Системы управления заработной платой

Системы управления заработной платой (СУЗП, англ. Payroll Management Systems, PM) – это программное обеспечение, которое помогает организациям автоматизировать многие процессы, связанные с управлением зарплатой и выплатами сотрудникам. Системы управления заработной платой предназначены для упрощения процесса набора и расчета заработной платы, автоматизирования подсчетов, налогов и отчетности. Кроме того, они сокращают ручной ввод данных и позволяют упростить процесс выплат сотрудникам.

Управление заработной платой представляет собой комплекс мероприятий, направленных на оптимизацию системы оплаты труда с целью повышения эффективности работы сотрудников и достижения стратегических целей организации. Этот процесс включает в себя выбор подходящей системы оплаты труда, её настройку в соответствии с бизнес-задачами, а также внедрение различных механизмов стимулирования и мотивации персонала.

Системы оплаты труда могут быть разнообразными: от тарифных, учитывающих затраты работников, до бестарифных, основанных на вкладе каждого сотрудника в общий результат. Существуют также смешанные формы, сочетающие элементы разных систем. Выбор конкретной системы зависит от специфики деятельности компании, её целей и потребностей сотрудников.

Важной составляющей управления заработной платой является регулярное проведение анализа текущей ситуации на рынке труда и в компании, что позволяет своевременно корректировать систему оплаты труда, делая её более привлекательной и конкурентоспособной. Эффективное управление заработной платой обеспечивает баланс между интересами бизнеса и потребностями сотрудников, способствуя повышению производительности и удовлетворённости работой.

Внедрение различных механизмов стимулирования, таких как бонусные вознаграждения, премии, дополнительные льготы, позволяет мотивировать сотрудников к достижению лучших результатов. Прозрачность и автоматизация процессов управления заработной платой также играют ключевую роль в повышении эффективности работы и укреплении корпоративной культуры.

Системы управления заработной платой предназначены для автоматизации процессов расчёта и выплаты заработной платы, налогов и страховых взносов, а также подготовки соответствующей отчётности. Они играют ключевую роль в обеспечении эффективного управления финансами, связанными с оплатой труда, и соблюдении всех законодательных требований.

Эти системы позволяют оптимизировать процессы расчёта заработной платы, учитывая различные виды выплат, премии, надбавки и компенсации. Они автоматически рассчитывают налоги и страховые взносы, что снижает риск ошибок и нарушений законодательства. Кроме того, системы управления заработной платой предоставляют инструменты для анализа и контроля расходов на оплату труда, позволяя организациям принимать обоснованные решения относительно политики вознаграждения и мотивации персонала.

Системы управления заработной платой в основном используют следующие группы пользователей:

• кадровые службы и отделы расчёта заработной платы в компаниях любого масштаба — от малого бизнеса до крупных корпораций, которым необходимо автоматизировать процессы расчёта зарплаты и ведения отчётности;
• бухгалтерские подразделения организаций, отвечающие за начисление заработной платы, расчёт налогов и страховых взносов, формирование платёжных ведомостей и отчётных документов;
• аутсорсинговые компании, предоставляющие услуги по ведению бухгалтерского и кадрового учёта, которые используют СУЗП для обслуживания нескольких клиентов одновременно;
• HR-департаменты крупных холдингов и корпораций, где требуется интеграция системы расчёта заработной платы с другими корпоративными информационными системами (например, с системами управления персоналом, учёта рабочего времени);
• организации с разветвлённой структурой и многочисленными филиалами, которым нужна централизованная система для унификации процессов расчёта заработной платы и обеспечения единого стандарта отчётности.

Администрирование

Возможность администрирования позволяет осуществлять настройку и управление функциональностью системы, а также управление учётными записями и правами доступа к системе.

Аналитика персонала (HR)

Функции Аналитики персонала (HR) позволяют собирать данные, анализировать ситуацию в области кадрового менеджмента и извлекать полезные выводы для повышения принятия решений в области управления персоналом. Среди отслеживаемых метрик могут быть текучесть кадров, удовлетворённость персонала, распределения сотрудников по возрастному, половому и иным признакам

Видео-интервьюирование

Функции Видео-интервьюирования позволяют рекрутинговой службе компании проводить собеседования с кандидатами на вакантные места. Возможности видеорекрутинга в различных системах могут быть реализованы по-разному: либо как инструмент удобного для рекрутера взаимодействия с соискателем в режиме реального времени, либо как инструмент автоматического проведения интервью с использованием ранее записанных видео-вопросов

Импорт/экспорт данных

Возможность импорта и/или экспорта данных в продукте позволяет загрузить данные из наиболее популярных файловых форматов или выгрузить рабочие данные в файл для дальнейшего использования в другом ПО.

Кадровое делопроизводство

Функции Кадрового делопроизводства позволяют вести кадровый учёт и документооборот в соответствии с требованиями законодательства, обеспечивая необходимый уровень соответствия и прозрачности организации

Многопользовательский доступ

Возможность многопользовательской доступа в программную систему обеспечивает одновременную работу нескольких пользователей на одной базе данных под собственными учётными записями. Пользователи в этом случае могут иметь отличающиеся права доступа к данным и функциям программного обеспечения.

Наличие API

Часто при использовании современного делового программного обеспечения возникает потребность автоматической передачи данных из одного ПО в другое. Например, может быть полезно автоматически передавать данные из Системы управления взаимоотношениями с клиентами (CRM) в Систему бухгалтерского учёта (БУ). Для обеспечения такого и подобных сопряжений программные системы оснащаются специальными Прикладными программными интерфейсами (англ. API, Application Programming Interface). С помощью таких API любые компетентные программисты смогут связать два программных продукта между собой для автоматического обмена информацией.

Отчётность и аналитика

Наличие у продукта функций подготовки отчётности и/или аналитики позволяют получать систематизированные и визуализированные данные из системы для последующего анализа и принятия решений на основе данных.

Оценка 360 градусов

Функции Оценки 360 градусов позволяют собирать и управлять отзывами (в т.ч. анонимными) о сотрудниках от коллег, руководителей и подчинённых. Обратная связь о работе сотрудника далее может быть использована как самим сотрудником для выявления возможностей для личностного роста, так и руководителями для оценки результатов работы сотрудника

Подбор персонала и ведение соискателей

Функции Подбора персонала и ведения соискателей предоставляют возможности систематической работы с собственными вакансиями и со сведениями о кандидатах на замещение должностей в компании, организации мероприятий по отбору кандидатов, проведению собеседований, тестовых заданий и контролю прохождения испытательного срока

Управление адаптацией

Функции Управления адаптацией позволяют контролировать интеграцию новых сотрудников в организацию, или приспособление сотрудников при переходе на новые должности, включая планирование обучений, проведение контрольных мероприятий и ведение данных о процессе курирования

Управление выплатами

Функции Управления выплатами позволяют планировать, контролировать перечисление и анализировать операции по денежным выплатам сотрудникам: заработную плату, премии, налоги, вычеты, пенсионные отчисления, внутриорганизационные компенсации, надбавки, субсидии и иные денежные выплаты сотрудникам

Управление жизненным циклом сотрудника

Функции Управления жизненным циклом сотрудника позволяют отслеживать статус и сведения нахождения сотрудников на различных этапах жизненного цикла, таких как набор, испытательный срок, адаптация, управление льготами, развитие и удержание сотрудников. Такие функции позволяют объединить все данные и процессы вокруг сотрудника, управляя взаимоотношениями с сотрудником централизованно вне зависимости от фазы жизненного цикла сотрудника в организации и аспекта управления

Управление обратной связью

Функции Управления обратной связью позволяют собирать отзывы (замечания, предложения, комментарии) от сотрудников о качестве работы компании как в отношении внутренних процессов, так и в отношении производимых продуктов и услуг компании. Такие отзывы могут быть использованы для оценки качества работы компании, внесения улучшений в процессы, и вместе с тем позволяют улучшать внутриорганизационный и командный климат

Управление системой оплаты труда

Функции Управления системой оплаты труда позволяют систематизировано для всей организации управлять базовыми окладами, премиями, компенсациями, долгосрочными программами стимулирования и бюджетировать оклады сотрудников организации

Управление социальным пакетом

Функции Управления социальным пакетом позволяют планировать, систематизировать и учитывать все виды пособий работникам (предоставляемых в рамках социального пакета). Программа также может позволить сотрудникам участвовать в учёте льгот через систему, минимизируя ошибки. Такие возможности позволяют сотрудникам определить и использовать все применимые к ним преимущества социального пакета для их конкретного случая

Управление эффективностью и КПЭ

Функции Управления эффективностью и КПЭ (Ключевыми показателями эффективности, KPI) позволяют планировать цели и масштабные задачи сотрудников, оценивать эффективность (ежеквартально, полугодично или ежегодно) и фиксировать оценки эффективности и результаты обратной связи между сотрудником и его руководителем

Учёт командировок

Функции Учёта командировок позволяют управлять данными о командировках и деловых поездках сотрудников: планировать командировки, вести учёт командировочных расходов сотрудников и обеспечивать ведение прочих сведений, связанных с командировками

Учёт отгулов и отпусков

Функции Учёта отгулов и отпусков позволяют вести, планировать и анализировать данные об отсутствии сотрудников с учётом вариантов причин отсутствия, необходимых для обеспечения договорённостей между организацией и сотрудником и для целей последующего расчёта заработной платы

Учёт рабочего времени и посещаемости

Функции Учёта рабочего времени и посещаемости позволяют вести данные о посещаемости и отсутствию сотрудников. Такие возможности необходимы для поддержания распорядка дня в компании и обеспечения договорённостей о временнОм режиме работы между организацией и сотрудником

База данных резюме

Наличие Базы данных резюме позволяет использовать при поиске сотрудников и подборе персонала готовую базу кандидатов, самостоятельно разместивших свои резюме. Обычно такая база размещается на крупных работных сайтах и специализированных отраслевых интернет-порталах с функцией поиска работы/сотрудников

База данных соискателей

Ведение Базы данных соискателей позволяет управлять и обновлять основные сведения о кандидатах на открытые вакансии в формате централизованной базы данных. Данная база данных включает информацию о списке вакансий, списке кандидатов, их компетенциях, предыдущем опыте работы, сведения об образовании, курсах и сертификатах

База данных сотрудников

Ведение Базы данных сотрудников позволяет управлять и обновлять основные сведения о работниках в формате централизованной базы данных. Такая база данных хранит информацию о должности, компетенциях, предыдущем опыте работы и других данных сотрудника

При выборе программного продукта из функционального класса систем управления заработной платой (СУЗП) необходимо учитывать ряд ключевых факторов, которые определят пригодность системы для решения конкретных бизнес-задач компании. Важно проанализировать масштаб деятельности организации: для малого бизнеса подойдут более простые и гибкие решения с базовым набором функций, в то время как крупным корпорациям потребуются масштабируемые системы с расширенными возможностями интеграции с другими корпоративными информационными системами и поддержкой большого количества пользователей. Также следует обратить внимание на отраслевые требования и специфику бизнеса — например, в сфере IT или финансовом секторе могут быть особые требования к учёту премий, бонусов и других видов вознаграждений, а в производственных компаниях — к учёту сдельной оплаты труда и сверхурочных часов. Не менее важны технические ограничения: совместимость с существующей ИТ-инфраструктурой, требования к аппаратным и программным ресурсам, поддержка необходимых операционных систем и браузеров. Кроме того, стоит оценить уровень безопасности и защиты данных, наличие функций для работы с персональными данными сотрудников в соответствии с законодательством, а также возможности формирования необходимой отчётности для налоговых и иных контролирующих органов.

Ключевые аспекты при принятии решения:

• соответствие функциональности системы текущим и будущим потребностям бизнеса (например, наличие модулей для расчёта различных видов премий, компенсаций, отпускных, больничных);
• поддержка различных схем оплаты труда (повременная, сдельная, комиссионная и т. д.);
• возможность интеграции с другими системами (например, с системами кадрового учёта, бухгалтерского учёта, ERP-системами);
• масштабируемость системы и возможность расширения функциональности (добавление новых модулей, увеличение количества пользователей);
• соответствие отраслевым стандартам и нормам (например, требованиям к учёту и отчётности в финансовом секторе или производственной сфере);
• наличие механизмов обеспечения безопасности данных и защиты конфиденциальной информации;
• удобство интерфейса и простота использования для конечных пользователей (бухгалтеров, кадровиков);
• наличие технической поддержки и обновлений со стороны разработчика;
• стоимость владения системой, включая лицензии, обслуживание и возможные дополнительные расходы.

После анализа перечисленных факторов можно составить детальный перечень требований к СУЗП и приступить к поиску подходящих решений на рынке. При этом важно не ограничиваться только функциональными возможностями системы, но и учитывать её потенциал для развития вместе с ростом бизнеса, а также способность адаптироваться к изменениям в законодательстве и отраслевых стандартах.

Системы управления заработной платой представляют собой мощный инструмент для автоматизации процессов расчета и выплаты заработной платы, налогов и взносов, а также для анализа и контроля этих операций. Они играют ключевую роль в управлении человеческими ресурсами и финансами компании, обеспечивая точность, своевременность и эффективность всех процессов, связанных с оплатой труда.

Основные преимущества использования систем управления заработной платой включают:

• Автоматизация рутинных операций: Системы позволяют автоматизировать рутинные операции по расчету заработной платы, налогов и взносов, что существенно сокращает время и усилия, затрачиваемые на эти процессы. Это освобождает ресурсы для более важных задач и способствует повышению эффективности работы.

• Точность расчётов: Автоматизация процессов расчета заработной платы снижает риск ошибок, связанных с человеческим фактором, и обеспечивает точность расчетов. Это важно для соблюдения законодательства и предотвращения возможных штрафов и санкций.

• Своевременность выплат: Системы управления заработной платой позволяют своевременно выплачивать заработную плату сотрудникам, что способствует повышению их мотивации и удовлетворенности работой.

• Оптимизация налоговых и социальных отчислений: Системы помогают правильно рассчитывать и уплачивать налоги и социальные взносы, что снижает риски штрафов и санкций со стороны налоговых органов. Это также позволяет оптимизировать расходы на эти отчисления.

• Анализ и отчётность: Системы предоставляют инструменты для анализа расходов на заработную плату, налогов и взносов, что позволяет компании контролировать свои финансовые потоки и принимать обоснованные решения по управлению персоналом и финансами.

Таким образом, системы управления заработной платой играют важную роль в обеспечении точности, своевременности и эффективности процессов расчета и выплаты заработной платы, налогов и взносов, а также предоставляют инструменты для анализа и контроля этих операций, что способствует оптимизации финансовых потоков и повышению эффективности управления человеческими ресурсами компании.

Для того чтобы соответствовать категории систем управления заработной платой, они должны иметь следующие функциональные возможности:

• Автоматизация расчёта заработной платы: Возможность автоматического расчёта заработной платы сотрудников на основе предопределённых формул и налоговых таблиц, исключая необходимость ручного ввода данных.

• Отслеживание рабочего времени и посещаемости: Функция отслеживания рабочего времени и посещаемости сотрудников для точного расчёта оплаты труда и соблюдения графика работы.

• Управление данными о сотрудниках: Хранение и обновление информации о сотрудниках, включая личные данные, ставки заработной платы, налоговую информацию и льготы.

• Соблюдение налогового законодательства: Автоматическое соблюдение налогового законодательства и нормативных актов, включая расчёт и удержание налогов, создание налоговых форм и упрощение налоговых платежей.

• Прямое внесение средств и печать чеков: Возможность прямого внесения заработной платы сотрудников на их банковские счета или печати физических платёжных чеков.

Эти функции делают системы управления заработной платой незаменимым инструментом для эффективного управления расчётом заработной платы, обеспечивая точность, эффективность и соответствие законодательству.

В 2025 году на рынке систем управления заработной платой (СУЗП) можно ожидать усиления тенденций к интеграции с другими корпоративными системами, развития возможностей аналитики и прогнозирования на базе искусственного интеллекта, повышения уровня безопасности данных, внедрения облачных технологий, использования расширенных возможностей автоматизации рутинных процессов и адаптации к изменяющемуся законодательству.

• Интеграция с ERP-системами. СУЗП будут более тесно интегрироваться с системами управления предприятием для обеспечения единого информационного пространства и упрощения обмена данными о сотрудниках, их должностях, отработанном времени и начислениях.

• Применение машинного обучения. Алгоритмы машинного обучения будут использоваться для анализа данных о заработной плате, выявления аномалий в начислениях, прогнозирования будущих расходов на оплату труда и оптимизации системы премирования.

• Усиление мер кибербезопасности. В условиях растущего числа киберугроз разработчики СУЗП будут уделять больше внимания шифрованию данных, многофакторной аутентификации и другим методам защиты конфиденциальной информации о заработной плате.

• Развитие облачных решений. Облачные СУЗП станут более популярными благодаря возможности удалённого доступа, масштабируемости и снижению затрат на инфраструктуру. Поставщики будут предлагать гибкие модели подписки и управления ресурсами.

• Автоматизация отчётности и compliance. СУЗП будут предоставлять более широкие возможности для автоматической генерации отчётов, необходимых для соблюдения законодательства, включая налоговые и социальные отчисления, что снизит риск ошибок и штрафов.

• Персонализация и пользовательский опыт. Разработчики будут уделять больше внимания удобству интерфейса, предоставляя возможности кастомизации под нужды конкретных пользователей и компаний, внедряя мобильные приложения и чат-боты для взаимодействия с системой.

• Учёт изменений в законодательстве. СУЗП будут включать функции для автоматического обновления данных о минимальных зарплатах, ставках налогов и других законодательных нормах, что позволит компаниям оперативно адаптироваться к изменениям в правовом поле.

Россия

Контур.КЭДО, Контур.Зарплата, АСМО-управление персоналом, ТопФактор:Управление талантами, EmplDocs, 1С:Зарплата и кадры государственного учреждения, Saby Staff — КЭДО, БОСС-Кадровик, Saby Staff — Зарплата и кадры, 1С:Управление по целям и KPI, АСМО-зарплата, Goodt WFM, Монолит: Персонал, Saby HRM — Управление персоналом, Главбух 24/7, АДС: Зарплата и управление персоналом для Банков, BSC-ФОТ, АДС: Зарплата и управление персоналом для НФО, Highper, Арча, AINFORM: Зарплата и Кадры, Росатом HCM, Эксперт:Зарплата и управление персоналом в кредитных организациях, Мини-Зарплата

США

Infor Payroll

Германия

IceHrm