Системы интегрированного управления рабочими местами (IWMS)

Системы управления рабочими местами (СИУРМ, англ. Integrated Work Place Management Systems, IWMS) позволяют организациям отслеживать, анализировать и оптимизировать свои запасы офисного пространства. Данное программное обеспечение позволяет пользователям резервировать переговорные комнаты, рабочие столы в обычном или гибком офисе, рабочие места коворгингов и другие общие пространства и оснащение рабочих мест.

Управление рабочими местами – это комплекс мероприятий, направленных на управление бронированием офисных ресурсов, оптимизацию использования офисного пространства, повышение эффективности работы сотрудников и обеспечение комфортных условий для их работы.

Этот процесс включает в себя планирование размещения рабочих мест, контроль доступа к рабочим местам и помещениям, обеспечение безопасности и соблюдение правил и норм на рабочих местах.

Компании реализуют процесс управления рабочими местами для оптимизации использования офисного пространства, повышения эффективности работы сотрудников и обеспечения комфортных условий для их работы. Это позволяет сократить издержки на содержание офиса, повысить производительность труда и улучшить условия работы сотрудников.

Для лучшего понимания функций, решаемых задач, преимуществ и возможностей систем категории, рекомендуем ознакомление с образцовыми примерами таких программных продуктов:

UnSpotАнспотОфициальный сайт

МояКомандаЦИТ ФактОфициальный сайт

Системы управления рабочими местами используются для управления используемыми рабочими пространствами, а также предоставлять возможность управления гибридными и гибкими рабочими пространствами.

Программное обеспечение для управления помещениями помогает пользователям, обеспечивая бронирование помещений, таких как рабочие столы или конференц-залы, в соответствие с офисными правилами, чтобы предотвратить переполненность и уделять приоритетное внимание безопасности на рабочем месте. Помещения могут отображаться в виде карты офиса, или даже в виде трёхмерных моделей офиса.

Администраторы получают выгоду от IWMS-систем, поскольку оно позволяет им управлять разрешениями пользователей, контролировать оборудование и использовать аналитику для повышения эффективности рабочего места.

Данные инструменты также обеспечивают точное представление об использовании пространства в режиме реального времени, позволяя пользователям обеспечить эффективное использование своего рабочего пространства и сокращая потери пространства. Программное обеспечение для управления рабочими местами позволяет сотрудникам видеть, какие помещения доступны, и выбирать наилучшее расположение для своих нужд. Некоторые инструменты управления пространством позволяют пользователям бронировать столы или рабочие станции от имени других, предоставляя командам возможность выделить выделенное пространство. Кроме того, некоторые инструменты могут предоставлять обзор доступного оснащения помещений (количество стульев, наличие проектора, наличие доски и т.п.), гарантируя, что сотрудники смогут забронировать наиболее подходящие помещения для своего рабочего дня.

Системы управления рабочими местами включают в себя также функциональность систем бронирования переговорных комнат, которые предоставляют обзор переговорных комнат и конференц-залов, позволяя пользователям бронировать и изменять бронирование, а также предоставляют администраторам инструменты для изменения разрешений, управления комнатами и доступа к информации о собраниях.

Системы интегрированного управления рабочими местами в основном используют следующие группы пользователей:

• крупные и средние компании с разветвлённой сетью офисов, которым необходимо эффективно управлять распределением рабочих мест и офисных ресурсов;
• организации, применяющие гибкие формы организации труда и гибридные рабочие модели, требующие динамического распределения рабочих мест;
• компании, эксплуатирующие коворкинги и другие общие рабочие пространства, которым нужно управлять бронированием и использованием мест;
• управляющие компании бизнес-центров и офисных зданий, предоставляющие услуги аренды рабочих мест и переговорных комнат;
• предприятия, стремящиеся оптимизировать затраты на офисное пространство и повысить производительность труда за счёт рационального использования рабочих мест.

Администрирование

Возможность администрирования позволяет осуществлять настройку и управление функциональностью системы, а также управление учётными записями и правами доступа к системе.

Бронирование рабочих пространств

Функция Бронирования рабочих пространств представляет собой возможность для авторизованного пользователя зарезервировать определенное рабочее пространство, рабочее место, переговорку или парковочное место на определенное время.

Вывод статуса на панель

Функция Вывода статуса на панель позволяет отображать информацию о состоянии помещения на панели или на планшете, размещаемом рядом с помещением, что позволяет пользователям быстро и удобно ориентироваться в текущей доступности помещений. Данные о статусе помещения могут включать информацию о занятости или доступности для бронирования переговорного помещения, о наличии свободных рабочих мест в офисной зоне, а также дополнительную информацию, такую как температура, уровень шума или качество воздуха и прочее.

Закрепление рабочих мест

Функция Закрепление рабочих мест представляет собой возможность заранее забронировать и привязать определенное рабочее место к конкретному сотруднику или группе сотрудников.

Импорт/экспорт данных

Возможность импорта и/или экспорта данных в продукте позволяет загрузить данные из наиболее популярных файловых форматов или выгрузить рабочие данные в файл для дальнейшего использования в другом ПО.

Конструирование плана офиса

Функция Конструирование плана офиса представляет собой процесс создания и организации плана офисного помещения, включая загрузку и редактирование плана, управление этажами, разметку мест и ресурсов, именование и цветовое кодирование мест.

Контроль загрузки помещений

Функция Контроль загрузки помещений позволяет выполнять мониторинг и управление загрузкой помещений и рабочих мест в офисе или другом рабочем пространстве. Эта функция позволяет определить, какие помещения и рабочие места заняты, а какие свободны, а также контролирует, сколько времени каждый занимает определенное помещение или рабочее место. На основании получаемой информации ответственные лица в компании могут делать выводы об оптимальности организации офисных пространств и шагах по развитию рабочих пространств.

Многопользовательский доступ

Возможность многопользовательской доступа в программную систему обеспечивает одновременную работу нескольких пользователей на одной базе данных под собственными учётными записями. Пользователи в этом случае могут иметь отличающиеся права доступа к данным и функциям программного обеспечения.

Наличие API

Часто при использовании современного делового программного обеспечения возникает потребность автоматической передачи данных из одного ПО в другое. Например, может быть полезно автоматически передавать данные из Системы управления взаимоотношениями с клиентами (CRM) в Систему бухгалтерского учёта (БУ). Для обеспечения такого и подобных сопряжений программные системы оснащаются специальными Прикладными программными интерфейсами (англ. API, Application Programming Interface). С помощью таких API любые компетентные программисты смогут связать два программных продукта между собой для автоматического обмена информацией.

Отчётность и аналитика

Наличие у продукта функций подготовки отчётности и/или аналитики позволяют получать систематизированные и визуализированные данные из системы для последующего анализа и принятия решений на основе данных.

Управление несколькими офисами

Функция Управление несколькими офисами представляет собой возможность централизованного управления в единой системе возможностей контроля и информации по нескольким разным офисам одновременно.

Управление правилами бронирования

Функция Управление правилами бронирования представляет собой возможность настройки и управления правилами и ограничениями, касающимися бронирования и использования рабочих пространств, рабочих мест и переговорок в организации. В число таких правил и ограничений, например, могут входить временной регламент, недельное расписание или разграничение прав доступа для групп сотрудников.

База данных сотрудников

База данных сотрудников в системах управления рабочими пространствами представляет собой хранилище информации о всех сотрудниках организации, которое позволяет использовать данные сотрудников при бронировании помещений и получать общую информацию о сотрудниках из системы.

Управление парковочными местами

Функция Управление парковочными местами представляет собой возможность контролировать и управлять доступом к парковочным местам в офисном или коммерческом здании, как отдельным управляемым классом ресурсов компании.

Управление переговорными комнатами

Управление переговорными комнатами представляет собой возможность бронирования и управления доступом к переговорным комнатам в офисных зданиях, как отдельно управляемого класса ресурсов компании.

Управление рабочими местами

Возможность Управление рабочими местами представляет предполагает, что система приспособлена для организации и оптимизации рабочих мест, как отдельно взятого класса ресурсов компании, - в офисе или других рабочих пространствах (в бизнес-центре, в коворкинге или гибком офисе).

На основе своего экспертного мнения Соваре рекомендует наиболее внимательно подходить к выбору решения. При выборе программного продукта класса Системы интегрированного управления рабочими местами (СИУРМ) необходимо учитывать ряд ключевых факторов, которые определят эффективность его внедрения и использования в организации. Прежде всего, следует оценить масштаб деятельности компании: для крупных корпораций с разветвлённой структурой и множеством офисов потребуются решения с расширенными возможностями мультилокационного управления и интеграции с корпоративными информационными системами, в то время как для небольших компаний может быть достаточно более простого решения с базовым функционалом управления офисными ресурсами. Также важно учитывать отраслевые требования и специфику бизнеса — например, в IT-компаниях может быть востребован функционал поддержки гибких рабочих пространств и удалённой работы, а в юридических или консалтинговых фирмах — возможности детального учёта использования переговорных комнат и контроля доступа к определённым зонам. Не менее значимы технические ограничения: совместимость с существующей ИТ-инфраструктурой, требования к производительности и безопасности данных, возможность интеграции с системами управления зданием (BMS) и другими корпоративными приложениями. Кроме того, стоит обратить внимание на функциональность, связанную с аналитикой использования рабочих мест, возможностями прогнозирования потребностей в офисных ресурсах и формирования отчётности, а также на удобство пользовательского интерфейса и доступность мобильных версий приложения.

Ключевые аспекты при принятии решения:

• совместимость с текущей ИТ-инфраструктурой (например, поддержка существующих СУБД, операционных систем и сетевых протоколов);
• возможности масштабирования системы в соответствии с ростом компании и изменением потребностей в офисных ресурсах;
• наличие модулей для управления различными типами пространств (переговорные комнаты, рабочие места в офисе, коворкинги);
• функционал резервирования и планирования использования рабочих мест с учётом различных сценариев (гибкий график, удалённая работа, временные проекты);
• инструменты аналитики и отчётности по использованию офисных ресурсов, включая визуализацию данных и возможность формирования стандартных и пользовательских отчётов;
• механизмы обеспечения безопасности данных и контроля доступа к информации в соответствии с корпоративными политиками и законодательными требованиями;
• поддержка интеграции с другими системами (например, CRM, ERP, системами управления зданием);
• наличие мобильных приложений и веб-интерфейса для удобного доступа к функционалу системы из любой точки.

После анализа перечисленных факторов следует провести пилотное внедрение выбранного решения на ограниченном участке или в одном из офисов, чтобы оценить его практическую эффективность, удобство использования для конечных пользователей и соответствие заявленным требованиям. Также целесообразно обратить внимание на уровень технической поддержки и возможности кастомизации системы под специфические нужды компании, а также на условия лицензирования и стоимость владения решением в долгосрочной перспективе.

Системы управления рабочими местами позволяют оптимизировать использование офисного пространства. Повышение эффективности достигается за счёт возможности планирования размещения рабочих мест, что позволяет более рационально и с большей выгодой использовать пространство.

Кроме того, такие IWMS-системы позволяют контролировать доступ к помещениям, что обеспечивает безопасность и порядок на рабочих местах. Всё это в совокупности позволяет сократить издержки на содержание офиса, повысить производительность труда и улучшить условия работы сотрудников.

Системы взаимодействия с рабочим пространством

Системы взаимодействия с рабочим пространством (СВРП, англ. Workplace Experience Systems, WEX) — это программные решения для организации удобного и эффективного использования корпоративных рабочих мест. Они предоставляют сотрудникам инструменты для бронирования пространств, навигации, доступа к сервисам и коммуникации, повышая комфорт и продуктивность работы в офисе.

Системы бронирования рабочих мест

Системы бронирования рабочих мест (СУРМ, англ. Work Desk Booking Systems, WDB) упрощают процесс бронирования отдельных столов в рабочем пространстве. Данные решения позволяют сотрудникам просматривать и резервировать свободные рабочие места на интерактивной карте (плане этажа) компании, обеспечивая также 3D-визуализацию и функции для пользователей, планирующих своё рабочее пространство.

Системы бронирования переговорных комнат

Системы бронирования переговорных комнат и конференц-залов (СБПК, англ. Meeting Rooms Booking Systems, MRB) упрощают процесс бронирования переговорных комнат в рабочем пространстве. Данные решения позволяют сотрудникам просматривать и резервировать свободные рабочие пространства на интерактивной карте (плане этажа) компании, принимая в учёт вместимость и оснащённость помещений необходимым рабочим инвентарём.

Системы управления корпоративной парковкой

Системы управления корпоративной парковкой (СУП, англ. Corporate Parking Management Systems, PMS) — это комплекс решений для эффективного управления парковочными местами на территории компаний, включающий автоматизацию процессов распределения и бронирования мест, контроля доступа, а также оптимизации потоков транспортных средств.

Классификатор программных продуктов Соваре определяет конкретные функциональные критерии для систем. Чтобы программный продукт мог быть включён в категорию систем управления рабочими местами, продукт должен:

• Разрешать пользователям бронировать столы, переговорные комнаты, конференц-залы и другие рабочие пространства,
• Предоставлять администраторам инструменты для управления бронированиями, доступом к рабочим пространствам и разрешениями пользователей,
• Отслеживать использование пространства, контролировать эффективность и выявлять тенденции занятости рабочих мест,
• Управлять выбранными рабочими пространствами.

По аналитическим данным Соваре, в 2025 году системы интегрированного управления рабочими местами (IWMS) будут активно развиваться, внедряя инновационные технологии для оптимизации пространства, управления активами и повышения эффективности работы сотрудников. Это позволит компаниям более рационально использовать ресурсы и создавать комфортные условия для персонала.

• Интернет вещей (IoT). Интеграция IoT-устройств для сбора данных о состоянии рабочих пространств, использовании оборудования и потреблении ресурсов, что позволит оптимизировать процессы и снизить затраты.

• Искусственный интеллект и машинное обучение. Применение алгоритмов для анализа данных о рабочих процессах и поведении сотрудников, что поможет выявлять неэффективные практики и предлагать улучшения.

• Виртуальная и дополненная реальность. Использование VR и AR для создания виртуальных туров по офисам, моделирования рабочих пространств и обучения сотрудников, что улучшит понимание планировки и повысит вовлечённость персонала.

• Блокчейн-технологии. Применение блокчейна для обеспечения прозрачности и безопасности данных о договорах аренды, праве собственности и других юридических аспектах управления недвижимостью.

• Интеграция с системами управления энергопотреблением. Связь IWMS с системами управления энергопотреблением для оптимизации использования ресурсов и снижения экологического воздействия.

• Облачные решения. Переход на облачные платформы для обеспечения гибкого доступа к данным, снижения затрат на инфраструктуру и повышения масштабируемости решений.

• Аналитика и отчётность. Развитие инструментов аналитики и отчётности для мониторинга ключевых показателей эффективности (KPI) и принятия обоснованных решений на основе данных.

Россия

UnSpot, МояКоманда, VK People Hub Social, BOOCO, Hotdesk, Карта Офиса, Indaspace, MeetMeUp, Office Flexispace, Q:OS, Simple Office, Neon HRM, Merusoft Smart Office, Битрикс24.HRM

Бельгия

Spacewell Workplace, Tribeloo

Великобритания

Freespace Employee App, QFM

Сингапур

Jumpree Pro

Объединенные Арабские Эмираты

WiseMeetings

США

22Miles, iNep, HqO, Nuvolo Connected Workplace, IWMS - Space and Workplace Management, Workplace SuperApp, Enlighted, Envoy, Wisp, OfficeSpace, FMS:Workplace, Oracle Primavera Unifier FM and AM, FAMIS 360, Lx Markets & Sites, Tango IWMS Next-Gen, VFA, ServiceNow Workplace Service Delivery

Германия

SAP Real Estate Management, SAP Cloud for Real Estate

Япония

RICOH Spaces

Румыния

Yarooms