Системы управления офисным пространством

Системы управления рабочими местами (СУОП, англ. Office Space Management Systems, OSM) позволяют организациям контролировать, анализировать и управлять своим офисом. Данное программное обеспечение позволяет пользователям резервировать переговорные комнаты, рабочие столы и другие рабочие пространства.

Процесс управления офисным пространством – это комплекс мероприятий и действий, направленных на оптимизацию использования офисного пространства, обеспечение комфортных условий работы для сотрудников, а также на повышение эффективности и производительности работы организации в целом.

Основные задачи процесса управления офисным пространством включают:

• Планирование и организация офисного пространства: определение потребностей в рабочих местах, их распределение и планировка.

• Управление инфраструктурой офиса: обеспечение комфортного доступа к коммуникациям, системам жизнеобеспечения и безопасности.

• Организация рабочих мест: создание эргономичных условий для работы сотрудников, обеспечение их необходимыми ресурсами и оборудованием.

• Управление бронированием рабочих мест: обеспечение долговременного или кратковременного закрепления рабочих мест, переговорных комнат и прочих офисных ресурсов за сотрудниками компании.

• Управление арендой и эксплуатацией офисных помещений: заключение договоров аренды, контроль за соблюдением условий аренды, техническое обслуживание и ремонт помещений.

• Организация мероприятий по улучшению условий труда и повышению комфорта для сотрудников: улучшение освещения, вентиляции, шумоизоляции и других параметров.

• Оптимизация использования офисного пространства: анализ загруженности помещений, разработка и реализация мер по снижению издержек на аренду и эксплуатацию пространства.

• Обеспечение социального взаимодействия и командной работы: организация зон отдыха, проведение корпоративных мероприятий и праздников, создание возможностей для неформального общения сотрудников.

Ключевым элементом процесса управления офисным пространством в современной компании является соответствующее цифровое решение, обеспечивающее хранение данных и предоставление функций управления офисом.

Для лучшего понимания функций, решаемых задач, преимуществ и возможностей систем категории, рекомендуем ознакомление с образцовыми примерами таких программных продуктов:

UnSpotАнспотОфициальный сайт

МояКомандаЦИТ ФактОфициальный сайт

Системы управления офисным пространством предназначены для автоматизации процессов управления офисом, оптимизации использования пространства, контроля доступа, учета рабочего времени сотрудников, планирования и учета ресурсов, а также для обеспечения безопасности и контроля за соблюдением правил и норм.

Администрирование

Возможность администрирования позволяет осуществлять настройку и управление функциональностью системы, а также управление учётными записями и правами доступа к системе.

Бронирование рабочих пространств

Функция Бронирования рабочих пространств представляет собой возможность для авторизованного пользователя зарезервировать определенное рабочее пространство, рабочее место, переговорку или парковочное место на определенное время.

Вывод статуса на панель

Функция Вывода статуса на панель позволяет отображать информацию о состоянии помещения на панели или на планшете, размещаемом рядом с помещением, что позволяет пользователям быстро и удобно ориентироваться в текущей доступности помещений. Данные о статусе помещения могут включать информацию о занятости или доступности для бронирования переговорного помещения, о наличии свободных рабочих мест в офисной зоне, а также дополнительную информацию, такую как температура, уровень шума или качество воздуха и прочее.

Закрепление рабочих мест

Функция Закрепление рабочих мест представляет собой возможность заранее забронировать и привязать определенное рабочее место к конкретному сотруднику или группе сотрудников.

Импорт/экспорт данных

Возможность импорта и/или экспорта данных в продукте позволяет загрузить данные из наиболее популярных файловых форматов или выгрузить рабочие данные в файл для дальнейшего использования в другом ПО.

Конструирование плана офиса

Функция Конструирование плана офиса представляет собой процесс создания и организации плана офисного помещения, включая загрузку и редактирование плана, управление этажами, разметку мест и ресурсов, именование и цветовое кодирование мест.

Контроль загрузки помещений

Функция Контроль загрузки помещений позволяет выполнять мониторинг и управление загрузкой помещений и рабочих мест в офисе или другом рабочем пространстве. Эта функция позволяет определить, какие помещения и рабочие места заняты, а какие свободны, а также контролирует, сколько времени каждый занимает определенное помещение или рабочее место. На основании получаемой информации ответственные лица в компании могут делать выводы об оптимальности организации офисных пространств и шагах по развитию рабочих пространств.

Многопользовательский доступ

Возможность многопользовательской доступа в программную систему обеспечивает одновременную работу нескольких пользователей на одной базе данных под собственными учётными записями. Пользователи в этом случае могут иметь отличающиеся права доступа к данным и функциям программного обеспечения.

Наличие API

Часто при использовании современного делового программного обеспечения возникает потребность автоматической передачи данных из одного ПО в другое. Например, может быть полезно автоматически передавать данные из Системы управления взаимоотношениями с клиентами (CRM) в Систему бухгалтерского учёта (БУ). Для обеспечения такого и подобных сопряжений программные системы оснащаются специальными Прикладными программными интерфейсами (англ. API, Application Programming Interface). С помощью таких API любые компетентные программисты смогут связать два программных продукта между собой для автоматического обмена информацией.

Отчётность и аналитика

Наличие у продукта функций подготовки отчётности и/или аналитики позволяют получать систематизированные и визуализированные данные из системы для последующего анализа и принятия решений на основе данных.

Управление несколькими офисами

Функция Управление несколькими офисами представляет собой возможность централизованного управления в единой системе возможностей контроля и информации по нескольким разным офисам одновременно.

Управление правилами бронирования

Функция Управление правилами бронирования представляет собой возможность настройки и управления правилами и ограничениями, касающимися бронирования и использования рабочих пространств, рабочих мест и переговорок в организации. В число таких правил и ограничений, например, могут входить временной регламент, недельное расписание или разграничение прав доступа для групп сотрудников.

База данных сотрудников

База данных сотрудников в системах управления рабочими пространствами представляет собой хранилище информации о всех сотрудниках организации, которое позволяет использовать данные сотрудников при бронировании помещений и получать общую информацию о сотрудниках из системы.

Управление парковочными местами

Функция Управление парковочными местами представляет собой возможность контролировать и управлять доступом к парковочным местам в офисном или коммерческом здании, как отдельным управляемым классом ресурсов компании.

Управление переговорными комнатами

Управление переговорными комнатами представляет собой возможность бронирования и управления доступом к переговорным комнатам в офисных зданиях, как отдельно управляемого класса ресурсов компании.

Управление рабочими местами

Возможность Управление рабочими местами представляет предполагает, что система приспособлена для организации и оптимизации рабочих мест, как отдельно взятого класса ресурсов компании, - в офисе или других рабочих пространствах (в бизнес-центре, в коворкинге или гибком офисе).

Основная польза и выгоды от использования Системы управления офисным пространством заключаются в следующем:

• Повышение эффективности использования офисного пространства за счет оптимизации размещения сотрудников и рабочих мест, а также учета загруженности помещений.

• Автоматизация процессов управления офисом: планирование, учет и контроль использования ресурсов, доступа, рабочего времени сотрудников.

• Обеспечение безопасности и контроля соблюдения правил и норм: системы контроля доступа, видеонаблюдение, контроль перемещений сотрудников.

• Оптимизация работы с документами и информацией: электронный документооборот, системы управления задачами, базами данных.

Основные отличительные черты Систем управления офисным пространством: – Автоматизация процессов управления: планирование и учёт использования офисных помещений, контроль доступа, учёт рабочего времени.

– Планирование и учёет ресурсов: инвентаризация, управление бронированием ресурсов.

– Контроль доступа: управление доступом в помещения, контроль перемещения сотрудников и посетителей, интеграция с системами безопасности.

– Оптимизация использования пространства: анализ загруженности помещений, планирование перемещений сотрудников и оборудования, рекомендации по улучшению использования пространства.

– Учёт рабочего времени: отслеживание начала и окончания рабочего дня, перерывов, сверхурочных часов и т.п.

– Интеграция с другими системами и сервисами: системами безопасности, видеонаблюдения, электронной почтой.

Россия

МояКоманда, UnSpot, BOOCO, Hotdesk, Merusoft Smart Office, Карта Офиса, Indaspace, MeetMeUp, Office Flexispace, Q:OS, Simple Office, VK People Hub Social, Neon HRM, Битрикс24.HRM