Описание системы Smartway

Smartway — это SaaS‑платформа для организации деловых поездок и командировок с автоматизацией бронирования билетов, отелей и трансфера, включая согласование расходов и формирование отчётности; ориентирована на корпоративные клиенты. Программный продукт Smartway (рус. Смартвэй) от разработчика Смартвэй предназначен для комплексной автоматизации организации деловых поездок и командировок. Платформа позволяет централизованно бронировать авиабилеты, железнодорожные билеты, отели и трансфер, а также согласовывать расходы и формировать отчётность. Решение экономит время корпоративных клиентов и снижает затраты на командировки за счёт оптимизации процессов и прозрачного учёта.

Smartway подходит компаниям любого масштаба — от малого бизнеса до корпораций, в том числе из сфер консалтинга, ИТ, ретейла и промышленности, где регулярно организуют командировки. Продукт ориентирован на пользователей, планирующих и координирующих деловые поездки. Решение востребовано у менеджеров по организации командировок, администраторов, бухгалтеров и руководителей подразделений, контролирующих расходы на разъезды.

Функциональные возможности Smartway:

• Централизованное бронирование транспортных услуг. Платформа позволяет в едином интерфейсе оформлять авиабилеты и железнодорожные билеты, сравнивать варианты по цене, времени в пути и условиям перелёта/поездки, фиксировать выбранные опции и автоматически сохранять историю бронирований для каждого сотрудника.

• Бронирование размещения в отелях. Система предоставляет доступ к каталогу гостиниц с фильтрацией по локации, классу отеля, стоимости за ночь и условиям отмены; позволяет резервировать номера, фиксировать условия проживания и прикреплять подтверждающие документы к заявке на командировку.

• Организация трансфера. Сервис автоматизирует заказ транспорта между точками маршрута (аэропорт, вокзал, отель, офис), поддерживает выбор типа автомобиля в зависимости от количества пассажиров и багажа, фиксирует детали поездки и интегрирует информацию о трансфере в общий план командировки.

• Согласование командировочных расходов. В платформе реализован workflow‑процесс утверждения бюджета поездки: пользователи формируют сметы, руководители визируют лимиты, система отслеживает отклонения от утверждённого плана и уведомляет ответственных о необходимости корректировки расходов.

• Формирование отчётности по поездкам. Smartway автоматически генерирует пакет документов для бухучёта и налогового контроля: формирует акты, счета‑фактуры, маршрутные листы и авансовые отчёты на основе данных о бронировании, сохраняет электронные копии чеков и квитанций в карточке поездки.

• Управление графиком командировок. Решение позволяет планировать поездки с учётом рабочих календарей сотрудников, избегать накладок по датам, отслеживать пересечения командировок и отпусков, формировать сводные графики по подразделениям и контролировать загрузку персонала в периоды интенсивных разъездов.

• Мониторинг и аналитика затрат на командировки. Платформа предоставляет дашборды с ключевыми метриками: совокупные расходы по периодам, распределение бюджета по направлениям, динамика цен на билеты и отели, эффективность использования лимитов; даёт возможность экспортировать данные для углублённого финансового анализа.