Системы управления рабочим пространством

Системы управления рабочим пространством (СУРП, англ. Work Space Management Systems, WSM) позволяют организациям отслеживать, анализировать и оптимизировать пространство своего офиса или конторы, а также оснащение рабочих мест.

Управление рабочим пространством как деятельность представляет собой комплекс мер, направленных на оптимизацию использования физического пространства организации и оснащения рабочих мест с целью повышения эффективности работы сотрудников и снижения издержек. Эта деятельность включает в себя анализ текущего состояния рабочего пространства, планирование его изменения, внедрение новых решений и мониторинг результатов. Особое внимание уделяется созданию комфортной и продуктивной рабочей среды, которая способствует улучшению взаимодействия между сотрудниками, ускорению рабочих процессов и повышению общей удовлетворённости персонала.

Ключевые аспекты данного процесса:

• анализ распределения рабочих мест и их загрузки,
• планирование перемещения сотрудников и оборудования,
• оптимизация расположения зон для совместной работы и уединённой работы,
• контроль состояния и использования офисного оборудования,
• внедрение систем для отслеживания занятости помещений,
• разработка схем эвакуации и обеспечение соблюдения норм безопасности,
• создание эргономичных и комфортных условий для работы.

В современном мире цифровые (программные) решения играют ключевую роль в управлении рабочим пространством, позволяя автоматизировать сбор и анализ данных, моделировать различные сценарии использования пространства, прогнозировать потребности в ресурсах и оперативно вносить изменения. Системы управления рабочим пространством (СУРП) становятся неотъемлемой частью инфраструктуры организаций, стремящихся к повышению эффективности и снижению операционных затрат.

Для лучшего понимания функций, решаемых задач, преимуществ и возможностей систем категории, рекомендуем ознакомление с образцовыми примерами таких программных продуктов:

UnSpotАнспотОфициальный сайт

Системы управления рабочим пространством предназначены для обеспечения эффективного использования офисного пространства и ресурсов организации. Они позволяют осуществлять мониторинг текущего состояния рабочих зон, анализировать распределение рабочих мест и их загрузку, выявлять неиспользуемые или неэффективно используемые площади, а также оптимизировать планировку офиса с учётом потребностей и бизнес-процессов компании.

Кроме того, системы управления рабочим пространством обеспечивают возможность управления оснащением рабочих мест, включая контроль за наличием и состоянием необходимого оборудования и технических средств, планирование закупок и обслуживания. С их помощью можно формировать аналитические отчёты о состоянии рабочего пространства, прогнозировать потребности в изменении планировки и оснащения в связи с ростом компании или изменением бизнес-модели, а также повышать общую производительность и комфорт работы сотрудников за счёт рационального использования доступных ресурсов.

Системы управления рабочим пространством в основном используют следующие группы пользователей:

• руководители и менеджеры компаний, отвечающие за оптимизацию использования офисных площадей и снижение затрат на содержание помещений;
• специалисты по управлению недвижимостью и эксплуатации зданий, которые занимаются планировкой и организацией рабочих пространств;
• службы безопасности и охраны труда, контролирующие соответствие рабочих мест нормативным требованиям и обеспечивающие безопасные условия труда;
• отделы кадров и HR-специалисты, использующие СУРП для анализа распределения сотрудников по рабочим местам и оптимизации рабочих процессов;
• IT-департаменты и специалисты по информационным технологиям, интегрирующие СУРП в корпоративную инфраструктуру и обеспечивающие их функционирование.

Администрирование

Возможность администрирования позволяет осуществлять настройку и управление функциональностью системы, а также управление учётными записями и правами доступа к системе.

Импорт/экспорт данных

Возможность импорта и/или экспорта данных в продукте позволяет загрузить данные из наиболее популярных файловых форматов или выгрузить рабочие данные в файл для дальнейшего использования в другом ПО.

Многопользовательский доступ

Возможность многопользовательской доступа в программную систему обеспечивает одновременную работу нескольких пользователей на одной базе данных под собственными учётными записями. Пользователи в этом случае могут иметь отличающиеся права доступа к данным и функциям программного обеспечения.

Наличие API

Часто при использовании современного делового программного обеспечения возникает потребность автоматической передачи данных из одного ПО в другое. Например, может быть полезно автоматически передавать данные из Системы управления взаимоотношениями с клиентами (CRM) в Систему бухгалтерского учёта (БУ). Для обеспечения такого и подобных сопряжений программные системы оснащаются специальными Прикладными программными интерфейсами (англ. API, Application Programming Interface). С помощью таких API любые компетентные программисты смогут связать два программных продукта между собой для автоматического обмена информацией.

Отчётность и аналитика

Наличие у продукта функций подготовки отчётности и/или аналитики позволяют получать систематизированные и визуализированные данные из системы для последующего анализа и принятия решений на основе данных.

При выборе программного продукта из функционального класса систем управления рабочим пространством (СУРП) необходимо учитывать ряд ключевых факторов, которые определят эффективность использования системы в конкретной организации. Прежде всего, следует оценить масштаб деятельности компании: для крупных корпораций с разветвлённой структурой и множеством офисов потребуются решения с расширенными возможностями масштабирования и интеграции с другими корпоративными системами, в то время как для небольших компаний могут быть достаточны более простые и экономичные решения с базовым набором функций. Также важно учитывать отраслевые требования и специфику бизнеса — например, в IT-компаниях может быть востребована интеграция с системами управления проектами и задачами, а в производственных предприятиях — с системами учёта оборудования и контроля состояния рабочих мест. Не менее значимы технические ограничения, включая существующую ИТ-инфраструктуру, требования к безопасности данных, совместимость с используемым программным и аппаратным обеспечением.

Ключевые аспекты при принятии решения:

• соответствие функциональности системы текущим и перспективным бизнес-процессам организации;
• наличие модулей для отслеживания и анализа использования рабочего пространства и оснащения;
• возможности визуализации данных (например, через интерактивные карты офисных помещений);
• поддержка интеграции с другими корпоративными системами (CRM, ERP и т. д.);
• уровень защищённости данных и соответствие требованиям законодательства в области обработки и хранения информации;
• масштабируемость системы и возможность расширения функционала в будущем;
• удобство интерфейса и простота использования для конечных пользователей;
• наличие механизмов отчётности и аналитики, позволяющих оценивать эффективность использования рабочего пространства;
• поддержка различных устройств и платформ (например, возможность работы через веб-интерфейс, мобильные приложения).

Кроме того, при выборе СУРП стоит обратить внимание на репутацию разработчика и наличие технической поддержки, условия лицензирования и стоимость владения системой, включая не только первоначальные затраты на приобретение лицензии, но и расходы на внедрение, обучение персонала, техническое обслуживание и обновления. Также целесообразно изучить отзывы других компаний, уже использующих подобные системы, и оценить, насколько успешно они решают с их помощью свои бизнес-задачи.

Системы управления рабочим пространством (СУРП) представляют собой инструмент для оптимизации использования офисного пространства и ресурсов, что особенно актуально для крупных организаций с разветвлённой структурой. Применение СУРП позволяет достичь ряда преимуществ, связанных с повышением эффективности работы и снижением издержек.

• Оптимизация использования площадей. СУРП позволяют анализировать занятость офисных помещений, выявлять неиспользуемые или неэффективно используемые площади и перераспределять ресурсы, что ведёт к сокращению затрат на аренду и обслуживание помещений.

• Улучшение организации рабочих мест. Система помогает контролировать оснащение рабочих мест, следить за соответствием оборудования требованиям и оптимизировать его распределение, что повышает комфорт и производительность труда сотрудников.

• Снижение операционных издержек. Автоматизация процессов управления пространством позволяет сократить расходы на административные задачи, связанные с распределением помещений и оборудования, и минимизировать ошибки, связанные с ручным управлением.

• Повышение эффективности работы сотрудников. СУРП способствуют созданию более комфортной и продуктивной рабочей среды, что положительно сказывается на мотивации и результативности сотрудников. Система может помочь в организации пространства для командных и индивидуальных задач.

• Упрощение планирования изменений в офисе. При расширении, реорганизации или переезде система позволяет моделировать различные сценарии использования пространства, оценивать их эффективность и выбирать оптимальные решения, снижая риски и затраты.

• Улучшение управления активами. СУРП обеспечивают учёт и контроль над материальными активами (мебель, оборудование и т. д.), что позволяет избежать потерь, оптимизировать закупки и продлить срок службы активов за счёт своевременного обслуживания и ремонта.

• Повышение прозрачности и контроля. Система предоставляет руководству и менеджменту актуальную информацию о состоянии офисного пространства и использовании ресурсов, что облегчает принятие управленческих решений и контроль за исполнением планов.

Для того, чтобы быть представленными на рынке Системы управления рабочим пространством, системы должны иметь следующие функциональные возможности:

• возможность создания и управления цифровыми моделями офисных пространств, включая планировку помещений и расположение оборудования,
• инструменты для отслеживания занятости рабочих мест и зон, позволяющие оптимизировать использование пространства,
• функции для планирования и управления перемещением сотрудников и ресурсов внутри офиса,
• механизмы для учёта и контроля оснащения рабочих мест, включая инвентаризацию оборудования и средств оргтехники,
• возможности для настройки параметров рабочих зон в соответствии с требованиями различных подразделений или типов деятельности.

В 2025 году на рынке систем управления рабочим пространством (СУРП) можно ожидать усиления тенденций к интеграции с другими корпоративными системами, применения передовых технологий анализа данных и искусственного интеллекта, развития мобильных и облачных решений, а также повышения внимания к вопросам безопасности и конфиденциальности данных. Среди ключевых трендов:

• Интеграция с системами ERP и CRM. СУРП будут более тесно взаимодействовать с системами управления ресурсами предприятия и взаимоотношениями с клиентами для оптимизации рабочих процессов и повышения эффективности использования рабочего пространства.

• Применение алгоритмов машинного обучения. Системы будут использовать алгоритмы машинного обучения для анализа паттернов использования рабочего пространства и прогнозирования потребностей в ресурсах, что позволит более точно планировать изменения в организации рабочего процесса.

• Развитие мобильных приложений. Увеличение числа мобильных решений, позволяющих сотрудникам и управленцам в реальном времени отслеживать состояние рабочего пространства, бронировать рабочие места и получать уведомления о изменениях в расписании.

• Облачные технологии. Переход к облачным платформам обеспечит более гибкое масштабирование систем, упростит процесс обновления и снизит затраты на инфраструктуру для компаний разного размера.

• Биометрические и IoT-технологии. Внедрение биометрических систем и устройств Интернета вещей (IoT) для контроля доступа, мониторинга использования оборудования и оптимизации микроклимата в рабочих зонах.

• Упор на безопасность данных. Усиление мер по защите данных, включая шифрование, многофакторную аутентификацию и регулярные аудиты безопасности, в связи с ростом требований регуляторов и обеспокоенности компаний утечками информации.

• Персонализация рабочего пространства. Системы будут предоставлять более широкие возможности для настройки рабочих мест под индивидуальные потребности сотрудников, учитывая их предпочтения и особенности работы, что повысит комфорт и продуктивность.

Россия

UnSpot, Карта Офиса, BOOCO, Hotdesk, Indaspace, MeetMeUp, Office Flexispace, Q:OS, Simple Office, Merusoft Электронная очередь, Merusoft Smart Office

Румыния

Yarooms