Платформы управления базой знаний (БЗ)

Платформы управления базой знаний (БЗ, англ. Knowledge Base Management Platforms, KBM) – это специализированные системы для создания, хранения и систематизации корпоративных знаний, которые позволяют централизованно управлять документами, инструкциями, обучающими материалами и другими информационными ресурсами, обеспечивая удобный поиск, структурирование контента и контроль доступа для всех пользователей.

Управление базой знаний как деятельность представляет собой комплекс мероприятий, направленных на создание, накопление, систематизацию, хранение и распространение корпоративных знаний с целью повышения эффективности работы организации. Эта деятельность включает в себя процессы сбора информации из различных источников, её структурирования и категоризации, обеспечения удобного доступа к знаниям для сотрудников, а также контроля версий документов и защиты конфиденциальной информации. Управление базой знаний способствует унификации рабочих процессов, сокращению времени на поиск необходимых данных и повышению компетентности персонала.

Ключевые аспекты данного процесса:

• сбор и агрегация информации из различных источников,
• классификация и структурирование знаний,
• разработка механизмов хранения и обновления информации,
• создание системы поиска и доступа к знаниям,
• контроль версий документов и обеспечение их актуальности,
• защита информации и разграничение прав доступа,
• интеграция базы знаний с другими корпоративными системами.

Важную роль в управлении базой знаний играют цифровые (программные) решения, которые автоматизируют ключевые процессы, обеспечивают масштабируемость системы и повышают удобство работы с информацией. Современные платформы управления базой знаний позволяют реализовать комплексный подход к управлению корпоративными знаниями, интегрировать различные форматы контента и обеспечить эффективное взаимодействие между сотрудниками и подразделениями.

Для лучшего понимания функций, решаемых задач, преимуществ и возможностей систем категории, рекомендуем ознакомление с образцовыми примерами таких программных продуктов:

WEEEKWEEEKОфициальный сайт

Платформы управления базой знаний предназначены для создания единой централизованной системы управления корпоративными знаниями. Они позволяют аккумулировать, систематизировать и хранить различные виды информационных ресурсов — документы, инструкции, обучающие материалы и прочие данные, необходимые для деятельности организации. При этом обеспечивается структурирование контента, что существенно облегчает навигацию и поиск необходимой информации, а также повышается эффективность работы с корпоративными знаниями.

Кроме того, платформы управления базой знаний обеспечивают контроль доступа к информационным ресурсам в соответствии с ролями и полномочиями пользователей, что позволяет гарантировать безопасность и конфиденциальность данных. Такие системы способствуют унификации рабочих процессов, упрощают обмен знаниями между сотрудниками и подразделениями, а также помогают сохранять и передавать накопленный опыт, что в конечном итоге повышает общую эффективность деятельности организации и способствует развитию её интеллектуального потенциала.

Платформы управления базой знаний в основном используют следующие группы пользователей:

• сотрудники компаний, которым необходим быстрый доступ к актуальным инструкциям, документации и другим корпоративным знаниям для выполнения рабочих задач;
• специалисты по обучению и развитию персонала, которые используют систему для создания и систематизации обучающих материалов и курсов;
• руководители и менеджеры, которым требуется контролировать доступ к информации, отслеживать использование корпоративных знаний и оценивать эффективность работы с ними;
• службы технической поддержки и клиентского обслуживания, использующие систему для быстрого поиска решений типовых проблем и вопросов клиентов;
• специалисты по документообороту и управлению корпоративными информационными ресурсами, которые отвечают за систематизацию и хранение документов в централизованной базе.

Администрирование

Возможность администрирования позволяет осуществлять настройку и управление функциональностью системы, а также управление учётными записями и правами доступа к системе.

Импорт/экспорт данных

Возможность импорта и/или экспорта данных в продукте позволяет загрузить данные из наиболее популярных файловых форматов или выгрузить рабочие данные в файл для дальнейшего использования в другом ПО.

Многопользовательский доступ

Возможность многопользовательской доступа в программную систему обеспечивает одновременную работу нескольких пользователей на одной базе данных под собственными учётными записями. Пользователи в этом случае могут иметь отличающиеся права доступа к данным и функциям программного обеспечения.

Наличие API

Часто при использовании современного делового программного обеспечения возникает потребность автоматической передачи данных из одного ПО в другое. Например, может быть полезно автоматически передавать данные из Системы управления взаимоотношениями с клиентами (CRM) в Систему бухгалтерского учёта (БУ). Для обеспечения такого и подобных сопряжений программные системы оснащаются специальными Прикладными программными интерфейсами (англ. API, Application Programming Interface). С помощью таких API любые компетентные программисты смогут связать два программных продукта между собой для автоматического обмена информацией.

Отчётность и аналитика

Наличие у продукта функций подготовки отчётности и/или аналитики позволяют получать систематизированные и визуализированные данные из системы для последующего анализа и принятия решений на основе данных.

При выборе платформы управления базой знаний необходимо учитывать ряд ключевых факторов, которые определят пригодность продукта для решения конкретных бизнес-задач. Прежде всего, следует оценить масштаб деятельности компании: для малого бизнеса могут подойти более простые и гибкие решения с базовым набором функций, в то время как крупным корпорациям потребуются масштабируемые платформы с расширенными возможностями интеграции и управления большими объёмами данных. Также важно учитывать отраслевые требования и стандарты — например, в финансовом секторе или здравоохранении существуют строгие правила обработки и хранения данных, которые должны поддерживаться выбранной системой. Не менее значимы технические ограничения, включая совместимость с существующей ИТ-инфраструктурой, требования к производительности и безопасности, а также возможности кастомизации и настройки под специфические нужды бизнеса.

Ключевые аспекты при принятии решения:

• совместимость с текущей ИТ-инфраструктурой (например, поддержка определённых операционных систем, баз данных, протоколов обмена данными);
• возможности масштабирования (поддержка роста объёма данных и числа пользователей без существенного снижения производительности);
• функционал для структурирования и поиска информации (наличие продвинутых механизмов индексации, полнотекстового поиска, классификации и тегирования контента);
• инструменты для управления доступом и обеспечения безопасности данных (разграничение прав доступа, шифрование данных, аудит действий пользователей);
• возможности интеграции с другими корпоративными системами (CRM, ERP, системами документооборота и т. д.);
• поддержка различных форматов контента (текстовые документы, изображения, видео, электронные таблицы и т. п.);
• наличие инструментов для совместной работы и обмена знаниями между сотрудниками (форумы, комментарии, механизмы оценки и рецензирования контента);
• соответствие отраслевым стандартам и нормативам (например, требованиям к защите персональных данных, медицинским или финансовым стандартам).

Кроме того, стоит обратить внимание на удобство использования платформы для конечных пользователей — интерфейс должен быть интуитивно понятен, а работа с системой не должна требовать глубоких технических знаний. Также важно оценить уровень технической поддержки и доступности обновлений от разработчика, поскольку это напрямую влияет на надёжность и безопасность работы с корпоративными знаниями. Немаловажным фактором является и стоимость владения системой, включая не только лицензионные платежи, но и затраты на внедрение, обучение пользователей, техническую поддержку и возможные доработки.

Платформы управления базой знаний (KBM) играют ключевую роль в оптимизации работы с корпоративными знаниями, способствуя повышению эффективности бизнес-процессов и снижению издержек. Их применение приносит ряд существенных преимуществ:

• Централизованное хранение информации. Все корпоративные знания собраны в одном месте, что исключает разрозненность данных и упрощает доступ к ним для всех сотрудников.

• Упрощение поиска и доступа к информации. Пользователи могут быстро находить нужные документы и материалы благодаря удобным механизмам поиска и структурирования контента.

• Контроль доступа и безопасность данных. Платформы позволяют настраивать права доступа к информации, обеспечивая защиту конфиденциальных данных и соответствие требованиям информационной безопасности.

• Систематизация и обновление знаний. Возможность регулярно обновлять и систематизировать информацию способствует поддержанию актуальности знаний и их соответствию текущим бизнес-процессам.

• Улучшение обучения и адаптации сотрудников. Наличие централизованной базы знаний облегчает процесс обучения новых сотрудников и повышает эффективность внутренних тренингов и обучающих программ.

• Повышение производительности труда. Сотрудники тратят меньше времени на поиск необходимой информации, что позволяет им сосредоточиться на выполнении ключевых задач и повышает общую производительность.

• Поддержка непрерывного улучшения бизнес-процессов. Система позволяет накапливать и анализировать опыт, что способствует выявлению узких мест и оптимизации рабочих процессов.

Для того, чтобы быть представленными на рынке Платформы управления базой знаний, системы должны иметь следующие функциональные возможности:

• создание и редактирование структурированного контента различных форматов (текстовые документы, инструкции, обучающие материалы, мультимедийный контент), ;
• систематизация знаний с использованием таксономий, метаданных и других механизмов категоризации, ;
• реализация механизма поиска по содержимому с возможностью фильтрации и сортировки результатов, ;
• управление версиями документов и контроль изменений, ;
• настройка прав доступа к информационным ресурсам в зависимости от роли пользователя.

В 2025 году на рынке платформ управления базой знаний (KBM) можно ожидать усиления тенденций, связанных с интеграцией передовых технологий и повышением эффективности управления корпоративными знаниями. Среди ключевых трендов будут:

• Интеграция с системами искусственного интеллекта. Платформы будут активнее использовать ИИ для автоматизации классификации и анализа контента, выявления взаимосвязей между данными и предоставления персонализированных рекомендаций пользователям.

• Применение технологий обработки естественного языка (NLP). Развитие NLP позволит улучшить понимание запросов пользователей, автоматизировать извлечение информации из неструктурированных текстов и повысить качество поиска по базе знаний.

• Внедрение технологий машинного обучения для оптимизации контента. Алгоритмы машинного обучения будут анализировать использование информационных ресурсов и предлагать улучшения структуры и содержания базы знаний на основе поведенческих данных пользователей.

• Развитие мультимодальных интерфейсов. Платформы станут поддерживать различные способы взаимодействия с данными (текст, голос, изображения), что сделает работу с базой знаний более удобной и доступной для широкого круга пользователей.

• Усиление функций безопасности и контроля доступа. В условиях растущего внимания к защите данных платформы будут предлагать более продвинутые механизмы шифрования, аутентификации и управления правами доступа к информации.

• Интеграция с другими корпоративными системами. KBM будут обеспечивать более тесную интеграцию с CRM, ERP и другими системами, что позволит создавать единую информационную среду и упростит обмен данными между различными подразделениями компании.

• Использование блокчейн-технологий для обеспечения целостности данных. Применение блокчейна позволит гарантировать неизменность и подлинность информации в базе знаний, что особенно важно для отраслей с высокими требованиями к достоверности данных.

Россия

WEEEK, Directum Portal, K-Team HRM, Эквио, Yonote, Онто, Casebook, Пряники, O!task, Saby My — Корпоративный портал, Mirapolis HCM, VK People Hub Social, Incomand, ХайХаб, Gran KMS, Forcase, Platrum, InKnowledge, Компас ERP, DaData, Teamly, ЭльДокА, Yandex Wiki, Caselook, Битрикс24.HRM

Австралия

Confluence

США

Jive, Microsoft SharePoint, ClickUp, Notion, Coda, Microsoft Viva Engage

Германия

SAP SuccessFactors Work Zone

Израиль

KMS Lighthouse