Корпоративные базы знаний (БЗ) c функцией Администрирование

Корпоративные базы знаний (БЗ, англ. Corporate Knowledge Bases, CKM) — это централизованные информационные системы для хранения и систематизации данных о компании, её продуктах, процессах и внутренних регламентах, которые обеспечивают быстрый доступ к важной информации всем сотрудникам и помогают эффективно решать рабочие задачи, сокращая время на поиск необходимых данных и обучение новых сотрудников.

Управление корпоративными знаниями — это комплексная деятельность, направленная на сбор, систематизацию, хранение, распространение и использование информации и опыта внутри организации. Она позволяет оптимизировать рабочие процессы, ускорить принятие решений, повысить квалификацию сотрудников и обеспечить непрерывное развитие компании. Управление корпоративными знаниями включает в себя работу с различными видами информации: документами, знаниями экспертов, процедурами, лучшими практиками и другими данными, которые имеют ценность для бизнеса.

Ключевые аспекты данного процесса:

• выявление и документирование неявных знаний сотрудников,
• создание и поддержка централизованных хранилищ информации,
• разработка механизмов распространения знаний среди сотрудников,
• интеграция знаний в бизнес-процессы,
• оценка эффективности использования знаний,
• формирование культуры обмена знаниями в организации.

Важную роль в управлении корпоративными знаниями играют цифровые решения, в частности, корпоративные базы знаний. Они позволяют автоматизировать многие аспекты работы с информацией, обеспечить быстрый доступ к нужным данным, упростить поиск и анализ информации, а также создать условия для эффективного обмена знаниями между сотрудниками. Программные продукты для управления корпоративными знаниями становятся ключевым инструментом в современной бизнес-практике, способствуя повышению конкурентоспособности и эффективности организации.

Для лучшего понимания функций, решаемых задач, преимуществ и возможностей систем категории, рекомендуем ознакомление с образцовыми примерами таких программных продуктов:

Directum OmniDirectumОфициальный сайт

Minerva KnowledgeПантеон АйТи (ТМ Minervasoft)Официальный сайт

Корпоративные базы знаний предназначены для создания централизованной системы хранения и систематизации информации, которая включает данные о компании, её продуктах, бизнес-процессах и внутренних регламентах. Они обеспечивают унифицированный доступ к информации для всех сотрудников, что позволяет оптимизировать рабочие процессы, минимизировать время, затрачиваемое на поиск необходимых данных, и повысить общую эффективность работы организации.

Кроме того, корпоративные базы знаний играют важную роль в процессе обучения и адаптации новых сотрудников, поскольку предоставляют им доступ к структурированной информации о компании и её деятельности. Такие системы способствуют сохранению и распространению экспертных знаний внутри организации, предотвращают потерю критически важной информации при уходе сотрудников и обеспечивают непрерывность бизнес-процессов.

Корпоративные базы знаний в основном используют следующие группы пользователей:

• сотрудники подразделений, которым необходим оперативный доступ к информации о внутренних регламентах и процедурах компании для выполнения повседневных задач;
• новые сотрудники, которые используют БЗ для ускорения процесса адаптации и ознакомления с корпоративной культурой и бизнес-процессами;
• специалисты по обучению и развитию персонала, которые применяют БЗ для разработки обучающих материалов и программ;
• руководители и менеджеры, которые обращаются к БЗ для получения актуальной информации о продуктах, услугах и внутренних процессах компании при принятии управленческих решений;
• специалисты технических и консультационных подразделений, которые используют БЗ для поиска решений типовых проблем и вопросов клиентов или сотрудников.

Администрирование

Возможность администрирования позволяет осуществлять настройку и управление функциональностью системы, а также управление учётными записями и правами доступа к системе.

Импорт/экспорт данных

Возможность импорта и/или экспорта данных в продукте позволяет загрузить данные из наиболее популярных файловых форматов или выгрузить рабочие данные в файл для дальнейшего использования в другом ПО.

Многопользовательский доступ

Возможность многопользовательской доступа в программную систему обеспечивает одновременную работу нескольких пользователей на одной базе данных под собственными учётными записями. Пользователи в этом случае могут иметь отличающиеся права доступа к данным и функциям программного обеспечения.

Наличие API

Часто при использовании современного делового программного обеспечения возникает потребность автоматической передачи данных из одного ПО в другое. Например, может быть полезно автоматически передавать данные из Системы управления взаимоотношениями с клиентами (CRM) в Систему бухгалтерского учёта (БУ). Для обеспечения такого и подобных сопряжений программные системы оснащаются специальными Прикладными программными интерфейсами (англ. API, Application Programming Interface). С помощью таких API любые компетентные программисты смогут связать два программных продукта между собой для автоматического обмена информацией.

Отчётность и аналитика

Наличие у продукта функций подготовки отчётности и/или аналитики позволяют получать систематизированные и визуализированные данные из системы для последующего анализа и принятия решений на основе данных.

На основе своего экспертного мнения Соваре рекомендует наиболее внимательно подходить к выбору решения. При выборе программного продукта класса Корпоративные базы знаний необходимо учитывать ряд ключевых факторов, которые определят эффективность использования системы в рамках конкретных бизнес-процессов и стратегических целей компании. Важно проанализировать масштаб деятельности организации (малый бизнес, средняя или крупная компания), специфику отрасли (например, IT, производство, услуги, финансовый сектор), существующие технические ограничения (например, совместимость с текущей ИТ-инфраструктурой, требования к безопасности данных, возможности интеграции с другими системами), а также требования к функциональности (поиск и фильтрация данных, возможность совместной работы с документами, наличие инструментов для создания и редактирования контента, поддержка различных форматов данных). Кроме того, следует оценить необходимость соответствия отраслевым стандартам и нормативам (например, в финансовом секторе могут быть строгие требования к защите данных и аудиту, в производственной сфере — к отслеживанию изменений в документации и регламентах).

Ключевые аспекты при принятии решения:

• соответствие функциональности системы текущим и перспективным бизнес-процессам компании;
• возможность масштабирования системы в соответствии с ростом компании и увеличением объёма данных;
• наличие механизмов обеспечения информационной безопасности и защиты конфиденциальных данных (шифрование, разграничение прав доступа, аудит действий пользователей);
• поддержка интеграции с другими корпоративными системами (CRM, ERP, системами документооборота и т. д.);
• удобство интерфейса и простота использования для сотрудников с разным уровнем технической подготовки;
• наличие инструментов для систематизации и категоризации знаний (таксономии, теги, метаданные);
• возможности для поиска и извлечения информации (полнотекстовый поиск, поиск по атрибутам, интеллектуальный поиск с использованием алгоритмов машинного обучения);
• поддержка различных форматов контента (текстовые документы, изображения, видео, презентации);
• наличие функций для совместной работы и обмена знаниями между сотрудниками (комментарии, обсуждения, возможность создания рабочих групп);
• возможность резервного копирования и восстановления данных, обеспечение их целостности и доступности.

Окончательный выбор программного продукта должен базироваться на комплексном анализе потребностей компании, оценке соотношения стоимости внедрения и эксплуатации системы с получаемыми бизнес-преимуществами, а также на прогнозировании долгосрочных эффектов от использования корпоративной базы знаний, включая улучшение качества принятия решений, ускорение бизнес-процессов и повышение компетентности сотрудников.

Корпоративные базы знаний (БЗ) играют ключевую роль в оптимизации информационных процессов в компании, способствуя повышению эффективности работы сотрудников и улучшению качества бизнес-процессов. Преимущества использования БЗ включают:

• Централизация информации. БЗ обеспечивают единое хранилище данных о компании, её продуктах и процессах, что исключает разрозненность информации и упрощает её поиск и использование.

• Ускорение доступа к информации. Сотрудники получают быстрый доступ к необходимым данным, что сокращает время на решение рабочих задач и повышает производительность труда.

• Оптимизация обучения новых сотрудников. БЗ позволяют новым работникам быстрее освоиться в компании, предоставляя доступ к необходимым знаниям и регламентам, что снижает затраты на обучение.

• Улучшение качества работы. Благодаря доступу к проверенной и систематизированной информации сотрудники принимают более обоснованные решения, что положительно сказывается на качестве выполняемых работ и предоставляемых услуг.

• Сохранение и передача знаний. БЗ позволяют сохранять ценные знания и опыт сотрудников, предотвращая их потерю при увольнении работников и обеспечивая непрерывность бизнес-процессов.

• Упрощение совместной работы. БЗ способствуют более эффективному взаимодействию между подразделениями и сотрудниками, обеспечивая единый источник информации и согласованность действий.

• Снижение операционных затрат. Автоматизация доступа к информации и оптимизация рабочих процессов позволяют сократить временные и финансовые затраты на выполнение рутинных задач.

Классификатор программных продуктов Соваре определяет конкретные функциональные критерии для систем. Для того, чтобы быть представленными на рынке Корпоративные базы знаний, системы должны иметь следующие функциональные возможности:

• централизованное хранение разнородных данных о компании, её продуктах, процессах и внутренних регламентах,
• механизмы систематизации и категоризации информации для обеспечения её структурированности и удобства поиска,
• инструменты для быстрого поиска и фильтрации данных по различным критериям,
• возможности для совместной работы с данными и обмена знаниями между сотрудниками,
• функционал для управления жизненным циклом знаний — создания, редактирования, утверждения и архивирования информации.

По аналитическим данным Соваре, в 2025 году на рынке корпоративных баз знаний (КБЗ) можно ожидать усиления тенденций, связанных с интеграцией передовых технологий и повышением эффективности работы с корпоративными данными:

• Интеграция генеративных нейросетевых моделей. Использование генеративных моделей для автоматического создания и структурирования контента, что позволит упростить наполнение КБЗ и повысить качество поиска информации.

• Расширение возможностей семантического поиска. Развитие алгоритмов, способных понимать контекст запросов и семантические связи между данными, что обеспечит более точный и релевантный поиск информации в КБЗ.

• Внедрение технологий расширенной реальности (XR). Интеграция XR-технологий для визуализации данных и создания иммерсивных обучающих материалов, что улучшит восприятие и усвоение информации сотрудниками.

• Развитие мультимодальных интерфейсов. Появление интерфейсов, позволяющих взаимодействовать с КБЗ через различные каналы (текст, голос, изображения), что сделает доступ к информации более удобным и доступным.

• Усиление функций аналитики и отчётности. Расширение возможностей анализа данных, хранящихся в КБЗ, для выявления тенденций, прогнозирования потребностей в информации и оптимизации бизнес-процессов.

• Повышение уровня безопасности и защиты данных. Внедрение передовых методов шифрования, аутентификации и контроля доступа для обеспечения конфиденциальности и целостности данных в КБЗ.

• Интеграция с системами управления знаниями и обучения. Более тесная интеграция КБЗ с LMS-системами и платформами для корпоративного обучения, что позволит автоматизировать процесс передачи знаний и ускорить адаптацию новых сотрудников.

Россия

Directum Omni, Minerva Knowledge, WEEEK, K-Team HRM, Directum Portal, Аспро.Cloud, Gran KMS, Онто, WikiWorks, Эквио, Mirapolis HCM, Пряники, Saby My — Корпоративный портал, VK People Hub Social, Yonote, Swarmica, Incomand, ХайХаб, Битрикс24.HRM

США

Jive, Microsoft SharePoint, ClickUp