Описание системы M-Files

M-Files — это платформа для автоматизации работы с знаниями, обеспечивающая управление документооборотом, рабочие процессы и применение ИИ для повышения эффективности специалистов.. Программный продукт M-Files (рус. М‑Файлы) от компании-разработчика M-Files предназначен для автоматизации работы с знаниями и управления корпоративным контентом. Он позволяет организовать быстрый поиск информации, автоматизировать документоориентированные рабочие процессы, обеспечить безопасное взаимодействие с внешними сторонами и контроль доступа к документам, а также использует метаданные и механизмы искусственного интеллекта для повышения эффективности работы сотрудников.

Система M-Files ориентирована на сотрудников, работающих с информационными активами компании: менеджеров, специалистов по документообороту, юристов, инженеров и других работников, которым необходимо оперативно находить, обрабатывать и совместно использовать документы в рамках рабочих процессов.

Система подходит для компаний среднего и крупного бизнеса различных отраслей — от производственных предприятий и строительных компаний до финансовых и юридических организаций, где требуется эффективное управление документооборотом, автоматизация рабочих процессов и обеспечение высокого уровня безопасности при работе с документами.

Функциональные возможности M-Files:

• Организация документооборота. Платформа позволяет структурировать и систематизировать документы, обеспечивая их удобное хранение и быстрый доступ в рамках бизнес-процессов. Это способствует устранению информационного хаоса и повышению эффективности работы с документами.

• Метаданные-ориентированная архитектура. Использование метаданных позволяет эффективно классифицировать и индексировать документы, что существенно ускоряет процесс поиска необходимой информации и облегчает работу с большими объёмами данных.

• Автоматизация рабочих процессов. Встроенный механизм рабочих процессов (workflow) позволяет автоматизировать рутинные операции, связанные с созданием, редактированием, согласованием и утверждением документов, что повышает производительность труда и сокращает время обработки документов.

• Управление версиями документов. Платформа предоставляет инструменты для отслеживания изменений в документах и управления их версиями, что позволяет избежать ошибок и обеспечить работу с актуальными данными.

• Поддержка совместной работы. M-Files облегчает взаимодействие между сотрудниками, позволяя им совместно работать над документами, обмениваться комментариями и быстро согласовывать изменения, что способствует более эффективному командному взаимодействию.

• Генерация аудиторского следа. Платформа автоматически фиксирует все действия с документами, создавая подробный аудиторский след, который может быть использован для анализа истории изменений и контроля соблюдения бизнес-процессов.

• Применение технологий искусственного интеллекта. M-Files использует алгоритмы искусственного интеллекта для анализа данных, выявления закономерностей и автоматизации рутинных задач, что позволяет повысить эффективность работы с документами и снизить вероятность ошибок.