Системы организации совместной работы c функцией Администрирование

Системы организации совместной работы (СОСР, англ. Joint Work Organization Systems, JW) – это комплекс программных и аппаратных средств, обеспечивающий электронное рабочее пространство для сбора и обработки информации, управления командами, реализации проектов и формирования знаний, позволяющий группе сотрудников осуществлять совместные действия для достижения поставленных задач, использования общих данных и улучшения процесса принятия решений на базе корпоративных коммуникаций.

Организация совместной работы как деятельность представляет собой комплекс мер и процессов, направленных на координацию усилий группы людей для достижения общих целей и решения поставленных задач. Она включает в себя обмен информацией, совместное использование ресурсов, синхронизацию действий участников, управление проектами и знаниями, а также обеспечение эффективного взаимодействия в рамках единого рабочего пространства. В условиях современного бизнеса такая деятельность приобретает особую значимость, поскольку позволяет повысить производительность, ускорить принятие решений и улучшить качество конечного результата за счёт слаженной работы команды.

Ключевые аспекты данного процесса:

• обмен информацией и документами между участниками,
• совместное редактирование и обсуждение материалов,
• планирование и отслеживание этапов выполнения проектов,
• распределение задач и контроль их исполнения,
• накопление и систематизация знаний и опыта,
• обеспечение доступа к общим ресурсам и инструментам,
• организация корпоративных коммуникаций и видеоконференций.

Важную роль в организации совместной работы играют цифровые (программные) решения, которые позволяют автоматизировать многие процессы, обеспечить удалённый доступ к необходимым ресурсам и создать единое информационное пространство для всех участников. Системы организации совместной работы (СОСР) выступают в качестве ключевого инструмента, облегчающего взаимодействие в команде и повышающего эффективность коллективной деятельности.

Для лучшего понимания функций, решаемых задач, преимуществ и возможностей систем категории, рекомендуем ознакомление с образцовыми примерами таких программных продуктов:

Minerva KnowledgeПантеон АйТи (ТМ Minervasoft)Официальный сайт

Directum OmniDirectumОфициальный сайт

Системы организации совместной работы предназначены для создания единого электронного рабочего пространства, которое позволяет группе сотрудников эффективно взаимодействовать, управлять проектами и достигать поставленных целей. Они обеспечивают интеграцию различных инструментов и сервисов, необходимых для совместной работы, включая обмен данными, совместное редактирование документов, планирование задач, отслеживание прогресса выполнения работ и формирование базы знаний, что способствует повышению производительности труда и оптимизации бизнес-процессов.

Кроме того, системы организации совместной работы позволяют унифицировать подходы к управлению командами и реализации проектов, обеспечивают централизованный доступ к информации и инструментам, необходимым для работы, а также способствуют улучшению качества принимаемых решений за счёт более эффективного использования корпоративных коммуникаций и накопленных знаний. Такие системы играют ключевую роль в современных организациях, где требуется высокая степень координации и взаимодействия между сотрудниками, работающими над общими задачами, и позволяют снизить временные и ресурсные затраты на выполнение рабочих процессов.

Системы организации совместной работы в основном используют следующие группы пользователей:

• проектные команды и группы, работающие над комплексными задачами, требующие координации усилий нескольких специалистов;
• подразделения крупных и средних предприятий, которым необходимо централизованно управлять бизнес-процессами и обмениваться данными;
• удалённые и распределённые рабочие группы, которым нужно поддерживать непрерывное взаимодействие и доступ к общим ресурсам;
• образовательные и научные учреждения для организации совместной работы над исследовательскими и учебными проектами;
• стартапы и малые предприятия, стремящиеся оптимизировать рабочие процессы и повысить эффективность командной работы.

Администрирование

Возможность администрирования позволяет осуществлять настройку и управление функциональностью системы, а также управление учётными записями и правами доступа к системе.

Импорт/экспорт данных

Возможность импорта и/или экспорта данных в продукте позволяет загрузить данные из наиболее популярных файловых форматов или выгрузить рабочие данные в файл для дальнейшего использования в другом ПО.

Многопользовательский доступ

Возможность многопользовательской доступа в программную систему обеспечивает одновременную работу нескольких пользователей на одной базе данных под собственными учётными записями. Пользователи в этом случае могут иметь отличающиеся права доступа к данным и функциям программного обеспечения.

Наличие API

Часто при использовании современного делового программного обеспечения возникает потребность автоматической передачи данных из одного ПО в другое. Например, может быть полезно автоматически передавать данные из Системы управления взаимоотношениями с клиентами (CRM) в Систему бухгалтерского учёта (БУ). Для обеспечения такого и подобных сопряжений программные системы оснащаются специальными Прикладными программными интерфейсами (англ. API, Application Programming Interface). С помощью таких API любые компетентные программисты смогут связать два программных продукта между собой для автоматического обмена информацией.

Отчётность и аналитика

Наличие у продукта функций подготовки отчётности и/или аналитики позволяют получать систематизированные и визуализированные данные из системы для последующего анализа и принятия решений на основе данных.

На основе своего экспертного мнения Соваре рекомендует наиболее внимательно подходить к выбору решения. При выборе программного продукта из функционального класса Системы организации совместной работы (СОСР) необходимо учитывать ряд ключевых факторов, которые определят эффективность использования системы в рамках конкретных бизнес-процессов. Прежде всего, следует проанализировать масштаб деятельности организации: для малого бизнеса могут быть достаточны базовые функции совместной работы и обмена документами, тогда как крупным холдингам потребуется расширенный набор возможностей, включая интеграцию с другими корпоративными системами, поддержку территориально распределённых команд и масштабируемость ресурсов. Также важно учесть отраслевые требования и стандарты — например, в финансовом секторе и здравоохранении действуют строгие правила обработки и хранения данных, что накладывает определённые ограничения на выбор СОСР. Технические ограничения, такие как совместимость с существующей ИТ-инфраструктурой, требования к производительности и безопасности, также играют значительную роль.

Ключевые аспекты при принятии решения:

• соответствие функциональности СОСР текущим и перспективным бизнес-процессам (наличие модулей для управления проектами, документооборота, календаря событий, инструментов для проведения онлайн-совещаний и т. д.);
• возможность интеграции с уже используемыми корпоративными системами (ERP, CRM, системами электронного документооборота и др.);
• уровень безопасности и соответствия отраслевым стандартам (например, требованиям к защите персональных данных, медицинских или финансовых сведений);
• масштабируемость системы и возможность адаптации под растущий объём данных и увеличивающееся число пользователей;
• поддержка различных устройств и операционных систем, если в компании используется разнородное оборудование;
• наличие механизмов резервного копирования и восстановления данных, средств мониторинга и управления производительностью системы;
• удобство пользовательского интерфейса и простота освоения системы сотрудниками с разным уровнем компьютерной грамотности.

После анализа перечисленных факторов следует провести пилотное внедрение или тестирование выбранного решения на ограниченном участке работы, чтобы оценить его практическую применимость и выявить возможные проблемы. Также целесообразно обратить внимание на репутацию разработчика, наличие технической поддержки и возможности обучения пользователей, поскольку это напрямую влияет на эффективность эксплуатации СОСР и минимизацию простоев в работе.

Системы организации совместной работы (СОСР) играют ключевую роль в оптимизации рабочих процессов в компаниях. Они способствуют повышению эффективности командной работы, улучшению управления проектами и ускорению принятия решений. Рассмотрим основные преимущества и выгоды от применения СОСР:

• Централизация данных. СОСР обеспечивают единое хранилище данных, доступное всем участникам проекта. Это устраняет проблему разрозненности информации, упрощает поиск и обмен данными, повышает качество и актуальность используемых сведений.

• Улучшение коммуникации. СОСР создают платформу для эффективного взаимодействия сотрудников, независимо от их местоположения. Обеспечивается возможность обмена сообщениями, проведения онлайн-совещаний, что сокращает время на согласование и принятие решений.

• Оптимизация управления проектами. СОСР позволяют отслеживать задачи, устанавливать сроки, распределять ресурсы и контролировать выполнение работ. Это способствует более чёткому планированию, повышению прозрачности процессов и улучшению качества результатов.

• Ускорение принятия решений. Благодаря централизованному доступу к информации и инструментам для её анализа сотрудники быстрее получают необходимые данные, что сокращает время на анализ ситуации и принятие обоснованных решений.

• Повышение продуктивности команды. СОСР упрощают координацию действий, позволяют избежать дублирования усилий и оптимизировать рабочие процессы. В результате повышается общая продуктивность команды, ускоряется достижение поставленных целей.

• Формирование корпоративной базы знаний. СОСР способствуют накоплению и систематизации знаний, опыта и лучших практик компании. Это создаёт базу для обучения новых сотрудников, повышения квалификации и развития корпоративной культуры.

• Масштабируемость и гибкость. СОСР легко адаптируются под изменяющиеся потребности бизнеса, позволяют масштабировать рабочие процессы в соответствии с ростом компании и усложнением задач. Это обеспечивает долгосрочную эффективность инвестиций в систему.

Классификатор программных продуктов Соваре определяет конкретные функциональные критерии для систем. Для того, чтобы быть представленными на рынке Системы организации совместной работы, системы должны иметь следующие функциональные возможности:

• обеспечение электронного рабочего пространства для совместной работы сотрудников, позволяющего осуществлять доступ к необходимым ресурсам и инструментам в режиме реального времени,
• управление проектами и задачами, включая распределение ролей и обязанностей между участниками, отслеживание этапов выполнения работ и контроль сроков,
• организация корпоративных коммуникаций, обеспечивающая обмен информацией и обсуждение рабочих вопросов через встроенные средства переписки, видео- и аудиоконференций,
• совместное редактирование и управление версиями документов, что позволяет нескольким пользователям одновременно работать с одними и теми же файлами и отслеживать изменения,
• формирование и накопление корпоративных знаний, включая создание баз знаний, библиотек документов и других репозиториев информации, доступных для всех участников рабочего процесса.

По аналитическим данным Соваре, в 2025 году на рынке систем организации совместной работы (СОСР) можно ожидать усиления тенденций к интеграции искусственного интеллекта и машинного обучения для автоматизации рутинных задач и повышения эффективности командной работы, дальнейшего развития облачных технологий, обеспечивающих гибкость и масштабируемость решений, а также роста значимости средств защиты данных и кибербезопасности. Среди ключевых трендов:

• Интеграция генеративных ИИ-моделей. Внедрение инструментов на базе генеративного ИИ для создания контента, автоматизации составления отчётов и поддержки принятия решений, что позволит существенно повысить продуктивность работы команд.

• Расширение возможностей коллаборации в реальном времени. Развитие инструментов для совместной работы над документами и проектами в режиме онлайн с возможностью мгновенного обмена комментариями и версиями файлов.

• Углублённая аналитика и визуализация данных. Внедрение продвинутых аналитических инструментов и средств визуализации данных для мониторинга проектов, анализа эффективности работы команд и принятия обоснованных решений.

• Развитие мультиплатформенности и кросс-девайс совместимости. Обеспечение беспрепятственного доступа к СОСР с различных устройств и операционных систем, что повысит мобильность и гибкость работы сотрудников.

• Усиление мер кибербезопасности и защиты данных. Внедрение более сложных механизмов аутентификации, шифрования данных и контроля доступа для защиты конфиденциальной информации в корпоративной среде.

• Персонализация пользовательского опыта. Разработка индивидуальных рабочих пространств и настройка интерфейсов СОСР с учётом ролей, предпочтений и рабочих задач пользователей для повышения удобства работы.

• Интеграция с другими корпоративными системами. Углубление интеграции СОСР с ERP, CRM и другими системами для обеспечения бесшовного обмена данными и повышения общей эффективности бизнес-процессов.

Россия

Minerva Knowledge, Directum Omni, K-Team HRM, Аспро.Cloud, Directum Portal, WEEEK, Контур.Доступ, Saby My — Корпоративный портал, WikiWorks, Yonote, Squadus, MyBoards, Mirapolis HCM, Swarmica, ЛидерТаск, Пряники, VK People Hub Social, Эквио, Gran KMS, Онто, Incomand, ХайХаб, Pruffme, Битрикс24.HRM

США

ПланФикс, Jive, Microsoft SharePoint, ClickUp

Мальта

Remote.Team

Китай

Lark

Индия

HCL Connections, Zoho Connect