Системы проверки данных сотрудников и кандидатов

Системы проверки данных сотрудников и кандидатов (СПДСК, англ. Employees and Candidates Background Data Check Systems, ECBDC) — это программные решения для комплексной верификации персональной и профессиональной информации о соискателях и персонале. Они автоматизируют сбор и анализ сведений из открытых и закрытых источников, подтверждая достоверность резюме, наличие квалификаций и отсутствие негативных факторов в биографии.

Проверка данных сотрудников и кандидатов как рабочий процесс представляет собой систематическую верификацию персональной и профессиональной информации, представленной соискателем или уже работающим сотрудником, с целью минимизации кадровых рисков и обеспечения безопасности организации. Процесс охватывает сбор сведений из разнообразных источников, их сопоставление с заявленными данными, оценку достоверности и актуальности информации, а также формирование обоснованного заключения о соответствии кандидата или сотрудника установленным требованиям.

В ходе проверки анализируются сведения об образовании, опыте работы, квалификации, наличии судимостей, финансовых обязательствах и иных факторах, способных повлиять на выполнение трудовых обязанностей или репутацию компании.

Выделяя ключевые этапы данного процесса:

• сбор первичных данных от самого кандидата (резюме, анкеты, сопроводительные документы),
• поиск и получение информации из внешних источников (государственных реестров, образовательных учреждений, предыдущих работодателей),
• проверка подлинности документов (дипломов, сертификатов, лицензий) и корректности указанных дат и должностей,
• анализ кредитной истории и наличия судебных исков или задолженностей (при наличии соответствующих полномочий и согласия субъекта),
• изучение цифровой репутации — активности в социальных сетях, публичных высказываний, упоминаний в СМИ,
• сопоставление всех собранных данных между собой для выявления противоречий и нестыковок,
• оценка выявленных факторов с точки зрения кадровой политики и специфики должности,
• формирование итогового заключения и рекомендаций для HR‑службы или руководства.

Важность цифровых (программных) решений в этом процессе обусловлена их способностью автоматизировать трудоёмкие этапы сбора и сопоставления данных, существенно сокращая время проверки без потери качества. Системы проверки данных сотрудников и кандидатов (СПДСК) позволяют интегрировать доступ к множеству информационных ресурсов в едином интерфейсе, минимизировать человеческий фактор при анализе, стандартизировать критерии оценки и обеспечить соблюдение законодательных норм о защите персональных данных. В итоге такие инструменты не только повышают надёжность кадровых решений, но и снижают операционные издержки, позволяя организациям оперативно принимать взвешенные решения в условиях высокой динамики рынка труда.

Для лучшего понимания функций, решаемых задач, преимуществ и возможностей систем категории, рекомендуем ознакомление с образцовыми примерами таких программных продуктов:

Контур.ФокусСКБ КонтурОфициальный сайт

Системы проверки данных сотрудников и кандидатов (СПДСК) предназначены для комплексной автоматизации процесса верификации персональной и профессиональной информации о соискателях и действующем персонале с целью минимизации кадровых и репутационных рисков организации. Они создают единую цифровую среду для сбора, сопоставления и анализа сведений из разнообразных источников — от официальных реестров и баз данных до образовательных учреждений и предыдущих работодателей.

Система обеспечивает проверку подлинности документов (дипломов, сертификатов, лицензий), корректности указанных периодов работы и занимаемых должностей, а также выявляет потенциальные проблемные факторы: наличие судимостей, финансовых обязательств, судебных исков или иных обстоятельств, способных повлиять на исполнение трудовых обязанностей. При этом строго соблюдаются требования законодательства о защите персональных данных, что гарантирует законность и этичность процедур проверки.

Системы проверки данных сотрудников и кандидатов (СПДСК) также выполняют функцию стратегического инструмента управления кадровыми рисками и повышения качества подбора персонала. Они позволяют организациям оперативно получать объективную картину о профессиональном уровне и благонадёжности кандидатов, сокращая вероятность найма сотрудников с недостоверными данными в резюме или скрытыми негативными факторами в биографии. Программный комплекс аккумулирует и структурирует информацию в удобном для анализа формате, даёт возможность сравнивать профили кандидатов по единым критериям, формировать отчёты для HR‑служб и руководства. Благодаря интеграции с корпоративными HR‑системами СПДСК обеспечивают преемственность данных на всех этапах жизненного цикла сотрудника — от отбора до внутреннего продвижения, — что повышает прозрачность кадровой политики, укрепляет безопасность бизнес‑процессов и в конечном счёте способствует формированию надёжной и компетентной команды, соответствующей стратегическим целям организации.

Администрирование

Возможность администрирования позволяет осуществлять настройку и управление функциональностью системы, а также управление учётными записями и правами доступа к системе.

Аналитика персонала (HR)

Функции Аналитики персонала (HR) позволяют собирать данные, анализировать ситуацию в области кадрового менеджмента и извлекать полезные выводы для повышения принятия решений в области управления персоналом. Среди отслеживаемых метрик могут быть текучесть кадров, удовлетворённость персонала, распределения сотрудников по возрастному, половому и иным признакам

Видео-интервьюирование

Функции Видео-интервьюирования позволяют рекрутинговой службе компании проводить собеседования с кандидатами на вакантные места. Возможности видеорекрутинга в различных системах могут быть реализованы по-разному: либо как инструмент удобного для рекретера взаимодействия с соискателем в режиме реального времени, либо как инструмент автоматического проведения интервью с использованием ранее записанных видео-вопросов

Импорт/экспорт данных

Возможность импорта и/или экспорта данных в продукте позволяет загрузить данные из наиболее популярных файловых форматов или выгрузить рабочие данные в файл для дальнейшего использования в другом ПО.

Кадровое делопроизводство

Функции Кадрового делопроизводства позволяют вести кадровый учёт и документооборот в соответствии с требованиями законодательства, обеспечивая необходимый уровень соответствия и прозрачности организации

Многопользовательский доступ

Возможность многопользовательской доступа в программную систему обеспечивает одновременную работу нескольких пользователей на одной базе данных под собственными учётными записями. Пользователи в этом случае могут иметь отличающиеся права доступа к данным и функциям программного обеспечения.

Наличие API

Часто при использовании современного делового программного обеспечения возникает потребность автоматической передачи данных из одного ПО в другое. Например, может быть полезно автоматически передавать данные из Системы управления взаимоотношениями с клиентами (CRM) в Систему бухгалтерского учёта (БУ). Для обеспечения такого и подобных сопряжений программные системы оснащаются специальными Прикладными программными интерфейсами (англ. API, Application Programming Interface). С помощью таких API любые компетентные программисты смогут связать два программных продукта между собой для автоматического обмена информацией.

Отчётность и аналитика

Наличие у продукта функций подготовки отчётности и/или аналитики позволяют получать систематизированные и визуализированные данные из системы для последующего анализа и принятия решений на основе данных.

Оценка 360 градусов

Функции Оценки 360 градусов позволяют собирать и управлять отзывами (в т.ч. анонимными) о сотрудниках от коллег, руководителей и подчинённых. Обратная связь о работе сотрудника далее может быть использована как самим сотрудником для выявления возможностей для личностного роста, так и руководителями для оценки результатов работы сотрудника

Подбор персонала и ведение соискателей

Функции Подбора персонала и ведения соискателей предоставляют возможности систематической работы с собственными вакансиями и со сведениями о кандидатах на замещение должностей в компании, организации мероприятий по отбору кандидатов, проведению собеседований, тестовых заданий и контролю прохождения испытательного срока

Управление адаптацией

Функции Управления адаптацией позволяют контролировать интеграцию новых сотрудников в организацию, или приспособление сотрудников при переходе на новые должности, включая планирование обучений, проведение контрольных мероприятий и ведение данных о процессе курирования

Управление выплатами

Функции Управления выплатами позволяют планировать, контролировать перечисление и анализировать операции по денежным выплатам сотрудникам: заработную плату, премии, налоги, вычеты, пенсионные отчисления, внутриорганизационные компенсации, надбавки, субсидии и иные денежные выплаты сотрудникам

Управление жизненным циклом сотрудника

Функции Управления жизненным циклом сотрудника позволяют отслеживать статус и сведения нахождения сотрудников на различных этапах жизненного цикла, таких как набор, испытательный срок, адаптация, управление льготами, развитие и удержание сотрудников. Такие функции позволяют объединить все данные и процессы вокруг сотрудника, управляя взаимоотношениями с сотрудником централизованно вне зависимости от фазы жизненного цикла сотрудника в организации и аспекта управления

Управление обратной связью

Функции Управления обратной связью позволяют собирать отзывы (замечания, предложения, комментарии) от сотрудников о качестве работы компании как в отношении внутренних процессов, так и в отношении производимых продуктов и услуг компании. Такие отзывы могут быть использованы для оценки качества работы компании, внесения улучшений в процессы, и вместе с тем позволяют улучшать внутриорганизационный и командный климат

Управление системой оплаты труда

Функции Управления системой оплаты труда позволяют систематизировано для всей организации управлять базовыми окладами, премиями, компенсациями, долгосрочными программами стимулирования и бюджетировать оклады сотрудников организации

Управление социальным пакетом

Функции Управления социальным пакетом позволяют планировать, систематизировать и учитывать все виды пособий работникам (предоставляемых в рамках социального пакета). Программа также может позволить сотрудникам участвовать в учёте льгот через систему, минимизируя ошибки. Такие возможности позволяют сотрудникам определить и использовать все применимые к ним преимущества социального пакета для их конкретного случая

Управление эффективностью и КПЭ

Функции Управления эффективностью и КПЭ (Ключевыми показателями эффективности, KPI) позволяют планировать цели и масштабные задачи сотрудников, оценивать эффективность (ежеквартально, полугодично или ежегодно) и фиксировать оценки эффективности и результаты обратной связи между сотрудником и его руководителем

Учёт командировок

Функции Учёта командировок позволяют управлять данными о командировках и деловых поездках сотрудников: планировать командировки, вести учёт командировочных расходов сотрудников и обеспечивать ведение прочих сведений, связанных с командировками

Учёт отгулов и отпусков

Функции Учёта отгулов и отпусков позволяют вести, планировать и анализировать данные об отсутствии сотрудников с учётом вариантов причин отсутствия, необходимых для обеспечения договорённостей между организацией и сотрудником и для целей последующего расчёта заработной платы

Учёт рабочего времени и посещаемости

Функции Учёта рабочего времени и посещаемости позволяют вести данные о посещаемости и отсутствию сотрудников. Такие возможности необходимы для поддержания распорядка дня в компании и обеспечения договорённостей о временнОм режиме работы между организацией и сотрудником

База данных резюме

Наличие Базы данных резюме позволяет использовать при поиске сотрудников и подборе персонала готовую базу кандидатов, самостоятельно разместивших свои резюме. Обычно такая база размещается на крупных работных сайтах и специализированных отраслевых интернет-порталах с функцией поиска работы/сотрудников

База данных соискателей

Ведение Базы данных соискателей позволяет управлять и обновлять основные сведения о кандидатах на открытые вакансии в формате централизованной базы данных. Данная база данных включает информацию о списке вакансий, списке кандидатов, их компетенциях, предыдущем опыте работы, сведения об образовании, курсах и сертификатах

База данных сотрудников

Ведение Базы данных сотрудников позволяет управлять и обновлять основные сведения о работниках в формате централизованной базы данных. Такая база данных хранит информацию о должности, компетенциях, предыдущем опыте работы и других данных сотрудника

Для того, чтобы быть представленными на рынке СПДСК, системы должны иметь следующие функциональные возможности:

• автоматизированный поиск и сбор данных о кандидатах из государственных реестров (образовательных учреждений, судебных органов, налоговых служб и т. д.),
• инструменты сопоставления заявленных в резюме должностей, периодов работы и компаний с данными из баз предыдущих работодателей или профессиональных сообществ,
• механизмы проверки подлинности документов (дипломов, сертификатов, лицензий) с возможностью верификации по серийным номерам и датам выдачи через подключённые базы данных,
• функционал анализа цифровой репутации: мониторинг публичных данных из социальных сетей и открытых интернет‑источников на предмет потенциально компрометирующей информации,
• средства отслеживания изменений в статусе проверяемых данных (например, появление новых судебных решений или административных взысканий) с оповещением ответственных сотрудников.

Австралия

Xref

Россия

Контур.Фокус, Ирбис, ДельтаБезопасность, ЗАЧЕСТНЫЙБИЗНЕС, Коммерсантъ Картотека, СКАУТ-Интерфакс, СКРИН Контрагент, Физчек, ПравоДела, Rusprofile, Биорг.KYC, CheckPerson, Femida, СБАР

Казахстан

Kompra

США

Hireology, CLAIRITI, Good Egg, Emerge, Sterling, Veritable Screening, AccusourceHR, Checkr, GoodHire, HireRight, Vitay, Mitratech AssureHire

Великобритания

Zinc

Канада

Certn

Индия

iBridge

Киргизия

Himera Search