Системы управления кадровым резервом

Системы управления кадровым резервом (СУКР, англ. Personnel Reserve Management Systems, PRM) - это программные системы, которые позволяют организациям эффективно управлять своими кадровыми ресурсами, определять потенциальных лидеров, заполнять ключевые должности и обеспечивать надлежащую подготовку кадров на будущее.

Управление кадровым резервом - это процесс планирования и управления потенциальными лидерами и ключевыми специалистами в организации. Он включает в себя идентификацию и оценку сотрудников, обладающих потенциалом для руководящих должностей в будущем, а также разработку программы подготовки и развития кадрового резерва.

Целью данного процесса является обеспечение доступности достаточного количества высококвалифицированных и готовых к работе в руководящих должностях кадров в случае кризисных ситуаций, изменений в бизнес-среде или плановых изменений в организации.

Для лучшего понимания функций, решаемых задач, преимуществ и возможностей систем категории, рекомендуем ознакомление с образцовыми примерами таких программных продуктов:

JinnПравовед.Ру ЛабОфициальный сайт

Proaction.proПроактионОфициальный сайт

Системы управления кадровым резервом предназначены для оценки, развития и управления потенциальными лидерами и ключевыми сотрудниками организации. Они помогают выявить и развивать сотрудников с повышенным потенциалом, которые могут занять руководящие или стратегически важные позиции в будущем. Системы управления кадровым резервом также позволяют организации опережающе реагировать на изменения внутренней и внешней среды, оптимизировать затраты на обучение и развитие сотрудников, а также сохранять наиболее ценные кадры в компании.

В таких системах используются различные методы отбора и оценки потенциала, рейтинговые системы, диагностические тесты и другие инструменты. Важной функцией таких систем является упрощение процесса принятия решений по стратегическому планированию кадров и разработке программ лидерства и развития персонала.

Системы управления кадровым резервом в основном используют следующие группы пользователей:

• руководители высшего звена и топ-менеджмент компаний, которые нуждаются в инструментах для стратегического планирования развития кадрового потенциала и прогнозирования потребности в ключевых специалистах;
• специалисты отдела кадров и HR-менеджеры, отвечающие за выявление перспективных сотрудников, их развитие и ротацию внутри компании;
• руководители подразделений и линейных подразделений, которым необходимо оценивать компетенции своих сотрудников и планировать их карьерный рост;
• сотрудники корпоративных университетов и подразделений по обучению и развитию персонала, использующие СУКР для формирования программ обучения и оценки эффективности образовательных мероприятий;
• консалтинговые и аудиторские компании, оказывающие услуги в области управления персоналом и помогающие организациям внедрять и адаптировать СУКР под свои нужды.

Администрирование

Возможность администрирования позволяет осуществлять настройку и управление функциональностью системы, а также управление учётными записями и правами доступа к системе.

Аналитика персонала (HR)

Функции Аналитики персонала (HR) позволяют собирать данные, анализировать ситуацию в области кадрового менеджмента и извлекать полезные выводы для повышения принятия решений в области управления персоналом. Среди отслеживаемых метрик могут быть текучесть кадров, удовлетворённость персонала, распределения сотрудников по возрастному, половому и иным признакам

Видео-интервьюирование

Функции Видео-интервьюирования позволяют рекрутинговой службе компании проводить собеседования с кандидатами на вакантные места. Возможности видеорекрутинга в различных системах могут быть реализованы по-разному: либо как инструмент удобного для рекрутера взаимодействия с соискателем в режиме реального времени, либо как инструмент автоматического проведения интервью с использованием ранее записанных видео-вопросов

Импорт/экспорт данных

Возможность импорта и/или экспорта данных в продукте позволяет загрузить данные из наиболее популярных файловых форматов или выгрузить рабочие данные в файл для дальнейшего использования в другом ПО.

Кадровое делопроизводство

Функции Кадрового делопроизводства позволяют вести кадровый учёт и документооборот в соответствии с требованиями законодательства, обеспечивая необходимый уровень соответствия и прозрачности организации

Многопользовательский доступ

Возможность многопользовательской доступа в программную систему обеспечивает одновременную работу нескольких пользователей на одной базе данных под собственными учётными записями. Пользователи в этом случае могут иметь отличающиеся права доступа к данным и функциям программного обеспечения.

Наличие API

Часто при использовании современного делового программного обеспечения возникает потребность автоматической передачи данных из одного ПО в другое. Например, может быть полезно автоматически передавать данные из Системы управления взаимоотношениями с клиентами (CRM) в Систему бухгалтерского учёта (БУ). Для обеспечения такого и подобных сопряжений программные системы оснащаются специальными Прикладными программными интерфейсами (англ. API, Application Programming Interface). С помощью таких API любые компетентные программисты смогут связать два программных продукта между собой для автоматического обмена информацией.

Отчётность и аналитика

Наличие у продукта функций подготовки отчётности и/или аналитики позволяют получать систематизированные и визуализированные данные из системы для последующего анализа и принятия решений на основе данных.

Оценка 360 градусов

Функции Оценки 360 градусов позволяют собирать и управлять отзывами (в т.ч. анонимными) о сотрудниках от коллег, руководителей и подчинённых. Обратная связь о работе сотрудника далее может быть использована как самим сотрудником для выявления возможностей для личностного роста, так и руководителями для оценки результатов работы сотрудника

Подбор персонала и ведение соискателей

Функции Подбора персонала и ведения соискателей предоставляют возможности систематической работы с собственными вакансиями и со сведениями о кандидатах на замещение должностей в компании, организации мероприятий по отбору кандидатов, проведению собеседований, тестовых заданий и контролю прохождения испытательного срока

Управление адаптацией

Функции Управления адаптацией позволяют контролировать интеграцию новых сотрудников в организацию, или приспособление сотрудников при переходе на новые должности, включая планирование обучений, проведение контрольных мероприятий и ведение данных о процессе курирования

Управление выплатами

Функции Управления выплатами позволяют планировать, контролировать перечисление и анализировать операции по денежным выплатам сотрудникам: заработную плату, премии, налоги, вычеты, пенсионные отчисления, внутриорганизационные компенсации, надбавки, субсидии и иные денежные выплаты сотрудникам

Управление жизненным циклом сотрудника

Функции Управления жизненным циклом сотрудника позволяют отслеживать статус и сведения нахождения сотрудников на различных этапах жизненного цикла, таких как набор, испытательный срок, адаптация, управление льготами, развитие и удержание сотрудников. Такие функции позволяют объединить все данные и процессы вокруг сотрудника, управляя взаимоотношениями с сотрудником централизованно вне зависимости от фазы жизненного цикла сотрудника в организации и аспекта управления

Управление обратной связью

Функции Управления обратной связью позволяют собирать отзывы (замечания, предложения, комментарии) от сотрудников о качестве работы компании как в отношении внутренних процессов, так и в отношении производимых продуктов и услуг компании. Такие отзывы могут быть использованы для оценки качества работы компании, внесения улучшений в процессы, и вместе с тем позволяют улучшать внутриорганизационный и командный климат

Управление системой оплаты труда

Функции Управления системой оплаты труда позволяют систематизировано для всей организации управлять базовыми окладами, премиями, компенсациями, долгосрочными программами стимулирования и бюджетировать оклады сотрудников организации

Управление социальным пакетом

Функции Управления социальным пакетом позволяют планировать, систематизировать и учитывать все виды пособий работникам (предоставляемых в рамках социального пакета). Программа также может позволить сотрудникам участвовать в учёте льгот через систему, минимизируя ошибки. Такие возможности позволяют сотрудникам определить и использовать все применимые к ним преимущества социального пакета для их конкретного случая

Управление эффективностью и КПЭ

Функции Управления эффективностью и КПЭ (Ключевыми показателями эффективности, KPI) позволяют планировать цели и масштабные задачи сотрудников, оценивать эффективность (ежеквартально, полугодично или ежегодно) и фиксировать оценки эффективности и результаты обратной связи между сотрудником и его руководителем

Учёт командировок

Функции Учёта командировок позволяют управлять данными о командировках и деловых поездках сотрудников: планировать командировки, вести учёт командировочных расходов сотрудников и обеспечивать ведение прочих сведений, связанных с командировками

Учёт отгулов и отпусков

Функции Учёта отгулов и отпусков позволяют вести, планировать и анализировать данные об отсутствии сотрудников с учётом вариантов причин отсутствия, необходимых для обеспечения договорённостей между организацией и сотрудником и для целей последующего расчёта заработной платы

Учёт рабочего времени и посещаемости

Функции Учёта рабочего времени и посещаемости позволяют вести данные о посещаемости и отсутствию сотрудников. Такие возможности необходимы для поддержания распорядка дня в компании и обеспечения договорённостей о временнОм режиме работы между организацией и сотрудником

База данных резюме

Наличие Базы данных резюме позволяет использовать при поиске сотрудников и подборе персонала готовую базу кандидатов, самостоятельно разместивших свои резюме. Обычно такая база размещается на крупных работных сайтах и специализированных отраслевых интернет-порталах с функцией поиска работы/сотрудников

База данных соискателей

Ведение Базы данных соискателей позволяет управлять и обновлять основные сведения о кандидатах на открытые вакансии в формате централизованной базы данных. Данная база данных включает информацию о списке вакансий, списке кандидатов, их компетенциях, предыдущем опыте работы, сведения об образовании, курсах и сертификатах

База данных сотрудников

Ведение Базы данных сотрудников позволяет управлять и обновлять основные сведения о работниках в формате централизованной базы данных. Такая база данных хранит информацию о должности, компетенциях, предыдущем опыте работы и других данных сотрудника

На основе своего экспертного мнения Соваре рекомендует наиболее внимательно подходить к выбору решения. При выборе программного продукта класса Системы управления кадровым резервом (СУКР) необходимо учитывать ряд ключевых факторов, которые определят пригодность системы для решения конкретных бизнес-задач организации. В первую очередь следует оценить масштаб деятельности компании: для крупных корпораций с разветвлённой структурой могут потребоваться СУКР с расширенными возможностями интеграции с другими корпоративными системами и поддержкой большого количества пользователей, в то время как для небольших организаций будет достаточно более простых решений с базовым функционалом. Также важно учитывать отраслевые требования и специфику бизнеса — например, в IT-компаниях может быть востребован функционал для отслеживания развития технических компетенций сотрудников, а в производственных предприятиях — для контроля профессионального роста рабочих специальностей. Не менее значимы технические ограничения, включая совместимость с существующей ИТ-инфраструктурой, требования к аппаратным ресурсам и возможности развёртывания системы (локально или в облачной среде). Кроме того, стоит обратить внимание на наличие модулей для аналитики и отчётности, гибкость настройки ролей и прав доступа, возможности автоматизации процессов оценки и развития персонала.

Ключевые аспекты при принятии решения:

• соответствие функциональности СУКР текущим и перспективным задачам управления кадровым резервом (например, наличие инструментов для оценки потенциала сотрудников, планирования карьерного роста, формирования индивидуальных планов развития);
• поддержка интеграции с другими системами (HRM, ERP, LMS и т. д.);
• возможность масштабирования системы в соответствии с ростом компании и изменением бизнес-процессов;
• наличие механизмов обеспечения информационной безопасности и защиты персональных данных в соответствии с действующими законодательными и отраслевыми нормативами;
• удобство пользовательского интерфейса и простота освоения системы сотрудниками различных уровней квалификации;
• наличие развитой системы отчётности и аналитики, позволяющей получать сводные данные о состоянии кадрового резерва, эффективности программ развития персонала и т. п.;
• поддержка различных методов оценки персонала (тестирования, ассессмент-центров, 360-градусной оценки и др.);
• возможность настройки рабочих процессов под специфику организации (например, адаптация форм оценки, критериев отбора в кадровый резерв, алгоритмов формирования индивидуальных планов развития).

После анализа вышеперечисленных аспектов следует провести пилотное внедрение или тестирование выбранного решения на ограниченном участке, чтобы оценить его практическую применимость и выявить возможные проблемы. Также целесообразно изучить отзывы других компаний, уже использующих рассматриваемые СУКР, и обратить внимание на качество технической поддержки и возможности обучения пользователей, предоставляемые разработчиком системы.

Применение Системы управления кадровым резервом в работе компании позволяет достигать следующих выгод:

• Идентификация и развитие потенциальных лидеров и ключевых сотрудников компании. Это позволяет подготавливать кадры для выполнения руководящих и стратегических задач, что снижает риски ухода ключевых сотрудников и повышает уровень стабильности компании в целом.

• Повышение заинтересованности сотрудников в развитии career development, тем самым повышение уровня их мотивации. Важным моментом является то, что кадровый резерв является своего рода системой поощрения лучших сотрудников.

• Повышение готовности компании к изменениям внешних условий рынка. Компания, управляя своими кадрами и подготавливая резерв, может быстро реагировать на дисбалансы компетенций и увольнения сотрудников и действия конкурентов.

• Удешевление процесса поиска новых сотрудников. Система управления кадровым резервом позволяет компании выявлять внутренние кадры на новые высокие позиции. Это не только повышает мотивацию сотрудников, но и позволяет компании сэкономить время и деньги на поиске и приёме новых сотрудников.

• Сокращение времени на подбор новых руководителей. Если компания имеет пригодных к переходу в новые должности сотрудников в кадровом резерве, то ей не нужно искать кандидатов с улицы. Это может сэкономить значительное количество времени и ресурсов, а также привести к получению более грамотной evalution руководителя.

• Увеличение числа продуктивных сотрудников в независимости о направлениях их развития. Большое количество компаний упускает из виду тех сотрудников, которые не стремятся к повышению, однако являются уже обратившимися в профессионалов в своей области. Данное положение приводит к тому, что эти люди постоянно на предприятии, пока их не уволят с рутинной работы в перспективе. Планирование кадрового резерва позволяет находить сотрудникам интересные направления развития и объединять их с сотрудниками, работающими владеющимися ключевыми компетенциями.

Классификатор программных продуктов Соваре определяет конкретные функциональные критерии для систем. Чтобы претендовать на включение в класс Систем управления кадровым резервом, программный продукт должен соответствовать функциональным требованиям:

• Централизованный доступ к информации. Система должна обеспечивать централизованный доступ к информации о кадровом резерве, чтобы пользователи могли получить своевременные и точные данные.

• Автоматизированный процесс управления кадровым резервом. Система должна автоматизировать процесс управления кадровым резервом, чтобы минимизировать время и усилия, затраченные на его управление.

• Планирование и прогнозирование потребностей в персонале. Система должна позволять проводить планирование и прогнозировать потребности в персонале на основе текущих и будущих требований к бизнесу.

По аналитическим данным Соваре, в 2025 году на рынке систем управления кадровым резервом (СУКР) можно ожидать усиления тенденций, связанных с интеграцией передовых технологий и повышением уровня аналитики данных. Системы будут становиться более интеллектуальными, ориентированными на прогнозирование потребностей в кадрах и автоматизацию процессов развития персонала.

• Интеграция с системами искусственного интеллекта. СУКР будут активно использовать алгоритмы машинного обучения для анализа карьерных траекторий сотрудников и прогнозирования их потенциала, что позволит более точно определять кандидатов на ключевые должности.

• Применение технологий больших данных. Системы будут обрабатывать значительные объёмы данных о сотрудниках, включая неструктурированную информацию, для выявления скрытых закономерностей и тенденций в развитии кадрового потенциала.

• Развитие модульности и гибкости архитектуры. СУКР будут предлагать модульные решения, позволяющие организациям настраивать систему под свои уникальные потребности и легко интегрировать новые функциональные модули.

• Усиление функций аналитики и отчётности. Системы получат расширенные возможности для генерации детальных отчётов и дашбордов, отображающих ключевые показатели эффективности управления кадровым резервом и позволяющие принимать обоснованные управленческие решения.

• Внедрение технологий блокчейн для обеспечения безопасности данных. СУКР начнут использовать блокчейн для хранения и верификации данных о сотрудниках, что повысит уровень защиты информации и обеспечит неизменность записей.

• Развитие мобильных и облачных решений. Системы будут оптимизированы для работы на мобильных устройствах и в облачной среде, что обеспечит сотрудникам и HR-специалистам доступ к данным в любое время и из любого места.

• Углубление интеграции с другими корпоративными системами. СУКР будут обеспечивать более тесную интеграцию с системами управления персоналом, обучения и развития, что позволит создать единую экосистему для управления человеческими ресурсами в организации.

Россия

Proaction.pro, Jinn, K-Team HRM, Skill Matrix, Олимп Управление персоналом, Монолит: Персонал, Team Assessment, Mirapolis LMS, StartExam, Пульс, HRBOX, Neon HRM, Skillaz, ТопФактор:Управление талантами, KitBot, Mirapolis HCM, Motivity, Sostaff, Talent Rocks, Тил Эйчар, Websoft HCM, SimpleOne HRMS, Хантфлоу, Talantix, Knomary TMS, Digital Q.TMS, Битрикс24.HRM

Великобритания

Beamery, Totara Perform, Lumesse

Австрия

Bonrepublic

Австралия

PageUp People, Performance Leader

США

Workday HCM, Oracle Taleo Cloud, Anaplan for HR and Workforce, Engagedly, PeopleFluent, Cornerstone OnDemand, Journey, SilkRoad, Talent Management Cloud, MyTalentPlanner, ADP Talent Management

Франция

Talentia People Development, Cegid Talent Management, Meta4 Talent Management