Системы кадрового электронного документооборота (КЭДО)

Системы кадрового электронного документооборота (КЭДО, англ. Personnel Electronic Document Management Systems, PEDM) – это программное обеспечения для ведения необходимых кадровых документов о сотрудниках и взаимодействии работодателя и работников в цифровом формате.

Кадровый электронный документооборот - это бизнес-процесс, связанный с управлением документами, связанными с кадровым учётом и персоналом организации. Он включает в себя создание, передачу, хранение и управление в электронном виде различными документами, связанными с персоналом, такими как трудовые договоры, приказы, заявления на отпуск, отчеты о проделанной работе.

Кадровый электронный документооборот помогает автоматизировать управление кадровыми процессами, упрощая процедуры, сокращая время на обработку документов и повышая эффективность работы отдела кадров и всей организации в целом.

Для лучшего понимания функций, решаемых задач, преимуществ и возможностей систем категории, рекомендуем ознакомление с образцовыми примерами таких программных продуктов:

МояКомандаЦИТ ФактОфициальный сайт

Системы кадрового электронного документооборота (КЭДО) предназначены для автоматизации процессов, связанных с управлением кадровыми данными и документами о персонале. Эти системы позволяют сократить время на обработку кадровых документов, минимизировать ошибки и упростить процессы взаимодействия между различными подразделениями компании.

Системы кадрового электронного документооборота в основном используют следующие группы пользователей:

• кадровые службы организаций — для автоматизации процессов оформления трудовых договоров, приказов, заявлений и других кадровых документов;
• руководители подразделений — для контроля за кадровыми процессами, согласования документов и принятия управленческих решений;
• сотрудники организаций — для ознакомления с кадровыми документами, подачи заявлений и других документов в электронном виде;
• внешние консультанты и аудиторы — для анализа кадровой документации в рамках консультационных и аудиторских услуг;
• службы безопасности организаций — для контроля доступа к кадровым документам и обеспечения их конфиденциальности.

Администрирование

Возможность администрирования позволяет осуществлять настройку и управление функциональностью системы, а также управление учётными записями и правами доступа к системе.

Аналитика персонала (HR)

Функции Аналитики персонала (HR) позволяют собирать данные, анализировать ситуацию в области кадрового менеджмента и извлекать полезные выводы для повышения принятия решений в области управления персоналом. Среди отслеживаемых метрик могут быть текучесть кадров, удовлетворённость персонала, распределения сотрудников по возрастному, половому и иным признакам

Видео-интервьюирование

Функции Видео-интервьюирования позволяют рекрутинговой службе компании проводить собеседования с кандидатами на вакантные места. Возможности видеорекрутинга в различных системах могут быть реализованы по-разному: либо как инструмент удобного для рекрутера взаимодействия с соискателем в режиме реального времени, либо как инструмент автоматического проведения интервью с использованием ранее записанных видео-вопросов

Импорт/экспорт данных

Возможность импорта и/или экспорта данных в продукте позволяет загрузить данные из наиболее популярных файловых форматов или выгрузить рабочие данные в файл для дальнейшего использования в другом ПО.

Кадровое делопроизводство

Функции Кадрового делопроизводства позволяют вести кадровый учёт и документооборот в соответствии с требованиями законодательства, обеспечивая необходимый уровень соответствия и прозрачности организации

Многопользовательский доступ

Возможность многопользовательской доступа в программную систему обеспечивает одновременную работу нескольких пользователей на одной базе данных под собственными учётными записями. Пользователи в этом случае могут иметь отличающиеся права доступа к данным и функциям программного обеспечения.

Наличие API

Часто при использовании современного делового программного обеспечения возникает потребность автоматической передачи данных из одного ПО в другое. Например, может быть полезно автоматически передавать данные из Системы управления взаимоотношениями с клиентами (CRM) в Систему бухгалтерского учёта (БУ). Для обеспечения такого и подобных сопряжений программные системы оснащаются специальными Прикладными программными интерфейсами (англ. API, Application Programming Interface). С помощью таких API любые компетентные программисты смогут связать два программных продукта между собой для автоматического обмена информацией.

Отчётность и аналитика

Наличие у продукта функций подготовки отчётности и/или аналитики позволяют получать систематизированные и визуализированные данные из системы для последующего анализа и принятия решений на основе данных.

Оценка 360 градусов

Функции Оценки 360 градусов позволяют собирать и управлять отзывами (в т.ч. анонимными) о сотрудниках от коллег, руководителей и подчинённых. Обратная связь о работе сотрудника далее может быть использована как самим сотрудником для выявления возможностей для личностного роста, так и руководителями для оценки результатов работы сотрудника

Подбор персонала и ведение соискателей

Функции Подбора персонала и ведения соискателей предоставляют возможности систематической работы с собственными вакансиями и со сведениями о кандидатах на замещение должностей в компании, организации мероприятий по отбору кандидатов, проведению собеседований, тестовых заданий и контролю прохождения испытательного срока

Управление адаптацией

Функции Управления адаптацией позволяют контролировать интеграцию новых сотрудников в организацию, или приспособление сотрудников при переходе на новые должности, включая планирование обучений, проведение контрольных мероприятий и ведение данных о процессе курирования

Управление выплатами

Функции Управления выплатами позволяют планировать, контролировать перечисление и анализировать операции по денежным выплатам сотрудникам: заработную плату, премии, налоги, вычеты, пенсионные отчисления, внутриорганизационные компенсации, надбавки, субсидии и иные денежные выплаты сотрудникам

Управление жизненным циклом сотрудника

Функции Управления жизненным циклом сотрудника позволяют отслеживать статус и сведения нахождения сотрудников на различных этапах жизненного цикла, таких как набор, испытательный срок, адаптация, управление льготами, развитие и удержание сотрудников. Такие функции позволяют объединить все данные и процессы вокруг сотрудника, управляя взаимоотношениями с сотрудником централизованно вне зависимости от фазы жизненного цикла сотрудника в организации и аспекта управления

Управление обратной связью

Функции Управления обратной связью позволяют собирать отзывы (замечания, предложения, комментарии) от сотрудников о качестве работы компании как в отношении внутренних процессов, так и в отношении производимых продуктов и услуг компании. Такие отзывы могут быть использованы для оценки качества работы компании, внесения улучшений в процессы, и вместе с тем позволяют улучшать внутриорганизационный и командный климат

Управление системой оплаты труда

Функции Управления системой оплаты труда позволяют систематизировано для всей организации управлять базовыми окладами, премиями, компенсациями, долгосрочными программами стимулирования и бюджетировать оклады сотрудников организации

Управление социальным пакетом

Функции Управления социальным пакетом позволяют планировать, систематизировать и учитывать все виды пособий работникам (предоставляемых в рамках социального пакета). Программа также может позволить сотрудникам участвовать в учёте льгот через систему, минимизируя ошибки. Такие возможности позволяют сотрудникам определить и использовать все применимые к ним преимущества социального пакета для их конкретного случая

Управление эффективностью и КПЭ

Функции Управления эффективностью и КПЭ (Ключевыми показателями эффективности, KPI) позволяют планировать цели и масштабные задачи сотрудников, оценивать эффективность (ежеквартально, полугодично или ежегодно) и фиксировать оценки эффективности и результаты обратной связи между сотрудником и его руководителем

Учёт командировок

Функции Учёта командировок позволяют управлять данными о командировках и деловых поездках сотрудников: планировать командировки, вести учёт командировочных расходов сотрудников и обеспечивать ведение прочих сведений, связанных с командировками

Учёт отгулов и отпусков

Функции Учёта отгулов и отпусков позволяют вести, планировать и анализировать данные об отсутствии сотрудников с учётом вариантов причин отсутствия, необходимых для обеспечения договорённостей между организацией и сотрудником и для целей последующего расчёта заработной платы

Учёт рабочего времени и посещаемости

Функции Учёта рабочего времени и посещаемости позволяют вести данные о посещаемости и отсутствию сотрудников. Такие возможности необходимы для поддержания распорядка дня в компании и обеспечения договорённостей о временнОм режиме работы между организацией и сотрудником

База данных резюме

Наличие Базы данных резюме позволяет использовать при поиске сотрудников и подборе персонала готовую базу кандидатов, самостоятельно разместивших свои резюме. Обычно такая база размещается на крупных работных сайтах и специализированных отраслевых интернет-порталах с функцией поиска работы/сотрудников

База данных соискателей

Ведение Базы данных соискателей позволяет управлять и обновлять основные сведения о кандидатах на открытые вакансии в формате централизованной базы данных. Данная база данных включает информацию о списке вакансий, списке кандидатов, их компетенциях, предыдущем опыте работы, сведения об образовании, курсах и сертификатах

База данных сотрудников

Ведение Базы данных сотрудников позволяет управлять и обновлять основные сведения о работниках в формате централизованной базы данных. Такая база данных хранит информацию о должности, компетенциях, предыдущем опыте работы и других данных сотрудника

На основе своего экспертного мнения Соваре рекомендует наиболее внимательно подходить к выбору решения. При выборе программного продукта из функционального класса систем кадрового электронного документооборота (КЭДО) необходимо учитывать ряд ключевых факторов, которые определят пригодность системы для решения конкретных бизнес-задач. Прежде всего, следует проанализировать масштаб деятельности организации: для малого бизнеса подойдут более простые и гибкие решения с базовым набором функций, тогда как крупным холдингам потребуются масштабируемые системы с возможностью интеграции с другими корпоративными информационными системами и разветвлённой структурой управления. Также важно учитывать отраслевые требования и нормативные акты — например, в финансовом секторе или государственных структурах могут быть жёсткие требования к защите данных и соответствию определённым стандартам электронного документооборота. Не менее значимы технические ограничения: необходимо оценить совместимость системы с существующей ИТ-инфраструктурой, требования к аппаратным ресурсам, возможности развёртывания (локально или в облаке), а также наличие необходимых модулей для автоматизации ключевых кадровых процессов, таких как оформление трудовых договоров, учёт рабочего времени, расчёт заработной платы, ведение личных дел сотрудников и формирование отчётности.

Ключевые аспекты при принятии решения:

• соответствие функциональности системы текущим и перспективным бизнес-процессам компании;
• наличие модулей для автоматизации ключевых кадровых процессов (оформление трудовых договоров, учёт рабочего времени, расчёт заработной платы и т. д.);
• возможность интеграции с другими корпоративными системами (ERP, CRM и др.);
• уровень защиты данных и соответствие требованиям законодательства и отраслевых стандартов;
• масштабируемость и гибкость системы для адаптации к росту компании и изменению бизнес-процессов;
• поддержка различных форматов электронных документов и электронных подписей;
• удобство пользовательского интерфейса и простота обучения сотрудников работе с системой;
• наличие технической поддержки и обновлений со стороны разработчика;
• стоимость владения системой, включая лицензии, обслуживание и возможные дополнительные расходы.

После анализа вышеперечисленных факторов следует провести пилотное внедрение или тестирование нескольких выбранных решений, чтобы на практике оценить их удобство и эффективность в контексте конкретных рабочих процессов. Также целесообразно изучить отзывы других компаний, уже использующих рассматриваемые системы, и обратить внимание на репутацию разработчика и его опыт работы на рынке КЭДО.

Применение программной системы кадрового электронного документооборота имеет несколько полезных эффектов для компании и ее сотрудников:

• Ускорение процессов: автоматизация документооборота позволяет сократить время на обработку и передачу документов, что ускоряет процессы принятия решений и повышает эффективность работы.

• Минимизация ошибок: использование электронных документов и автоматических систем контроля позволяет минимизировать ошибки и ускорить процесс проверки документов.

• Улучшение доступности: электронный документооборот позволяет быстро находить и получать необходимую информацию, что улучшает доступность данных для всех заинтересованных сторон.

• Управление правами доступа: система кадрового электронного документооборота обеспечивает управление правами доступа к документам, что позволяет обеспечить конфиденциальность и безопасность информации.

• Экономия времени и ресурсов: использование электронной системы документооборота позволяет сократить расходы на бумажные документы, их хранение и пересылку, что позволяет сэкономить время и ресурсы компании.

Классификатор программных продуктов Соваре определяет конкретные функциональные критерии для систем. Среди основных функций программных систем КЭДО можно выделить:

• Организацию учета и хранения кадровых данных: персональных данных, контактных данных, информации о занятости, оплате труда, карьерных перспективах.

• Автоматизацию процессов трудоустройства: от публикации вакансий до заключения трудового договора и оформления приказов о приеме на работу.

• Управление трудовыми договорами: создание и хранение электронных копий документов, автоматическое уведомление о необходимости продления контракта.

• Обработку заявок и запросов: справок о доходах, справок для банка, справок о стаже и т.д.

• Организацию процессов обучения и развития персонала: составление плана обучения, контроль выполнения программы, хранение результатов тестирования.

• Анализ и отчетность по параметрам управления персоналом: статистика по количеству сотрудников, выходу на работу и увольнению, статистика по отделам.

Использование программных систем кадрового электронного документооборота позволяет улучшить управление персоналом, сократить затраты времени и средств на рутинные задачи, повысить эффективность бизнес-процессов в организации.

По экспертным прогнозам Soware, в 2026 году на рынке систем кадрового электронного документооборота (КЭДО) продолжат развиваться тенденции, зародившиеся в предыдущие годы, при этом ожидается углубление интеграции технологий и повышение уровня их зрелости:

• Интеграция с корпоративными системами. КЭДО будут обеспечивать ещё более тесную интеграцию с ERP, CRM и другими корпоративными системами, что позволит создать единую информационную среду и оптимизировать обмен данными между различными подразделениями и процессами.

• Автоматизация с помощью ИИ. Алгоритмы машинного обучения будут всё активнее применяться для автоматизации сложных процессов: не только для классификации документов и извлечения данных, но и для прогнозирования кадровых потребностей, анализа эффективности рабочих процессов и поддержки принятия решений.

• Усиление защиты данных. Будут внедряться более совершенные методы шифрования и системы защиты данных, включая использование блокчейна для обеспечения неизменности и прозрачности кадровой документации, а также развитие систем мониторинга и реагирования на инциденты кибербезопасности.

• Облачные решения. Рост популярности мультиоблачных и гибридных решений, которые позволят балансировать между требованиями к безопасности, стоимости и гибкости развёртывания КЭДО, а также обеспечат более высокий уровень доступности и отказоустойчивости систем.

• Расширенная аналитика. Развитие инструментов предиктивной аналитики и машинного обучения для глубокого анализа кадровых данных, выявления скрытых закономерностей, прогнозирования текучести кадров и оптимизации структуры персонала.

• Мобильные решения. Дальнейшее развитие мобильных версий КЭДО с поддержкой офлайн-режима и расширением функционала для работы с документами на мобильных устройствах, что повысит мобильность и оперативность взаимодействия сотрудников с системой.

• Персонализация интерфейса. Внедрение адаптивных интерфейсов, которые будут автоматически настраиваться под роль, предпочтения и поведенческие паттерны пользователя, что существенно повысит удобство работы и эффективность использования системы.

Россия

МояКоманда, Контур.КЭДО, МоиКадры, K-Team HRM, ТопФактор: Личный кабинет сотрудника, DataDoc, Saby Staff — КЭДО, Saby HRM — Управление персоналом, EmplDocs, LDM.КЭДО, Коман, Цитрос КЭДО, Атач.Кадры, Hrlink, NoPaper КЭДО для Нерезидентов, Т-КЭДО, EnDocs КЭДО, kedo-team, 1С:Кабинет сотрудника, EasyDocs, Астрал i КЭДО, Directum HR Pro, Логика: КАДРЫ, СберКорус Подписант, ELMA365 КЭДО, NoPaper КЭДО, Docsvision КЭДО, Контур.Персонал

США

PandaDoc