Системы электронного кадрового документооборота (СЭКД)

Системы электронного кадрового документооборота (СЭКД, англ. Electronic Personnel Document Management Systems, EPDM) – это программное обеспечения для ведения необходимых кадровых документах о сотрудниках и взаимодействии работодателя и работников в цифровом формате.

Электронный кадровый документооборот - это процесс автоматизации и управления документами, связанными с кадровым учётом сотрудников компании. Суть процесса заключается в переходе от бумажного кадрового делопроизводства к электронному, что значительно повышает эффективность работы кадровых служб и сокращает время на обработку документов.

Основные этапы процесса включают в себя создание, отправку, регистрацию, хранение и поиск документов по сотрудникам. Каждый документ должен быть электронным, иметь уникальный номер и метаданные (информацию о дате создания, авторе и т.д.), чтобы обеспечить возможность прозрачного управления документооборотом.

Задачи, которые решает электронный кадровый документооборот, включают в себя учёт сотрудников (включая ввод и редактирование данных), формирование и утверждение отчётов и заявлений, проведение процедуры приёма на работу, увольнения и перевода, учёт и выплата заработной платы, контроль за соблюдением трудовых норм и другое.

В целом, электронный кадровый документооборот - это комплексная система обработки документов, позволяющая ускорить и упростить процессы кадрового учета, сократить временные и финансовые затраты компании, повысить уровень контроля и обеспечить высокий уровень безопасности данных.

Для лучшего понимания функций, решаемых задач, преимуществ и возможностей систем категории, рекомендуем ознакомление с образцовыми примерами таких программных продуктов:

Контур.ПерсоналСКБ КонтурОфициальный сайт

Системы электронного кадрового документооборота (СЭКД) предназначены для автоматизации процессов, связанных с управлением и обработкой кадровой документации в организации. Они помогают обеспечить эффективный и точный контроль за всеми документами, связанными с кадровыми процессами, от найма сотрудников и до их увольнения.

Основные задачи программных систем электронного кадрового документооборота включают:

• Создание единой электронной базы данных всех сотрудников организации, включая их персональные данные, сведения об обучении, квалификации и опыте работы;
• Обеспечение оперативной обработки всех кадровых документов, включая трудовые договоры, приказы на приём и увольнение, личные дела, табели учёта рабочего времени, отчёты по заработной плате и т.д.;
• Автоматическое уведомление сотрудников и руководства об окончании сроков действия документов, напоминание о необходимости прохождения обязательных медицинских осмотров и участия в обучении;
• Обеспечение защиты конфиденциальных данных всех сотрудников организации и обеспечение соответствия нормам законодательства о защите персональных данных.

Таким образом, программные СЭКД существенно упрощают и ускоряют процессы управления кадрами в организации и обеспечивают высокий уровень контроля и безопасности.

Применение программной системы электронного кадрового документооборота имеет несколько полезных эффектов, включая:

• Уменьшение затрат на бумажную документацию, печать и хранение документов.

• Улучшение производительности и эффективности, так как электронные документы могут быть обработаны быстрее и легче.

• Уменьшение риска ошибок при обработке документов, так как система обеспечивает проверку и контроль качества.

• Обеспечение безопасности и конфиденциальности данных, так как электронные документы могут быть защищены паролем и/или шифрованием.

• Улучшение доступности к информации, так как все документы, связанные с сотрудниками, хранятся в единой системе и могут быть легко найдены и просмотрены.