Системы управления офисным пространством

Системы управления рабочими местами (СУОП, англ. Office Space Management Systems, OSM) позволяют организациям контролировать, анализировать и управлять своим офисом. Данное программное обеспечение позволяет пользователям резервировать переговорные комнаты, рабочие столы и другие рабочие пространства.

Процесс управления офисным пространством – это комплекс мероприятий и действий, направленных на оптимизацию использования офисного пространства, обеспечение комфортных условий работы для сотрудников, а также на повышение эффективности и производительности работы организации в целом.

Основные задачи процесса управления офисным пространством включают:

• Планирование и организация офисного пространства: определение потребностей в рабочих местах, их распределение и планировка.

• Управление инфраструктурой офиса: обеспечение комфортного доступа к коммуникациям, системам жизнеобеспечения и безопасности.

• Организация рабочих мест: создание эргономичных условий для работы сотрудников, обеспечение их необходимыми ресурсами и оборудованием.

• Управление бронированием рабочих мест: обеспечение долговременного или кратковременного закрепления рабочих мест, переговорных комнат и прочих офисных ресурсов за сотрудниками компании.

• Управление арендой и эксплуатацией офисных помещений: заключение договоров аренды, контроль за соблюдением условий аренды, техническое обслуживание и ремонт помещений.

• Организация мероприятий по улучшению условий труда и повышению комфорта для сотрудников: улучшение освещения, вентиляции, шумоизоляции и других параметров.

• Оптимизация использования офисного пространства: анализ загруженности помещений, разработка и реализация мер по снижению издержек на аренду и эксплуатацию пространства.

• Обеспечение социального взаимодействия и командной работы: организация зон отдыха, проведение корпоративных мероприятий и праздников, создание возможностей для неформального общения сотрудников.

Ключевым элементом процесса управления офисным пространством в современной компании является соответствующее цифровое решение, обеспечивающее хранение данных и предоставление функций управления офисом.

Системы управления офисным пространством предназначены для автоматизации процессов управления офисом, оптимизации использования пространства, контроля доступа, учета рабочего времени сотрудников, планирования и учета ресурсов, а также для обеспечения безопасности и контроля за соблюдением правил и норм.

Системы управления офисным пространством в основном используют следующие группы пользователей:

• сотрудники компаний, которые нуждаются в резервировании рабочих мест, переговорных комнат и других офисных ресурсов для эффективной организации своего рабочего процесса;
• администраторы офисных пространств, которые отвечают за распределение рабочих мест, контроль использования помещений и оптимизацию офисного пространства;
• руководители и менеджеры, которые используют систему для анализа загруженности офиса, планирования рабочих процессов и принятия управленческих решений, связанных с использованием офисных ресурсов;
• службы безопасности и охраны, которые могут использовать систему для контроля доступа в определённые зоны офиса и отслеживания присутствия сотрудников и гостей;
• компании, занимающиеся коворкингом и предоставлением гибких офисных решений, для управления бронированием рабочих мест и оптимизации использования арендуемых площадей.

Администрирование

Возможность администрирования позволяет осуществлять настройку и управление функциональностью системы, а также управление учётными записями и правами доступа к системе.

Импорт/экспорт данных

Возможность импорта и/или экспорта данных в продукте позволяет загрузить данные из наиболее популярных файловых форматов или выгрузить рабочие данные в файл для дальнейшего использования в другом ПО.

Многопользовательский доступ

Возможность многопользовательской доступа в программную систему обеспечивает одновременную работу нескольких пользователей на одной базе данных под собственными учётными записями. Пользователи в этом случае могут иметь отличающиеся права доступа к данным и функциям программного обеспечения.

Наличие API

Часто при использовании современного делового программного обеспечения возникает потребность автоматической передачи данных из одного ПО в другое. Например, может быть полезно автоматически передавать данные из Системы управления взаимоотношениями с клиентами (CRM) в Систему бухгалтерского учёта (БУ). Для обеспечения такого и подобных сопряжений программные системы оснащаются специальными Прикладными программными интерфейсами (англ. API, Application Programming Interface). С помощью таких API любые компетентные программисты смогут связать два программных продукта между собой для автоматического обмена информацией.

Отчётность и аналитика

Наличие у продукта функций подготовки отчётности и/или аналитики позволяют получать систематизированные и визуализированные данные из системы для последующего анализа и принятия решений на основе данных.

При выборе программного продукта из функционального класса систем управления офисным пространством (СУОП) необходимо учитывать ряд ключевых факторов, которые позволят обеспечить эффективное использование системы в соответствии с задачами бизнеса. Прежде всего, следует оценить масштаб деятельности организации: для крупных корпораций с разветвлённой сетью офисов потребуются решения с расширенными возможностями интеграции и централизованного управления, в то время как для небольших компаний могут быть достаточны более простые и доступные по стоимости продукты. Также важно учитывать отраслевые требования и специфику работы компании — например, в IT-компаниях может быть востребована интеграция с системами управления проектами и задачами, а в юридических фирмах — с системами документооборота. Не менее значимыми являются технические ограничения: необходимо проверить совместимость продукта с существующей ИТ-инфраструктурой, требования к аппаратным ресурсам и возможностям масштабирования системы. Кроме того, следует обратить внимание на функциональность, связанную с аналитикой использования офисного пространства, возможностями резервирования и планирования, а также на наличие модулей для управления доступом и обеспечения безопасности.

Ключевые аспекты при принятии решения:

• совместимость с существующей ИТ-инфраструктурой (например, с корпоративными сетями, системами аутентификации и авторизации);
• возможности интеграции с другими корпоративными системами (CRM, ERP, системами управления проектами);
• функциональность по резервированию и планированию использования офисного пространства (переговорные комнаты, рабочие места, зоны отдыха);
• наличие инструментов аналитики и отчётности по использованию офисного пространства;
• возможности масштабирования системы в соответствии с ростом компании;
• поддержка различных сценариев работы (гибридный офис, удалённая работа, ротация сотрудников);
• соответствие требованиям информационной безопасности и защиты персональных данных;
• удобство пользовательского интерфейса и простота освоения системы сотрудниками.

После анализа перечисленных факторов можно сформировать перечень критериев, который послужит основой для детального сравнения доступных на рынке решений. Важно также предусмотреть этап пилотного внедрения выбранного продукта, чтобы оценить его работоспособность и удобство использования в реальных условиях, а также выявить возможные проблемы на ранних этапах и скорректировать настройки системы или принять решение о доработке функционала.

Основная польза и выгоды от использования Системы управления офисным пространством заключаются в следующем:

• Повышение эффективности использования офисного пространства за счет оптимизации размещения сотрудников и рабочих мест, а также учета загруженности помещений.

• Автоматизация процессов управления офисом: планирование, учет и контроль использования ресурсов, доступа, рабочего времени сотрудников.

• Обеспечение безопасности и контроля соблюдения правил и норм: системы контроля доступа, видеонаблюдение, контроль перемещений сотрудников.

• Оптимизация работы с документами и информацией: электронный документооборот, системы управления задачами, базами данных.

Основные отличительные черты Систем управления офисным пространством: – Автоматизация процессов управления: планирование и учёт использования офисных помещений, контроль доступа, учёт рабочего времени.

– Планирование и учёет ресурсов: инвентаризация, управление бронированием ресурсов.

– Контроль доступа: управление доступом в помещения, контроль перемещения сотрудников и посетителей, интеграция с системами безопасности.

– Оптимизация использования пространства: анализ загруженности помещений, планирование перемещений сотрудников и оборудования, рекомендации по улучшению использования пространства.

– Учёт рабочего времени: отслеживание начала и окончания рабочего дня, перерывов, сверхурочных часов и т.п.

– Интеграция с другими системами и сервисами: системами безопасности, видеонаблюдения, электронной почтой.

В 2025 году на рынке систем управления офисным пространством (СУОП) можно ожидать усиления тенденций к интеграции с другими корпоративными системами, развития возможностей анализа больших данных для оптимизации использования офисного пространства, расширения применения технологий искусственного интеллекта и машинного обучения, а также роста популярности облачных решений и повышения уровня безопасности данных.

• Интеграция с ERP- и CRM-системами. СУОП будут активно интегрироваться с системами управления ресурсами предприятия и взаимоотношениями с клиентами для более комплексного управления бизнес-процессами и повышения эффективности работы сотрудников.

• Применение технологий Big Data. Анализ больших объёмов данных позволит выявлять закономерности в использовании офисного пространства, прогнозировать пиковые нагрузки и оптимизировать распределение рабочих мест в зависимости от потребностей компании.

• Развитие функций на базе ИИ и машинного обучения. Алгоритмы машинного обучения будут использоваться для автоматизации процессов распределения рабочих мест, прогнозирования потребностей в офисных ресурсах и оптимизации логистики внутри офиса.

• Облачные решения. Рост популярности облачных платформ обеспечит более гибкое и масштабируемое использование СУОП, упростит доступ к системе из любой точки и снизит затраты на инфраструктуру.

• Усиление мер кибербезопасности. В условиях растущего числа киберугроз разработчики СУОП будут уделять больше внимания защите данных, внедряя современные криптографические методы и системы обнаружения вторжений.

• Внедрение технологий IoT. Интеграция с устройствами интернета вещей позволит в реальном времени отслеживать занятость рабочих мест, состояние оборудования и параметры микроклимата в офисе, что повысит эффективность управления пространством.

• Развитие мобильных приложений. Расширение функционала мобильных версий СУОП сделает управление офисным пространством более удобным для сотрудников, позволит им в любое время резервировать рабочие места и переговорные комнаты, получать уведомления о предстоящих встречах.

Россия

Merusoft Электронная очередь