Сервисы работы с тендерами c функцией Организация конкурсных процедур

Сервисы работы с тендерами (СРТ, англ. Tenders Management Services, TMS) применяются для организованного участия компании в тендерах, торгах и закупках, открываемых крупными корпорациями, государственными и муниципальными учреждениями. Многие сервисы работы с тендерами в основном позволяют находить и отслеживать открывающиеся закупки (RFP) и запросы котировок (RFI), в то время как други также непосредственно дают возможность участвовать в открытых торгах.

Работа с тендерами — это процесс участия в конкурентных закупках, организованных государственными учреждениями, корпорациями или другими организациями с целью заключения контрактов на поставку товаров, выполнение работ или оказание услуг. Этот процесс включает в себя несколько ключевых этапов: поиск подходящих тендеров, анализ требований и условий закупки, подготовку и подачу заявки, участие в аукционе (если применимо) и заключение контракта.

Эффективная работа с тендерами требует глубокого понимания законодательства и нормативных актов, регулирующих процесс закупок, а также умения анализировать рыночные условия, оценивать риски и возможности. Важными аспектами являются подготовка полного пакета документов, соответствующих требованиям заказчика, и обеспечение конкурентоспособности предложения за счёт оптимального соотношения цены и качества. Успешное участие в тендерах позволяет компаниям расширять рынок сбыта, увеличивать объёмы продаж и укреплять свои позиции на рынке.

Для поиска и участия в тендерах компании используют специализированные системы и сервисы, которые автоматизируют поиск тендеров, помогают анализировать требования закупок, упрощают подготовку документов и обеспечивают своевременное участие в торгах.

Сервисы работы с тендерами предназначены для обеспечения эффективного взаимодействия между заказчиками и поставщиками в процессе проведения закупок. Они позволяют участникам рынка находить актуальные тендеры, соответствующие их профилю и компетенциям, а также предоставляют инструменты для подготовки и подачи заявок в соответствии с требованиями законодательства и условий конкурсов.

Эти сервисы также предназначены для упрощения процедуры участия в тендерах, предлагая функционал для отслеживания сроков подачи заявок, анализа конкурентной среды и подготовки необходимой документации. Использование таких платформ способствует повышению прозрачности процесса закупок, снижению рисков и обеспечению более справедливых условий конкуренции, что в итоге ведёт к повышению эффективности взаимодействия между всеми участниками рынка.

Сервисы работы с тендерами в основном используют следующие группы пользователей:

• государственные и муниципальные учреждения, которые проводят тендеры на выполнение работ или поставку товаров для своих нужд;
• коммерческие компании, стремящиеся участвовать в тендерах для расширения рынка сбыта и увеличения объёмов продаж;
• юридические лица и индивидуальные предприниматели, желающие найти выгодные предложения о закупках и заключить контракты с заказчиками;
• консалтинговые и посреднические компании, оказывающие услуги по подготовке и подаче заявок на участие в тендерах.

Администрирование

Возможность администрирования позволяет осуществлять настройку и управление функциональностью системы, а также управление учётными записями и правами доступа к системе.

Аналитика заказчика

Функции Аналитики заказчика позволяют исследовать основную информацию об организаторе закупок, рассмотреть историю проведения закупочных процедур данной компанией (организацией), получив необходимые базовые сведения для дальнейшего принятия решений

Аналитика закупки

Функции Аналитики закупки позволяют получить развёрнутую дополнительную визуализированную аналитическую информацию в удобном виде (таблицы, графики и диаграммы), позволяющую быстро понять характеристики закупки

Аналитика поставщика

Функции Аналитики поставщика позволяют изучить основную информацию о компаниях, участвующих в закупке, и рассмотреть историю участия этой организации в закупочной процедуре. Такая информация может быть полезна как для заказчиков при определении надёжности и выборе подрядчиков, так и для поставщиков при исследовании конкурентного ландшафта

Документы закупки

Функции получения Документов закупки предоставляют возможность открыть или выгрузить из сервиса основные документы по тендеру, например, техническое задание (ТЗ), спецификации, лоты, шаблоны договоров, правила проведения процедуры и прочее

Импорт/экспорт данных

Возможность импорта и/или экспорта данных в продукте позволяет загрузить данные из наиболее популярных файловых форматов или выгрузить рабочие данные в файл для дальнейшего использования в другом ПО.

Календарное планирование

Функции Календарного планирования позволяют использовать сервис для управления делами, связанными с участием в закупочных процедурах. Быстро заносить в календарь дел контрольные вехи закупок и связанные действия

Контроль изменений закупки

Функции Контроля изменений закупки позволяют настроить в системе уведомления на случай изменения параметров или статусов интересующих закупок, с отправкой этих уведомлений в системе, по электронной почте или по SMS

Многопользовательский доступ

Возможность многопользовательской доступа в программную систему обеспечивает одновременную работу нескольких пользователей на одной базе данных под собственными учётными записями. Пользователи в этом случае могут иметь отличающиеся права доступа к данным и функциям программного обеспечения.

Наличие API

Часто при использовании современного делового программного обеспечения возникает потребность автоматической передачи данных из одного ПО в другое. Например, может быть полезно автоматически передавать данные из Системы управления взаимоотношениями с клиентами (CRM) в Систему бухгалтерского учёта (БУ). Для обеспечения такого и подобных сопряжений программные системы оснащаются специальными Прикладными программными интерфейсами (англ. API, Application Programming Interface). С помощью таких API любые компетентные программисты смогут связать два программных продукта между собой для автоматического обмена информацией.

Организация конкурсных процедур

Функции Организации конкурсных процедур позволяют заказчикам использовать сервис как тендерную платформу, создавая на ней новые закупки, тендеры и конкурсы, настраивая характеристики, прикрепляя документы и направляя запросы информации (RFI) и запросы коммерческих предложений (RFP)

Отслеживание новых закупок

Функции Отслеживания новых закупок дают возможность компаниям, участвующим в закупках, настраивать систему для автоматического отслеживания и фильтрации создаваемых разными заказчиками закупок, и дальнейшего получения уведомлений о появлении интересующих тендеров

Отчётность и аналитика

Наличие у продукта функций подготовки отчётности и/или аналитики позволяют получать систематизированные и визуализированные данные из системы для последующего анализа и принятия решений на основе данных.

Подача заявок на участие

Функции Подачи заявок на участие позволяют компаниям, участвующим в закупках, формировать собственные заявки для заказчиков с предложениями об условиях закупки, загружать тендерные документы, взаимодействовать с заказчиком

Поиск по информационной базе

Функции Поиска по информационной базе позволяют организовать нахождение закупок, заказчиков и поставщиков по тексту (полнотекстовый поиск) и по характеристикам закупок (параметрический поиск)

Прогнозирование итогов тендера

Функции Прогнозирования итогов тендера позволяют компаниям, участвующим в закупках, на базе массивов исторических больших данных и интеллектуальных алгоритмов анализа давать прогнозы об исходе закупки для принятия решений, стоит ли тратить ресурсы на организацию участия в отдельно взятом тендере

Результаты закупки

Функции просмотра Результатов закупки позволяет оперативно получать сведения об итогах проведения конкурентных закупочных процедур, тендеров и конкурсов

Сведения о закупке

Функции просмотра Сведений о закупке позволяют ознакамливаться на портале со всеми данными по закупке, о виде закупочной процедуры, о поставщике, о требованиях к поставке, о лотах и прочей информации

Финансовые сервисы

Финансовые сервисы, предлагаемые как дополнение в системах управления закупками, позволяют организовывать удобные взаиморасчёты между заказчиками и поставщиками

Государственные закупки

Наличие базы данных по Государственным закупкам позволяет сервису либо регистрировать соответствующие закупочные процедуры на своей платформе, либо агрегировать информацию о подобных тендерах из разрозненных баз. Поставщики получают доступ к госзакупкам (в России по 44-ФЗ)

Закупки ГОЗ

Наличие базы данных по Закупкам ГОЗ (государственный оборонный заказ) позволяет сервису либо регистрировать соответствующие закупочные процедуры на своей платформе, либо агрегировать информацию о частных тендерах из разрозненных баз. Поставщики получают доступ к данным гособоронзаказа

Закупки компаний с госучастием

Наличие базы данных по Закупкам компаний с госучастием позволяет сервису либо регистрировать соответствующие закупочные процедуры на своей платформе, либо агрегировать информацию о подобных тендерах из разрозненных баз. Поставщики получают доступ к закупкам компаний с госучастием (в России по 223-ФЗ)

Закупки частных компаний

Наличие базы данных по Закупкам частных компаний позволяет сервису либо регистрировать соответствующие закупочные процедуры на своей платформе, либо агрегировать информацию о частных тендерах из разрозненных баз. Поставщики получают доступ к соответствующим частным закупкам

Продажа имущества

Наличие базы данных по Продаже имущества (например, банкротов) позволяет сервису либо регистрировать соответствующие процедуры на платформе, либо агрегировать информацию о продаже имущества из разрозненных баз. В итоге покупатели получают доступ к соответствующим данным

При выборе сервисов работы с тендерами важно учитывать специфику задач, которые стоят перед пользователем. Для начала следует определить, какие функции наиболее важны: поиск тендеров, подготовка и подача заявок, мониторинг конкурсных процедур или анализ рынка. Также необходимо обратить внимание на удобство интерфейса и доступность обучающих материалов, чтобы минимизировать время на освоение платформы. Не менее значимым фактором является интеграция сервиса с другими системами, которые уже используются в компании, например, с бухгалтерскими программами или системами электронного документооборота.

Кроме того, стоит оценить качество поддержки и обслуживания, предоставляемое разработчиком сервиса. Наличие круглосуточной поддержки и обучающих вебинаров может существенно облегчить работу с платформой. Также важно обратить внимание на стоимость подписки и дополнительные расходы, такие как плата за подачу заявок или доступ к расширенной аналитике. Рекомендуется изучить отзывы пользователей и рейтинги сервисов, чтобы получить представление о их надёжности и эффективности.

Сервисы работы с тендерами предоставляют компаниям доступ к широкому спектру закупочных возможностей, автоматизируют процесс поиска и мониторинга тендеров, упрощают подготовку и подачу заявок, а также обеспечивают анализ конкурентной среды. Это позволяет компаниям оперативно реагировать на новые предложения, повышать эффективность участия в тендерах и увеличивать шансы на заключение выгодных контрактов.

Преимущества и польза сервисов работы с тендерами для компаний:

• расширение возможностей для поиска новых заказов и рынков сбыта;
• автоматизация процесса мониторинга и анализа тендеров;
• упрощение подготовки и подачи заявок;
• снижение времени и ресурсов, затрачиваемых на поиск и участие в тендерах;
• повышение шансов на заключение выгодных контрактов за счёт более активного и целенаправленного участия в закупках.

Агрегаторы поиска закупок и тендеров

Агрегаторы поиска закупок и тендеров (АПЗТ, англ. Procurements & Tenders Search Aggregators, PTS) применяются для своевременного нахождения, систематического отслеживания и анализа закупкок, организуемых на различных торговых площадках корпорациями, а также государственными и муниципальными учреждениями и органами государственной власти.

Электронные торговые площадки

Электронные торговые площадки (ЭТП, англ. Electronic Trading Platform, ETP) применяются с одной стороны для организации закупкок крупными корпорациями, государственными / муниципальными учреждениями и органами государственной власти, а с другой стороны для подачи заявок и участия в этих закупках поставщиками продукции и услуг.

Для того, чтобы быть представленными на рынке Сервисов работы с тендерами, системы должны иметь следующие функциональные возможности:

• поиск и мониторинг актуальных тендеров с возможностью фильтрации по различным критериям (например, по отрасли, региону, сумме контракта);
• автоматическое уведомление пользователей о новых тендерах, соответствующих их интересам и критериям отбора;
• подготовка и подача заявок на участие в тендерах, включая возможность электронного подписания документов;
• поддержка участия в электронных аукционах, включая функционал для отслеживания хода аукциона и внесения ставок в режиме реального времени;
• хранение истории участия в тендерах, включая информацию о поданных заявках, результатах аукционов и заключённых контрактах.

В 2025 году сервисы работы с тендерами, включая электронные торговые площадки (ЭТП) и агрегаторы, продолжат эволюционировать под воздействием новых технологий цифровизации. Ожидается усиление интеграции искусственного интеллекта и машинного обучения, что позволит автоматизировать анализ больших объёмов данных о тендерах, оптимизировать процессы подачи заявок и прогнозирования шансов на успех в конкурсах. Это значительно повысит эффективность участия компаний в закупках и позволит более точно оценивать рыночные тенденции и конкурентную среду.

Также вероятно расширение применения блокчейн-технологий для обеспечения прозрачности и неизменности данных о тендерах и закупках. Это повысит доверие участников рынка и обеспечит более высокий уровень безопасности транзакций. Кроме того, развитие мобильных приложений и использование технологий интернета вещей (IoT) позволят участникам рынка получать доступ к информации о тендерах и управлять своим участием в закупках в режиме реального времени, что сделает процесс более гибким и оперативным.

Ещё одной важной тенденцией станет углубление интеграции сервисов работы с тендерами с другими цифровыми платформами и системами, такими как системы электронного документооборота, бухгалтерские и управленческие программы. Это позволит создать более комплексные решения для автоматизации бизнес-процессов компаний и повысит общую эффективность их работы в сфере закупок и продаж.

Россия

РосТендер, МАРКЕР, B2B-Center, Росэлторг, ЕИС Закупки, РТС-Тендер