Системы управления рабочими сменами

Системы управления рабочими сменами (СУРС, англ. Work Shift Management Systems, WSM) – это программное обеспечение, которое помогает организациям управлять рабочими сменами своих сотрудников. Они могут планировать смены, учитывать рабочее время и уведомлять о сверхурочных часах.

Управление рабочими сменами – это комплексный подход к организации и координации работы сотрудников в соответствии с определённым графиком, который может включать в себя различные смены, например, дневные, ночные, вечерние и т.д. Этот процесс направлен на обеспечение бесперебойного функционирования бизнеса, эффективное использование ресурсов и удовлетворение потребностей клиентов.

Основные аспекты управления рабочими сменами:

• Планирование смен: Разработка графика работы, который учитывает потребности бизнеса, предпочтения сотрудников и требования законодательства.

• Распределение обязанностей: Назначение сотрудников на конкретные смены с учётом их квалификации, опыта и личных обстоятельств.

• Учёт потребностей клиентов: Адаптация графика работы под потребности клиентов, например, круглосуточное обслуживание или работа в праздничные дни.

• Гибкость и адаптация: Возможность внесения корректировок в график работы в зависимости от изменяющихся условий, например, увеличение спроса на услуги или изменение законодательства.

• Коммуникация: Эффективная коммуникация с сотрудниками относительно изменений в графике работы, чтобы избежать недоразумений и конфликтов.

• Анализ и оптимизация: Регулярный анализ эффективности текущего графика работы и внесение предложений по его оптимизации.

• Правовые аспекты: Соблюдение требований трудового законодательства относительно продолжительности рабочего времени, перерывов, отпусков и т.д.

Эффективное управление рабочими сменами способствует повышению удовлетворённости клиентов, снижению затрат на персонал и укреплению корпоративной культуры, основанной на сотрудничестве и взаимопомощи.

Системы управления рабочими сменами предназначены для автоматизации процессов распределения и контроля рабочих смен сотрудников, учитывая различные параметры, такие как квалификация, специализация, нагрузка и доступность персонала. Они играют ключевую роль в деловом контексте, обеспечивая эффективное управление человеческими ресурсами и оптимизацию рабочих процессов.

Функциональное предназначение систем управления рабочими сменами включает несколько важных аспектов. Во-первых, они помогают в создании гибких и адаптивных графиков работы, учитывающих индивидуальные потребности и предпочтения сотрудников, что способствует повышению удовлетворённости работой и снижению текучести кадров. Во-вторых, эти системы предоставляют инструменты для балансировки нагрузки между сотрудниками, позволяя оптимизировать использование человеческих ресурсов и минимизировать потери рабочего времени. В-третьих, системы управления рабочими сменами способствуют созданию прозрачной и справедливой рабочей среды, где каждый сотрудник имеет чёткое представление о своих обязанностях и графике работы, что укрепляет доверие и уважение между руководством и персоналом.

Системы управления рабочими сменами в основном используют следующие группы пользователей:

• предприятия с посменным графиком работы, например, производственные компании, где необходимо чётко планировать и учитывать рабочее время сотрудников;
• организации сферы услуг, работающие круглосуточно или с нестандартным графиком, например, гостиницы, рестораны, медицинские учреждения;
• компании, имеющие филиалы или подразделения в разных часовых поясах, где важно координировать работу сотрудников;
• крупные корпорации с большим штатом сотрудников, которым требуется автоматизация процессов планирования и учёта рабочего времени;
• организации, стремящиеся оптимизировать затраты на оплату труда и минимизировать нарушения трудового законодательства.

Администрирование

Возможность администрирования позволяет осуществлять настройку и управление функциональностью системы, а также управление учётными записями и правами доступа к системе.

Аналитика персонала (HR)

Функции Аналитики персонала (HR) позволяют собирать данные, анализировать ситуацию в области кадрового менеджмента и извлекать полезные выводы для повышения принятия решений в области управления персоналом. Среди отслеживаемых метрик могут быть текучесть кадров, удовлетворённость персонала, распределения сотрудников по возрастному, половому и иным признакам

Видео-интервьюирование

Функции Видео-интервьюирования позволяют рекрутинговой службе компании проводить собеседования с кандидатами на вакантные места. Возможности видеорекрутинга в различных системах могут быть реализованы по-разному: либо как инструмент удобного для рекрутера взаимодействия с соискателем в режиме реального времени, либо как инструмент автоматического проведения интервью с использованием ранее записанных видео-вопросов

Импорт/экспорт данных

Возможность импорта и/или экспорта данных в продукте позволяет загрузить данные из наиболее популярных файловых форматов или выгрузить рабочие данные в файл для дальнейшего использования в другом ПО.

Кадровое делопроизводство

Функции Кадрового делопроизводства позволяют вести кадровый учёт и документооборот в соответствии с требованиями законодательства, обеспечивая необходимый уровень соответствия и прозрачности организации

Многопользовательский доступ

Возможность многопользовательской доступа в программную систему обеспечивает одновременную работу нескольких пользователей на одной базе данных под собственными учётными записями. Пользователи в этом случае могут иметь отличающиеся права доступа к данным и функциям программного обеспечения.

Наличие API

Часто при использовании современного делового программного обеспечения возникает потребность автоматической передачи данных из одного ПО в другое. Например, может быть полезно автоматически передавать данные из Системы управления взаимоотношениями с клиентами (CRM) в Систему бухгалтерского учёта (БУ). Для обеспечения такого и подобных сопряжений программные системы оснащаются специальными Прикладными программными интерфейсами (англ. API, Application Programming Interface). С помощью таких API любые компетентные программисты смогут связать два программных продукта между собой для автоматического обмена информацией.

Отчётность и аналитика

Наличие у продукта функций подготовки отчётности и/или аналитики позволяют получать систематизированные и визуализированные данные из системы для последующего анализа и принятия решений на основе данных.

Оценка 360 градусов

Функции Оценки 360 градусов позволяют собирать и управлять отзывами (в т.ч. анонимными) о сотрудниках от коллег, руководителей и подчинённых. Обратная связь о работе сотрудника далее может быть использована как самим сотрудником для выявления возможностей для личностного роста, так и руководителями для оценки результатов работы сотрудника

Подбор персонала и ведение соискателей

Функции Подбора персонала и ведения соискателей предоставляют возможности систематической работы с собственными вакансиями и со сведениями о кандидатах на замещение должностей в компании, организации мероприятий по отбору кандидатов, проведению собеседований, тестовых заданий и контролю прохождения испытательного срока

Управление адаптацией

Функции Управления адаптацией позволяют контролировать интеграцию новых сотрудников в организацию, или приспособление сотрудников при переходе на новые должности, включая планирование обучений, проведение контрольных мероприятий и ведение данных о процессе курирования

Управление выплатами

Функции Управления выплатами позволяют планировать, контролировать перечисление и анализировать операции по денежным выплатам сотрудникам: заработную плату, премии, налоги, вычеты, пенсионные отчисления, внутриорганизационные компенсации, надбавки, субсидии и иные денежные выплаты сотрудникам

Управление жизненным циклом сотрудника

Функции Управления жизненным циклом сотрудника позволяют отслеживать статус и сведения нахождения сотрудников на различных этапах жизненного цикла, таких как набор, испытательный срок, адаптация, управление льготами, развитие и удержание сотрудников. Такие функции позволяют объединить все данные и процессы вокруг сотрудника, управляя взаимоотношениями с сотрудником централизованно вне зависимости от фазы жизненного цикла сотрудника в организации и аспекта управления

Управление обратной связью

Функции Управления обратной связью позволяют собирать отзывы (замечания, предложения, комментарии) от сотрудников о качестве работы компании как в отношении внутренних процессов, так и в отношении производимых продуктов и услуг компании. Такие отзывы могут быть использованы для оценки качества работы компании, внесения улучшений в процессы, и вместе с тем позволяют улучшать внутриорганизационный и командный климат

Управление системой оплаты труда

Функции Управления системой оплаты труда позволяют систематизировано для всей организации управлять базовыми окладами, премиями, компенсациями, долгосрочными программами стимулирования и бюджетировать оклады сотрудников организации

Управление социальным пакетом

Функции Управления социальным пакетом позволяют планировать, систематизировать и учитывать все виды пособий работникам (предоставляемых в рамках социального пакета). Программа также может позволить сотрудникам участвовать в учёте льгот через систему, минимизируя ошибки. Такие возможности позволяют сотрудникам определить и использовать все применимые к ним преимущества социального пакета для их конкретного случая

Управление эффективностью и КПЭ

Функции Управления эффективностью и КПЭ (Ключевыми показателями эффективности, KPI) позволяют планировать цели и масштабные задачи сотрудников, оценивать эффективность (ежеквартально, полугодично или ежегодно) и фиксировать оценки эффективности и результаты обратной связи между сотрудником и его руководителем

Учёт командировок

Функции Учёта командировок позволяют управлять данными о командировках и деловых поездках сотрудников: планировать командировки, вести учёт командировочных расходов сотрудников и обеспечивать ведение прочих сведений, связанных с командировками

Учёт отгулов и отпусков

Функции Учёта отгулов и отпусков позволяют вести, планировать и анализировать данные об отсутствии сотрудников с учётом вариантов причин отсутствия, необходимых для обеспечения договорённостей между организацией и сотрудником и для целей последующего расчёта заработной платы

Учёт рабочего времени и посещаемости

Функции Учёта рабочего времени и посещаемости позволяют вести данные о посещаемости и отсутствию сотрудников. Такие возможности необходимы для поддержания распорядка дня в компании и обеспечения договорённостей о временнОм режиме работы между организацией и сотрудником

База данных резюме

Наличие Базы данных резюме позволяет использовать при поиске сотрудников и подборе персонала готовую базу кандидатов, самостоятельно разместивших свои резюме. Обычно такая база размещается на крупных работных сайтах и специализированных отраслевых интернет-порталах с функцией поиска работы/сотрудников

База данных соискателей

Ведение Базы данных соискателей позволяет управлять и обновлять основные сведения о кандидатах на открытые вакансии в формате централизованной базы данных. Данная база данных включает информацию о списке вакансий, списке кандидатов, их компетенциях, предыдущем опыте работы, сведения об образовании, курсах и сертификатах

База данных сотрудников

Ведение Базы данных сотрудников позволяет управлять и обновлять основные сведения о работниках в формате централизованной базы данных. Такая база данных хранит информацию о должности, компетенциях, предыдущем опыте работы и других данных сотрудника

При выборе программного продукта из класса систем управления рабочими сменами (СУРС) необходимо учитывать ряд ключевых факторов, которые определят пригодность системы для решения конкретных бизнес-задач. Прежде всего, следует оценить масштаб деятельности организации: для малого бизнеса подойдут более простые и доступные решения с базовым функционалом, тогда как крупным предприятиям потребуются системы с расширенными возможностями, включая интеграцию с другими корпоративными системами и поддержку большого числа пользователей. Также важно учитывать отраслевые требования — например, в сфере здравоохранения или производства могут быть специфические нормативы по учёту рабочего времени и сверхурочных часов, которые система должна поддерживать. Не менее значимы технические ограничения: необходимо проверить совместимость системы с существующей ИТ-инфраструктурой, требования к аппаратным ресурсам и возможности масштабирования. Кроме того, стоит обратить внимание на функциональность системы в части планирования смен, учёта рабочего времени, формирования отчётности и уведомлений сотрудников.

Ключевые аспекты при принятии решения:

• соответствие функциональности системы текущим и будущим бизнес-процессам организации (например, возможность гибкого планирования смен с учётом квалификации и предпочтений сотрудников);
• наличие модулей для интеграции с другими системами (например, с системами кадрового учёта, ERP-системами);
• поддержка различных способов уведомления сотрудников о сменах и изменениях в графике (SMS, email, мобильные приложения);
• возможности аналитики и отчётности (например, формирование отчётов по производительности труда, использованию рабочего времени, сверхурочным часам);
• удобство интерфейса и простота использования для конечных пользователей (сотрудников и руководителей);
• уровень безопасности и защиты данных (например, аутентификация, шифрование данных, разграничение прав доступа);
• стоимость владения системой, включая лицензии, обслуживание и возможные дополнительные расходы;
• наличие технической поддержки и обновлений со стороны разработчика.

После анализа перечисленных факторов следует провести тестирование нескольких выбранных систем, чтобы оценить их работу в условиях, максимально приближённых к реальным. Также целесообразно изучить отзывы других компаний, уже использующих подобные системы, и учесть их опыт в плане выявления возможных проблем и недостатков. Окончательный выбор должен быть сделан на основе комплексного анализа всех факторов с учётом стратегических целей и ресурсов организации.

Системы управления рабочими сменами предлагают ряд значительных преимуществ и выгод для компаний, способствуя повышению эффективности работы, снижению издержек и улучшению условий труда.

Во-первых, системы управления рабочими сменами позволяют компаниям эффективно планировать и распределять рабочую нагрузку между сотрудниками, учитывая их индивидуальные предпочтения и потребности. Это способствует повышению удовлетворённости сотрудников, снижению уровня стресса и предотвращению выгорания, что, в свою очередь, положительно сказывается на качестве работы и общей производительности. Кроме того, системы управления рабочими сменами могут включать функции автоматического оповещения о предстоящих сменах и задачах, что упрощает процесс управления временем и повышает эффективность работы.

Также системы управления рабочими сменами способствуют улучшению коммуникации между отделами и сотрудниками, что особенно важно для компаний с разветвлённой структурой. Централизация данных о графиках работы в одном месте упрощает процесс обмена информацией и координации действий, позволяя сотрудникам быстро получать доступ к необходимой информации и оперативно реагировать на изменения в рабочем процессе. Это, в свою очередь, способствует более эффективному использованию ресурсов компании и повышению общей производительности.

Таким образом, внедрение систем управления рабочими сменами является важным шагом на пути к успешному управлению человеческими ресурсами, обеспечивающим устойчивое развитие компании и укрепление её позиций на рынке.

Для того чтобы соответствовать категории систем управления рабочими сменами, системы должны иметь следующие функциональные возможности:

• Планирование смен. Система должна предоставлять инструменты для планирования рабочих смен сотрудников, включая возможность настройки графиков работы, выходных дней и отпусков.

• Учёт рабочего времени. Система должна обеспечивать точный учёт рабочего времени сотрудников, включая регистрацию начала и окончания смен, перерывов и других событий.

• Уведомления и напоминания. Система может отправлять уведомления сотрудникам о предстоящих сменах, задачах и других важных событиях, а также напоминать о сроках выполнения задач.

• Анализ данных о работе. Система может анализировать данные о работе сотрудников, чтобы выявить тенденции и закономерности, которые могут помочь улучшить управление рабочими сменами и повысить производительность труда.

• Интеграция с другими системами. Система может интегрироваться с другими корпоративными системами, такими как системы учёта рабочего времени, безопасности и доступа, для обеспечения более полной картины рабочего процесса и повышения эффективности управления.

В 2025 году на рынке систем управления рабочими сменами (СУРС) можно ожидать усиления тенденций к интеграции с другими корпоративными системами, применения алгоритмов машинного обучения для оптимизации графиков работы, развития мобильных решений и повышения уровня автоматизации процессов. Также актуальными будут становиться решения с поддержкой биометрической идентификации, расширенные аналитические возможности и функционал для удалённого управления персоналом.

• Интеграция с ERP-системами. Синхронизация данных о рабочих сменах с системами управления предприятием для обеспечения единого информационного пространства и повышения эффективности бизнес-процессов.

• Применение машинного обучения. Использование алгоритмов для анализа исторических данных о рабочем времени и прогнозирования оптимальных графиков смен с учётом нагрузки и квалификации сотрудников.

• Развитие мобильных приложений. Создание удобных мобильных интерфейсов для сотрудников и руководителей, позволяющих в реальном времени отслеживать графики работы, получать уведомления и вносить изменения.

• Биометрическая идентификация. Внедрение технологий распознавания отпечатков пальцев, лиц и других биометрических данных для точного учёта рабочего времени и предотвращения злоупотреблений.

• Расширенная аналитика. Разработка инструментов для глубокого анализа эффективности использования рабочего времени, выявления узких мест и оптимизации штатного расписания.

• Удалённое управление персоналом. Функционал для контроля и управления сотрудниками, работающими из дома или в распределённых командах, с учётом особенностей удалённой работы.

• Автоматизация уведомлений и отчётов. Системы автоматического формирования отчётов о рабочем времени, уведомлений о сверхурочных часах, отпусков и больничных, что снизит нагрузку на кадровые службы.

Швеция

Quinyx Workforce Management

Россия

Saby HRM — Учет и контроль рабочего времени, HR ЧатБот, Saby Staff — Зарплата и кадры, 1С:Зарплата и управление персоналом, Goodt WFM, Imredi WFM, BSC Графики, BSC Табель, BSC-ФОТ, Кайтен, Сфера.Команда, Naumen Workforce Management, SIGURD WFM-CC, Smena WFM

США

Workday HCM, OrangeHRM

Украина

Yaware.HRM