Системы управления удалённой работой c функцией Учёт командировок

Системы управления удалённой работой (СУУР, англ. Remote Work Management Systems, RWM) – это инструменты, которые помогают организациям контролировать и организовывать работу удаленных сотрудников. Они включают в себя функции для планирования рабочего времени, отслеживания посещаемости, учета рабочего времени и управления отпусками.

Управление удалённой работой – это комплексный подход к организации и координации трудовой деятельности вне традиционного офисного пространства. Этот процесс включает в себя разработку и внедрение стратегий, политик и практик, направленных на эффективное взаимодействие между сотрудниками, находящимися на расстоянии друг от друга, а также на обеспечение высокого качества работы и соблюдение корпоративных стандартов.

Основные аспекты управления удалённой работой:

• Интеграция удалённого сотрудника в команду: Процесс адаптации нового сотрудника к корпоративной культуре и рабочим процессам, даже если он работает вне офиса. Включает в себя предоставление чётких инструкций, назначение ментора и организацию обучения.

• Установление чётких целей и ожиданий: Определение конкретных задач и сроков для каждого удалённого сотрудника, что способствует повышению организованности и результативности работы.

• Коммуникация: Выбор оптимальных каналов связи (электронная почта, мессенджеры, видеоконференции) для эффективного обмена информацией между членами команды.

• Повышение вовлечённости и мотивации: Разработка и реализация мероприятий, направленных на укрепление командного духа, признание достижений и поощрение профессионального развития сотрудников.

• Поддержка и обучение: Организация регулярного обучения и предоставление ресурсов для развития навыков и компетенций сотрудников, работающих удалённо.

Эффективное управление удалённой работой позволяет компаниям привлекать талантливых специалистов из разных регионов, снижать операционные расходы и повышать удовлетворённость сотрудников. Это требует от руководителей гибкости, готовности к адаптации и постоянного обучения новым методам управления.

Для лучшего понимания функций, решаемых задач, преимуществ и возможностей систем категории, рекомендуем ознакомление с образцовыми примерами таких программных продуктов:

МояКомандаЦИТ ФактОфициальный сайт

Системы управления удалённой работой предназначены для обеспечения эффективного взаимодействия и координации между сотрудниками, работающими вне офиса, а также для оптимизации процессов управления и контроля за выполнением задач. Они играют ключевую роль в деловом контексте, способствуя повышению производительности труда, снижению издержек на аренду офисных помещений и оборудование, а также укреплению корпоративной культуры и доверия между руководством и персоналом.

Функциональное предназначение систем управления удалённой работой включает несколько важных аспектов. Во-первых, они помогают в создании гибких и адаптивных рабочих графиков, учитывающих индивидуальные потребности и предпочтения сотрудников, что способствует повышению удовлетворённости работой и снижению текучести кадров. Во-вторых, эти системы предоставляют инструменты для коммуникации, совместной работы и обмена файлами между сотрудниками, независимо от их географического расположения, что позволяет эффективно решать задачи и достигать поставленных целей. В-третьих, системы управления удалённой работой способствуют созданию прозрачной и справедливой рабочей среды, где каждый сотрудник имеет чёткое представление о своих обязанностях, задачах и сроках их выполнения, что укрепляет доверие и уважение между руководством и персоналом.

Системы управления удалённой работой в основном используют следующие группы пользователей:

• крупные корпорации с разветвлённой структурой и большим количеством удалённых сотрудников, которым требуется централизованный контроль и координация работы;
• компании, активно использующие аутсорсинг и привлекающие внешних подрядчиков для выполнения проектов, нуждающиеся в инструменте для мониторинга их работы;
• организации с гибким графиком работы и возможностью удалённого выполнения трудовых обязанностей, стремящиеся оптимизировать учёт рабочего времени и повысить производительность труда;
• стартапы и малые предприятия, которые хотят масштабировать бизнес и внедрить эффективные механизмы управления распределёнными командами;
• образовательные и научно-исследовательские учреждения, организующие удалённую работу преподавателей, исследователей и других сотрудников.

Администрирование

Возможность администрирования позволяет осуществлять настройку и управление функциональностью системы, а также управление учётными записями и правами доступа к системе.

Аналитика персонала (HR)

Функции Аналитики персонала (HR) позволяют собирать данные, анализировать ситуацию в области кадрового менеджмента и извлекать полезные выводы для повышения принятия решений в области управления персоналом. Среди отслеживаемых метрик могут быть текучесть кадров, удовлетворённость персонала, распределения сотрудников по возрастному, половому и иным признакам

Видео-интервьюирование

Функции Видео-интервьюирования позволяют рекрутинговой службе компании проводить собеседования с кандидатами на вакантные места. Возможности видеорекрутинга в различных системах могут быть реализованы по-разному: либо как инструмент удобного для рекрутера взаимодействия с соискателем в режиме реального времени, либо как инструмент автоматического проведения интервью с использованием ранее записанных видео-вопросов

Импорт/экспорт данных

Возможность импорта и/или экспорта данных в продукте позволяет загрузить данные из наиболее популярных файловых форматов или выгрузить рабочие данные в файл для дальнейшего использования в другом ПО.

Кадровое делопроизводство

Функции Кадрового делопроизводства позволяют вести кадровый учёт и документооборот в соответствии с требованиями законодательства, обеспечивая необходимый уровень соответствия и прозрачности организации

Многопользовательский доступ

Возможность многопользовательской доступа в программную систему обеспечивает одновременную работу нескольких пользователей на одной базе данных под собственными учётными записями. Пользователи в этом случае могут иметь отличающиеся права доступа к данным и функциям программного обеспечения.

Наличие API

Часто при использовании современного делового программного обеспечения возникает потребность автоматической передачи данных из одного ПО в другое. Например, может быть полезно автоматически передавать данные из Системы управления взаимоотношениями с клиентами (CRM) в Систему бухгалтерского учёта (БУ). Для обеспечения такого и подобных сопряжений программные системы оснащаются специальными Прикладными программными интерфейсами (англ. API, Application Programming Interface). С помощью таких API любые компетентные программисты смогут связать два программных продукта между собой для автоматического обмена информацией.

Отчётность и аналитика

Наличие у продукта функций подготовки отчётности и/или аналитики позволяют получать систематизированные и визуализированные данные из системы для последующего анализа и принятия решений на основе данных.

Оценка 360 градусов

Функции Оценки 360 градусов позволяют собирать и управлять отзывами (в т.ч. анонимными) о сотрудниках от коллег, руководителей и подчинённых. Обратная связь о работе сотрудника далее может быть использована как самим сотрудником для выявления возможностей для личностного роста, так и руководителями для оценки результатов работы сотрудника

Подбор персонала и ведение соискателей

Функции Подбора персонала и ведения соискателей предоставляют возможности систематической работы с собственными вакансиями и со сведениями о кандидатах на замещение должностей в компании, организации мероприятий по отбору кандидатов, проведению собеседований, тестовых заданий и контролю прохождения испытательного срока

Управление адаптацией

Функции Управления адаптацией позволяют контролировать интеграцию новых сотрудников в организацию, или приспособление сотрудников при переходе на новые должности, включая планирование обучений, проведение контрольных мероприятий и ведение данных о процессе курирования

Управление выплатами

Функции Управления выплатами позволяют планировать, контролировать перечисление и анализировать операции по денежным выплатам сотрудникам: заработную плату, премии, налоги, вычеты, пенсионные отчисления, внутриорганизационные компенсации, надбавки, субсидии и иные денежные выплаты сотрудникам

Управление жизненным циклом сотрудника

Функции Управления жизненным циклом сотрудника позволяют отслеживать статус и сведения нахождения сотрудников на различных этапах жизненного цикла, таких как набор, испытательный срок, адаптация, управление льготами, развитие и удержание сотрудников. Такие функции позволяют объединить все данные и процессы вокруг сотрудника, управляя взаимоотношениями с сотрудником централизованно вне зависимости от фазы жизненного цикла сотрудника в организации и аспекта управления

Управление обратной связью

Функции Управления обратной связью позволяют собирать отзывы (замечания, предложения, комментарии) от сотрудников о качестве работы компании как в отношении внутренних процессов, так и в отношении производимых продуктов и услуг компании. Такие отзывы могут быть использованы для оценки качества работы компании, внесения улучшений в процессы, и вместе с тем позволяют улучшать внутриорганизационный и командный климат

Управление системой оплаты труда

Функции Управления системой оплаты труда позволяют систематизировано для всей организации управлять базовыми окладами, премиями, компенсациями, долгосрочными программами стимулирования и бюджетировать оклады сотрудников организации

Управление социальным пакетом

Функции Управления социальным пакетом позволяют планировать, систематизировать и учитывать все виды пособий работникам (предоставляемых в рамках социального пакета). Программа также может позволить сотрудникам участвовать в учёте льгот через систему, минимизируя ошибки. Такие возможности позволяют сотрудникам определить и использовать все применимые к ним преимущества социального пакета для их конкретного случая

Управление эффективностью и КПЭ

Функции Управления эффективностью и КПЭ (Ключевыми показателями эффективности, KPI) позволяют планировать цели и масштабные задачи сотрудников, оценивать эффективность (ежеквартально, полугодично или ежегодно) и фиксировать оценки эффективности и результаты обратной связи между сотрудником и его руководителем

Учёт командировок

Функции Учёта командировок позволяют управлять данными о командировках и деловых поездках сотрудников: планировать командировки, вести учёт командировочных расходов сотрудников и обеспечивать ведение прочих сведений, связанных с командировками

Учёт отгулов и отпусков

Функции Учёта отгулов и отпусков позволяют вести, планировать и анализировать данные об отсутствии сотрудников с учётом вариантов причин отсутствия, необходимых для обеспечения договорённостей между организацией и сотрудником и для целей последующего расчёта заработной платы

Учёт рабочего времени и посещаемости

Функции Учёта рабочего времени и посещаемости позволяют вести данные о посещаемости и отсутствию сотрудников. Такие возможности необходимы для поддержания распорядка дня в компании и обеспечения договорённостей о временнОм режиме работы между организацией и сотрудником

База данных резюме

Наличие Базы данных резюме позволяет использовать при поиске сотрудников и подборе персонала готовую базу кандидатов, самостоятельно разместивших свои резюме. Обычно такая база размещается на крупных работных сайтах и специализированных отраслевых интернет-порталах с функцией поиска работы/сотрудников

База данных соискателей

Ведение Базы данных соискателей позволяет управлять и обновлять основные сведения о кандидатах на открытые вакансии в формате централизованной базы данных. Данная база данных включает информацию о списке вакансий, списке кандидатов, их компетенциях, предыдущем опыте работы, сведения об образовании, курсах и сертификатах

База данных сотрудников

Ведение Базы данных сотрудников позволяет управлять и обновлять основные сведения о работниках в формате централизованной базы данных. Такая база данных хранит информацию о должности, компетенциях, предыдущем опыте работы и других данных сотрудника

При выборе программного продукта из функционального класса систем управления удалённой работой (СУУР) необходимо учитывать ряд ключевых факторов, которые позволят обеспечить эффективное решение бизнес-задач и интеграцию системы в существующую ИТ-инфраструктуру компании. Важно проанализировать масштаб деятельности организации: для малого бизнеса могут быть достаточны базовые функции учёта рабочего времени и планирования задач, тогда как крупным корпорациям потребуются расширенные возможности для управления распределёнными командами, интеграции с другими корпоративными системами и аналитики больших объёмов данных. Также следует учесть отраслевые требования и нормативные ограничения — например, в финансовом секторе и здравоохранении действуют строгие правила обработки и хранения данных, что предъявляет особые требования к безопасности и соответствию стандартам. Не менее значимы технические ограничения, включая совместимость с используемым оборудованием и программным обеспечением, требования к производительности и масштабируемости системы.

Ключевые аспекты при принятии решения:

• совместимость с существующей ИТ-инфраструктурой (например, поддержка определённых операционных систем, браузеров, корпоративных сетей);
• наличие функций для учёта рабочего времени, отслеживания посещаемости, управления отпусками и планирования задач;
• возможности интеграции с другими системами (например, с системами управления персоналом, бухгалтерскими программами, CRM);
• уровень безопасности и соответствие отраслевым стандартам (например, требования к шифрованию данных, аутентификации пользователей, логированию действий);
• масштабируемость системы и возможность адаптации под растущий объём работы и увеличение числа пользователей;
• наличие инструментов для аналитики и отчётности (например, дашборды, отчёты по производительности сотрудников, аналитика использования рабочего времени);
• удобство интерфейса и простота использования для конечных пользователей (сотрудников и руководителей);
• поддержка различных каналов коммуникации (например, интеграция с мессенджерами, электронной почтой, видеоконференц-системами).

Кроме того, стоит обратить внимание на качество технической поддержки и обучения пользователей, наличие документации и обучающих материалов, а также на условия лицензирования и стоимость владения системой в долгосрочной перспективе. Необходимо оценить, насколько функционал СУУР соответствует специфике работы компании и способствует повышению производительности и эффективности управления удалёнными сотрудниками.

Системы управления удалённой работой предлагают ряд значительных преимуществ и выгод для компаний, способствуя повышению эффективности работы, снижению издержек и улучшению условий труда.

Во-первых, системы управления удалённой работой позволяют компаниям значительно сократить расходы на аренду офисов и содержание персонала. Отсутствие необходимости в большом количестве рабочих мест и оборудования для них приводит к существенной экономии финансовых ресурсов. Кроме того, эти системы позволяют привлекать высококвалифицированных специалистов из разных регионов и даже стран, расширяя пул кандидатов и повышая качество работы.

Также системы управления удалённой работой способствуют повышению гибкости и адаптивности компании к изменяющимся условиям рынка. Возможность оперативно изменять количество сотрудников в зависимости от текущих задач и проектов позволяет быстро реагировать на новые вызовы и возможности. Кроме того, эти системы способствуют укреплению корпоративной культуры, основанной на доверии и сотрудничестве, поскольку сотрудники чувствуют большую свободу и ответственность за результаты своей работы.

Таким образом, внедрение систем управления удалённой работой является важным шагом на пути к успешному управлению человеческими ресурсами, обеспечивающим устойчивое развитие компании и укрепление её позиций на рынке.

Для того чтобы соответствовать категории систем управления удалённой работой, они должны иметь следующие функциональные возможности:

• Организация рабочего пространства: Система должна предоставлять инструменты для организации рабочего пространства, включая создание досок для проектов, распределение задач между членами команды и установку сроков выполнения задач.

• Коммуникация и сотрудничество: Система должна обеспечивать эффективную коммуникацию и сотрудничество между удалёнными сотрудниками, включая возможность свободного общения между членами команды, обсуждения спорных моментов и получения оповещений о задачах и событиях.

• Управление задачами и проектами: Система должна предоставлять инструменты для управления задачами и проектами, позволяя членам команды видеть свои текущие задачи, сроки их выполнения и прогресс.

• Мониторинг и оценка эффективности: Система должна включать инструменты для мониторинга и оценки эффективности работы каждого сотрудника, позволяя руководству отслеживать производительность и качество работы.

• Безопасность данных и устройств: Система должна обеспечивать высокий уровень безопасности данных и устройств, используемых для удалённой работы, включая защиту от вирусов, шифрование данных и резервное копирование важной информации.

В 2025 году на рынке систем управления удалённой работой (СУУР) можно ожидать усиления тенденций к интеграции с другими корпоративными системами, развития возможностей для аналитики больших данных и применения методов машинного обучения для оптимизации рабочих процессов, повышения уровня кибербезопасности, расширения функционала для гибридной работы, а также дальнейшего развития мобильных и облачных технологий.

• Интеграция с корпоративными системами. СУУР будут активно интегрироваться с ERP, CRM и другими системами для обеспечения единого информационного пространства и повышения эффективности управления ресурсами и взаимодействия с клиентами.

• Аналитика больших данных. Системы будут предоставлять расширенные возможности для сбора и анализа данных о производительности сотрудников, что позволит выявлять тренды, оптимизировать рабочие процессы и принимать обоснованные управленческие решения.

• Применение машинного обучения. Алгоритмы машинного обучения будут использоваться для прогнозирования нагрузки на сотрудников, автоматического распределения задач и выявления потенциальных проблем в рабочих процессах.

• Усиление кибербезопасности. В условиях растущих угроз кибербезопасности СУУР будут включать более продвинутые механизмы защиты данных, аутентификации и шифрования, чтобы обеспечить безопасность удалённой работы.

• Гибридная работа. Системы будут предлагать инструменты для эффективного сочетания удалённой и офисной работы, включая планирование гибридных встреч, управление распределёнными командами и мониторинг производительности в разных режимах работы.

• Развитие мобильных технологий. СУУР будут оптимизированы для мобильных устройств, что позволит сотрудникам получать доступ к системам и выполнять рабочие задачи из любого места и в любое время.

• Облачные решения. Дальнейшее развитие облачных технологий обеспечит более гибкие и масштабируемые решения для СУУР, снизит затраты на инфраструктуру и упростит развёртывание и обновление систем.

Россия

МояКоманда, K-Team HRM, Контур.Зарплата, ТопФактор, Neon HRM, Websoft HCM, EmplDocs, ЭОС КАДРЫ, Олимп Управление персоналом, ТопФактор: Личный кабинет сотрудника, 1С:Зарплата и управление персоналом, БОСС-Кадровик, Монолит: Персонал, SimpleOne HRMS, АСМО-управление персоналом, Компас: Управление персоналом, Пульс, Галактика HCM, Битрикс24.HRM

США

BambooHR, Workday HCM, OrangeHRM, Zenefits

Украина

Hurma System

Великобритания

Sage HR

Германия

IceHrm

Индия

Zoho People