Бесплатные Системы управления справочными данными (RDM)

Системы управления справочными данными (СУСД, англ. Reference Data Management Systems, RDM) предназначены для управления наиболее важной справочной информацией в масштабах всей компании, также известной как основные данные или мастер-данные.

Управление справочными данными как деятельность представляет собой комплекс процессов и операций, направленных на обеспечение целостности, актуальности и согласованности наиболее важной справочной информации (мастер-данных) в масштабах организации. Эта деятельность включает в себя сбор, хранение, обработку, обновление и распространение справочных данных, которые используются в различных бизнес-процессах и корпоративных информационных системах. Управление справочными данными обеспечивает единый источник достоверной информации, что критически важно для принятия обоснованных управленческих решений, оптимизации бизнес-процессов и повышения эффективности работы компании.

Ключевые аспекты данного процесса:

• определение состава и структуры справочных данных,
• разработка политик и процедур управления данными,
• внедрение механизмов валидации и контроля качества данных,
• обеспечение интеграции справочных данных с другими информационными системами,
• организация процессов обновления и синхронизации данных,
• реализация мер по обеспечению безопасности и защиты данных,
• мониторинг и анализ использования справочных данных в организации.

Важную роль в управлении справочными данными играют цифровые (программные) решения, которые автоматизируют ключевые процессы и обеспечивают централизованное управление мастер-данными. Системы управления справочными данными (СУСД) позволяют создать единую точку доступа к актуальным справочным данным, упростить их обновление и синхронизацию, а также повысить качество и достоверность информации, используемой в бизнес-процессах организации.

Системы управления справочными данными предназначены для централизованного управления наиболее важной справочной информацией в масштабах всей компании. Они обеспечивают создание, хранение, обновление и распространение основных (мастер-) данных, которые используются в различных бизнес-процессах и корпоративных информационных системах. Такие системы позволяют поддерживать целостность, актуальность и непротиворечивость данных, обеспечивая их единообразное использование во всех подразделениях и приложениях компании.

Функциональное предназначение СУСД заключается в оптимизации работы с мастер-данными и повышении эффективности бизнес-процессов. Они способствуют устранению дублирования информации, минимизации ошибок и противоречий в данных, упрощают интеграцию различных информационных систем и обеспечивают единый источник достоверной информации для принятия управленческих решений. Благодаря этому компании могут сократить временные и финансовые затраты на обработку данных, повысить качество аналитики и улучшить координацию деятельности различных подразделений.

Системы управления справочными данными в основном используют следующие группы пользователей:

• сотрудники подразделений, отвечающих за управление мастер-данными и обеспечение их качества, например, специалисты по работе с данными и аналитики;
• работники отделов, которые нуждаются в актуальной и согласованной справочной информации для выполнения своих профессиональных обязанностей, например, сотрудники бухгалтерии, отдела кадров, логистики;
• специалисты IT-департаментов, занимающиеся интеграцией СУСД с другими корпоративными информационными системами и обеспечением их бесперебойной работы;
• руководители и менеджеры среднего звена, которые используют данные из СУСД для принятия обоснованных управленческих решений и планирования деятельности компании;
• специалисты по комплаенсу и соответствию нормативным требованиям, использующие СУСД для обеспечения соблюдения законодательства и корпоративных стандартов в части управления данными.

Администрирование

Возможность администрирования позволяет осуществлять настройку и управление функциональностью системы, а также управление учётными записями и правами доступа к системе.

Импорт/экспорт данных

Возможность импорта и/или экспорта данных в продукте позволяет загрузить данные из наиболее популярных файловых форматов или выгрузить рабочие данные в файл для дальнейшего использования в другом ПО.

Многопользовательский доступ

Возможность многопользовательской доступа в программную систему обеспечивает одновременную работу нескольких пользователей на одной базе данных под собственными учётными записями. Пользователи в этом случае могут иметь отличающиеся права доступа к данным и функциям программного обеспечения.

Наличие API

Часто при использовании современного делового программного обеспечения возникает потребность автоматической передачи данных из одного ПО в другое. Например, может быть полезно автоматически передавать данные из Системы управления взаимоотношениями с клиентами (CRM) в Систему бухгалтерского учёта (БУ). Для обеспечения такого и подобных сопряжений программные системы оснащаются специальными Прикладными программными интерфейсами (англ. API, Application Programming Interface). С помощью таких API любые компетентные программисты смогут связать два программных продукта между собой для автоматического обмена информацией.

Отчётность и аналитика

Наличие у продукта функций подготовки отчётности и/или аналитики позволяют получать систематизированные и визуализированные данные из системы для последующего анализа и принятия решений на основе данных.

На основе своего экспертного мнения Соваре рекомендует наиболее внимательно подходить к выбору решения. При выборе программного продукта класса Системы управления справочными данными (СУСД) необходимо учитывать ряд ключевых факторов, которые определят пригодность системы для решения конкретных бизнес-задач компании. Важно оценить масштаб деятельности организации: для крупных корпораций с разветвлённой структурой и множеством филиалов потребуются СУСД с расширенными возможностями интеграции и масштабируемости, в то время как для небольших компаний могут подойти более простые и экономически эффективные решения. Также следует учитывать отраслевые требования и нормативные ограничения — например, в финансовом секторе или здравоохранении действуют строгие правила обработки и хранения данных, которые должны поддерживаться выбранной системой. Не менее важны технические ограничения, включая совместимость с существующей ИТ-инфраструктурой, требования к производительности и безопасности.

Ключевые аспекты при принятии решения:

• совместимость с текущими корпоративными информационными системами и базами данных (например, поддержка стандартных протоколов обмена данными, интеграция с ERP- и CRM-системами);
• возможности по обеспечению безопасности данных (шифрование, разграничение прав доступа, аудит действий пользователей);
• функционал для управления жизненным циклом справочных данных (создание, изменение, удаление данных, версионирование);
• механизмы обеспечения целостности и непротиворечивости данных (например, средства выявления и устранения дубликатов, проверки корректности данных);
• возможности масштабирования системы в соответствии с ростом объёмов данных и расширением бизнеса;
• поддержка отраслевых стандартов и нормативных требований (например, соответствие требованиям регуляторов в области защиты персональных данных);
• наличие инструментов для визуализации и анализа справочных данных, формирования отчётов;
• удобство использования системы для конечных пользователей, наличие обучающих материалов и поддержки.

После анализа перечисленных факторов следует провести пилотное внедрение или тестирование выбранного решения на ограниченном объёме данных и в рамках отдельных бизнес-процессов. Это позволит выявить возможные проблемы и скорректировать настройки системы перед полномасштабным внедрением, а также оценить эффективность интеграции СУСД с существующей ИТ-инфраструктурой и соответствие функциональности реальным потребностям бизнеса.

Системы управления справочными данными (СУСД) играют ключевую роль в обеспечении целостности и актуальности мастер-данных в организации. Их применение позволяет достичь ряда существенных преимуществ, которые положительно сказываются на эффективности бизнес-процессов и управлении компанией.

• Централизованное хранение данных. СУСД обеспечивают единое хранилище справочных данных, что исключает дублирование информации и упрощает доступ к актуальным данным для всех подразделений компании.

• Повышение качества данных. Системы осуществляют валидацию и очистку данных, минимизируя количество ошибок и неточностей, что способствует принятию более обоснованных управленческих решений.

• Упрощение интеграции информационных систем. СУСД обеспечивают единый формат данных, что облегчает интеграцию различных ИТ-систем и обмен информацией между ними, снижая затраты на синхронизацию данных.

• Обеспечение соответствия нормативным требованиям. СУСД помогают поддерживать данные в соответствии с законодательными и отраслевыми стандартами, снижая риски штрафов и репутационных потерь.

• Оптимизация бизнес-процессов. Автоматизация управления справочными данными сокращает время на рутинные операции, позволяя сотрудникам сосредоточиться на стратегически важных задачах.

• Улучшение аналитики и отчётности. Актуальная и согласованная справочная информация повышает качество аналитических данных и отчётов, способствуя более точному прогнозированию и планированию.

• Снижение операционных затрат. Централизованное управление данными позволяет оптимизировать ресурсы, уменьшить затраты на поддержание разрозненных баз данных и снизить издержки на их обслуживание.

Классификатор программных продуктов Соваре определяет конкретные функциональные критерии для систем. Для того, чтобы быть представленными на рынке Системы управления справочными данными, системы должны иметь следующие функциональные возможности:

• обеспечение централизованного хранения основных данных, что позволяет создать единую точку доступа к справочной информации в компании,
• механизмы валидации и очистки данных, обеспечивающие поддержание высокого качества и достоверности справочной информации,
• инструменты для определения и поддержания правил управления данными, включая правила обновления, изменения и удаления данных,
• поддержка версионирования данных, позволяющая отслеживать изменения и сохранять историю модификаций справочных данных,
• средства для управления жизненным циклом данных, обеспечивающие контроль над созданием, изменением и архивацией справочной информации.

По аналитическим данным Соваре, в 2025 году на рынке систем управления справочными данными (СУСД) можно ожидать усиления тенденций к интеграции с технологиями искусственного интеллекта и машинного обучения, повышения уровня автоматизации процессов управления данными, развития облачных решений, усиления акцента на безопасность и соответствие регуляторным требованиям, а также расширения возможностей для работы с неструктурированными данными и улучшения интерфейсов для пользователей.

• Интеграция ИИ и машинного обучения. СУСД будут активно использовать алгоритмы машинного обучения для автоматизации классификации и валидации данных, выявления аномалий и прогнозирования изменений в справочных данных.

• Автоматизация процессов. Увеличится доля автоматизированных процессов обновления и синхронизации данных, что позволит снизить количество ошибок и ускорить обработку информации.

• Развитие облачных решений. Облачные платформы станут основной средой развёртывания СУСД, обеспечивая масштабируемость, гибкость и снижение затрат на инфраструктуру.

• Безопасность и соответствие требованиям. Усиление требований к защите данных приведёт к разработке новых механизмов шифрования, аутентификации и контроля доступа в СУСД.

• Работа с неструктурированными данными. СУСД начнут лучше поддерживать обработку неструктурированных данных (текст, изображения, аудио), расширяя возможности для анализа и использования разнородной информации.

• Улучшение пользовательских интерфейсов. Разработка более интуитивно понятных и адаптивных интерфейсов сделает работу с СУСД доступной для широкого круга пользователей, не обладающих глубокими техническими знаниями.

• Конвергенция с другими системами. СУСД будут более тесно интегрироваться с ERP, CRM и другими корпоративными системами, обеспечивая единый источник достоверных данных для всей организации.