Системы служб поддержки (SD) c функцией Импорт/экспорт данных

Программное обеспечение и Системы службы поддержки (ССП, англ. Service Desk Systems, SD) предназначены для поддержки задач планирования, исполнения, администрирования и контроля процессов предоставления услуг внутренним или внешним пользователям компании

Служба поддержки — это деятельность, направленная на обеспечение качественного обслуживания пользователей продуктов или услуг компании, решение их проблем и вопросов, связанных с использованием продуктов и сервисов, а также на поддержание и повышение уровня удовлетворённости клиентов. Она включает в себя обработку обращений, диагностику и устранение технических неисправностей, консультирование по функциональным возможностям продуктов, контроль качества предоставляемых услуг и обеспечение соблюдения установленных сроков и стандартов обслуживания. Служба поддержки выступает связующим звеном между компанией и её пользователями, способствуя укреплению лояльности и улучшению репутации бренда.

Ключевые аспекты данного процесса:

• обработка запросов и обращений пользователей,
• диагностика проблем и выявление их причин,
• предоставление консультаций и инструкций по использованию продуктов и услуг,
• решение технических и функциональных проблем,
• ведение базы знаний и документации по типичным вопросам и решениям,
• мониторинг и анализ качества обслуживания,
• сбор и анализ обратной связи от пользователей.

В современных условиях цифровизации бизнес-процессов роль службы поддержки существенно возрастает, и для её эффективного функционирования критически важны цифровые (программные) решения, позволяющие автоматизировать рутинные операции, оптимизировать рабочие процессы, обеспечить централизованное хранение и обработку данных об обращениях, а также повысить скорость и качество реагирования на запросы пользователей.

Системы служб поддержки предназначены для автоматизации и оптимизации процессов управления запросами и инцидентами, связанными с предоставлением услуг компании. Они позволяют организовать централизованный приём, регистрацию, классификацию и обработку обращений пользователей, обеспечить контроль сроков и качества решения проблем, а также отслеживать показатели эффективности работы службы поддержки.

Кроме того, системы служб поддержки обеспечивают интеграцию с другими корпоративными информационными системами, что позволяет получать более полную информацию о пользователях и их запросах, автоматизировать рутинные операции, анализировать тенденции и прогнозировать нагрузку на службу поддержки. С их помощью можно формировать отчёты о работе службы, оценивать удовлетворённость пользователей качеством предоставляемых услуг и выявлять области для улучшения бизнес-процессов.

Системы служб поддержки в основном используют следующие группы пользователей:

• сотрудники IT-департаментов и отделов технической поддержки, которые занимаются решением технических проблем и обеспечением бесперебойной работы инфраструктуры компании;
• менеджеры и руководители подразделений, которые используют ССП для контроля качества предоставляемых услуг и анализа эффективности работы своих команд;
• пользователи внутренних корпоративных сервисов (сотрудники компании), которые обращаются за помощью и решением возникающих проблем с программным и аппаратным обеспечением;
• внешние клиенты и партнёры компании, которые могут использовать ССП для получения поддержки по продуктам и услугам компании, отслеживания статуса своих запросов и обращений.

Администрирование

Возможность администрирования позволяет осуществлять настройку и управление функциональностью системы, а также управление учётными записями и правами доступа к системе.

Импорт/экспорт данных

Возможность импорта и/или экспорта данных в продукте позволяет загрузить данные из наиболее популярных файловых форматов или выгрузить рабочие данные в файл для дальнейшего использования в другом ПО.

Многопользовательский доступ

Возможность многопользовательской доступа в программную систему обеспечивает одновременную работу нескольких пользователей на одной базе данных под собственными учётными записями. Пользователи в этом случае могут иметь отличающиеся права доступа к данным и функциям программного обеспечения.

Наличие API

Часто при использовании современного делового программного обеспечения возникает потребность автоматической передачи данных из одного ПО в другое. Например, может быть полезно автоматически передавать данные из Системы управления взаимоотношениями с клиентами (CRM) в Систему бухгалтерского учёта (БУ). Для обеспечения такого и подобных сопряжений программные системы оснащаются специальными Прикладными программными интерфейсами (англ. API, Application Programming Interface). С помощью таких API любые компетентные программисты смогут связать два программных продукта между собой для автоматического обмена информацией.

Отчётность и аналитика

Наличие у продукта функций подготовки отчётности и/или аналитики позволяют получать систематизированные и визуализированные данные из системы для последующего анализа и принятия решений на основе данных.

На основе своего экспертного мнения Соваре рекомендует наиболее внимательно подходить к выбору решения. При выборе программного продукта из функционального класса Системы служб поддержки (ССП) необходимо учитывать ряд ключевых факторов, которые определят пригодность системы для решения конкретных бизнес-задач компании. Важно проанализировать масштаб деятельности организации: для малого бизнеса могут подойти более простые и доступные решения с базовым набором функций, в то время как крупным корпорациям потребуются масштабируемые системы с расширенными возможностями интеграции, многопользовательским доступом и поддержкой сложных бизнес-процессов. Также следует оценить отраслевые требования и соответствие системы специфике работы компании — например, в IT-сфере могут быть важны функции отслеживания инцидентов и управления изменениями, а в сфере телекоммуникаций — возможности мониторинга сетевых ресурсов и управления сервисными уровнями. Необходимо учесть технические ограничения, включая совместимость с существующей ИТ-инфраструктурой, требования к аппаратным и программным ресурсам, а также возможности развёртывания системы (локально или в облаке). Кроме того, стоит обратить внимание на функциональность системы в части автоматизации типовых задач службы поддержки, возможности отчётности и аналитики, уровень безопасности и защиты данных, а также наличие механизмов для кастомизации и настройки под специфические нужды бизнеса.

Ключевые аспекты при принятии решения:

• соответствие функциональности системы текущим и перспективным бизнес-процессам компании;
• наличие модулей для интеграции с другими корпоративными системами (CRM, ERP и т. д.);
• возможности масштабирования и расширения функционала в соответствии с ростом компании;
• поддержка различных каналов коммуникации с пользователями (электронная почта, телефон, веб-формы, мессенджеры);
• механизмы автоматизации маршрутизации и обработки запросов;
• инструменты для мониторинга и анализа ключевых показателей эффективности службы поддержки (KPI);
• возможности формирования детализированных отчётов и аналитики по работе службы поддержки;
• уровень защиты данных и соответствие требованиям информационной безопасности;
• наличие средств для настройки интерфейса и рабочих процессов под нужды конкретных подразделений или ролей пользователей;
• поддержка работы в различных режимах развёртывания (локальный сервер, облако, гибридные решения).

Окончательный выбор программного продукта должен базироваться на комплексном анализе всех вышеперечисленных факторов с учётом стратегических целей компании, бюджета на внедрение и сопровождение системы, а также компетенций ИТ-персонала для работы с выбранной ССП. Важно также предусмотреть возможность тестирования системы перед полным внедрением и оценить качество технической поддержки и обучения со стороны поставщика решения.

Системы служб поддержки (ССП) играют ключевую роль в оптимизации процессов предоставления услуг в компании. Они позволяют автоматизировать и упорядочить работу с запросами пользователей, повысить эффективность обслуживания и улучшить качество предоставляемых услуг. Среди основных преимуществ и выгод применения ССП можно выделить:

• Централизация запросов. ССП обеспечивают сбор всех запросов пользователей в единой системе. Это упрощает их обработку, распределение между исполнителями и контроль исполнения, минимизируя риск потери информации.

• Автоматизация процессов. Системы позволяют автоматизировать рутинные операции: регистрацию запросов, назначение исполнителей, отправку уведомлений. Это снижает нагрузку на сотрудников и ускоряет обработку запросов.

• Повышение прозрачности работы. ССП обеспечивают прозрачность процессов обработки запросов. Все этапы работы видны сотрудникам и пользователям, что повышает доверие и удовлетворённость сервисом.

• Улучшение качества обслуживания. Благодаря систематизации работы с запросами и контролю сроков исполнения ССП способствуют повышению качества обслуживания. Пользователи получают более быстрые и качественные ответы на свои запросы.

• Анализ и оптимизация работы. Системы собирают данные о работе службы поддержки, которые можно использовать для анализа эффективности работы, выявления проблемных мест и оптимизации процессов.

• Снижение издержек. Автоматизация и оптимизация процессов с помощью ССП позволяют сократить временные и финансовые затраты на обслуживание пользователей, повысить производительность труда сотрудников.

• Масштабируемость решений. ССП легко адаптируются под растущий объём запросов и расширяющуюся структуру компании. Они могут интегрироваться с другими корпоративными системами, расширяя свои функциональные возможности.

Классификатор программных продуктов Соваре определяет конкретные функциональные критерии для систем. Для того, чтобы быть представленными на рынке Системы служб поддержки, системы должны иметь следующие функциональные возможности:

• управление запросами пользователей, включая их регистрацию, категоризацию и приоритизацию,
• назначение ответственных исполнителей за обработку запросов,
• отслеживание статусов запросов и этапов их обработки,
• формирование базы знаний для хранения информации о типовых проблемах и способах их решения,
• обеспечение коммуникации между пользователями и сервисной службой, в том числе через различные каналы (электронная почта, веб-формы, чат и т. д.).

По аналитическим данным Соваре, в 2025 году на рынке систем служб поддержки (ССП) можно ожидать усиления тенденций к интеграции с другими корпоративными системами, развития возможностей на базе искусственного интеллекта, повышения уровня автоматизации и самообслуживания пользователей, а также акцента на аналитику данных и прогнозирование. Среди ключевых трендов:

• Интеграция с ERP и CRM-системами. ССП будут более тесно интегрироваться с системами управления ресурсами предприятия и взаимоотношениями с клиентами для обеспечения единого информационного пространства и повышения эффективности обслуживания.

• Применение машинного обучения и ИИ. Алгоритмы машинного обучения будут использоваться для автоматизации ответов на типовые запросы, прогнозирования нагрузки на службу поддержки и выявления потенциальных проблем до их возникновения.

• Развитие чат-ботов и виртуальных ассистентов. Виртуальные ассистенты на базе NLP (обработки естественного языка) станут основным каналом взаимодействия пользователей с ССП, обеспечивая быстрое и качественное решение стандартных задач.

• Самообслуживание пользователей. Системы будут предоставлять более развитые инструменты для самостоятельного решения проблем пользователями через веб-интерфейсы и мобильные приложения, снижая нагрузку на службу поддержки.

• Аналитика и отчётность. ССП будут предлагать расширенные возможности аналитики данных о запросах, времени решения проблем, удовлетворённости пользователей, что позволит оптимизировать работу службы и улучшить качество обслуживания.

• Облачные решения и масштабируемость. Переход на облачные платформы обеспечит гибкость и масштабируемость ССП, позволяя компаниям быстро адаптировать систему под изменяющиеся объёмы работы и требования бизнеса.

• Безопасность и защита данных. Усиление требований к защите персональных данных и конфиденциальной информации приведёт к разработке более совершенных механизмов шифрования и аутентификации в ССП.

Россия

Directum ESM, Naumen Service Desk, AMBER Service Desk, Upservice