приложениями. Углубление взаимодействия с другими системами для более точного планирования ресурсов, учёта рабочего времени и улучшения координации между различными отделами.

• Мобильные приложения и платформы. Развитие мобильных решений для обеспечения доступа сотрудников к кадровым документам и инструментам управления карьерой в любое время и в любом месте, что повысит их гибкость и вовлечённость.

Россия

Saby Staff - зарплата и кадры, UnSpot, Saby HRM - управление персоналом, МояКоманда, Контур.Персонал, Контур.КЭДО, Saby Staff - воинский учёт, Отдел кадров плюс, EmplDocs, 1C:Зарплата и кадры государственного учреждения, Корс Кадры, ЭОС КАДРЫ, Vacation Solution, LDM.КЭДО, Управление персоналом - ОЛИМП, Компас: Управление персоналом, ТопФактор, ТопФактор:Управление талантами, Сотрудники предприятия, Галактика HCM, SimpleOne HRMS, АСМО-управление персоналом, АСМО-зарплата, ТопФактор: Личный кабинет сотрудника, 1С:Зарплата и управление персоналом, 1С:Управление по целям и KPI, БОСС-Кадровик, Монолит: Персонал, Goodt WFM, АДС: Зарплата и управление персоналом для Банков, АДС: Зарплата и управление персоналом для НФО, Росатом HCM, Арча, Saby Staff - КЭДО, Контур.Зарплата

США

OrangeHRM, Workday HCM, Zenefits

Великобритания

Sage HR

Германия

IceHrm

Индия

Zoho People