Описание системы Экстрим.Архив

Экстрим.Архив — это система для управления архивными документами, обеспечивающая фондовое хранение, поиск, ретроконверсию, интеграцию с внешними системами и администрирование, предназначенная для архивов и организаций, работающих с документами. Программный продукт Экстрим.Архив от компании-разработчика Экстримсофт предназначен для автоматизации процессов управления архивными документами: обеспечивает фондовое хранение, интеграцию с другими системами, ретроконверсию и оптическое распознавание документов, ведение научно-справочного аппарата, работу с заказами и запросами, управление доступом и администрирование архивных ресурсов, включая учёт аудиовизуальных документов и организацию работы читального зала.

Система Экстрим.Архив ориентирована на сотрудников архивных учреждений, включая государственные и муниципальные архивы, а также на специалистов организаций, работающих с большими объёмами документальной информации, требующих систематизации, хранения и обеспечения защищённого доступа.

Система будет полезна компаниям и учреждениям, которым необходимы инструменты для ретроконверсии документов, оптического распознавания текста, управления заказами и запросами, связанными с архивными данными, а также для интеграции с внешними информационными системами и порталами.

Функциональные возможности Экстрим.Архив:

• Фондовое хранение. Модуль обеспечивает иерархическое хранение фондов, описей, дел и документов, позволяет разграничивать доступ к объектам фондового хранения на уровне архивов и пользователей, работать с электронными копиями, осуществлять полнотекстовый и атрибутивный поиск, управлять версиями документов и вести учёт их использования.

• Фотокаталог. Система позволяет учитывать аудиовизуальные документы, добавляя к ним все необходимые реквизиты и электронные копии в отдельный реестр фотодокументов, что упрощает работу с визуальным контентом.

• Ведение НСА. В системе поддерживается создание одномерных и иерархических указателей для систематизации материалов, а также использование топографического указателя мест хранения и рубрик фондов для упрощения навигации и поиска необходимых документов.

• Ретроконверсия. Платформа автоматизирует процесс оцифровки документов: формирует задания на сканирование, интегрируется со сканирующим оборудованием, позволяет редактировать результаты сканирования и привязывать их к объектам фондового хранения, а также проверять выполнение заданий.

• Оптическое распознавание. Система реализует процесс оптического распознавания текста на базе СПО Tesseract, позволяя формировать текстовый слой в изображениях, индексировать текст и осуществлять поиск по нему, а также корректировать текстовый слой при необходимости.

• Комплектование. Модуль автоматизирует работу с источниками комплектования архивов: позволяет вести сведения об источниках, формировать и согласовывать описи, передавать согласованные описи и дела на хранение в государственные или муниципальные архивы и регистрировать акты приёма-передачи.

• Работа ЭПК. Модуль предназначен для учёта заседаний экспертно-проверочных комиссий, документов, которые необходимо рассмотреть на ЭПК, а также для внесения решений по рассмотренным документам.

• Заказы и запросы. Система поддерживает различные сценарии жизненного цикла оказания услуг: позволяет назначать исполнителей, перенаправлять запросы в другие архивы, устанавливать и продлевать сроки оказания услуг, формировать акты, договоры и счета на оплату, вести прейскурант и сводный реестр заказов и запросов.

• Читальный зал. Модуль обеспечивает добавление и учёт сведений о внешних пользователях, формирование и согласование заявок на доступ, ведение предварительной записи и регистрацию посещений читального зала.