Системы управления присутствием сотрудников

Системы управления присутствием сотрудников (СУПС, англ. Employee Attendance Management Systems, EAM) – это программное обеспечение, которое помогает организациям контролировать посещаемость своих работников. Они могут отслеживать время прихода и ухода сотрудников, а также уведомлять о сверхурочных часах или отсутствии на рабочем месте.

Управление присутствием сотрудников – это комплексный подход к контролю и анализу рабочего времени сотрудников, направленный на обеспечение их эффективного присутствия на рабочем месте, соблюдение трудового законодательства и оптимизацию рабочих процессов. Этот процесс включает в себя использование современных технологий и методик для мониторинга, учёта и анализа данных о посещаемости сотрудников.

Основные аспекты управления присутствием сотрудников:

• Внедрение систем учёта рабочего времени: Использование специализированных программных решений или интеграция с существующими HR-системами для автоматического сбора данных о посещаемости сотрудников.

• Биометрическая идентификация: Применение технологий распознавания лиц, отпечатков пальцев или RFID-меток для точного учёта времени прихода и ухода сотрудников.

• Анализ данных о посещаемости: Сбор, обработка и интерпретация информации о посещаемости с целью выявления закономерностей, тенденций и возможных проблем.

• Уведомления и отчёты: Автоматическое формирование уведомлений и отчётов о посещаемости для руководителей и сотрудников, что обеспечивает прозрачность и контроль.

• Интеграция с другими системами: Подключение систем управления присутствием к системам расчёта заработной платы, управления отпусками и больничными для упрощения административных процессов.

• Соблюдение законодательства: Обеспечение соответствия требованиям трудового законодательства в отношении рабочего времени, отпусков и компенсаций.

• Оптимизация рабочих процессов: Использование данных о посещаемости для корректировки графиков работы, распределения задач и улучшения планирования ресурсов.

• Повышение эффективности работы: Выявление и устранение причин отсутствия сотрудников на рабочем месте, а также разработка мер по повышению мотивации и дисциплины.

• Улучшение коммуникации: Системы управления присутствием могут служить инструментом для улучшения коммуникации между сотрудниками и руководством, обеспечивая прозрачность и доверие.

Эффективное управление присутствием сотрудников способствует повышению производительности труда, снижению затрат на персонал и укреплению корпоративной культуры, основанной на ответственности и соблюдении правил.

Для лучшего понимания функций, решаемых задач, преимуществ и возможностей систем категории, рекомендуем ознакомление с образцовыми примерами таких программных продуктов:

МояКомандаЦИТ ФактОфициальный сайт

Системы управления присутствием сотрудников предназначены для автоматизации процессов учёта рабочего времени и контроля доступа сотрудников на территорию предприятия. Они играют ключевую роль в деловом контексте, обеспечивая эффективное управление человеческими ресурсами и оптимизацию рабочих процессов.

Функциональное предназначение систем управления присутствием сотрудников включает несколько важных аспектов. Во-первых, они помогают в мониторинге и контроле рабочего времени каждого сотрудника, что способствует повышению производительности труда и снижению потерь рабочего времени. Во-вторых, эти системы предоставляют объективные данные для анализа рабочего времени и эффективности использования рабочего пространства, позволяя оптимизировать распределение ресурсов и планирование рабочих смен. В-третьих, системы управления присутствием способствуют созданию прозрачной и справедливой рабочей среды, где каждый сотрудник несёт ответственность за выполнение своих обязанностей, что укрепляет доверие и уважение между руководством и персоналом.

Системы управления присутствием сотрудников в основном используют следующие группы пользователей:

• крупные и средние предприятия с большим количеством сотрудников, где необходим централизованный контроль за рабочим временем и посещаемостью;
• компании с посменным графиком работы, которые нуждаются в точном учёте рабочего времени и соблюдении расписания смен;
• организации с распределёнными офисами и удалёнными работниками, где важно отслеживать присутствие на рабочих местах или в определённых зонах;
• предприятия, где требуется строгий учёт рабочего времени для расчёта заработной платы, премий и компенсаций;
• компании, внедряющие системы управления производительностью и трудовыми ресурсами, которые используют данные о посещаемости для анализа эффективности работы персонала.

Администрирование

Возможность администрирования позволяет осуществлять настройку и управление функциональностью системы, а также управление учётными записями и правами доступа к системе.

Аналитика персонала (HR)

Функции Аналитики персонала (HR) позволяют собирать данные, анализировать ситуацию в области кадрового менеджмента и извлекать полезные выводы для повышения принятия решений в области управления персоналом. Среди отслеживаемых метрик могут быть текучесть кадров, удовлетворённость персонала, распределения сотрудников по возрастному, половому и иным признакам

Видео-интервьюирование

Функции Видео-интервьюирования позволяют рекрутинговой службе компании проводить собеседования с кандидатами на вакантные места. Возможности видеорекрутинга в различных системах могут быть реализованы по-разному: либо как инструмент удобного для рекрутера взаимодействия с соискателем в режиме реального времени, либо как инструмент автоматического проведения интервью с использованием ранее записанных видео-вопросов

Импорт/экспорт данных

Возможность импорта и/или экспорта данных в продукте позволяет загрузить данные из наиболее популярных файловых форматов или выгрузить рабочие данные в файл для дальнейшего использования в другом ПО.

Кадровое делопроизводство

Функции Кадрового делопроизводства позволяют вести кадровый учёт и документооборот в соответствии с требованиями законодательства, обеспечивая необходимый уровень соответствия и прозрачности организации

Многопользовательский доступ

Возможность многопользовательской доступа в программную систему обеспечивает одновременную работу нескольких пользователей на одной базе данных под собственными учётными записями. Пользователи в этом случае могут иметь отличающиеся права доступа к данным и функциям программного обеспечения.

Наличие API

Часто при использовании современного делового программного обеспечения возникает потребность автоматической передачи данных из одного ПО в другое. Например, может быть полезно автоматически передавать данные из Системы управления взаимоотношениями с клиентами (CRM) в Систему бухгалтерского учёта (БУ). Для обеспечения такого и подобных сопряжений программные системы оснащаются специальными Прикладными программными интерфейсами (англ. API, Application Programming Interface). С помощью таких API любые компетентные программисты смогут связать два программных продукта между собой для автоматического обмена информацией.

Отчётность и аналитика

Наличие у продукта функций подготовки отчётности и/или аналитики позволяют получать систематизированные и визуализированные данные из системы для последующего анализа и принятия решений на основе данных.

Оценка 360 градусов

Функции Оценки 360 градусов позволяют собирать и управлять отзывами (в т.ч. анонимными) о сотрудниках от коллег, руководителей и подчинённых. Обратная связь о работе сотрудника далее может быть использована как самим сотрудником для выявления возможностей для личностного роста, так и руководителями для оценки результатов работы сотрудника

Подбор персонала и ведение соискателей

Функции Подбора персонала и ведения соискателей предоставляют возможности систематической работы с собственными вакансиями и со сведениями о кандидатах на замещение должностей в компании, организации мероприятий по отбору кандидатов, проведению собеседований, тестовых заданий и контролю прохождения испытательного срока

Управление адаптацией

Функции Управления адаптацией позволяют контролировать интеграцию новых сотрудников в организацию, или приспособление сотрудников при переходе на новые должности, включая планирование обучений, проведение контрольных мероприятий и ведение данных о процессе курирования

Управление выплатами

Функции Управления выплатами позволяют планировать, контролировать перечисление и анализировать операции по денежным выплатам сотрудникам: заработную плату, премии, налоги, вычеты, пенсионные отчисления, внутриорганизационные компенсации, надбавки, субсидии и иные денежные выплаты сотрудникам

Управление жизненным циклом сотрудника

Функции Управления жизненным циклом сотрудника позволяют отслеживать статус и сведения нахождения сотрудников на различных этапах жизненного цикла, таких как набор, испытательный срок, адаптация, управление льготами, развитие и удержание сотрудников. Такие функции позволяют объединить все данные и процессы вокруг сотрудника, управляя взаимоотношениями с сотрудником централизованно вне зависимости от фазы жизненного цикла сотрудника в организации и аспекта управления

Управление обратной связью

Функции Управления обратной связью позволяют собирать отзывы (замечания, предложения, комментарии) от сотрудников о качестве работы компании как в отношении внутренних процессов, так и в отношении производимых продуктов и услуг компании. Такие отзывы могут быть использованы для оценки качества работы компании, внесения улучшений в процессы, и вместе с тем позволяют улучшать внутриорганизационный и командный климат

Управление системой оплаты труда

Функции Управления системой оплаты труда позволяют систематизировано для всей организации управлять базовыми окладами, премиями, компенсациями, долгосрочными программами стимулирования и бюджетировать оклады сотрудников организации

Управление социальным пакетом

Функции Управления социальным пакетом позволяют планировать, систематизировать и учитывать все виды пособий работникам (предоставляемых в рамках социального пакета). Программа также может позволить сотрудникам участвовать в учёте льгот через систему, минимизируя ошибки. Такие возможности позволяют сотрудникам определить и использовать все применимые к ним преимущества социального пакета для их конкретного случая

Управление эффективностью и КПЭ

Функции Управления эффективностью и КПЭ (Ключевыми показателями эффективности, KPI) позволяют планировать цели и масштабные задачи сотрудников, оценивать эффективность (ежеквартально, полугодично или ежегодно) и фиксировать оценки эффективности и результаты обратной связи между сотрудником и его руководителем

Учёт командировок

Функции Учёта командировок позволяют управлять данными о командировках и деловых поездках сотрудников: планировать командировки, вести учёт командировочных расходов сотрудников и обеспечивать ведение прочих сведений, связанных с командировками

Учёт отгулов и отпусков

Функции Учёта отгулов и отпусков позволяют вести, планировать и анализировать данные об отсутствии сотрудников с учётом вариантов причин отсутствия, необходимых для обеспечения договорённостей между организацией и сотрудником и для целей последующего расчёта заработной платы

Учёт рабочего времени и посещаемости

Функции Учёта рабочего времени и посещаемости позволяют вести данные о посещаемости и отсутствию сотрудников. Такие возможности необходимы для поддержания распорядка дня в компании и обеспечения договорённостей о временнОм режиме работы между организацией и сотрудником

База данных резюме

Наличие Базы данных резюме позволяет использовать при поиске сотрудников и подборе персонала готовую базу кандидатов, самостоятельно разместивших свои резюме. Обычно такая база размещается на крупных работных сайтах и специализированных отраслевых интернет-порталах с функцией поиска работы/сотрудников

База данных соискателей

Ведение Базы данных соискателей позволяет управлять и обновлять основные сведения о кандидатах на открытые вакансии в формате централизованной базы данных. Данная база данных включает информацию о списке вакансий, списке кандидатов, их компетенциях, предыдущем опыте работы, сведения об образовании, курсах и сертификатах

База данных сотрудников

Ведение Базы данных сотрудников позволяет управлять и обновлять основные сведения о работниках в формате централизованной базы данных. Такая база данных хранит информацию о должности, компетенциях, предыдущем опыте работы и других данных сотрудника

На основе своего экспертного мнения Соваре рекомендует наиболее внимательно подходить к выбору решения. При выборе программного продукта класса Системы управления присутствием сотрудников (СУПС) необходимо учитывать ряд ключевых факторов, которые определят эффективность использования системы в конкретной организации. Прежде всего, следует оценить масштаб деятельности компании: для малого бизнеса могут подойти более простые и недорогие решения с базовым функционалом, в то время как крупным корпорациям потребуются системы с расширенными возможностями, поддержкой большого количества пользователей и интеграцией с другими корпоративными системами. Также важно учитывать отраслевые требования и специфику работы: например, в производственных компаниях может быть критически важна детализация учёта рабочего времени по сменам и рабочим местам, а в IT-компаниях — возможность отслеживания удалённой работы и гибкого графика. Не менее значимы технические ограничения: совместимость с существующей ИТ-инфраструктурой, требования к аппаратным ресурсам, поддержка необходимых операционных систем и браузеров. Кроме того, стоит обратить внимание на наличие функций аналитики и отчётности, возможности кастомизации под нужды бизнеса, уровень безопасности и защиты персональных данных, а также качество технической поддержки и возможности обучения пользователей.

Ключевые аспекты при принятии решения:

• совместимость с существующей ИТ-инфраструктурой (локальные серверы, облачные сервисы);
• поддержка необходимого количества одновременных пользователей;
• наличие модулей для интеграции с системами кадрового учёта, бухгалтерского учёта, ERP-системами;
• возможности по настройке прав доступа и ролевой модели;
• функционал для учёта различных режимов работы (смены, гибкий график, удалённая работа);
• механизмы уведомления о нарушениях графика работы и сверхурочных часах;
• инструменты аналитики и формирования отчётов по посещаемости;
• соответствие требованиям законодательства в области обработки персональных данных;
• возможности обучения пользователей и качество технической поддержки;
• масштабируемость системы для роста бизнеса.

Выбор СУПС должен быть обоснован конкретными бизнес-задачами и стратегическими целями компании. Необходимо провести детальный анализ текущих процессов учёта рабочего времени, выявить «узкие места» и требования к автоматизации, а также оценить бюджет и ресурсы, которые могут быть выделены на внедрение и поддержку системы. Важно помнить, что СУПС — это не просто инструмент контроля, но и средство оптимизации трудовых ресурсов, повышения производительности и улучшения корпоративной культуры, поэтому система должна способствовать созданию комфортной рабочей атмосферы и не вызывать негативного отношения со стороны сотрудников.

Системы управления присутствием сотрудников предлагают ряд значительных преимуществ и выгод для компаний, способствуя повышению эффективности работы, снижению издержек и укреплению трудовой дисциплины.

Во-первых, системы управления присутствием обеспечивают точный и актуальный учёт рабочего времени сотрудников. Автоматизация процессов регистрации прихода и ухода с работы исключает возможность ошибок и манипуляций с данными, что особенно важно для точного расчёта заработной платы и определения структуры рабочего времени. Кроме того, системы могут включать дополнительные функции, такие как географическое и IP-ограничение доступа, а также распознавание лиц, что дополнительно повышает уровень безопасности и контроля.

Также системы управления присутствием способствуют повышению производительности труда сотрудников и эффективности работы всей компании. Централизация данных о присутствии в одном месте упрощает процесс анализа и принятия решений, позволяя менеджерам оперативно реагировать на изменения в рабочем графике и распределении задач. Это, в свою очередь, способствует более эффективному использованию рабочего времени и ресурсов компании, а также повышению общей производительности.

Таким образом, внедрение систем управления присутствием сотрудников является важным шагом на пути к успешному управлению человеческими ресурсами, обеспечивающим устойчивое развитие компании и укрепление её позиций на рынке.

Классификатор программных продуктов Соваре определяет конкретные функциональные критерии для систем. Для того чтобы соответствовать категории систем управления присутствием сотрудников, системы должны иметь следующие функциональные возможности:

• Отслеживание местоположения сотрудников. Система должна обеспечивать возможность отслеживания местоположения сотрудников в реальном времени, используя GPS-трекинг или другие технологии определения местоположения. Это позволяет руководству знать, где находятся сотрудники, и контролировать их присутствие на рабочем месте.

• Уведомления и напоминания. Система может отправлять уведомления сотрудникам о необходимости отметиться о присутствии или отсутствии, а также напоминать о предстоящих событиях или задачах. Это помогает поддерживать высокий уровень присутствия сотрудников и повышает эффективность работы.

• Интеграция с другими системами. Система может интегрироваться с другими корпоративными системами, такими как системы учёта рабочего времени, безопасности и доступа, для обеспечения более полной картины рабочего процесса и повышения эффективности управления.

• Настройка прав доступа. Система должна позволять настраивать права доступа для разных пользователей, чтобы обеспечить конфиденциальность данных и защиту от несанкционированного доступа.

• Анализ данных о присутствии. Система может анализировать данные о присутствии сотрудников, чтобы выявить тенденции и закономерности, которые могут помочь улучшить управление присутствием и повысить производительность труда.

По экспертным прогнозам Soware, в 2026 году на рынке систем управления присутствием сотрудников (СУПС) продолжат развиваться тенденции, зародившиеся ранее, при этом ожидается углубление интеграции технологий и повышение уровня автоматизации процессов. Среди основных трендов можно выделить:

• Интеграция с корпоративными системами. СУПС будут обеспечивать ещё более тесную интеграцию с ERP-системами и системами кадрового учёта, что позволит создать единую информационную среду для управления персоналом и оптимизировать бизнес-процессы.

• Развитие технологий машинного обучения. Алгоритмы машинного обучения будут использоваться для более точного прогнозирования рабочего времени, выявления аномалий в посещаемости и оптимизации рабочих графиков с учётом индивидуальных особенностей сотрудников.

• Расширение применения биометрии. Биометрические методы аутентификации станут более распространёнными и разнообразными, включая не только отпечатки пальцев и распознавание лица, но и другие виды биометрических данных для повышения надёжности идентификации.

• Облачные технологии и гибкость развёртывания. Переход к облачным решениям будет продолжаться, что позволит компаниям быстро масштабировать СУПС в соответствии с изменяющимися бизнес-потребностями и снижать затраты на ИТ-инфраструктуру.

• Углублённый анализ данных. СУПС будут предоставлять расширенные возможности аналитики, включая прогнозирование нагрузки на персонал, анализ эффективности использования рабочего времени и выявление скрытых тенденций в посещаемости.

• Усиление мер защиты данных. В связи с ростом киберугроз разработчики СУПС будут внедрять более совершенные механизмы шифрования и защиты персональных данных, а также обеспечивать соответствие систем требованиям законодательства в области информационной безопасности.

• Поддержка гибридных и удалённых форматов работы. СУПС будут предлагать более продвинутые инструменты для контроля присутствия и оценки производительности сотрудников, работающих удалённо или в гибридном формате, включая интеграцию с инструментами для совместной работы и мониторинга задач.

Россия

МояКоманда, Shtab, Монолит: Персонал, Saby HRM — Учет и контроль рабочего времени, EmplDocs, Saby Staff — Зарплата и кадры, АСМО-зарплата, ТопФактор: Личный кабинет сотрудника, 1С:Управление по целям и KPI, БОСС-Кадровик, Goodt WFM, Imredi WFM, Timetta, АСМО-управление персоналом, BSC Табель, Стахановец, AtTrack, Росатом HCM, Bitcop, ОфисМЕТРИКА, BioTime, CrocoTime, Webasyst Удаленка, Контур.Персонал

США

OrangeHRM, Clockify, ActivTrak

Украина

Yaware.HRM

Германия

IceHrm

Индия

Zoho People, Truein, SuperHRMS