Системы управления рабочими сменами

Системы управления рабочими сменами (СУРС, англ. Work Shift Management Systems, WSM) – это программное обеспечение, которое помогает организациям управлять рабочими сменами своих сотрудников. Они могут планировать смены, учитывать рабочее время и уведомлять о сверхурочных часах.

Управление рабочими сменами – это комплексный подход к организации и координации работы сотрудников в соответствии с определённым графиком, который может включать в себя различные смены, например, дневные, ночные, вечерние и т.д. Этот процесс направлен на обеспечение бесперебойного функционирования бизнеса, эффективное использование ресурсов и удовлетворение потребностей клиентов.

Основные аспекты управления рабочими сменами:

• Планирование смен: Разработка графика работы, который учитывает потребности бизнеса, предпочтения сотрудников и требования законодательства.

• Распределение обязанностей: Назначение сотрудников на конкретные смены с учётом их квалификации, опыта и личных обстоятельств.

• Учёт потребностей клиентов: Адаптация графика работы под потребности клиентов, например, круглосуточное обслуживание или работа в праздничные дни.

• Гибкость и адаптация: Возможность внесения корректировок в график работы в зависимости от изменяющихся условий, например, увеличение спроса на услуги или изменение законодательства.

• Коммуникация: Эффективная коммуникация с сотрудниками относительно изменений в графике работы, чтобы избежать недоразумений и конфликтов.

• Анализ и оптимизация: Регулярный анализ эффективности текущего графика работы и внесение предложений по его оптимизации.

• Правовые аспекты: Соблюдение требований трудового законодательства относительно продолжительности рабочего времени, перерывов, отпусков и т.д.

Эффективное управление рабочими сменами способствует повышению удовлетворённости клиентов, снижению затрат на персонал и укреплению корпоративной культуры, основанной на сотрудничестве и взаимопомощи.

Системы управления рабочими сменами предназначены для автоматизации процессов распределения и контроля рабочих смен сотрудников, учитывая различные параметры, такие как квалификация, специализация, нагрузка и доступность персонала. Они играют ключевую роль в деловом контексте, обеспечивая эффективное управление человеческими ресурсами и оптимизацию рабочих процессов.

Функциональное предназначение систем управления рабочими сменами включает несколько важных аспектов. Во-первых, они помогают в создании гибких и адаптивных графиков работы, учитывающих индивидуальные потребности и предпочтения сотрудников, что способствует повышению удовлетворённости работой и снижению текучести кадров. Во-вторых, эти системы предоставляют инструменты для балансировки нагрузки между сотрудниками, позволяя оптимизировать использование человеческих ресурсов и минимизировать потери рабочего времени. В-третьих, системы управления рабочими сменами способствуют созданию прозрачной и справедливой рабочей среды, где каждый сотрудник имеет чёткое представление о своих обязанностях и графике работы, что укрепляет доверие и уважение между руководством и персоналом.

Системы управления рабочими сменами в основном используют следующие группы пользователей:

• предприятия с посменным графиком работы, например, производственные компании, где необходимо чётко планировать и учитывать рабочее время сотрудников;
• организации сферы услуг, работающие круглосуточно или с нестандартным графиком, например, гостиницы, рестораны, медицинские учреждения;
• компании, имеющие филиалы или подразделения в разных часовых поясах, где важно координировать работу сотрудников;
• крупные корпорации с большим штатом сотрудников, которым требуется автоматизация процессов планирования и учёта рабочего времени;
• организации, стремящиеся оптимизировать затраты на оплату труда и минимизировать нарушения трудового законодательства.

Администрирование

Возможность администрирования позволяет осуществлять настройку и управление функциональностью системы, а также управление учётными записями и правами доступа к системе.

Аналитика персонала (HR)

Функции Аналитики персонала (HR) позволяют собирать данные, анализировать ситуацию в области кадрового менеджмента и извлекать полезные выводы для повышения принятия решений в области управления персоналом. Среди отслеживаемых метрик могут быть текучесть кадров, удовлетворённость персонала, распределения сотрудников по возрастному, половому и иным признакам

Видео-интервьюирование

Функции Видео-интервьюирования позволяют рекрутинговой службе компании проводить собеседования с кандидатами на вакантные места. Возможности видеорекрутинга в различных системах могут быть реализованы по-разному: либо как инструмент удобного для рекрутера взаимодействия с соискателем в режиме реального времени, либо как инструмент автоматического проведения интервью с использованием ранее записанных видео-вопросов

Импорт/экспорт данных

Возможность импорта и/или экспорта данных в продукте позволяет загрузить данные из наиболее популярных файловых форматов или выгрузить рабочие данные в файл для дальнейшего использования в другом ПО.

Кадровое делопроизводство

Функции Кадрового делопроизводства позволяют вести кадровый учёт и документооборот в соответствии с требованиями законодательства, обеспечивая необходимый уровень соответствия и прозрачности организации

Многопользовательский доступ

Возможность многопользовательской доступа в программную систему обеспечивает одновременную работу нескольких пользователей на одной базе данных под собственными учётными записями. Пользователи в этом случае могут иметь отличающиеся права доступа к данным и функциям программного обеспечения.

Наличие API

Часто при использовании современного делового программного обеспечения возникает потребность автоматической передачи данных из одного ПО в другое. Например, может быть полезно автоматически передавать данные из Системы управления взаимоотношениями с клиентами (CRM) в Систему бухгалтерского учёта (БУ). Для обеспечения такого и подобных сопряжений программные системы оснащаются специальными Прикладными программными интерфейсами (англ. API, Application Programming Interface). С помощью таких API любые компетентные программисты смогут связать два программных продукта между собой для автоматического обмена информацией.

Отчётность и аналитика

Наличие у продукта функций подготовки отчётности и/или аналитики позволяют получать систематизированные и визуализированные данные из системы для последующего анализа и принятия решений на основе данных.

Оценка 360 градусов

Функции Оценки 360 градусов позволяют собирать и управлять отзывами (в т.ч. анонимными) о сотрудниках от коллег, руководителей и подчинённых. Обратная связь о работе сотрудника далее может быть использована как самим сотрудником для выявления возможностей для личностного роста, так и руководителями для оценки результатов работы сотрудника

Подбор персонала и ведение соискателей

Функции Подбора персонала и ведения соискателей предоставляют возможности систематической работы с собственными вакансиями и со сведениями о кандидатах на замещение должностей в компании, организации мероприятий по отбору кандидатов, проведению собеседований, тестовых заданий и контролю прохождения испытательного срока

Управление адаптацией

Функции Управления адаптацией позволяют контролировать интеграцию новых сотрудников в организацию, или приспособление сотрудников при переходе на новые должности, включая планирование обучений, проведение контрольных мероприятий и ведение данных о процессе курирования

Управление выплатами

Функции Управления выплатами позволяют планировать, контролировать перечисление и анализировать операции по денежным выплатам сотрудникам: заработную плату, премии, налоги, вычеты, пенсионные отчисления, внутриорганизационные компенсации, надбавки, субсидии и иные денежные выплаты сотрудникам

Управление жизненным циклом сотрудника

Функции Управления жизненным циклом сотрудника позволяют отслеживать статус и сведения нахождения сотрудников на различных этапах жизненного цикла, таких как набор, испытательный срок, адаптация, управление льготами, развитие и удержание сотрудников. Такие функции позволяют объединить все данные и процессы вокруг сотрудника, управляя взаимоотношениями с сотрудником централизованно вне зависимости от фазы жизненного цикла сотрудника в организации и аспекта управления

Управление обратной связью

Функции Управления обратной связью позволяют собирать отзывы (замечания, предложения, комментарии) от сотрудников о качестве работы компании как в отношении внутренних процессов, так и в отношении производимых продуктов и услуг компании. Такие отзывы могут быть использованы для оценки качества работы компании, внесения улучшений в процессы, и вместе с тем позволяют улучшать внутриорганизационный и командный климат

Управление системой оплаты труда

Функции Управления системой оплаты труда позволяют систематизировано для всей организации управлять базовыми окладами, премиями, компенсациями, долгосрочными программами стимулирования и бюджетировать оклады сотрудников организации

Управление социальным пакетом

Функции Управления социальным пакетом позволяют планировать, систематизировать и учитывать все виды пособий работникам (предоставляемых в рамках социального пакета). Программа также может позволить сотрудникам участвовать в учёте льгот через систему, минимизируя ошибки. Такие возможности позволяют сотрудникам определить и использовать все применимые к ним преимущества социального пакета для их конкретного случая

Управление эффективностью и КПЭ

Функции Управления эффективностью и КПЭ (Ключевыми показателями эффективности, KPI) позволяют планировать цели и масштабные задачи сотрудников, оценивать эффективность (ежеквартально, полугодично или ежегодно) и фиксировать оценки эффективности и результаты обратной связи между сотрудником и его руководителем

Учёт командировок

Функции Учёта командировок позволяют управлять данными о командировках и деловых поездках сотрудников: планировать командировки, вести учёт командировочных расходов сотрудников и обеспечивать ведение прочих сведений, связанных с командировками

Учёт отгулов и отпусков

Функции Учёта отгулов и отпусков позволяют вести, планировать и анализировать данные об отсутствии сотрудников с учётом вариантов причин отсутствия, необходимых для обеспечения договорённостей между организацией и сотрудником и для целей последующего расчёта заработной платы

Учёт рабочего времени и посещаемости

Функции Учёта рабочего времени и посещаемости позволяют вести данные о посещаемости и отсутствию сотрудников. Такие возможности необходимы для поддержания распорядка дня в компании и обеспечения договорённостей о временнОм режиме работы между организацией и сотрудником

База данных резюме

Наличие Базы данных резюме позволяет использовать при поиске сотрудников и подборе персонала готовую базу кандидатов, самостоятельно разместивших свои резюме. Обычно такая база размещается на крупных работных сайтах и специализированных отраслевых интернет-порталах с функцией поиска работы/сотрудников

База данных соискателей

Ведение Базы данных соискателей позволяет управлять и обновлять основные сведения о кандидатах на открытые вакансии в формате централизованной базы данных. Данная база данных включает информацию о списке вакансий, списке кандидатов, их компетенциях, предыдущем опыте работы, сведения об образовании, курсах и сертификатах

База данных сотрудников

Ведение Базы данных сотрудников позволяет управлять и обновлять основные сведения о работниках в формате централизованной базы данных. Такая база данных хранит информацию о должности, компетенциях, предыдущем опыте работы и других данных сотрудника

На основе своего экспертного мнения Соваре рекомендует наиболее внимательно подходить к выбору решения. При выборе программного продукта из класса систем управления рабочими сменами (СУРС) необходимо учитывать ряд ключевых факторов, которые определят пригодность системы для решения конкретных бизнес-задач. Прежде всего, следует оценить масштаб деятельности организации: для малого бизнеса подойдут более простые и доступные решения с базовым функционалом, тогда как крупным предприятиям потребуются системы с расширенными возможностями, включая интеграцию с другими корпоративными системами и поддержку большого числа пользователей. Также важно учитывать отраслевые требования — например, в сфере здравоохранения или производства могут быть специфические нормативы по учёту рабочего времени и сверхурочных часов, которые система должна поддерживать. Не менее значимы технические ограничения: необходимо проверить совместимость системы с существующей ИТ-инфраструктурой, требования к аппаратным ресурсам и возможности масштабирования. Кроме того, стоит обратить внимание на функциональность системы в части планирования смен, учёта рабочего времени, формирования отчётности и уведомлений сотрудников.

Ключевые аспекты при принятии решения:

• соответствие функциональности системы текущим и будущим бизнес-процессам организации (например, возможность гибкого планирования смен с учётом квалификации и предпочтений сотрудников);
• наличие модулей для интеграции с другими системами (например, с системами кадрового учёта, ERP-системами);
• поддержка различных способов уведомления сотрудников о сменах и изменениях в графике (SMS, email, мобильные приложения);
• возможности аналитики и отчётности (например, формирование отчётов по производительности труда, использованию рабочего времени, сверхурочным часам);
• удобство интерфейса и простота использования для конечных пользователей (сотрудников и руководителей);
• уровень безопасности и защиты данных (например, аутентификация, шифрование данных, разграничение прав доступа);
• стоимость владения системой, включая лицензии, обслуживание и возможные дополнительные расходы;
• наличие технической поддержки и обновлений со стороны разработчика.

После анализа перечисленных факторов следует провести тестирование нескольких выбранных систем, чтобы оценить их работу в условиях, максимально приближённых к реальным. Также целесообразно изучить отзывы других компаний, уже использующих подобные системы, и учесть их опыт в плане выявления возможных проблем и недостатков. Окончательный выбор должен быть сделан на основе комплексного анализа всех факторов с учётом стратегических целей и ресурсов организации.

Системы управления рабочими сменами предлагают ряд значительных преимуществ и выгод для компаний, способствуя повышению эффективности работы, снижению издержек и улучшению условий труда.

Во-первых, системы управления рабочими сменами позволяют компаниям эффективно планировать и распределять рабочую нагрузку между сотрудниками, учитывая их индивидуальные предпочтения и потребности. Это способствует повышению удовлетворённости сотрудников, снижению уровня стресса и предотвращению выгорания, что, в свою очередь, положительно сказывается на качестве работы и общей производительности. Кроме того, системы управления рабочими сменами могут включать функции автоматического оповещения о предстоящих сменах и задачах, что упрощает процесс управления временем и повышает эффективность работы.

Также системы управления рабочими сменами способствуют улучшению коммуникации между отделами и сотрудниками, что особенно важно для компаний с разветвлённой структурой. Централизация данных о графиках работы в одном месте упрощает процесс обмена информацией и координации действий, позволяя сотрудникам быстро получать доступ к необходимой информации и оперативно реагировать на изменения в рабочем процессе. Это, в свою очередь, способствует более эффективному использованию ресурсов компании и повышению общей производительности.

Таким образом, внедрение систем управления рабочими сменами является важным шагом на пути к успешному управлению человеческими ресурсами, обеспечивающим устойчивое развитие компании и укрепление её позиций на рынке.

Классификатор программных продуктов Соваре определяет конкретные функциональные критерии для систем. Для того чтобы соответствовать категории систем управления рабочими сменами, системы должны иметь следующие функциональные возможности:

• Планирование смен. Система должна предоставлять инструменты для планирования рабочих смен сотрудников, включая возможность настройки графиков работы, выходных дней и отпусков.

• Учёт рабочего времени. Система должна обеспечивать точный учёт рабочего времени сотрудников, включая регистрацию начала и окончания смен, перерывов и других событий.

• Уведомления и напоминания. Система может отправлять уведомления сотрудникам о предстоящих сменах, задачах и других важных событиях, а также напоминать о сроках выполнения задач.

• Анализ данных о работе. Система может анализировать данные о работе сотрудников, чтобы выявить тенденции и закономерности, которые могут помочь улучшить управление рабочими сменами и повысить производительность труда.

• Интеграция с другими системами. Система может интегрироваться с другими корпоративными системами, такими как системы учёта рабочего времени, безопасности и доступа, для обеспечения более полной картины рабочего процесса и повышения эффективности управления.

По аналитическим данным Соваре, в 2025 году на рынке систем управления рабочими сменами (СУРС) можно ожидать усиления тенденций к интеграции с другими корпоративными системами, применения алгоритмов машинного обучения для оптимизации графиков работы, развития мобильных решений и повышения уровня автоматизации процессов. Также актуальными будут становиться решения с поддержкой биометрической идентификации, расширенные аналитические возможности и функционал для удалённого управления персоналом.

• Интеграция с ERP-системами. Синхронизация данных о рабочих сменах с системами управления предприятием для обеспечения единого информационного пространства и повышения эффективности бизнес-процессов.

• Применение машинного обучения. Использование алгоритмов для анализа исторических данных о рабочем времени и прогнозирования оптимальных графиков смен с учётом нагрузки и квалификации сотрудников.

• Развитие мобильных приложений. Создание удобных мобильных интерфейсов для сотрудников и руководителей, позволяющих в реальном времени отслеживать графики работы, получать уведомления и вносить изменения.

• Биометрическая идентификация. Внедрение технологий распознавания отпечатков пальцев, лиц и других биометрических данных для точного учёта рабочего времени и предотвращения злоупотреблений.

• Расширенная аналитика. Разработка инструментов для глубокого анализа эффективности использования рабочего времени, выявления узких мест и оптимизации штатного расписания.

• Удалённое управление персоналом. Функционал для контроля и управления сотрудниками, работающими из дома или в распределённых командах, с учётом особенностей удалённой работы.

• Автоматизация уведомлений и отчётов. Системы автоматического формирования отчётов о рабочем времени, уведомлений о сверхурочных часах, отпусков и больничных, что снизит нагрузку на кадровые службы.

Испания

Plannam HRP

Австралия

RosterElf, Tanda

Россия

Saby Staff — Зарплата и кадры, 1С:Зарплата и управление персоналом, Imredi WFM, Goodt WFM, Saby HRM — Учет и контроль рабочего времени, AMBER Staff, HR ЧатБот, BSC-ФОТ, BSC Графики, BSC Табель, Кайтен, Сфера.Команда, Naumen Workforce Management, SIGURD WFM-CC, Smena WFM

Дания

ProMark

США

Workday HCM, OrangeHRM, Workcloud Timekeeping, When I Work, ADP Workforce Manager, Crown, Humanity, Unifocus, Indeavor

Бельгия

Protime Premium, TRAXXEO

Украина

Yaware.HRM

Великобритания

Patchwork Rota, Prometheus Platform

Канада

MakeShift

Индия

BlueTree, TimeCheck, SARALWEB Workforce Management

Швеция

Quinyx Workforce Management

Индонезия

Sentec EMS

Франция

Kelio

Объединенные Арабские Эмираты

Connect HR