Северо-Американские (США) Системы электронного документооборота (СЭД)

Системы электронного документооборота (СЭД, англ. Electronic Document Management Systems, EDM) помогают пользователям создавать, хранить и обмениваться документами – от стандартных форм, контрактов и технической документации до корреспонденции и официальной переписки. Эти программные приложения и сервисы включают в себя такие функции, как pахват изображений, поиск документов, создание цепочек документооборота и управление доступом, которые позволяют пользователям легко перемещаться по деловым документам.

Документооборот как деятельность представляет собой комплекс мероприятий, связанных с созданием, обработкой, хранением, передачей и архивированием документов в организации. Он охватывает весь цикл работы с документами — от их первоначального создания или получения извне до окончательного архивирования или уничтожения. Документооборот обеспечивает эффективное взаимодействие между структурными подразделениями компании, а также с внешними контрагентами, поддерживает юридическую значимость документов и способствует соблюдению нормативных требований.

В рамках документооборота осуществляются следующие процессы:

• создание и редактирование документов,
• согласование и утверждение документов,
• регистрация и учёт документов,
• маршрутизация и передача документов между подразделениями и сотрудниками,
• контроль исполнения документов,
• хранение и архивация документов,
• поиск и предоставление доступа к документам по запросу.

В современных условиях цифровизация документооборота становится неизбежной, и программные решения, такие как системы электронного документооборота (СЭД), играют в этом процессе ключевую роль. Они позволяют автоматизировать рутинные операции, сократить время на обработку документов, обеспечить безопасный обмен информацией и повысить общую эффективность работы с документацией в организации.

Системы электронного документооборота предназначены для автоматизации процессов создания, хранения, обработки и обмена документами в организации. Они позволяют оптимизировать работу с документацией, обеспечивая эффективное управление потоками документов, упрощение процедур согласования и утверждения, а также повышение скорости и качества обмена информацией между сотрудниками и подразделениями.

Функциональное предназначение СЭД заключается в создании единой цифровой среды для работы с документами, которая обеспечивает удобный доступ к необходимым файлам, возможность отслеживания истории изменений и версий документов, контроль прав доступа и разграничение полномочий пользователей. Кроме того, системы электронного документооборота способствуют снижению издержек, связанных с печатью, доставкой и хранением бумажных документов, а также минимизации рисков потери или повреждения информации.

Системы электронного документооборота в основном используют следующие группы пользователей:

• крупные и средние коммерческие организации для оптимизации внутренних и внешних документооборотных процессов и снижения издержек на бумажную документацию;
• государственные и муниципальные учреждения для автоматизации работы с официальными документами и повышения эффективности административных процедур;
• образовательные и научные учреждения для управления учебными и научными материалами, а также для организации взаимодействия между сотрудниками и студентами;
• медицинские учреждения и фармацевтические компании для работы с медицинской документацией, историями болезни и другими важными данными;
• юридические фирмы и нотариальные конторы для управления контрактами, договорами и другими юридическими документами;
• производственные предприятия для организации работы с технической документацией, чертежами и другими производственными материалами.

Администрирование

Возможность администрирования позволяет осуществлять настройку и управление функциональностью системы, а также управление учётными записями и правами доступа к системе.

Импорт/экспорт данных

Возможность импорта и/или экспорта данных в продукте позволяет загрузить данные из наиболее популярных файловых форматов или выгрузить рабочие данные в файл для дальнейшего использования в другом ПО.

Многопользовательский доступ

Возможность многопользовательской доступа в программную систему обеспечивает одновременную работу нескольких пользователей на одной базе данных под собственными учётными записями. Пользователи в этом случае могут иметь отличающиеся права доступа к данным и функциям программного обеспечения.

Наличие API

Часто при использовании современного делового программного обеспечения возникает потребность автоматической передачи данных из одного ПО в другое. Например, может быть полезно автоматически передавать данные из Системы управления взаимоотношениями с клиентами (CRM) в Систему бухгалтерского учёта (БУ). Для обеспечения такого и подобных сопряжений программные системы оснащаются специальными Прикладными программными интерфейсами (англ. API, Application Programming Interface). С помощью таких API любые компетентные программисты смогут связать два программных продукта между собой для автоматического обмена информацией.

Отчётность и аналитика

Наличие у продукта функций подготовки отчётности и/или аналитики позволяют получать систематизированные и визуализированные данные из системы для последующего анализа и принятия решений на основе данных.

На основе своего экспертного мнения Соваре рекомендует наиболее внимательно подходить к выбору решения. При выборе программного продукта из функционального класса систем электронного документооборота (СЭД) необходимо учитывать ряд ключевых факторов, которые будут определять эффективность использования системы в конкретных бизнес-процессах. Прежде всего, следует проанализировать масштаб деятельности организации: для малого бизнеса могут подойти более простые и доступные решения с базовым набором функций, тогда как крупным корпорациям потребуются масштабируемые системы с расширенными возможностями интеграции и управления большими объёмами данных. Также важно учитывать отраслевые требования и нормативные акты — например, в финансовом секторе и здравоохранении существуют строгие правила обработки и хранения конфиденциальной информации, которые должны поддерживаться СЭД. Технические ограничения инфраструктуры организации, такие как существующая ИТ-инфраструктура, поддерживаемые протоколы и стандарты, также играют значительную роль в выборе системы. Не менее важно оценить функциональность системы: наличие модулей для сканирования и распознавания документов, возможности построения сложных маршрутов документооборота, инструменты поиска и фильтрации, механизмы контроля доступа и аудита действий пользователей.

Ключевые аспекты при принятии решения:

• соответствие функциональности системы текущим и перспективным бизнес-процессам организации;
• возможность интеграции с уже используемыми корпоративными системами (например, ERP, CRM);
• поддержка необходимых форматов документов и возможностей их обработки (например, PDF, DOCX, XML);
• наличие механизмов обеспечения информационной безопасности (шифрование данных, аутентификация пользователей, аудит действий);
• масштабируемость системы и возможность расширения функциональности за счёт модулей или API;
• удобство пользовательского интерфейса и наличие обучающих материалов для сотрудников;
• поддержка мобильных устройств и возможность удалённого доступа к системе;
• соответствие отраслевым стандартам и нормативным требованиям (например, требованиям к электронному документообороту в государственных учреждениях);
• наличие службы технической поддержки и возможности обновления системы.

После анализа вышеперечисленных факторов следует провести пилотное внедрение или тестирование системы на ограниченном объёме задач, чтобы оценить её работоспособность и удобство использования в реальных условиях. Также целесообразно изучить отзывы других организаций, уже использующих рассматриваемые СЭД, и учесть их опыт в части выявленных преимуществ и недостатков систем.

Решения для управления документооборотом могут помочь в цифровой трансформации организации, избавив бизнес от необходимости ручного бумажного документооборота.

Ниже перечислены некоторые преимущества использования программных решений для управления документами:

• Доступ к документам в любом месте и в любое время,
• Совместная работа через общий доступ к файлам,
• Снижение затрат, связанных с хранением и циркуляцией физических (материальных) документов,
• Защита критически важных бизнес-документов от несанкционированного доступа, киберпреступности, программ-вымогателей и стихийных бедствий.

Системы электронного делопроизводства

Системы электронного делопроизводства (СЭД, англ. Electronic Documentation Management Systems, EDM) – это автоматизированные системы, которые управляют документооборотом в организации. Они обеспечивают создание, хранение, обработку и передачу документов в электронном виде, что повышает эффективность работы и снижает затраты на бумажное делопроизводство.

Интеллектуальные системы электронного документооборота

Интеллектуальные системы электронного документооборота (ИИ-СЭД, англ. Intelligent AI-based Electronic Documentation Management Systems, AI-EDM) — это современные программные решения, которые используют технологии искусственного интеллекта для автоматизации и оптимизации процессов работы с документами. Они позволяют компаниям эффективно управлять документооборотом, снижая затраты времени и ресурсов.

Классификатор программных продуктов Соваре определяет конкретные функциональные критерии для систем. Чтобы претендовать на включение в категорию СЭД, программный продукт должен:

• Организовывать хранение документов, доступ, совместное использование и редактирование документов на единой платформе.

• Выполнять полнотекстовый поиск соответствующих файлов и документов путём ввода ключевых слов в полях поиска.

• Управлять доступом и разрешениями к документам для определенных лиц или групп сотрудников и внешних контрагентов, а также управлять тем, кто может просматривать и/или редактировать документы.

• Предлагать инструменты совместной работы, давать делиться документами с отдельными лицами или группой людей, создавать маршруты движения (согласования, утверждения) документов, а также разрешать им редактировать и добавлять комментарии.

• Осуществлять захват документов, используя технологию захвата изображений для оцифровки печатных документов. Продвинутые платформы предлагают оптическое распознавание символов (OCR) и функцию поиска.

• Архивировать документы, создавать централизованное хранилище для хранения конфиденциальных и архивных данных для дальнейшего использования.

По аналитическим данным Соваре, в 2025 году на рынке систем электронного документооборота (СЭД) можно ожидать усиления тенденций к интеграции с другими корпоративными системами, развития возможностей работы с большими объёмами данных, повышения уровня безопасности и применения технологий искусственного интеллекта для автоматизации рутинных процессов. Среди ключевых трендов:

• Интеграция с ERP и CRM-системами. СЭД будут более тесно интегрироваться с системами управления ресурсами предприятия и управления взаимоотношениями с клиентами, что позволит обеспечить бесшовный обмен данными и повысить эффективность бизнес-процессов.

• Применение технологий Big Data. Системы будут обрабатывать и анализировать большие объёмы данных, что позволит выявлять закономерности в документообороте, оптимизировать рабочие процессы и принимать более обоснованные управленческие решения.

• Усиление мер кибербезопасности. В условиях роста киберугроз разработчики СЭД будут уделять больше внимания шифрованию данных, многофакторной аутентификации и другим методам защиты информации.

• Автоматизация с помощью ИИ. Искусственный интеллект будет использоваться для автоматического распознавания и классификации документов, извлечения ключевых данных, проверки соответствия документов стандартам и регламентам, что существенно сократит время обработки.

• Развитие мобильных решений. СЭД будут предоставлять более широкие возможности для работы с документами на мобильных устройствах, что позволит пользователям оперативно получать доступ к информации и выполнять необходимые действия вне офиса.

• Блокчейн-технологии для обеспечения целостности данных. Использование блокчейн-технологий позволит гарантировать неизменность и подлинность документов, что особенно важно для юридически значимых бумаг и в сферах с высокими требованиями к безопасности данных.

• Развитие облачных решений. Облачные СЭД станут более популярными благодаря возможности масштабирования, снижению затрат на инфраструктуру и упрощению процесса развёртывания и обновления систем.

Гонконг (Китай)

ParaDM

Турция

DivvyDrive

Великобритания

Ideagen PleaseReview

Швеция

CloudMe

Объединенные Арабские Эмираты

FileOrbis, Arcmate

Австрия

Papyrus WebArchive

Латвия

ONLYOFFICE Docs

Австралия

Objective Connect, Objective Nexus

Канада

OpenText Content Manager, OpenText Hightail, OpenText Core Content Management, Orchestry Platform, BlackBerry Workspaces

Китай

Lenovo Filez, AnyShare, Cloud Infinite

Япония

Therefore

Франция

C6 Any, Intalio Document Management, GetCollective, Oodrive, NetExplorer

Швейцария

Tresorit, Fabasoft PROCECO, Acronis Cyber Files

Южная Африка

Kyocera Enterprise Information Manager, Archiflow

Россия

АСМО-документооборот, Flow, Симфония, A2B, Олимп Делопроизводство, LDM.Документооборот, Directum Lite, Directum СЭД+, Directum RX, LDM.Express, Visary СЭД, Кайтен, Ведок, EasyDocs, Docsvision, Hrlink, CorePlat, Annotate, ELMA365 CSP, Rbot, ЭльДокА, CompanyMedia, Тесса, ТЕЗИС, NextDoc, 1С-ЭДО, 1С:Документооборот, DocsinBox

Сингапур

Enadoc Enterprise Content Management, EasiShare

Индия

OspynDocs, dMACQ DMS, Zoho WorkDrive

США

SOLIXCloud Enterprise Content Services, IBM FileNet Content Manager, IBM Content Manager OnDemand, IBM Content Manager, Axcient x360Sync, DynaFile, Xerox DocuShare, ELO ECM Suite, AODocs, Veladocs, Systemware, Wrapsody eCo, FilesAnywhere, Iron Mountain InSight Content Management, AppXtender, Syncplicity, Google Drive, Hitachi Vantara File Gateway, Dropbox, Resilio Sync, VisualVault, Laserfiche, Rocket Mobius, KnowledgeLake Platform, Oracle WebCenter Content, Epicor Enterprise Content Management, Docstar, FileCloud, M-Files, FileBound, Amazon WorkDocs, OneHub, OneDrive

Германия

leitzcloud, DRACOON, d.velop, d.velop Document Management, idgard, enaio, yuuvis Mo­men­tum, TeamDrive, ownCloud