Системы кадрового учёта и планирования c функцией Кадровое делопроизводство

Системы кадрового учёта и планирования (СКУП, англ. Personnel Accounting and Planning Systems, PAP) – это программное обеспечение, которое помогает компаниям осуществлять учёт личных дел сотрудников, а также составлять штатное расписание и управлять планами кадрового потенциала. СКУП содержит информацию об организационно-штатной структуре, сотрудниках, их должностях и квалификации, опыте работы, знаниях и умениях. СКУП облегчает процесс развития организации, упрощает найм и перевод сотрудников, повышает эффективность управления кадровым потенциалом и уменьшает время, необходимое для выполнения этой работы вручную.

Кадровые учёт и планирование представляют собой комплекс мероприятий, направленных на обеспечение организации необходимыми трудовыми ресурсами и эффективное управление этими ресурсами на протяжении всего их жизненного цикла в компании. Этот процесс включает в себя несколько ключевых аспектов, которые играют важную роль в достижении стратегических целей бизнеса и повышении его конкурентоспособности.

Основные цели кадрового учёта и планирования:

• Определение потребностей в персонале: Анализ текущих и будущих потребностей компании в сотрудниках с определёнными навыками и квалификацией. Это позволяет избежать как нехватки кадров, так и избыточного количества сотрудников.

• Подбор и найм персонала: Разработка и реализация стратегий поиска, отбора и найма новых сотрудников, соответствующих требованиям компании.

• Адаптация и интеграция новых сотрудников: Организация процесса адаптации новых сотрудников к корпоративной культуре, правилам и процедурам компании.

• Развитие и обучение персонала: Планирование и проведение обучающих программ, тренингов и курсов повышения квалификации для расширения знаний и навыков сотрудников.

• Оценка и аттестация персонала: Регулярная оценка результатов работы сотрудников, выявление их сильных и слабых сторон, определение потребностей в дополнительном обучении или развитии.

• Управление эффективностью: Разработка и внедрение систем мотивации, бонусов и льгот для повышения удовлетворённости работой и снижения текучести кадров.

• Увольнение и аутплейсмент: Планирование и проведение процедуры увольнения, включая выплату компенсаций и помощь в поиске новой работы.

• Анализ и оптимизация: Постоянный анализ кадровых процессов и практик с целью их оптимизации и повышения эффективности работы компании.

Эффективное кадровое планирование и учёт позволяют компаниям не только обеспечивать себя необходимыми трудовыми ресурсами, но и создавать благоприятные условия для развития и самореализации сотрудников, что в свою очередь способствует повышению производительности, качества работы и общей удовлетворённости персонала.

Для лучшего понимания функций, решаемых задач, преимуществ и возможностей систем категории, рекомендуем ознакомление с образцовыми примерами таких программных продуктов:

Контур.ПерсоналСКБ КонтурОфициальный сайт

Системы кадрового учёта и планирования предназначены для комплексной автоматизации процессов управления персоналом в организации. Они охватывают широкий спектр задач, начиная от оформления приёма на работу и заканчивая увольнением сотрудников, включая все промежуточные этапы взаимодействия с персоналом. Эти системы обеспечивают эффективное управление человеческими ресурсами, оптимизацию рабочих процессов и повышение производительности труда.

Функциональное предназначение систем кадрового учёта и планирования заключается в систематизации и упрощении процедур, связанных с управлением персоналом. Они позволяют автоматизировать рутинные операции, такие как оформление документов, учёт рабочего времени, расчёт заработной платы и налогов, планирование отпусков и больничных, а также проведение аттестаций и обучение сотрудников. Благодаря этому, организации могут значительно сократить временные и финансовые затраты на администрирование кадровых вопросов, повысить качество и точность учёта, а также обеспечить соблюдение всех необходимых законодательных норм и требований.

Администрирование

Возможность администрирования позволяет осуществлять настройку и управление функциональностью системы, а также управление учётными записями и правами доступа к системе.

Аналитика персонала (HR)

Функции Аналитики персонала (HR) позволяют собирать данные, анализировать ситуацию в области кадрового менеджмента и извлекать полезные выводы для повышения принятия решений в области управления персоналом. Среди отслеживаемых метрик могут быть текучесть кадров, удовлетворённость персонала, распределения сотрудников по возрастному, половому и иным признакам

Видео-интервьюирование

Функции Видео-интервьюирования позволяют рекрутинговой службе компании проводить собеседования с кандидатами на вакантные места. Возможности видеорекрутинга в различных системах могут быть реализованы по-разному: либо как инструмент удобного для рекретера взаимодействия с соискателем в режиме реального времени, либо как инструмент автоматического проведения интервью с использованием ранее записанных видео-вопросов

Импорт/экспорт данных

Возможность импорта и/или экспорта данных в продукте позволяет загрузить данные из наиболее популярных файловых форматов или выгрузить рабочие данные в файл для дальнейшего использования в другом ПО.

Кадровое делопроизводство

Функции Кадрового делопроизводства позволяют вести кадровый учёт и документооборот в соответствии с требованиями законодательства, обеспечивая необходимый уровень соответствия и прозрачности организации

Многопользовательский доступ

Возможность многопользовательской доступа в программную систему обеспечивает одновременную работу нескольких пользователей на одной базе данных под собственными учётными записями. Пользователи в этом случае могут иметь отличающиеся права доступа к данным и функциям программного обеспечения.

Наличие API

Часто при использовании современного делового программного обеспечения возникает потребность автоматической передачи данных из одного ПО в другое. Например, может быть полезно автоматически передавать данные из Системы управления взаимоотношениями с клиентами (CRM) в Систему бухгалтерского учёта (БУ). Для обеспечения такого и подобных сопряжений программные системы оснащаются специальными Прикладными программными интерфейсами (англ. API, Application Programming Interface). С помощью таких API любые компетентные программисты смогут связать два программных продукта между собой для автоматического обмена информацией.

Отчётность и аналитика

Наличие у продукта функций подготовки отчётности и/или аналитики позволяют получать систематизированные и визуализированные данные из системы для последующего анализа и принятия решений на основе данных.

Оценка 360 градусов

Функции Оценки 360 градусов позволяют собирать и управлять отзывами (в т.ч. анонимными) о сотрудниках от коллег, руководителей и подчинённых. Обратная связь о работе сотрудника далее может быть использована как самим сотрудником для выявления возможностей для личностного роста, так и руководителями для оценки результатов работы сотрудника

Подбор персонала и ведение соискателей

Функции Подбора персонала и ведения соискателей предоставляют возможности систематической работы с собственными вакансиями и со сведениями о кандидатах на замещение должностей в компании, организации мероприятий по отбору кандидатов, проведению собеседований, тестовых заданий и контролю прохождения испытательного срока

Управление адаптацией

Функции Управления адаптацией позволяют контролировать интеграцию новых сотрудников в организацию, или приспособление сотрудников при переходе на новые должности, включая планирование обучений, проведение контрольных мероприятий и ведение данных о процессе курирования

Управление выплатами

Функции Управления выплатами позволяют планировать, контролировать перечисление и анализировать операции по денежным выплатам сотрудникам: заработную плату, премии, налоги, вычеты, пенсионные отчисления, внутриорганизационные компенсации, надбавки, субсидии и иные денежные выплаты сотрудникам

Управление жизненным циклом сотрудника

Функции Управления жизненным циклом сотрудника позволяют отслеживать статус и сведения нахождения сотрудников на различных этапах жизненного цикла, таких как набор, испытательный срок, адаптация, управление льготами, развитие и удержание сотрудников. Такие функции позволяют объединить все данные и процессы вокруг сотрудника, управляя взаимоотношениями с сотрудником централизованно вне зависимости от фазы жизненного цикла сотрудника в организации и аспекта управления

Управление обратной связью

Функции Управления обратной связью позволяют собирать отзывы (замечания, предложения, комментарии) от сотрудников о качестве работы компании как в отношении внутренних процессов, так и в отношении производимых продуктов и услуг компании. Такие отзывы могут быть использованы для оценки качества работы компании, внесения улучшений в процессы, и вместе с тем позволяют улучшать внутриорганизационный и командный климат

Управление системой оплаты труда

Функции Управления системой оплаты труда позволяют систематизировано для всей организации управлять базовыми окладами, премиями, компенсациями, долгосрочными программами стимулирования и бюджетировать оклады сотрудников организации

Управление социальным пакетом

Функции Управления социальным пакетом позволяют планировать, систематизировать и учитывать все виды пособий работникам (предоставляемых в рамках социального пакета). Программа также может позволить сотрудникам участвовать в учёте льгот через систему, минимизируя ошибки. Такие возможности позволяют сотрудникам определить и использовать все применимые к ним преимущества социального пакета для их конкретного случая

Управление эффективностью и КПЭ

Функции Управления эффективностью и КПЭ (Ключевыми показателями эффективности, KPI) позволяют планировать цели и масштабные задачи сотрудников, оценивать эффективность (ежеквартально, полугодично или ежегодно) и фиксировать оценки эффективности и результаты обратной связи между сотрудником и его руководителем

Учёт командировок

Функции Учёта командировок позволяют управлять данными о командировках и деловых поездках сотрудников: планировать командировки, вести учёт командировочных расходов сотрудников и обеспечивать ведение прочих сведений, связанных с командировками

Учёт отгулов и отпусков

Функции Учёта отгулов и отпусков позволяют вести, планировать и анализировать данные об отсутствии сотрудников с учётом вариантов причин отсутствия, необходимых для обеспечения договорённостей между организацией и сотрудником и для целей последующего расчёта заработной платы

Учёт рабочего времени и посещаемости

Функции Учёта рабочего времени и посещаемости позволяют вести данные о посещаемости и отсутствию сотрудников. Такие возможности необходимы для поддержания распорядка дня в компании и обеспечения договорённостей о временнОм режиме работы между организацией и сотрудником

База данных резюме

Наличие Базы данных резюме позволяет использовать при поиске сотрудников и подборе персонала готовую базу кандидатов, самостоятельно разместивших свои резюме. Обычно такая база размещается на крупных работных сайтах и специализированных отраслевых интернет-порталах с функцией поиска работы/сотрудников

База данных соискателей

Ведение Базы данных соискателей позволяет управлять и обновлять основные сведения о кандидатах на открытые вакансии в формате централизованной базы данных. Данная база данных включает информацию о списке вакансий, списке кандидатов, их компетенциях, предыдущем опыте работы, сведения об образовании, курсах и сертификатах

База данных сотрудников

Ведение Базы данных сотрудников позволяет управлять и обновлять основные сведения о работниках в формате централизованной базы данных. Такая база данных хранит информацию о должности, компетенциях, предыдущем опыте работы и других данных сотрудника

Системы кадрового учёта и планирования представляют собой мощный инструмент для оптимизации управления человеческими ресурсами в компании. Они предлагают ряд ключевых преимуществ и выгод, которые способствуют повышению эффективности работы организации и улучшению качества жизни её сотрудников.

Во-первых, автоматизация рутинных операций, таких как учёт рабочего времени, расчёт заработной платы и налогов, оформление отпусков и больничных, позволяет существенно сократить временные затраты на административные процессы. Это освобождает ресурсы для более важных и творческих задач, способствуя росту производительности и инновационности.

Во-вторых, системы кадрового учёта и планирования обеспечивают высокую точность и надёжность хранения данных, что критически важно для соблюдения законодательства и внутренних политик компании. Они помогают предотвратить ошибки и злоупотребления, связанные с обработкой персональных данных и финансовых операций, тем самым снижая юридические риски и повышая доверие к организации со стороны сотрудников и партнёров.

Кроме того, эти системы предоставляют ценные аналитические данные, которые могут быть использованы для принятия обоснованных управленческих решений. Анализ тенденций в области управления персоналом, оценка эффективности обучения и развития, а также прогнозирование потребностей в кадрах позволяют компаниям адаптироваться к изменяющимся условиям рынка и оставаться конкурентоспособными.

Для того чтобы соответствовать категории систем кадрового учёта и планирования, они должны иметь следующие функциональные возможности:

• Ведение личных дел сотрудников: Хранение и управление всей необходимой информацией о каждом сотруднике, включая личные данные, историю трудоустройства, образование, навыки и компетенции.

• Планирование и учёт рабочего времени: Автоматизация процессов планирования рабочего времени, включая графики работы, отпуска, больничные, командировки и сверхурочные часы.

• Управление заработной платой и компенсациями: Расчёт заработной платы, налогов, премий, бонусов и других видов компенсаций на основе установленных правил и условий труда.

• Подбор и адаптация персонала: Ведение базы данных кандидатов, организация собеседований, оформление приёма на работу и проведение адаптационных мероприятий для новых сотрудников.

• Обучение и развитие персонала: Планирование и проведение обучающих программ, курсов повышения квалификации, тренингов и семинаров для развития профессиональных навыков сотрудников.