Российские Системы управления удалённой работой

Системы управления удалённой работой (СУУР, англ. Remote Work Management Systems, RWM) – это инструменты, которые помогают организациям контролировать и организовывать работу удаленных сотрудников. Они включают в себя функции для планирования рабочего времени, отслеживания посещаемости, учета рабочего времени и управления отпусками.

Управление удалённой работой – это комплексный подход к организации и координации трудовой деятельности вне традиционного офисного пространства. Этот процесс включает в себя разработку и внедрение стратегий, политик и практик, направленных на эффективное взаимодействие между сотрудниками, находящимися на расстоянии друг от друга, а также на обеспечение высокого качества работы и соблюдение корпоративных стандартов.

Основные аспекты управления удалённой работой:

• Интеграция удалённого сотрудника в команду: Процесс адаптации нового сотрудника к корпоративной культуре и рабочим процессам, даже если он работает вне офиса. Включает в себя предоставление чётких инструкций, назначение ментора и организацию обучения.

• Установление чётких целей и ожиданий: Определение конкретных задач и сроков для каждого удалённого сотрудника, что способствует повышению организованности и результативности работы.

• Коммуникация: Выбор оптимальных каналов связи (электронная почта, мессенджеры, видеоконференции) для эффективного обмена информацией между членами команды.

• Повышение вовлечённости и мотивации: Разработка и реализация мероприятий, направленных на укрепление командного духа, признание достижений и поощрение профессионального развития сотрудников.

• Поддержка и обучение: Организация регулярного обучения и предоставление ресурсов для развития навыков и компетенций сотрудников, работающих удалённо.

Эффективное управление удалённой работой позволяет компаниям привлекать талантливых специалистов из разных регионов, снижать операционные расходы и повышать удовлетворённость сотрудников. Это требует от руководителей гибкости, готовности к адаптации и постоянного обучения новым методам управления.

Для лучшего понимания функций, решаемых задач, преимуществ и возможностей систем категории, рекомендуем ознакомление с образцовыми примерами таких программных продуктов:

МояКомандаЦИТ ФактОфициальный сайт

JinnПравовед.Ру ЛабОфициальный сайт

Proaction.proПроактионОфициальный сайт

Системы управления удалённой работой предназначены для обеспечения эффективного взаимодействия и координации между сотрудниками, работающими вне офиса, а также для оптимизации процессов управления и контроля за выполнением задач. Они играют ключевую роль в деловом контексте, способствуя повышению производительности труда, снижению издержек на аренду офисных помещений и оборудование, а также укреплению корпоративной культуры и доверия между руководством и персоналом.

Функциональное предназначение систем управления удалённой работой включает несколько важных аспектов. Во-первых, они помогают в создании гибких и адаптивных рабочих графиков, учитывающих индивидуальные потребности и предпочтения сотрудников, что способствует повышению удовлетворённости работой и снижению текучести кадров. Во-вторых, эти системы предоставляют инструменты для коммуникации, совместной работы и обмена файлами между сотрудниками, независимо от их географического расположения, что позволяет эффективно решать задачи и достигать поставленных целей. В-третьих, системы управления удалённой работой способствуют созданию прозрачной и справедливой рабочей среды, где каждый сотрудник имеет чёткое представление о своих обязанностях, задачах и сроках их выполнения, что укрепляет доверие и уважение между руководством и персоналом.

Системы управления удалённой работой в основном используют следующие группы пользователей:

• крупные корпорации с разветвлённой структурой и большим количеством удалённых сотрудников, которым требуется централизованный контроль и координация работы;
• компании, активно использующие аутсорсинг и привлекающие внешних подрядчиков для выполнения проектов, нуждающиеся в инструменте для мониторинга их работы;
• организации с гибким графиком работы и возможностью удалённого выполнения трудовых обязанностей, стремящиеся оптимизировать учёт рабочего времени и повысить производительность труда;
• стартапы и малые предприятия, которые хотят масштабировать бизнес и внедрить эффективные механизмы управления распределёнными командами;
• образовательные и научно-исследовательские учреждения, организующие удалённую работу преподавателей, исследователей и других сотрудников.

Администрирование

Возможность администрирования позволяет осуществлять настройку и управление функциональностью системы, а также управление учётными записями и правами доступа к системе.

Аналитика персонала (HR)

Функции Аналитики персонала (HR) позволяют собирать данные, анализировать ситуацию в области кадрового менеджмента и извлекать полезные выводы для повышения принятия решений в области управления персоналом. Среди отслеживаемых метрик могут быть текучесть кадров, удовлетворённость персонала, распределения сотрудников по возрастному, половому и иным признакам

Видео-интервьюирование

Функции Видео-интервьюирования позволяют рекрутинговой службе компании проводить собеседования с кандидатами на вакантные места. Возможности видеорекрутинга в различных системах могут быть реализованы по-разному: либо как инструмент удобного для рекрутера взаимодействия с соискателем в режиме реального времени, либо как инструмент автоматического проведения интервью с использованием ранее записанных видео-вопросов

Импорт/экспорт данных

Возможность импорта и/или экспорта данных в продукте позволяет загрузить данные из наиболее популярных файловых форматов или выгрузить рабочие данные в файл для дальнейшего использования в другом ПО.

Кадровое делопроизводство

Функции Кадрового делопроизводства позволяют вести кадровый учёт и документооборот в соответствии с требованиями законодательства, обеспечивая необходимый уровень соответствия и прозрачности организации

Многопользовательский доступ

Возможность многопользовательской доступа в программную систему обеспечивает одновременную работу нескольких пользователей на одной базе данных под собственными учётными записями. Пользователи в этом случае могут иметь отличающиеся права доступа к данным и функциям программного обеспечения.

Наличие API

Часто при использовании современного делового программного обеспечения возникает потребность автоматической передачи данных из одного ПО в другое. Например, может быть полезно автоматически передавать данные из Системы управления взаимоотношениями с клиентами (CRM) в Систему бухгалтерского учёта (БУ). Для обеспечения такого и подобных сопряжений программные системы оснащаются специальными Прикладными программными интерфейсами (англ. API, Application Programming Interface). С помощью таких API любые компетентные программисты смогут связать два программных продукта между собой для автоматического обмена информацией.

Отчётность и аналитика

Наличие у продукта функций подготовки отчётности и/или аналитики позволяют получать систематизированные и визуализированные данные из системы для последующего анализа и принятия решений на основе данных.

Оценка 360 градусов

Функции Оценки 360 градусов позволяют собирать и управлять отзывами (в т.ч. анонимными) о сотрудниках от коллег, руководителей и подчинённых. Обратная связь о работе сотрудника далее может быть использована как самим сотрудником для выявления возможностей для личностного роста, так и руководителями для оценки результатов работы сотрудника

Подбор персонала и ведение соискателей

Функции Подбора персонала и ведения соискателей предоставляют возможности систематической работы с собственными вакансиями и со сведениями о кандидатах на замещение должностей в компании, организации мероприятий по отбору кандидатов, проведению собеседований, тестовых заданий и контролю прохождения испытательного срока

Управление адаптацией

Функции Управления адаптацией позволяют контролировать интеграцию новых сотрудников в организацию, или приспособление сотрудников при переходе на новые должности, включая планирование обучений, проведение контрольных мероприятий и ведение данных о процессе курирования

Управление выплатами

Функции Управления выплатами позволяют планировать, контролировать перечисление и анализировать операции по денежным выплатам сотрудникам: заработную плату, премии, налоги, вычеты, пенсионные отчисления, внутриорганизационные компенсации, надбавки, субсидии и иные денежные выплаты сотрудникам

Управление жизненным циклом сотрудника

Функции Управления жизненным циклом сотрудника позволяют отслеживать статус и сведения нахождения сотрудников на различных этапах жизненного цикла, таких как набор, испытательный срок, адаптация, управление льготами, развитие и удержание сотрудников. Такие функции позволяют объединить все данные и процессы вокруг сотрудника, управляя взаимоотношениями с сотрудником централизованно вне зависимости от фазы жизненного цикла сотрудника в организации и аспекта управления

Управление обратной связью

Функции Управления обратной связью позволяют собирать отзывы (замечания, предложения, комментарии) от сотрудников о качестве работы компании как в отношении внутренних процессов, так и в отношении производимых продуктов и услуг компании. Такие отзывы могут быть использованы для оценки качества работы компании, внесения улучшений в процессы, и вместе с тем позволяют улучшать внутриорганизационный и командный климат

Управление системой оплаты труда

Функции Управления системой оплаты труда позволяют систематизировано для всей организации управлять базовыми окладами, премиями, компенсациями, долгосрочными программами стимулирования и бюджетировать оклады сотрудников организации

Управление социальным пакетом

Функции Управления социальным пакетом позволяют планировать, систематизировать и учитывать все виды пособий работникам (предоставляемых в рамках социального пакета). Программа также может позволить сотрудникам участвовать в учёте льгот через систему, минимизируя ошибки. Такие возможности позволяют сотрудникам определить и использовать все применимые к ним преимущества социального пакета для их конкретного случая

Управление эффективностью и КПЭ

Функции Управления эффективностью и КПЭ (Ключевыми показателями эффективности, KPI) позволяют планировать цели и масштабные задачи сотрудников, оценивать эффективность (ежеквартально, полугодично или ежегодно) и фиксировать оценки эффективности и результаты обратной связи между сотрудником и его руководителем

Учёт командировок

Функции Учёта командировок позволяют управлять данными о командировках и деловых поездках сотрудников: планировать командировки, вести учёт командировочных расходов сотрудников и обеспечивать ведение прочих сведений, связанных с командировками

Учёт отгулов и отпусков

Функции Учёта отгулов и отпусков позволяют вести, планировать и анализировать данные об отсутствии сотрудников с учётом вариантов причин отсутствия, необходимых для обеспечения договорённостей между организацией и сотрудником и для целей последующего расчёта заработной платы

Учёт рабочего времени и посещаемости

Функции Учёта рабочего времени и посещаемости позволяют вести данные о посещаемости и отсутствию сотрудников. Такие возможности необходимы для поддержания распорядка дня в компании и обеспечения договорённостей о временнОм режиме работы между организацией и сотрудником

База данных резюме

Наличие Базы данных резюме позволяет использовать при поиске сотрудников и подборе персонала готовую базу кандидатов, самостоятельно разместивших свои резюме. Обычно такая база размещается на крупных работных сайтах и специализированных отраслевых интернет-порталах с функцией поиска работы/сотрудников

База данных соискателей

Ведение Базы данных соискателей позволяет управлять и обновлять основные сведения о кандидатах на открытые вакансии в формате централизованной базы данных. Данная база данных включает информацию о списке вакансий, списке кандидатов, их компетенциях, предыдущем опыте работы, сведения об образовании, курсах и сертификатах

База данных сотрудников

Ведение Базы данных сотрудников позволяет управлять и обновлять основные сведения о работниках в формате централизованной базы данных. Такая база данных хранит информацию о должности, компетенциях, предыдущем опыте работы и других данных сотрудника

При выборе программного продукта из функционального класса систем управления удалённой работой (СУУР) необходимо учитывать ряд ключевых факторов, которые позволят обеспечить эффективное решение бизнес-задач и интеграцию системы в существующую ИТ-инфраструктуру компании. Важно проанализировать масштаб деятельности организации: для малого бизнеса могут быть достаточны базовые функции учёта рабочего времени и планирования задач, тогда как крупным корпорациям потребуются расширенные возможности для управления распределёнными командами, интеграции с другими корпоративными системами и аналитики больших объёмов данных. Также следует учесть отраслевые требования и нормативные ограничения — например, в финансовом секторе и здравоохранении действуют строгие правила обработки и хранения данных, что предъявляет особые требования к безопасности и соответствию стандартам. Не менее значимы технические ограничения, включая совместимость с используемым оборудованием и программным обеспечением, требования к производительности и масштабируемости системы.

Ключевые аспекты при принятии решения:

• совместимость с существующей ИТ-инфраструктурой (например, поддержка определённых операционных систем, браузеров, корпоративных сетей);
• наличие функций для учёта рабочего времени, отслеживания посещаемости, управления отпусками и планирования задач;
• возможности интеграции с другими системами (например, с системами управления персоналом, бухгалтерскими программами, CRM);
• уровень безопасности и соответствие отраслевым стандартам (например, требования к шифрованию данных, аутентификации пользователей, логированию действий);
• масштабируемость системы и возможность адаптации под растущий объём работы и увеличение числа пользователей;
• наличие инструментов для аналитики и отчётности (например, дашборды, отчёты по производительности сотрудников, аналитика использования рабочего времени);
• удобство интерфейса и простота использования для конечных пользователей (сотрудников и руководителей);
• поддержка различных каналов коммуникации (например, интеграция с мессенджерами, электронной почтой, видеоконференц-системами).

Кроме того, стоит обратить внимание на качество технической поддержки и обучения пользователей, наличие документации и обучающих материалов, а также на условия лицензирования и стоимость владения системой в долгосрочной перспективе. Необходимо оценить, насколько функционал СУУР соответствует специфике работы компании и способствует повышению производительности и эффективности управления удалёнными сотрудниками.

Системы управления удалённой работой предлагают ряд значительных преимуществ и выгод для компаний, способствуя повышению эффективности работы, снижению издержек и улучшению условий труда.

Во-первых, системы управления удалённой работой позволяют компаниям значительно сократить расходы на аренду офисов и содержание персонала. Отсутствие необходимости в большом количестве рабочих мест и оборудования для них приводит к существенной экономии финансовых ресурсов. Кроме того, эти системы позволяют привлекать высококвалифицированных специалистов из разных регионов и даже стран, расширяя пул кандидатов и повышая качество работы.

Также системы управления удалённой работой способствуют повышению гибкости и адаптивности компании к изменяющимся условиям рынка. Возможность оперативно изменять количество сотрудников в зависимости от текущих задач и проектов позволяет быстро реагировать на новые вызовы и возможности. Кроме того, эти системы способствуют укреплению корпоративной культуры, основанной на доверии и сотрудничестве, поскольку сотрудники чувствуют большую свободу и ответственность за результаты своей работы.

Таким образом, внедрение систем управления удалённой работой является важным шагом на пути к успешному управлению человеческими ресурсами, обеспечивающим устойчивое развитие компании и укрепление её позиций на рынке.

Для того чтобы соответствовать категории систем управления удалённой работой, они должны иметь следующие функциональные возможности:

• Организация рабочего пространства: Система должна предоставлять инструменты для организации рабочего пространства, включая создание досок для проектов, распределение задач между членами команды и установку сроков выполнения задач.

• Коммуникация и сотрудничество: Система должна обеспечивать эффективную коммуникацию и сотрудничество между удалёнными сотрудниками, включая возможность свободного общения между членами команды, обсуждения спорных моментов и получения оповещений о задачах и событиях.

• Управление задачами и проектами: Система должна предоставлять инструменты для управления задачами и проектами, позволяя членам команды видеть свои текущие задачи, сроки их выполнения и прогресс.

• Мониторинг и оценка эффективности: Система должна включать инструменты для мониторинга и оценки эффективности работы каждого сотрудника, позволяя руководству отслеживать производительность и качество работы.

• Безопасность данных и устройств: Система должна обеспечивать высокий уровень безопасности данных и устройств, используемых для удалённой работы, включая защиту от вирусов, шифрование данных и резервное копирование важной информации.

В 2025 году на рынке систем управления удалённой работой (СУУР) можно ожидать усиления тенденций к интеграции с другими корпоративными системами, развития возможностей для аналитики больших данных и применения методов машинного обучения для оптимизации рабочих процессов, повышения уровня кибербезопасности, расширения функционала для гибридной работы, а также дальнейшего развития мобильных и облачных технологий.

• Интеграция с корпоративными системами. СУУР будут активно интегрироваться с ERP, CRM и другими системами для обеспечения единого информационного пространства и повышения эффективности управления ресурсами и взаимодействия с клиентами.

• Аналитика больших данных. Системы будут предоставлять расширенные возможности для сбора и анализа данных о производительности сотрудников, что позволит выявлять тренды, оптимизировать рабочие процессы и принимать обоснованные управленческие решения.

• Применение машинного обучения. Алгоритмы машинного обучения будут использоваться для прогнозирования нагрузки на сотрудников, автоматического распределения задач и выявления потенциальных проблем в рабочих процессах.

• Усиление кибербезопасности. В условиях растущих угроз кибербезопасности СУУР будут включать более продвинутые механизмы защиты данных, аутентификации и шифрования, чтобы обеспечить безопасность удалённой работы.

• Гибридная работа. Системы будут предлагать инструменты для эффективного сочетания удалённой и офисной работы, включая планирование гибридных встреч, управление распределёнными командами и мониторинг производительности в разных режимах работы.

• Развитие мобильных технологий. СУУР будут оптимизированы для мобильных устройств, что позволит сотрудникам получать доступ к системам и выполнять рабочие задачи из любого места и в любое время.

• Облачные решения. Дальнейшее развитие облачных технологий обеспечит более гибкие и масштабируемые решения для СУУР, снизит затраты на инфраструктуру и упростит развёртывание и обновление систем.

Россия

Proaction.pro, Jinn, МояКоманда, Контур.Зарплата, Контур.Персонал, K-Team HRM, Контур.Гособлако, Контур.КЭДО, Directum Targets, ТопФактор:Управление талантами, HR ЧатБот, VK People Hub Talent, Mirapolis HCM, Shtab, Монолит: Персонал, АСМО-управление персоналом, Websoft HCM, Talantix, Хантфлоу, Олимп Управление персоналом, Timetta, SimpleOne HRMS, Imredi WFM, Goodt WFM, Saby HRM — Учет и контроль рабочего времени, Поток Цели, 1С:Зарплата и управление персоналом, ТопФактор: Личный кабинет сотрудника, АСМО-зарплата, 1С:Управление по целям и KPI, Saby Staff — Зарплата и кадры, AMBER HRMS, Saby Staff — КЭДО, 1С:Зарплата и кадры государственного учреждения, EmplDocs, ЭОС КАДРЫ, ТопФактор, Saby HRM — Управление персоналом, Skillaz, БОСС-Кадровик, Главбух 24/7, Sostaff, Пульс, HRBOX, Галактика HCM, Компас: Управление персоналом, Neon HRM, АДС: Зарплата и управление персоналом для НФО, АДС: Зарплата и управление персоналом для Банков, BSC-ФОТ, BSC Табель, BSC Графики, AINFORM: Зарплата и Кадры, Росатом HCM, Стахановец, Digital Q.TMS, Арча, Мини-Зарплата, Эксперт:Зарплата и управление персоналом в кредитных организациях, Парус Управление персоналом, AtTrack, Highper, Zyfra VG Work&Safety Management, Сфера.Команда, Кайтен, Naumen Workforce Management, Компас: управление трудовыми ресурсами, Webasyst Удаленка, Smena WFM, SIGURD WFM-CC, Saby KPI и Мотивация, CrocoTime, Bitcop, BioTime, ОфисМЕТРИКА, Битрикс24.HRM

Великобритания

Sage HR

Индия

Zoho People

Швеция

Quinyx Workforce Management

Австралия

SafetyCulture

США

BambooHR, Zenefits, OrangeHRM, Workday HCM, Oracle HCM Cloud, Microsoft Viva, Infor Payroll, ActivTrak

Украина

Yaware.HRM, Hurma System

Германия

SAP SuccessFactors HCM, IceHrm