Системы управления ключевыми показателями эффективности сотрудников (KPI MS)

Системы управления ключевыми показателями эффективности сотрудников (СУ КПЭ, Employee Key Performance Indicators Management Systems, KPI MS) представляют собой программные инструменты, которые позволяют оценивать и анализировать результативность работы сотрудников по заданным критериям.

Управление ключевыми показателями эффективности сотрудников (КПЭ, KPI) – это система мониторинга и оценки результативности работы персонала, основанная на конкретных, измеримых показателях, которые напрямую связаны с достижением стратегических целей компании. КПЭ позволяют определить, насколько эффективно каждый сотрудник выполняет свои обязанности, и какие результаты приносит его работа для общего успеха организации.

Основные аспекты управления КПЭ:

• Определение ключевых показателей: Выбор тех аспектов работы, которые наиболее важны для достижения стратегических целей компании. Это могут быть показатели, связанные с качеством продукции, уровнем обслуживания клиентов, эффективностью производства, снижением издержек и т.д.

• Установка целевых значений: Для каждого выбранного показателя устанавливаются конкретные цели или целевые значения, которые должны быть достигнуты в определённый период времени.

• Мониторинг и сбор данных: Регулярный сбор и анализ данных о работе сотрудников и достижении ими установленных KPI. Это может включать в себя использование специализированных систем учёта, проведение опросов и анкетирования, а также анализ обратной связи от клиентов и коллег.

• Предоставление обратной связи: Регулярное информирование сотрудников о результатах их работы, сравнение фактических показателей с установленными целями и предоставление конструктивной обратной связи для улучшения результатов.

• Корректировка и адаптация: На основе анализа полученных данных и обратной связи производится корректировка KPI, целевых значений и методов работы для повышения общей эффективности и достижения стратегических целей.

• Мотивация и вознаграждение: Система КПЭ часто используется для мотивации сотрудников и предоставления им вознаграждения за достижение установленных целей. Это может включать в себя премии, бонусы, продвижение по службе и другие формы поощрения.

Эффективное управление KPI способствует повышению производительности труда, улучшению качества продукции и услуг, снижению издержек и общему росту конкурентоспособности компании.

Системы управления ключевыми показателями эффективности сотрудников позволяют определить основные показатели, по которым измеряется успешность выполнения задач сотрудниками, и сравнивать их результаты с заранее определенными целями и стандартами. Это могут быть, например, количественные показатели (объём продаж, количество закрытых сделок, количество выполненных задач), качественные показатели (уровень клиентского обслуживания, степень выполнения целей или проектов), а также другие индикаторы, релевантные для конкретной отрасли или организации.

Программные системы управления КПЭ (KPI) обычно включают в себя функции по установлению целей и показателей, сбору и анализу данных, а также генерации отчетов и визуализации результатов. Они позволяют автоматизировать процесс управления показателями эффективности и обеспечивают более точную и объективную оценку работы сотрудников, что помогает оптимизировать бизнес-процессы и достижение стратегических целей организации.

Администрирование

Возможность администрирования позволяет осуществлять настройку и управление функциональностью системы, а также управление учётными записями и правами доступа к системе.

Аналитика персонала (HR)

Функции Аналитики персонала (HR) позволяют собирать данные, анализировать ситуацию в области кадрового менеджмента и извлекать полезные выводы для повышения принятия решений в области управления персоналом. Среди отслеживаемых метрик могут быть текучесть кадров, удовлетворённость персонала, распределения сотрудников по возрастному, половому и иным признакам

Видео-интервьюирование

Функции Видео-интервьюирования позволяют рекрутинговой службе компании проводить собеседования с кандидатами на вакантные места. Возможности видеорекрутинга в различных системах могут быть реализованы по-разному: либо как инструмент удобного для рекретера взаимодействия с соискателем в режиме реального времени, либо как инструмент автоматического проведения интервью с использованием ранее записанных видео-вопросов

Импорт/экспорт данных

Возможность импорта и/или экспорта данных в продукте позволяет загрузить данные из наиболее популярных файловых форматов или выгрузить рабочие данные в файл для дальнейшего использования в другом ПО.

Кадровое делопроизводство

Функции Кадрового делопроизводства позволяют вести кадровый учёт и документооборот в соответствии с требованиями законодательства, обеспечивая необходимый уровень соответствия и прозрачности организации

Многопользовательский доступ

Возможность многопользовательской доступа в программную систему обеспечивает одновременную работу нескольких пользователей на одной базе данных под собственными учётными записями. Пользователи в этом случае могут иметь отличающиеся права доступа к данным и функциям программного обеспечения.

Наличие API

Часто при использовании современного делового программного обеспечения возникает потребность автоматической передачи данных из одного ПО в другое. Например, может быть полезно автоматически передавать данные из Системы управления взаимоотношениями с клиентами (CRM) в Систему бухгалтерского учёта (БУ). Для обеспечения такого и подобных сопряжений программные системы оснащаются специальными Прикладными программными интерфейсами (англ. API, Application Programming Interface). С помощью таких API любые компетентные программисты смогут связать два программных продукта между собой для автоматического обмена информацией.

Отчётность и аналитика

Наличие у продукта функций подготовки отчётности и/или аналитики позволяют получать систематизированные и визуализированные данные из системы для последующего анализа и принятия решений на основе данных.

Оценка 360 градусов

Функции Оценки 360 градусов позволяют собирать и управлять отзывами (в т.ч. анонимными) о сотрудниках от коллег, руководителей и подчинённых. Обратная связь о работе сотрудника далее может быть использована как самим сотрудником для выявления возможностей для личностного роста, так и руководителями для оценки результатов работы сотрудника

Подбор персонала и ведение соискателей

Функции Подбора персонала и ведения соискателей предоставляют возможности систематической работы с собственными вакансиями и со сведениями о кандидатах на замещение должностей в компании, организации мероприятий по отбору кандидатов, проведению собеседований, тестовых заданий и контролю прохождения испытательного срока

Управление адаптацией

Функции Управления адаптацией позволяют контролировать интеграцию новых сотрудников в организацию, или приспособление сотрудников при переходе на новые должности, включая планирование обучений, проведение контрольных мероприятий и ведение данных о процессе курирования

Управление выплатами

Функции Управления выплатами позволяют планировать, контролировать перечисление и анализировать операции по денежным выплатам сотрудникам: заработную плату, премии, налоги, вычеты, пенсионные отчисления, внутриорганизационные компенсации, надбавки, субсидии и иные денежные выплаты сотрудникам

Управление жизненным циклом сотрудника

Функции Управления жизненным циклом сотрудника позволяют отслеживать статус и сведения нахождения сотрудников на различных этапах жизненного цикла, таких как набор, испытательный срок, адаптация, управление льготами, развитие и удержание сотрудников. Такие функции позволяют объединить все данные и процессы вокруг сотрудника, управляя взаимоотношениями с сотрудником централизованно вне зависимости от фазы жизненного цикла сотрудника в организации и аспекта управления

Управление обратной связью

Функции Управления обратной связью позволяют собирать отзывы (замечания, предложения, комментарии) от сотрудников о качестве работы компании как в отношении внутренних процессов, так и в отношении производимых продуктов и услуг компании. Такие отзывы могут быть использованы для оценки качества работы компании, внесения улучшений в процессы, и вместе с тем позволяют улучшать внутриорганизационный и командный климат

Управление системой оплаты труда

Функции Управления системой оплаты труда позволяют систематизировано для всей организации управлять базовыми окладами, премиями, компенсациями, долгосрочными программами стимулирования и бюджетировать оклады сотрудников организации

Управление социальным пакетом

Функции Управления социальным пакетом позволяют планировать, систематизировать и учитывать все виды пособий работникам (предоставляемых в рамках социального пакета). Программа также может позволить сотрудникам участвовать в учёте льгот через систему, минимизируя ошибки. Такие возможности позволяют сотрудникам определить и использовать все применимые к ним преимущества социального пакета для их конкретного случая

Управление эффективностью и КПЭ

Функции Управления эффективностью и КПЭ (Ключевыми показателями эффективности, KPI) позволяют планировать цели и масштабные задачи сотрудников, оценивать эффективность (ежеквартально, полугодично или ежегодно) и фиксировать оценки эффективности и результаты обратной связи между сотрудником и его руководителем

Учёт командировок

Функции Учёта командировок позволяют управлять данными о командировках и деловых поездках сотрудников: планировать командировки, вести учёт командировочных расходов сотрудников и обеспечивать ведение прочих сведений, связанных с командировками

Учёт отгулов и отпусков

Функции Учёта отгулов и отпусков позволяют вести, планировать и анализировать данные об отсутствии сотрудников с учётом вариантов причин отсутствия, необходимых для обеспечения договорённостей между организацией и сотрудником и для целей последующего расчёта заработной платы

Учёт рабочего времени и посещаемости

Функции Учёта рабочего времени и посещаемости позволяют вести данные о посещаемости и отсутствию сотрудников. Такие возможности необходимы для поддержания распорядка дня в компании и обеспечения договорённостей о временнОм режиме работы между организацией и сотрудником

База данных резюме

Наличие Базы данных резюме позволяет использовать при поиске сотрудников и подборе персонала готовую базу кандидатов, самостоятельно разместивших свои резюме. Обычно такая база размещается на крупных работных сайтах и специализированных отраслевых интернет-порталах с функцией поиска работы/сотрудников

База данных соискателей

Ведение Базы данных соискателей позволяет управлять и обновлять основные сведения о кандидатах на открытые вакансии в формате централизованной базы данных. Данная база данных включает информацию о списке вакансий, списке кандидатов, их компетенциях, предыдущем опыте работы, сведения об образовании, курсах и сертификатах

База данных сотрудников

Ведение Базы данных сотрудников позволяет управлять и обновлять основные сведения о работниках в формате централизованной базы данных. Такая база данных хранит информацию о должности, компетенциях, предыдущем опыте работы и других данных сотрудника

Системы управления ключевыми показателями эффективности сотрудников (КПЭ) представляют собой мощный инструмент для современного бизнеса, позволяющий эффективно управлять работой персонала и достигать стратегических целей компании. Эти системы обеспечивают ряд значительных преимуществ, способствующих повышению производительности, мотивации сотрудников и улучшению общей эффективности работы организации.

Во-первых, КПЭ помогают чётко определить цели и задачи для каждого сотрудника, что делает работу более целенаправленной и структурированной. Это способствует повышению мотивации и ответственности сотрудников за результаты своей работы, поскольку они видят прямую связь между своими усилиями и достижением общих целей компании. Кроме того, системы КПЭ позволяют регулярно отслеживать прогресс в достижении поставленных целей, что даёт возможность оперативно корректировать действия и стратегии для более эффективного достижения результатов.

Также КПЭ играют важную роль в повышении эффективности работы компании за счёт оптимизации распределения ресурсов и улучшения координации между различными подразделениями. Они помогают выявлять слабые места в работе организации и разрабатывать меры по их устранению, что способствует общему улучшению внутренних процессов и повышению качества предоставляемых услуг или продукции.

Таким образом, внедрение систем управления КПЭ является важным шагом на пути к успешному управлению персоналом и достижению стратегических целей компании, обеспечивая её устойчивое развитие и конкурентоспособность на рынке.

Для того чтобы соответствовать категории систем управления ключевыми показателями эффективности сотрудников, системы должны иметь следующие функциональные возможности:

• Определение ключевых показателей эффективности (KPI). Система должна предоставлять инструменты для определения и настройки KPI для различных ролей и уровней сотрудников, учитывая специфику деятельности компании и её стратегические цели.

• Сбор и анализ данных. Система должна обеспечивать сбор данных о выполнении KPI сотрудниками, их анализ и визуализацию в удобной форме для принятия управленческих решений.

• Мотивация и вознаграждение. Система должна предлагать механизмы для привязки вознаграждения сотрудников к выполнению KPI, стимулируя их к достижению высоких результатов.

• Отчётность и мониторинг. Система должна предоставлять инструменты для создания отчётов о выполнении KPI на разных уровнях организации, а также для мониторинга динамики изменения показателей во времени.

• Интеграция с другими системами. Система должна поддерживать интеграцию с другими корпоративными системами, такими как системы учёта рабочего времени, CRM, ERP и т.д., для обеспечения полноты и достоверности данных о выполнении KPI.