Системы управления рабочими целями c функцией База данных сотрудников

Системы управления рабочими целями (СУРЦ, англ. Work Goals Management Systems, WGM) – это инструменты управления работой и проектами, помогающие определять цели и задачи, отслеживать прогресс и управлять результатами работ. Они обеспечивают сотрудникам возможность работать в согласовании с общими целями и приоритетами организации, определять ключевые показатели эффективности (КПЭ), цели и ключевые результаты (OKR). СУРЦ также могут помочь повысить мотивацию работников и улучшить качество работы за счёт улучшенной координации и управления командой.

Управление рабочими целями представляет собой систематический процесс, направленный на постановку, мониторинг и достижение целей на индивидуальном и командном уровнях в организации. Этот процесс играет ключевую роль в повышении эффективности работы, мотивации сотрудников и достижении стратегических целей компании.

Основные принципы управления рабочими целями:

• Постановка целей: Определение конкретных, измеримых, достижимых, релевантных и ограниченных по времени (SMART) целей для каждого сотрудника и подразделения.

• Декомпозиция целей: Разбиение стратегических целей компании на подцели для каждого уровня иерархии, что позволяет каждому сотруднику видеть свой вклад в общий успех.

• Мониторинг прогресса: Регулярный контроль за выполнением поставленных целей, сбор и анализ данных о достигнутых результатах.

• Обратная связь: Предоставление сотрудникам регулярной обратной связи о их работе, успехах и областях для улучшения.

• Корректировка: Внесение изменений в планы и действия на основе полученной обратной связи и анализа данных для достижения поставленных целей.

• Вознаграждение: Связывание достижения рабочих целей с системой мотивации и вознаграждения, что стимулирует сотрудников к лучшей работе.

Инструменты и методы управления рабочими целями:

• Ключевые показатели эффективности (KPI): Определение и отслеживание ключевых показателей, отражающих прогресс в достижении целей.

• Системы управления проектами: Использование специализированных программных решений для планирования, мониторинга и отчетности по проектам.

• Регулярные встречи и совещания: Проведение регулярных встреч с сотрудниками для обсуждения текущих задач, прогресса и корректировки планов.

• Обучение и развитие: Обеспечение доступа к ресурсам и возможностям для обучения и развития, необходимых для достижения поставленных целей.

Эффективное управление рабочими целями способствует повышению производительности, улучшению качества работы и достижению стратегических целей компании. Оно также помогает создать культуру ответственности, мотивации и постоянного совершенствования внутри организации.

Системы управления рабочими целями предназначены для чёткой постановки, мониторинга и достижения целей на индивидуальном и командном уровнях в организации. Они играют ключевую роль в повышении эффективности работы, улучшении коммуникации и координации между сотрудниками, а также в стимулировании профессионального роста и развития.

Функциональное предназначение систем управления рабочими целями охватывает несколько важных аспектов. Во-первых, они помогают сотрудникам лучше понимать свои обязанности и вклад в общий успех компании. Во-вторых, такие системы обеспечивают регулярную обратную связь, позволяющую корректировать действия и достигать лучших результатов. В-третьих, они способствуют развитию навыков планирования, целеполагания и самоконтроля, что важно для личного и профессионального роста. Наконец, системы управления рабочими целями могут служить инструментом для оценки эффективности работы и определения областей, требующих дополнительного внимания или ресурсов.

Системы управления рабочими целями в основном используют следующие группы пользователей:

• руководители и менеджеры различных уровней для планирования деятельности подразделений, контроля выполнения задач и оценки эффективности работы сотрудников;
• сотрудники компаний для понимания своих задач, отслеживания прогресса в их выполнении и согласования своей работы с общими целями организации;
• проектные менеджеры для координации работы команд, распределения ресурсов и контроля достижения целей проектов;
• HR-специалисты для формирования системы мотивации персонала, оценки компетенций и определения направлений развития сотрудников;
• специалисты по КПЭ и OKR для настройки системы ключевых показателей, отслеживания их достижения и корректировки целей организации.

Администрирование

Возможность администрирования позволяет осуществлять настройку и управление функциональностью системы, а также управление учётными записями и правами доступа к системе.

Аналитика персонала (HR)

Функции Аналитики персонала (HR) позволяют собирать данные, анализировать ситуацию в области кадрового менеджмента и извлекать полезные выводы для повышения принятия решений в области управления персоналом. Среди отслеживаемых метрик могут быть текучесть кадров, удовлетворённость персонала, распределения сотрудников по возрастному, половому и иным признакам

Видео-интервьюирование

Функции Видео-интервьюирования позволяют рекрутинговой службе компании проводить собеседования с кандидатами на вакантные места. Возможности видеорекрутинга в различных системах могут быть реализованы по-разному: либо как инструмент удобного для рекрутера взаимодействия с соискателем в режиме реального времени, либо как инструмент автоматического проведения интервью с использованием ранее записанных видео-вопросов

Импорт/экспорт данных

Возможность импорта и/или экспорта данных в продукте позволяет загрузить данные из наиболее популярных файловых форматов или выгрузить рабочие данные в файл для дальнейшего использования в другом ПО.

Кадровое делопроизводство

Функции Кадрового делопроизводства позволяют вести кадровый учёт и документооборот в соответствии с требованиями законодательства, обеспечивая необходимый уровень соответствия и прозрачности организации

Многопользовательский доступ

Возможность многопользовательской доступа в программную систему обеспечивает одновременную работу нескольких пользователей на одной базе данных под собственными учётными записями. Пользователи в этом случае могут иметь отличающиеся права доступа к данным и функциям программного обеспечения.

Наличие API

Часто при использовании современного делового программного обеспечения возникает потребность автоматической передачи данных из одного ПО в другое. Например, может быть полезно автоматически передавать данные из Системы управления взаимоотношениями с клиентами (CRM) в Систему бухгалтерского учёта (БУ). Для обеспечения такого и подобных сопряжений программные системы оснащаются специальными Прикладными программными интерфейсами (англ. API, Application Programming Interface). С помощью таких API любые компетентные программисты смогут связать два программных продукта между собой для автоматического обмена информацией.

Отчётность и аналитика

Наличие у продукта функций подготовки отчётности и/или аналитики позволяют получать систематизированные и визуализированные данные из системы для последующего анализа и принятия решений на основе данных.

Оценка 360 градусов

Функции Оценки 360 градусов позволяют собирать и управлять отзывами (в т.ч. анонимными) о сотрудниках от коллег, руководителей и подчинённых. Обратная связь о работе сотрудника далее может быть использована как самим сотрудником для выявления возможностей для личностного роста, так и руководителями для оценки результатов работы сотрудника

Подбор персонала и ведение соискателей

Функции Подбора персонала и ведения соискателей предоставляют возможности систематической работы с собственными вакансиями и со сведениями о кандидатах на замещение должностей в компании, организации мероприятий по отбору кандидатов, проведению собеседований, тестовых заданий и контролю прохождения испытательного срока

Управление адаптацией

Функции Управления адаптацией позволяют контролировать интеграцию новых сотрудников в организацию, или приспособление сотрудников при переходе на новые должности, включая планирование обучений, проведение контрольных мероприятий и ведение данных о процессе курирования

Управление выплатами

Функции Управления выплатами позволяют планировать, контролировать перечисление и анализировать операции по денежным выплатам сотрудникам: заработную плату, премии, налоги, вычеты, пенсионные отчисления, внутриорганизационные компенсации, надбавки, субсидии и иные денежные выплаты сотрудникам

Управление жизненным циклом сотрудника

Функции Управления жизненным циклом сотрудника позволяют отслеживать статус и сведения нахождения сотрудников на различных этапах жизненного цикла, таких как набор, испытательный срок, адаптация, управление льготами, развитие и удержание сотрудников. Такие функции позволяют объединить все данные и процессы вокруг сотрудника, управляя взаимоотношениями с сотрудником централизованно вне зависимости от фазы жизненного цикла сотрудника в организации и аспекта управления

Управление обратной связью

Функции Управления обратной связью позволяют собирать отзывы (замечания, предложения, комментарии) от сотрудников о качестве работы компании как в отношении внутренних процессов, так и в отношении производимых продуктов и услуг компании. Такие отзывы могут быть использованы для оценки качества работы компании, внесения улучшений в процессы, и вместе с тем позволяют улучшать внутриорганизационный и командный климат

Управление системой оплаты труда

Функции Управления системой оплаты труда позволяют систематизировано для всей организации управлять базовыми окладами, премиями, компенсациями, долгосрочными программами стимулирования и бюджетировать оклады сотрудников организации

Управление социальным пакетом

Функции Управления социальным пакетом позволяют планировать, систематизировать и учитывать все виды пособий работникам (предоставляемых в рамках социального пакета). Программа также может позволить сотрудникам участвовать в учёте льгот через систему, минимизируя ошибки. Такие возможности позволяют сотрудникам определить и использовать все применимые к ним преимущества социального пакета для их конкретного случая

Управление эффективностью и КПЭ

Функции Управления эффективностью и КПЭ (Ключевыми показателями эффективности, KPI) позволяют планировать цели и масштабные задачи сотрудников, оценивать эффективность (ежеквартально, полугодично или ежегодно) и фиксировать оценки эффективности и результаты обратной связи между сотрудником и его руководителем

Учёт командировок

Функции Учёта командировок позволяют управлять данными о командировках и деловых поездках сотрудников: планировать командировки, вести учёт командировочных расходов сотрудников и обеспечивать ведение прочих сведений, связанных с командировками

Учёт отгулов и отпусков

Функции Учёта отгулов и отпусков позволяют вести, планировать и анализировать данные об отсутствии сотрудников с учётом вариантов причин отсутствия, необходимых для обеспечения договорённостей между организацией и сотрудником и для целей последующего расчёта заработной платы

Учёт рабочего времени и посещаемости

Функции Учёта рабочего времени и посещаемости позволяют вести данные о посещаемости и отсутствию сотрудников. Такие возможности необходимы для поддержания распорядка дня в компании и обеспечения договорённостей о временнОм режиме работы между организацией и сотрудником

База данных резюме

Наличие Базы данных резюме позволяет использовать при поиске сотрудников и подборе персонала готовую базу кандидатов, самостоятельно разместивших свои резюме. Обычно такая база размещается на крупных работных сайтах и специализированных отраслевых интернет-порталах с функцией поиска работы/сотрудников

База данных соискателей

Ведение Базы данных соискателей позволяет управлять и обновлять основные сведения о кандидатах на открытые вакансии в формате централизованной базы данных. Данная база данных включает информацию о списке вакансий, списке кандидатов, их компетенциях, предыдущем опыте работы, сведения об образовании, курсах и сертификатах

База данных сотрудников

Ведение Базы данных сотрудников позволяет управлять и обновлять основные сведения о работниках в формате централизованной базы данных. Такая база данных хранит информацию о должности, компетенциях, предыдущем опыте работы и других данных сотрудника

При выборе программного продукта класса Системы управления рабочими целями (СУРЦ) необходимо учитывать ряд ключевых факторов, которые определят пригодность системы для решения конкретных бизнес-задач. Важно оценить масштаб деятельности организации — для малого бизнеса подойдут более простые и гибкие решения с базовым набором функций, в то время как крупным корпорациям потребуются системы с расширенными возможностями интеграции, масштабируемости и поддержкой большого числа пользователей. Также следует учитывать отраслевые требования и стандарты — например, в финансовом секторе могут быть жёсткие требования к безопасности данных и соответствию регуляторным нормам, в то время как в IT-компаниях приоритет может быть отдан гибкости и возможностям интеграции с другими инструментами разработки и управления проектами. Не менее важны технические ограничения, включая совместимость с существующей ИТ-инфраструктурой, требования к аппаратным и программным ресурсам, а также возможности кастомизации и настройки системы под специфические нужды бизнеса.

Ключевые аспекты при принятии решения:

• совместимость с текущей ИТ-инфраструктурой (например, поддержка определённых операционных систем, баз данных, облачных сервисов);
• наличие модулей и функций, соответствующих специфике бизнеса (например, инструменты для управления проектами, отслеживания КПЭ и OKR, автоматизации отчётности);
• возможности интеграции с другими корпоративными системами (например, CRM, ERP, системами электронного документооборота);
• уровень безопасности и соответствие отраслевым стандартам и нормативам (например, требования к защите персональных данных, финансовой информации);
• масштабируемость и возможность расширения функционала в будущем (например, добавление новых модулей, увеличение числа пользователей);
• наличие механизмов для настройки и адаптации системы под уникальные бизнес-процессы компании;
• поддержка различных форматов отчётности и аналитики, необходимых для принятия управленческих решений;
• удобство интерфейса и возможности обучения пользователей, что влияет на скорость внедрения и эффективность использования системы.

Кроме того, стоит обратить внимание на репутацию разработчика и наличие технической поддержки, условия лицензирования и стоимость владения системой, включая не только первоначальные затраты на приобретение, но и расходы на обслуживание, обновления и обучение персонала. Необходимо также оценить, насколько система способна поддерживать требуемые бизнес-процессы и способствовать достижению стратегических целей организации, а также учесть опыт использования аналогичных решений в отрасли и отзывы других компаний.

Основные преимущества использования систем управления рабочими целями для компаний заключаются в следующем:

• Четкая иерархия целей: СУЦ обеспечивает четкую иерархию целей, начиная от оперативных целей каждого сотрудника или подразделения и заканчивая стратегическими целями компании. Это позволяет всем участникам процесса понимать свое место в общей структуре и вклад в достижение общих целей.

• Всесторонняя согласованность целей: Благодаря системе МВО, цели разрабатываются как “сверху вниз”, так и “снизу вверх”, что обеспечивает их всестороннюю согласованность на всех уровнях управления. Это способствует более эффективному взаимодействию между различными подразделениями и сотрудниками.

• Критериальная оценка деятельности: Использование KPI и BSC позволяет проводить объективную оценку деятельности персонала и подразделений, основываясь на конкретных, измеримых и достижимых показателях. Это способствует повышению мотивации сотрудников и улучшению качества работы.

• Обязательность обратной связи: Регулярная обратная связь и возможность корректировки деятельности на основе полученных результатов обеспечивают постоянное совершенствование процессов и повышение эффективности работы.

Таким образом, системы управления рабочими целями являются мощным инструментом для оптимизации управления, повышения мотивации персонала и достижения стратегических целей компании.

Для того чтобы соответствовать категории систем управления рабочими целями, они должны иметь следующие функциональные возможности:

• Постановка целей: Возможность постановки индивидуальных и командных целей, включая краткосрочные и долгосрочные, с возможностью их детализации и разбивки на более мелкие задачи.

• Отслеживание прогресса: Функционал для отслеживания прогресса достижения целей, включая инструменты для мониторинга выполнения задач, сбора и анализа данных о проделанной работе.

• Обратная связь и оценка: Функция для получения обратной связи от руководителей и коллег, а также возможность проведения самооценки, что позволяет оценить эффективность работы и выявить области для улучшения.

• Планирование и распределение ресурсов: Инструмент для планирования и распределения ресурсов, необходимых для достижения целей, включая время, финансы, человеческие ресурсы и другие материалы.

• Интеграция с корпоративными системами: Возможность интеграции с корпоративными системами и инструментами, необходимыми для работы над целями, такими как системы управления проектами, документооборота, доступа к информационным ресурсам компании.

Эти функции делают системы управления рабочими целями незаменимым инструментом для эффективного управления задачами, способствуя повышению продуктивности, удовлетворённости работой и достижению стратегических целей компании.

В 2025 году на рынке систем управления рабочими целями (СУРЦ) можно ожидать усиления тенденций к интеграции с другими корпоративными системами, развития возможностей аналитики больших данных, применения методов машинного обучения для прогнозирования результатов работы и автоматизации рутинных процессов, а также расширения функционала для удалённой и гибридной работы. Среди ключевых трендов:

• Интеграция с системами бизнес-аналитики. СУРЦ будут активнее интегрироваться с инструментами бизнес-аналитики для получения более глубоких инсайтов о производительности и эффективности работы сотрудников и подразделений.

• Применение алгоритмов машинного обучения. Внедрение моделей машинного обучения для анализа рабочих процессов, прогнозирования сроков выполнения задач и выявления потенциальных проблем на ранних стадиях.

• Развитие мобильных и облачных решений. Увеличение доли мобильных приложений и облачных сервисов в структуре СУРЦ, что обеспечит более гибкий доступ к системе и возможность работы из любой точки.

• Углублённая аналитика ключевых показателей. Расширение возможностей по отслеживанию и анализу КПЭ и OKR, внедрение более сложных метрик и дашбордов для визуализации данных.

• Автоматизация рутинных задач. СУРЦ будут предоставлять более широкие возможности для автоматизации распределения задач, уведомлений, отчётности и других рутинных операций, снижая нагрузку на менеджеров.

• Поддержка гибридных и удалённых форматов работы. Развитие функционала для эффективного управления распределёнными командами, включая инструменты для отслеживания времени, проведённого на задачах, и контроля качества работы.

• Усиление функций совместной работы и коммуникации. Интеграция с платформами для видеоконференций, обмена документами и совместной работы над задачами, что позволит улучшить взаимодействие внутри команды и с клиентами.

Россия

K-Team HRM, Neon HRM, Skillaz, HRBOX, ТопФактор:Управление талантами, Mirapolis HCM, Sostaff, VK People Hub Talent, Websoft HCM, 1С:Зарплата и управление персоналом, 1С:Управление по целям и KPI, Talantix, ТопФактор: Личный кабинет сотрудника, Пульс, Goodt WFM, Imredi WFM, SimpleOne HRMS, Олимп Управление персоналом, Росатом HCM, Битрикс24.HRM