Системы управления ключевыми показателями эффективности сотрудников (KPI MS) c функцией Управление адаптацией

Системы управления ключевыми показателями эффективности сотрудников (СУ КПЭ, Employee Key Performance Indicators Management Systems, KPI MS) представляют собой программные инструменты, которые позволяют оценивать и анализировать результативность работы сотрудников по заданным критериям.

Управление ключевыми показателями эффективности сотрудников (КПЭ, KPI) – это система мониторинга и оценки результативности работы персонала, основанная на конкретных, измеримых показателях, которые напрямую связаны с достижением стратегических целей компании. КПЭ позволяют определить, насколько эффективно каждый сотрудник выполняет свои обязанности, и какие результаты приносит его работа для общего успеха организации.

Основные аспекты управления КПЭ:

• Определение ключевых показателей: Выбор тех аспектов работы, которые наиболее важны для достижения стратегических целей компании. Это могут быть показатели, связанные с качеством продукции, уровнем обслуживания клиентов, эффективностью производства, снижением издержек и т.д.

• Установка целевых значений: Для каждого выбранного показателя устанавливаются конкретные цели или целевые значения, которые должны быть достигнуты в определённый период времени.

• Мониторинг и сбор данных: Регулярный сбор и анализ данных о работе сотрудников и достижении ими установленных KPI. Это может включать в себя использование специализированных систем учёта, проведение опросов и анкетирования, а также анализ обратной связи от клиентов и коллег.

• Предоставление обратной связи: Регулярное информирование сотрудников о результатах их работы, сравнение фактических показателей с установленными целями и предоставление конструктивной обратной связи для улучшения результатов.

• Корректировка и адаптация: На основе анализа полученных данных и обратной связи производится корректировка KPI, целевых значений и методов работы для повышения общей эффективности и достижения стратегических целей.

• Мотивация и вознаграждение: Система КПЭ часто используется для мотивации сотрудников и предоставления им вознаграждения за достижение установленных целей. Это может включать в себя премии, бонусы, продвижение по службе и другие формы поощрения.

Эффективное управление KPI способствует повышению производительности труда, улучшению качества продукции и услуг, снижению издержек и общему росту конкурентоспособности компании.

Для лучшего понимания функций, решаемых задач, преимуществ и возможностей систем категории, рекомендуем ознакомление с образцовыми примерами таких программных продуктов:

JinnПравовед.Ру ЛабОфициальный сайт

Системы управления ключевыми показателями эффективности сотрудников позволяют определить основные показатели, по которым измеряется успешность выполнения задач сотрудниками, и сравнивать их результаты с заранее определенными целями и стандартами. Это могут быть, например, количественные показатели (объём продаж, количество закрытых сделок, количество выполненных задач), качественные показатели (уровень клиентского обслуживания, степень выполнения целей или проектов), а также другие индикаторы, релевантные для конкретной отрасли или организации.

Программные системы управления КПЭ (KPI) обычно включают в себя функции по установлению целей и показателей, сбору и анализу данных, а также генерации отчетов и визуализации результатов. Они позволяют автоматизировать процесс управления показателями эффективности и обеспечивают более точную и объективную оценку работы сотрудников, что помогает оптимизировать бизнес-процессы и достижение стратегических целей организации.

Системы управления ключевыми показателями эффективности сотрудников в основном используют следующие группы пользователей:

• руководители высшего звена и топ-менеджмент для стратегического планирования и контроля эффективности работы подразделений и компании в целом;
• руководители среднего звена для мониторинга работы подчинённых, корректировки рабочих процессов и повышения эффективности отделов;
• HR-специалисты для оценки эффективности работы персонала, разработки программ обучения и развития сотрудников, формирования системы мотивации;
• сотрудники — для отслеживания собственных показателей эффективности, понимания критериев оценки работы, планирования личного профессионального развития.

Администрирование

Возможность администрирования позволяет осуществлять настройку и управление функциональностью системы, а также управление учётными записями и правами доступа к системе.

Аналитика персонала (HR)

Функции Аналитики персонала (HR) позволяют собирать данные, анализировать ситуацию в области кадрового менеджмента и извлекать полезные выводы для повышения принятия решений в области управления персоналом. Среди отслеживаемых метрик могут быть текучесть кадров, удовлетворённость персонала, распределения сотрудников по возрастному, половому и иным признакам

Видео-интервьюирование

Функции Видео-интервьюирования позволяют рекрутинговой службе компании проводить собеседования с кандидатами на вакантные места. Возможности видеорекрутинга в различных системах могут быть реализованы по-разному: либо как инструмент удобного для рекрутера взаимодействия с соискателем в режиме реального времени, либо как инструмент автоматического проведения интервью с использованием ранее записанных видео-вопросов

Импорт/экспорт данных

Возможность импорта и/или экспорта данных в продукте позволяет загрузить данные из наиболее популярных файловых форматов или выгрузить рабочие данные в файл для дальнейшего использования в другом ПО.

Кадровое делопроизводство

Функции Кадрового делопроизводства позволяют вести кадровый учёт и документооборот в соответствии с требованиями законодательства, обеспечивая необходимый уровень соответствия и прозрачности организации

Многопользовательский доступ

Возможность многопользовательской доступа в программную систему обеспечивает одновременную работу нескольких пользователей на одной базе данных под собственными учётными записями. Пользователи в этом случае могут иметь отличающиеся права доступа к данным и функциям программного обеспечения.

Наличие API

Часто при использовании современного делового программного обеспечения возникает потребность автоматической передачи данных из одного ПО в другое. Например, может быть полезно автоматически передавать данные из Системы управления взаимоотношениями с клиентами (CRM) в Систему бухгалтерского учёта (БУ). Для обеспечения такого и подобных сопряжений программные системы оснащаются специальными Прикладными программными интерфейсами (англ. API, Application Programming Interface). С помощью таких API любые компетентные программисты смогут связать два программных продукта между собой для автоматического обмена информацией.

Отчётность и аналитика

Наличие у продукта функций подготовки отчётности и/или аналитики позволяют получать систематизированные и визуализированные данные из системы для последующего анализа и принятия решений на основе данных.

Оценка 360 градусов

Функции Оценки 360 градусов позволяют собирать и управлять отзывами (в т.ч. анонимными) о сотрудниках от коллег, руководителей и подчинённых. Обратная связь о работе сотрудника далее может быть использована как самим сотрудником для выявления возможностей для личностного роста, так и руководителями для оценки результатов работы сотрудника

Подбор персонала и ведение соискателей

Функции Подбора персонала и ведения соискателей предоставляют возможности систематической работы с собственными вакансиями и со сведениями о кандидатах на замещение должностей в компании, организации мероприятий по отбору кандидатов, проведению собеседований, тестовых заданий и контролю прохождения испытательного срока

Управление адаптацией

Функции Управления адаптацией позволяют контролировать интеграцию новых сотрудников в организацию, или приспособление сотрудников при переходе на новые должности, включая планирование обучений, проведение контрольных мероприятий и ведение данных о процессе курирования

Управление выплатами

Функции Управления выплатами позволяют планировать, контролировать перечисление и анализировать операции по денежным выплатам сотрудникам: заработную плату, премии, налоги, вычеты, пенсионные отчисления, внутриорганизационные компенсации, надбавки, субсидии и иные денежные выплаты сотрудникам

Управление жизненным циклом сотрудника

Функции Управления жизненным циклом сотрудника позволяют отслеживать статус и сведения нахождения сотрудников на различных этапах жизненного цикла, таких как набор, испытательный срок, адаптация, управление льготами, развитие и удержание сотрудников. Такие функции позволяют объединить все данные и процессы вокруг сотрудника, управляя взаимоотношениями с сотрудником централизованно вне зависимости от фазы жизненного цикла сотрудника в организации и аспекта управления

Управление обратной связью

Функции Управления обратной связью позволяют собирать отзывы (замечания, предложения, комментарии) от сотрудников о качестве работы компании как в отношении внутренних процессов, так и в отношении производимых продуктов и услуг компании. Такие отзывы могут быть использованы для оценки качества работы компании, внесения улучшений в процессы, и вместе с тем позволяют улучшать внутриорганизационный и командный климат

Управление системой оплаты труда

Функции Управления системой оплаты труда позволяют систематизировано для всей организации управлять базовыми окладами, премиями, компенсациями, долгосрочными программами стимулирования и бюджетировать оклады сотрудников организации

Управление социальным пакетом

Функции Управления социальным пакетом позволяют планировать, систематизировать и учитывать все виды пособий работникам (предоставляемых в рамках социального пакета). Программа также может позволить сотрудникам участвовать в учёте льгот через систему, минимизируя ошибки. Такие возможности позволяют сотрудникам определить и использовать все применимые к ним преимущества социального пакета для их конкретного случая

Управление эффективностью и КПЭ

Функции Управления эффективностью и КПЭ (Ключевыми показателями эффективности, KPI) позволяют планировать цели и масштабные задачи сотрудников, оценивать эффективность (ежеквартально, полугодично или ежегодно) и фиксировать оценки эффективности и результаты обратной связи между сотрудником и его руководителем

Учёт командировок

Функции Учёта командировок позволяют управлять данными о командировках и деловых поездках сотрудников: планировать командировки, вести учёт командировочных расходов сотрудников и обеспечивать ведение прочих сведений, связанных с командировками

Учёт отгулов и отпусков

Функции Учёта отгулов и отпусков позволяют вести, планировать и анализировать данные об отсутствии сотрудников с учётом вариантов причин отсутствия, необходимых для обеспечения договорённостей между организацией и сотрудником и для целей последующего расчёта заработной платы

Учёт рабочего времени и посещаемости

Функции Учёта рабочего времени и посещаемости позволяют вести данные о посещаемости и отсутствию сотрудников. Такие возможности необходимы для поддержания распорядка дня в компании и обеспечения договорённостей о временнОм режиме работы между организацией и сотрудником

База данных резюме

Наличие Базы данных резюме позволяет использовать при поиске сотрудников и подборе персонала готовую базу кандидатов, самостоятельно разместивших свои резюме. Обычно такая база размещается на крупных работных сайтах и специализированных отраслевых интернет-порталах с функцией поиска работы/сотрудников

База данных соискателей

Ведение Базы данных соискателей позволяет управлять и обновлять основные сведения о кандидатах на открытые вакансии в формате централизованной базы данных. Данная база данных включает информацию о списке вакансий, списке кандидатов, их компетенциях, предыдущем опыте работы, сведения об образовании, курсах и сертификатах

База данных сотрудников

Ведение Базы данных сотрудников позволяет управлять и обновлять основные сведения о работниках в формате централизованной базы данных. Такая база данных хранит информацию о должности, компетенциях, предыдущем опыте работы и других данных сотрудника

При выборе программного продукта из функционального класса систем управления ключевыми показателями эффективности сотрудников (СУ КПЭ) необходимо учитывать ряд факторов, которые определят пригодность системы для решения конкретных бизнес-задач. Прежде всего, следует оценить масштаб деятельности компании: для малого бизнеса могут подойти более простые и гибкие решения с базовым набором функций, тогда как крупным корпорациям потребуются масштабируемые системы с расширенными возможностями интеграции и аналитическими инструментами. Также важно учитывать отраслевые требования и стандарты — например, в финансовом секторе могут быть жёсткие требования к безопасности данных и соответствию регуляторным нормам, в то время как в сфере IT акцент может быть сделан на гибкости и возможности быстрой адаптации системы под изменяющиеся условия работы. Не менее значимы технические ограничения, включая существующую ИТ-инфраструктуру компании, совместимость с другими используемыми системами (например, с ERP, CRM), требования к производительности и надёжности. Кроме того, стоит обратить внимание на функциональность системы в части настройки KPI, возможности визуализации данных, генерации отчётов, а также на наличие инструментов для анализа отклонений и прогнозирования результатов.

Ключевые аспекты при принятии решения:

• соответствие функциональности системы целям и KPI компании (например, возможность настройки индивидуальных KPI для разных подразделений и должностей);
• наличие модулей для сбора и обработки данных из различных источников (например, интеграция с системами учёта рабочего времени, CRM, ERP);
• возможности визуализации данных и создания отчётов (графики, дашборды, экспорт в различные форматы);
• поддержка различных методов анализа данных (сравнительный анализ, трендовый анализ, корреляционный анализ и т. д.);
• наличие механизмов обеспечения безопасности данных (шифрование, разграничение прав доступа, аудит действий пользователей);
• масштабируемость и гибкость системы (возможность добавления новых KPI, пользователей, модулей);
• совместимость с существующей ИТ-инфраструктурой и другими корпоративными системами;
• наличие поддержки и обновлений от разработчика, документация и обучающие материалы для пользователей.

После анализа перечисленных факторов следует провести пилотное внедрение или тестирование системы на ограниченном участке работы, чтобы оценить её эффективность и удобство использования в реальных условиях. Также целесообразно изучить отзывы других компаний, уже использующих подобные системы, и учесть их опыт при принятии окончательного решения.

Системы управления ключевыми показателями эффективности сотрудников (КПЭ) представляют собой мощный инструмент для современного бизнеса, позволяющий эффективно управлять работой персонала и достигать стратегических целей компании. Эти системы обеспечивают ряд значительных преимуществ, способствующих повышению производительности, мотивации сотрудников и улучшению общей эффективности работы организации.

Во-первых, КПЭ помогают чётко определить цели и задачи для каждого сотрудника, что делает работу более целенаправленной и структурированной. Это способствует повышению мотивации и ответственности сотрудников за результаты своей работы, поскольку они видят прямую связь между своими усилиями и достижением общих целей компании. Кроме того, системы КПЭ позволяют регулярно отслеживать прогресс в достижении поставленных целей, что даёт возможность оперативно корректировать действия и стратегии для более эффективного достижения результатов.

Также КПЭ играют важную роль в повышении эффективности работы компании за счёт оптимизации распределения ресурсов и улучшения координации между различными подразделениями. Они помогают выявлять слабые места в работе организации и разрабатывать меры по их устранению, что способствует общему улучшению внутренних процессов и повышению качества предоставляемых услуг или продукции.

Таким образом, внедрение систем управления КПЭ является важным шагом на пути к успешному управлению персоналом и достижению стратегических целей компании, обеспечивая её устойчивое развитие и конкурентоспособность на рынке.

Для того чтобы соответствовать категории систем управления ключевыми показателями эффективности сотрудников, системы должны иметь следующие функциональные возможности:

• Определение ключевых показателей эффективности (KPI). Система должна предоставлять инструменты для определения и настройки KPI для различных ролей и уровней сотрудников, учитывая специфику деятельности компании и её стратегические цели.

• Сбор и анализ данных. Система должна обеспечивать сбор данных о выполнении KPI сотрудниками, их анализ и визуализацию в удобной форме для принятия управленческих решений.

• Мотивация и вознаграждение. Система должна предлагать механизмы для привязки вознаграждения сотрудников к выполнению KPI, стимулируя их к достижению высоких результатов.

• Отчётность и мониторинг. Система должна предоставлять инструменты для создания отчётов о выполнении KPI на разных уровнях организации, а также для мониторинга динамики изменения показателей во времени.

• Интеграция с другими системами. Система должна поддерживать интеграцию с другими корпоративными системами, такими как системы учёта рабочего времени, CRM, ERP и т.д., для обеспечения полноты и достоверности данных о выполнении KPI.

В 2025 году на рынке систем управления ключевыми показателями эффективности сотрудников (СУ КПЭ) можно ожидать усиления тенденций к интеграции с другими корпоративными системами, развития возможностей аналитики больших данных, применения методов машинного обучения для прогнозирования результативности, повышения уровня персонализации и адаптивности систем, расширения функционала для удалённой работы и гибридных форматов, а также усиления внимания к безопасности данных и соответствию регуляторным требованиям.

• Интеграция с корпоративными системами. СУ КПЭ будут всё теснее интегрироваться с ERP, CRM и другими системами для получения более полных данных о работе сотрудников и оптимизации бизнес-процессов.

• Аналитика больших данных. Системы будут обрабатывать и анализировать значительно больший объём данных о работе сотрудников, что позволит выявлять скрытые закономерности и тренды в их эффективности.

• Применение машинного обучения. Алгоритмы машинного обучения будут использоваться для прогнозирования будущей результативности сотрудников на основе анализа исторических данных и выявления факторов, влияющих на их работу.

• Персонализация и адаптивность. СУ КПЭ будут предлагать более гибкие настройки под конкретные роли и задачи сотрудников, адаптируясь к их стилю работы и предпочтениям.

• Поддержка удалённой работы. Системы будут предоставлять расширенные возможности для мониторинга и оценки работы сотрудников в удалённом и гибридном режимах, включая инструменты для отслеживания времени и задач.

• Безопасность данных. Усиление требований к защите персональных данных сотрудников и конфиденциальной информации компании потребует внедрения более совершенных механизмов шифрования и контроля доступа.

• Соответствие регуляторным требованиям. СУ КПЭ будут включать функционал для автоматического соблюдения отраслевых и государственных нормативов в области учёта и оценки труда, что особенно важно для крупных и международных компаний.

Россия

Jinn, K-Team HRM, Skillaz, HRBOX, ТопФактор:Управление талантами, Mirapolis HCM, Пульс, VK People Hub Talent, Websoft HCM, 1С:Зарплата и управление персоналом, SimpleOne HRMS, Sostaff, Neon HRM, Битрикс24.HRM