Интеллектуальные системы электронного документооборота (ИИ-СЭД)

Интеллектуальные системы электронного документооборота (ИИ-СЭД, англ. Intelligent AI-based Electronic Documentation Management Systems, AI-EDM) — это современные программные решения, которые используют технологии искусственного интеллекта для автоматизации и оптимизации процессов работы с документами. Они позволяют компаниям эффективно управлять документооборотом, снижая затраты времени и ресурсов.

Интеллектуальный документооборот на базе искусственного интеллекта (ИИ) представляет собой деятельность по автоматизации и оптимизации процессов работы с документами в организации с применением технологий машинного обучения, обработки естественного языка и других компонентов ИИ. Система анализирует, классифицирует, маршрутизирует документы, извлекает из них ключевые данные, контролирует сроки исполнения, обеспечивает поиск и хранение информации, тем самым повышая эффективность документооборота, снижая временные и ресурсные затраты, минимизируя вероятность ошибок, связанных с человеческим фактором.

Среди ключевых аспектов деятельности можно выделить:

• автоматизацию рутинных операций с документами,
• интеллектуальную классификацию и категоризацию документов,
• автоматическое извлечение метаданных и ключевой информации из документов,
• оптимизацию маршрутов движения документов внутри организации,
• обеспечение быстрого и точного поиска необходимых документов,
• контроль соблюдения сроков исполнения документов,
• анализ документооборота и выявление узких мест в процессах.

Внедрение интеллектуальных систем электронного документооборота позволяет организациям существенно повысить производительность работы с документами, улучшить качество управления информацией и обеспечить более высокий уровень безопасности данных. В условиях цифровизации бизнес-процессов подобные программные решения становятся критически важными для поддержания конкурентоспособности и эффективности работы компаний.

Интеллектуальные системы электронного документооборота предназначены для автоматизации и оптимизации процессов работы с документами в организациях и компаниях. Они позволяют реализовать комплекс функций, связанных с созданием, обработкой, хранением, передачей и архивированием документов, при этом существенно повышая эффективность документооборота за счёт применения технологий искусственного интеллекта.

Такие системы обеспечивают анализ содержания документов, автоматическое распознавание и классификацию информации, извлечение ключевых данных, проверку на соответствие установленным правилам и нормативам, а также поддержку принятия решений на основе анализа больших объёмов документальной информации. В результате сокращаются временные и ресурсные затраты на рутинные операции, минимизируется вероятность ошибок, повышается скорость обработки документов и улучшается качество управления бизнес-процессами, связанными с документооборотом.

Администрирование

Возможность администрирования позволяет осуществлять настройку и управление функциональностью системы, а также управление учётными записями и правами доступа к системе.

Импорт/экспорт данных

Возможность импорта и/или экспорта данных в продукте позволяет загрузить данные из наиболее популярных файловых форматов или выгрузить рабочие данные в файл для дальнейшего использования в другом ПО.

Многопользовательский доступ

Возможность многопользовательской доступа в программную систему обеспечивает одновременную работу нескольких пользователей на одной базе данных под собственными учётными записями. Пользователи в этом случае могут иметь отличающиеся права доступа к данным и функциям программного обеспечения.

Наличие API

Часто при использовании современного делового программного обеспечения возникает потребность автоматической передачи данных из одного ПО в другое. Например, может быть полезно автоматически передавать данные из Системы управления взаимоотношениями с клиентами (CRM) в Систему бухгалтерского учёта (БУ). Для обеспечения такого и подобных сопряжений программные системы оснащаются специальными Прикладными программными интерфейсами (англ. API, Application Programming Interface). С помощью таких API любые компетентные программисты смогут связать два программных продукта между собой для автоматического обмена информацией.

Отчётность и аналитика

Наличие у продукта функций подготовки отчётности и/или аналитики позволяют получать систематизированные и визуализированные данные из системы для последующего анализа и принятия решений на основе данных.

По экспертной оценке Soware, в 2026 году на рынке интеллектуальных систем электронного документооборота (ИИ-СЭД) можно ожидать усиления тенденций к интеграции передовых технологий, повышения уровня автоматизации процессов, расширения возможностей аналитики и обеспечения более высокого уровня безопасности данных. Среди ключевых трендов будут:

• Развитие мультимодальных интерфейсов. Внедрение голосовых и видеоинтерфейсов для взаимодействия с системой, что позволит упростить процесс ввода данных и поиска информации, а также повысить удобство работы пользователей.

• Расширение применения машинного обучения. Системы будут активнее использовать алгоритмы машинного обучения для автоматического классификации документов, извлечения ключевых данных и прогнозирования потребностей в документообороте на основе анализа исторических данных.

• Интеграция с системами бизнес-аналитики. ИИ-СЭД будут более тесно интегрироваться с платформами бизнес-аналитики, что позволит получать углублённые аналитические отчёты на основе данных документооборота и использовать их для принятия управленческих решений.

• Усиление мер кибербезопасности. В условиях роста объёмов данных и увеличения числа киберугроз системы будут включать более продвинутые механизмы шифрования, многофакторной аутентификации и мониторинга подозрительной активности.

• Применение блокчейна для обеспечения целостности данных. Использование распределённых реестров для хранения метаданных документов и отслеживания их изменений обеспечит неизменность и прозрачность документооборота, что особенно важно для юридически значимых документов.

• Развитие модульности и кастомизации. Системы станут более гибкими, появится возможность лёгкого добавления или удаления функциональных модулей в зависимости от потребностей бизнеса, что позволит адаптировать ИИ-СЭД под специфические задачи компании.

• Внедрение технологий расширенной реальности (XR). Использование XR-технологий для визуализации документооборота и совместной работы над документами в виртуальном пространстве откроет новые возможности для удалённой работы и повысит эффективность командного взаимодействия.

Россия

Directum СЭД+