Системы электронного кадрового документооборота (СЭКД) c функцией Многопользовательский доступ

Системы электронного кадрового документооборота (СЭКД, англ. Electronic Personnel Document Management Systems, EPDM) – это программное обеспечения для ведения необходимых кадровых документах о сотрудниках и взаимодействии работодателя и работников в цифровом формате.

Электронный кадровый документооборот - это процесс автоматизации и управления документами, связанными с кадровым учётом сотрудников компании. Суть процесса заключается в переходе от бумажного кадрового делопроизводства к электронному, что значительно повышает эффективность работы кадровых служб и сокращает время на обработку документов.

Основные этапы процесса включают в себя создание, отправку, регистрацию, хранение и поиск документов по сотрудникам. Каждый документ должен быть электронным, иметь уникальный номер и метаданные (информацию о дате создания, авторе и т.д.), чтобы обеспечить возможность прозрачного управления документооборотом.

Задачи, которые решает электронный кадровый документооборот, включают в себя учёт сотрудников (включая ввод и редактирование данных), формирование и утверждение отчётов и заявлений, проведение процедуры приёма на работу, увольнения и перевода, учёт и выплата заработной платы, контроль за соблюдением трудовых норм и другое.

В целом, электронный кадровый документооборот - это комплексная система обработки документов, позволяющая ускорить и упростить процессы кадрового учета, сократить временные и финансовые затраты компании, повысить уровень контроля и обеспечить высокий уровень безопасности данных.

Для лучшего понимания функций, решаемых задач, преимуществ и возможностей систем категории, рекомендуем ознакомление с образцовыми примерами таких программных продуктов:

МояКомандаЦИТ ФактОфициальный сайт

Системы электронного кадрового документооборота (СЭКД) предназначены для автоматизации процессов, связанных с управлением и обработкой кадровой документации в организации. Они помогают обеспечить эффективный и точный контроль за всеми документами, связанными с кадровыми процессами, от найма сотрудников и до их увольнения.

Основные задачи программных систем электронного кадрового документооборота включают:

• Создание единой электронной базы данных всех сотрудников организации, включая их персональные данные, сведения об обучении, квалификации и опыте работы;
• Обеспечение оперативной обработки всех кадровых документов, включая трудовые договоры, приказы на приём и увольнение, личные дела, табели учёта рабочего времени, отчёты по заработной плате и т.д.;
• Автоматическое уведомление сотрудников и руководства об окончании сроков действия документов, напоминание о необходимости прохождения обязательных медицинских осмотров и участия в обучении;
• Обеспечение защиты конфиденциальных данных всех сотрудников организации и обеспечение соответствия нормам законодательства о защите персональных данных.

Таким образом, программные СЭКД существенно упрощают и ускоряют процессы управления кадрами в организации и обеспечивают высокий уровень контроля и безопасности.

Системы электронного кадрового документооборота в основном используют следующие группы пользователей:

• кадровые службы организаций — для автоматизации процессов создания, обработки и хранения кадровой документации;
• руководители подразделений — для контроля исполнения кадровых процедур и получения оперативной информации о сотрудниках;
• сотрудники организаций — для ознакомления с кадровыми документами, подачи заявлений и других документов в электронном виде;
• специалисты по учёту и отчётности — для формирования отчётности на основе данных о персонале;
• внешние аудиторы и проверяющие органы — для анализа кадровой документации в рамках проверок и аудитов.

Администрирование

Возможность администрирования позволяет осуществлять настройку и управление функциональностью системы, а также управление учётными записями и правами доступа к системе.

Аналитика персонала (HR)

Функции Аналитики персонала (HR) позволяют собирать данные, анализировать ситуацию в области кадрового менеджмента и извлекать полезные выводы для повышения принятия решений в области управления персоналом. Среди отслеживаемых метрик могут быть текучесть кадров, удовлетворённость персонала, распределения сотрудников по возрастному, половому и иным признакам

Видео-интервьюирование

Функции Видео-интервьюирования позволяют рекрутинговой службе компании проводить собеседования с кандидатами на вакантные места. Возможности видеорекрутинга в различных системах могут быть реализованы по-разному: либо как инструмент удобного для рекрутера взаимодействия с соискателем в режиме реального времени, либо как инструмент автоматического проведения интервью с использованием ранее записанных видео-вопросов

Импорт/экспорт данных

Возможность импорта и/или экспорта данных в продукте позволяет загрузить данные из наиболее популярных файловых форматов или выгрузить рабочие данные в файл для дальнейшего использования в другом ПО.

Кадровое делопроизводство

Функции Кадрового делопроизводства позволяют вести кадровый учёт и документооборот в соответствии с требованиями законодательства, обеспечивая необходимый уровень соответствия и прозрачности организации

Многопользовательский доступ

Возможность многопользовательской доступа в программную систему обеспечивает одновременную работу нескольких пользователей на одной базе данных под собственными учётными записями. Пользователи в этом случае могут иметь отличающиеся права доступа к данным и функциям программного обеспечения.

Наличие API

Часто при использовании современного делового программного обеспечения возникает потребность автоматической передачи данных из одного ПО в другое. Например, может быть полезно автоматически передавать данные из Системы управления взаимоотношениями с клиентами (CRM) в Систему бухгалтерского учёта (БУ). Для обеспечения такого и подобных сопряжений программные системы оснащаются специальными Прикладными программными интерфейсами (англ. API, Application Programming Interface). С помощью таких API любые компетентные программисты смогут связать два программных продукта между собой для автоматического обмена информацией.

Отчётность и аналитика

Наличие у продукта функций подготовки отчётности и/или аналитики позволяют получать систематизированные и визуализированные данные из системы для последующего анализа и принятия решений на основе данных.

Оценка 360 градусов

Функции Оценки 360 градусов позволяют собирать и управлять отзывами (в т.ч. анонимными) о сотрудниках от коллег, руководителей и подчинённых. Обратная связь о работе сотрудника далее может быть использована как самим сотрудником для выявления возможностей для личностного роста, так и руководителями для оценки результатов работы сотрудника

Подбор персонала и ведение соискателей

Функции Подбора персонала и ведения соискателей предоставляют возможности систематической работы с собственными вакансиями и со сведениями о кандидатах на замещение должностей в компании, организации мероприятий по отбору кандидатов, проведению собеседований, тестовых заданий и контролю прохождения испытательного срока

Управление адаптацией

Функции Управления адаптацией позволяют контролировать интеграцию новых сотрудников в организацию, или приспособление сотрудников при переходе на новые должности, включая планирование обучений, проведение контрольных мероприятий и ведение данных о процессе курирования

Управление выплатами

Функции Управления выплатами позволяют планировать, контролировать перечисление и анализировать операции по денежным выплатам сотрудникам: заработную плату, премии, налоги, вычеты, пенсионные отчисления, внутриорганизационные компенсации, надбавки, субсидии и иные денежные выплаты сотрудникам

Управление жизненным циклом сотрудника

Функции Управления жизненным циклом сотрудника позволяют отслеживать статус и сведения нахождения сотрудников на различных этапах жизненного цикла, таких как набор, испытательный срок, адаптация, управление льготами, развитие и удержание сотрудников. Такие функции позволяют объединить все данные и процессы вокруг сотрудника, управляя взаимоотношениями с сотрудником централизованно вне зависимости от фазы жизненного цикла сотрудника в организации и аспекта управления

Управление обратной связью

Функции Управления обратной связью позволяют собирать отзывы (замечания, предложения, комментарии) от сотрудников о качестве работы компании как в отношении внутренних процессов, так и в отношении производимых продуктов и услуг компании. Такие отзывы могут быть использованы для оценки качества работы компании, внесения улучшений в процессы, и вместе с тем позволяют улучшать внутриорганизационный и командный климат

Управление системой оплаты труда

Функции Управления системой оплаты труда позволяют систематизировано для всей организации управлять базовыми окладами, премиями, компенсациями, долгосрочными программами стимулирования и бюджетировать оклады сотрудников организации

Управление социальным пакетом

Функции Управления социальным пакетом позволяют планировать, систематизировать и учитывать все виды пособий работникам (предоставляемых в рамках социального пакета). Программа также может позволить сотрудникам участвовать в учёте льгот через систему, минимизируя ошибки. Такие возможности позволяют сотрудникам определить и использовать все применимые к ним преимущества социального пакета для их конкретного случая

Управление эффективностью и КПЭ

Функции Управления эффективностью и КПЭ (Ключевыми показателями эффективности, KPI) позволяют планировать цели и масштабные задачи сотрудников, оценивать эффективность (ежеквартально, полугодично или ежегодно) и фиксировать оценки эффективности и результаты обратной связи между сотрудником и его руководителем

Учёт командировок

Функции Учёта командировок позволяют управлять данными о командировках и деловых поездках сотрудников: планировать командировки, вести учёт командировочных расходов сотрудников и обеспечивать ведение прочих сведений, связанных с командировками

Учёт отгулов и отпусков

Функции Учёта отгулов и отпусков позволяют вести, планировать и анализировать данные об отсутствии сотрудников с учётом вариантов причин отсутствия, необходимых для обеспечения договорённостей между организацией и сотрудником и для целей последующего расчёта заработной платы

Учёт рабочего времени и посещаемости

Функции Учёта рабочего времени и посещаемости позволяют вести данные о посещаемости и отсутствию сотрудников. Такие возможности необходимы для поддержания распорядка дня в компании и обеспечения договорённостей о временнОм режиме работы между организацией и сотрудником

База данных резюме

Наличие Базы данных резюме позволяет использовать при поиске сотрудников и подборе персонала готовую базу кандидатов, самостоятельно разместивших свои резюме. Обычно такая база размещается на крупных работных сайтах и специализированных отраслевых интернет-порталах с функцией поиска работы/сотрудников

База данных соискателей

Ведение Базы данных соискателей позволяет управлять и обновлять основные сведения о кандидатах на открытые вакансии в формате централизованной базы данных. Данная база данных включает информацию о списке вакансий, списке кандидатов, их компетенциях, предыдущем опыте работы, сведения об образовании, курсах и сертификатах

База данных сотрудников

Ведение Базы данных сотрудников позволяет управлять и обновлять основные сведения о работниках в формате централизованной базы данных. Такая база данных хранит информацию о должности, компетенциях, предыдущем опыте работы и других данных сотрудника

При выборе программного продукта из функционального класса систем электронного кадрового документооборота (СЭКД) необходимо учитывать ряд ключевых факторов, которые определят пригодность системы для решения конкретных бизнес-задач компании. Важно оценить масштаб деятельности организации — для малого бизнеса подойдут более простые и доступные решения с базовым набором функций, тогда как крупным холдингам потребуются системы с расширенными возможностями, поддержкой большого количества пользователей и интеграцией с другими корпоративными системами. Также следует учитывать отраслевые требования и нормативные акты, регулирующие ведение кадрового документооборота в конкретной сфере деятельности, — например, в государственных учреждениях могут быть особые правила хранения и обработки персональных данных, а в медицинских организациях — дополнительные требования к конфиденциальности информации. Не менее значимы технические ограничения, включая существующую ИТ-инфраструктуру компании, совместимость с используемым программным и аппаратным обеспечением, требования к безопасности и защите данных.

Ключевые аспекты при принятии решения:

• соответствие функциональности системы текущим и перспективным бизнес-процессам компании (наличие необходимых модулей для учёта кадров, ведения трудовых договоров, расчёта отпусков и больничных, формирования отчётности и т. д.);
• возможность масштабирования системы в соответствии с ростом компании и увеличением объёма кадровой документации;
• наличие механизмов обеспечения информационной безопасности и защиты персональных данных в соответствии с законодательством;
• поддержка интеграции с другими корпоративными информационными системами (например, с системами бухгалтерского учёта, ERP-системами);
• удобство пользовательского интерфейса и простота освоения системы сотрудниками;
• наличие технической поддержки и обновлений со стороны разработчика;
• соответствие системы отраслевым стандартам и нормативным требованиям (например, требованиям к электронному документообороту, установленным государственными регуляторами);
• возможность кастомизации системы под специфические нужды компании.

После анализа вышеперечисленных факторов следует провести пилотное внедрение или тестирование выбранной системы на ограниченном объёме данных и в рамках отдельных бизнес-процессов, чтобы убедиться в её эффективности и выявить возможные проблемы на ранних этапах. Также целесообразно изучить отзывы других компаний, уже использующих рассматриваемые решения, и оценить их опыт внедрения и эксплуатации систем электронного кадрового документооборота.

Применение программной системы электронного кадрового документооборота имеет несколько полезных эффектов, включая:

• Уменьшение затрат на бумажную документацию, печать и хранение документов.

• Улучшение производительности и эффективности, так как электронные документы могут быть обработаны быстрее и легче.

• Уменьшение риска ошибок при обработке документов, так как система обеспечивает проверку и контроль качества.

• Обеспечение безопасности и конфиденциальности данных, так как электронные документы могут быть защищены паролем и/или шифрованием.

• Улучшение доступности к информации, так как все документы, связанные с сотрудниками, хранятся в единой системе и могут быть легко найдены и просмотрены.

Для того чтобы соответствовать категории систем электронного кадрового документооборота, они должны иметь следующие функциональные возможности:

• Ведение личных дел сотрудников: Хранение и управление персональной информацией сотрудников, включая личные данные, трудовые договоры, приказы и другие документы.

• Оформление трудовых отношений: Автоматизация процессов приёма на работу, перевода на другую должность, увольнения и других кадровых изменений.

• Отчётность и аналитика: Генерация отчётов по кадровым показателям, анализ эффективности работы персонала и выявление тенденций для принятия управленческих решений.

• Управление отпусками и больничными: Ведение учёта отпусков, больничных листов и других видов отсутствия сотрудников на рабочем месте.

• Интеграция с бухгалтерскими системами: Обмен данными с системами бухгалтерского учёта для автоматического расчёта налогов, взносов и других финансовых операций, связанных с персоналом.

В 2025 году на рынке систем электронного кадрового документооборота (СЭКД) можно ожидать усиления тенденций к интеграции с другими корпоративными системами, применения технологий искусственного интеллекта для автоматизации рутинных процессов, повышения уровня безопасности данных, развития мобильных решений, использования облачных технологий и стандартизации интерфейсов. Среди ключевых трендов:

• Интеграция с ERP-системами. СЭКД будут более тесно интегрироваться с системами управления предприятием для обеспечения единого информационного пространства и оптимизации бизнес-процессов.

• Применение машинного обучения. Алгоритмы машинного обучения будут использоваться для анализа кадровой документации, выявления закономерностей в кадровых процессах и прогнозирования потребностей в персонале.

• Усиление мер кибербезопасности. В условиях роста киберугроз разработчики СЭКД будут уделять больше внимания шифрованию данных, многофакторной аутентификации и другим методам защиты информации.

• Развитие мобильных версий. Увеличение числа мобильных решений, позволяющих работать с кадровой документацией вне офиса, будет отвечать растущему тренду на удалённую работу и гибкий график.

• Использование облачных технологий. Переход к облачным решениям обеспечит более гибкую масштабируемость систем, снизит затраты на инфраструктуру и упростит обновление программного обеспечения.

• Стандартизация интерфейсов. Унификация API и других интерфейсов взаимодействия позволит легче интегрировать СЭКД с различными внешними системами и сервисами.

• Внедрение биометрической идентификации. Использование биометрических данных для идентификации пользователей СЭКД повысит уровень безопасности и упростит процесс аутентификации.

Россия

МояКоманда, Контур.КЭДО, Контур.Гособлако, Контур.Персонал, МоиКадры, LDM.КЭДО, ТопФактор: Личный кабинет сотрудника, Saby HRM — Управление персоналом, EmplDocs, Saby Staff — КЭДО