Швейцарские Системы автоматизации документооборота (САД)

Системы автоматизации документооборота (САД, англ. Automated Document Management Systems, ADM) — это комплекс программных и технических решений, который автоматизирует полный цикл работы с документами: от их создания и регистрации до согласования, маршрутизации, хранения и архивирования, обеспечивая прозрачность, скорость и управляемость документооборота в рамках корпоративных стандартов.

Автоматизированный документооборот — это деятельность, направленная на оптимизацию и повышение эффективности работы с документами в организации посредством применения программных и технических решений. Она включает в себя автоматизацию всех этапов жизненного цикла документа: от создания и регистрации до согласования, маршрутизации, хранения и архивирования. Автоматизированный документооборот позволяет обеспечить соблюдение корпоративных стандартов, повысить скорость обработки документов, улучшить контроль и прозрачность процессов, снизить количество ошибок и потерь, а также оптимизировать использование ресурсов.

Автоматизированный документооборот как процесс, позволяет фокусироваться на следующих аспектах деятельности:

• сокращение времени на рутинные операции с документами,
• минимизация вероятности ошибок при обработке документов,
• обеспечение безопасного хранения и доступа к документам,
• упрощение поиска и извлечения необходимых документов,
• возможность отслеживания текущего статуса документа и истории его изменений,
• стандартизация процессов работы с документами,
• повышение уровня контроля над документооборотом.

Внедрение систем автоматизации документооборота (САД) существенно трансформирует деловую деятельность организаций, делая процессы более предсказуемыми и управляемыми. Цифровые (программные) решения играют ключевую роль в этом процессе, поскольку они обеспечивают необходимую инфраструктуру и инструменты для эффективной автоматизации документооборота, позволяя организациям адаптироваться к современным требованиям бизнеса и рынка.

Системы автоматизации документооборота предназначены для автоматизации полного цикла работы с документами в организации. Они позволяют оптимизировать процессы создания, регистрации, согласования, маршрутизации, хранения и архивирования документов, обеспечивая при этом соблюдение корпоративных стандартов и правил документооборота.

Функциональное предназначение систем автоматизации документооборота заключается в повышении эффективности работы с документами, обеспечении прозрачности и управляемости документооборота, сокращении времени на рутинные операции и минимизации вероятности ошибок. Такие системы способствуют унификации процессов обработки документов, облегчают поиск и доступ к необходимой информации, а также обеспечивают безопасное хранение и архивирование документов с возможностью их быстрого восстановления при необходимости.

Администрирование

Возможность администрирования позволяет осуществлять настройку и управление функциональностью системы, а также управление учётными записями и правами доступа к системе.

Импорт/экспорт данных

Возможность импорта и/или экспорта данных в продукте позволяет загрузить данные из наиболее популярных файловых форматов или выгрузить рабочие данные в файл для дальнейшего использования в другом ПО.

Многопользовательский доступ

Возможность многопользовательской доступа в программную систему обеспечивает одновременную работу нескольких пользователей на одной базе данных под собственными учётными записями. Пользователи в этом случае могут иметь отличающиеся права доступа к данным и функциям программного обеспечения.

Наличие API

Часто при использовании современного делового программного обеспечения возникает потребность автоматической передачи данных из одного ПО в другое. Например, может быть полезно автоматически передавать данные из Системы управления взаимоотношениями с клиентами (CRM) в Систему бухгалтерского учёта (БУ). Для обеспечения такого и подобных сопряжений программные системы оснащаются специальными Прикладными программными интерфейсами (англ. API, Application Programming Interface). С помощью таких API любые компетентные программисты смогут связать два программных продукта между собой для автоматического обмена информацией.

Отчётность и аналитика

Наличие у продукта функций подготовки отчётности и/или аналитики позволяют получать систематизированные и визуализированные данные из системы для последующего анализа и принятия решений на основе данных.

По оценке аналитического центра Soware, в 2026 году на рынке систем автоматизации документооборота (САД) можно ожидать усиления тенденций к интеграции с другими корпоративными системами, развития возможностей работы с неструктурированными данными, повышения уровня безопасности и применения технологий искусственного интеллекта для автоматизации рутинных процессов. Среди ключевых трендов:

• Интеграция с системами бизнес-аналитики. САД будут предоставлять более глубокие аналитические возможности, интегрируясь с платформами бизнес-аналитики для анализа документооборота и выявления тенденций.

• Применение технологий машинного обучения. Алгоритмы машинного обучения будут использоваться для автоматического классификации документов, определения маршрутов согласования и выявления аномалий в документообороте.

• Развитие облачных решений. Увеличение доли облачных САД, обеспечивающих гибкость масштабирования, снижение затрат на инфраструктуру и упрощение развёртывания систем.

• Усиление мер кибербезопасности. Внедрение продвинутых методов шифрования, многофакторной аутентификации и систем обнаружения вторжений для защиты конфиденциальных данных.

• Бесшовная интеграция с офисными приложениями. САД будут предлагать более тесную интеграцию с популярными офисными пакетами и инструментами совместной работы, упрощая создание и редактирование документов.

• Использование блокчейна для обеспечения целостности данных. Применение распределённых реестров для отслеживания изменений в документах и подтверждения их подлинности и неизменности.

• Развитие мобильных версий и интерфейсов. Расширение возможностей работы с САД через мобильные устройства, включая поддержку офлайн-режима и синхронизации данных.

Гонконг (Китай)

ParaDM

Турция

DivvyDrive

Великобритания

Ideagen PleaseReview

Швеция

CloudMe

Объединенные Арабские Эмираты

FileOrbis, Arcmate

Австрия

Papyrus WebArchive

Латвия

ONLYOFFICE Docs

Австралия

Objective Connect, Objective Nexus

Канада

Orchestry Platform, BlackBerry Workspaces, OpenText Content Manager, OpenText Hightail, OpenText Core Content Management

Китай

Lenovo Filez, AnyShare, Cloud Infinite

Япония

Therefore

Франция

C6 Any, Intalio Document Management, GetCollective, Oodrive, NetExplorer

Швейцария

Tresorit, Fabasoft PROCECO, Acronis Cyber Files

Южная Африка

Kyocera Enterprise Information Manager, Archiflow

Россия

Flow, АСМО-документооборот, A2B, Олимп Делопроизводство, LDM.Документооборот, Directum Lite, Directum СЭД+, Directum RX, LDM.Express, Visary СЭД, Симфония, Ведок, Hrlink, EasyDocs, CorePlat, Docsvision, Кайтен, Т-КЭДО, DataWIZARD, Кворум, LERADATA, Энфорс, Flexbby, Такснет-Референт, DocGuide, TL-FIN, КСЭД, АТАЧ, TurboContract, LegalDoc.AI, Lexema-ECM, Атом.Контент, Доклиб, ДелФин, AN-Doc, Cross Engineering Телескоп, ДОКС, SmartServices, Smart-Support, АргусДок.Сервер, ПрофПроцесс, SGTK-ФАКТОРИНГ, NeoWell, IRMACOM, NeoLand, А4.Инциденты, EnDocs, Оптиматика, MED-Архив+, А4.ТИР, Контрактиум, DropCat, Такском–Ручка, Такском–Транспорт, АТМ.КЭДО, Соло.Документооборот, Docs5, HRFile, Листоход, Демонстратор, АгроС, СФЕРАБАЙТ, Annotate, ELMA365 CSP, Rbot, ЭльДокА, Экзон ПИР, Result-Systems, CompanyMedia, Тесса, ТЕЗИС, NextDoc, АРМ-ВТД, 1С-ЭДО, Отчет.ру, 1С:Документооборот, Доку-Сфера, DocsinBox, СУПеР, ПроВЭД

Сингапур

Enadoc Enterprise Content Management, EasiShare

Индия

OspynDocs, dMACQ DMS, Zoho WorkDrive

США

SOLIXCloud Enterprise Content Services, FilesAnywhere, AppXtender, Syncplicity, Google Drive, Hitachi Vantara File Gateway, Dropbox, Resilio Sync, Laserfiche, Axcient x360Sync, DynaFile, Xerox DocuShare, ELO ECM Suite, AODocs, Veladocs, Systemware, Wrapsody eCo, Rocket Mobius, Iron Mountain InSight Content Management, KnowledgeLake Platform, VisualVault, IBM FileNet Content Manager, IBM Content Manager OnDemand, IBM Content Manager, Oracle WebCenter Content, Docstar, FileCloud, M-Files, FileBound, OneDrive, Amazon WorkDocs, OneHub, Epicor Enterprise Content Management

Германия

leitzcloud, DRACOON, d.velop, d.velop Document Management, idgard, enaio, yuuvis Momentum, TeamDrive, ownCloud