Австрийские Системы безбумажного документооборота

Системы безбумажного документооборота (СБД, англ. Paperless Document Management Systems, PLDM) — это комплексные цифровые решения, которые позволяют полностью исключить или существенно сократить использование бумажных носителей в делопроизводстве, обеспечивая автоматизацию всех процессов создания, обработки и хранения документов в электронном формате. Они способствуют экономии ресурсов, ускорению рабочих процессов, повышению безопасности данных и снижению негативного воздействия на окружающую среду.

Безбумажный документооборот — это деятельность, направленная на организацию работы с документами в электронном виде, исключающая или существенно сокращающая использование бумажных носителей. Она включает в себя автоматизацию процессов создания, обработки, согласования, подписания, хранения и передачи документов, обеспечивая эффективное взаимодействие между участниками бизнес-процессов и государственными органами. Внедрение безбумажного документооборота позволяет оптимизировать рабочие процессы, снизить затраты на печать и хранение бумажных документов, повысить скорость обмена информацией, улучшить безопасность и конфиденциальность данных, а также минимизировать воздействие на окружающую среду.

Безбумажный документооборот как процесс, позволяет фокусироваться на следующих аспектах деятельности:

• сокращение использования бумажных носителей,
• автоматизация документооборота,
• ускорение процессов обработки документов,
• повышение уровня защиты информации,
• оптимизация затрат на печать и хранение документов,
• улучшение взаимодействия между подразделениями и внешними контрагентами,
• снижение экологического воздействия.

Важную роль в реализации безбумажного документооборота играют цифровые (программные) решения — системы безбумажного документооборота (СБД), которые предоставляют необходимый инструментарий для автоматизации всех этапов работы с документами и обеспечивают интеграцию с другими корпоративными информационными системами.

Системы безбумажного документооборота предназначены для автоматизации процессов создания, обработки и хранения документов в электронном формате, что позволяет минимизировать или полностью исключить использование бумажных носителей в делопроизводстве. Они обеспечивают интеграцию различных функциональных модулей, позволяющих осуществлять маршрутизацию документов, контролировать их исполнение, обеспечивать доступ к ним в соответствии с заданными правами и ролями пользователей, а также вести учёт и анализ документооборота в организации.

Функциональное предназначение систем безбумажного документооборота заключается также в оптимизации рабочих процессов и повышении эффективности делопроизводства. Такие системы способствуют сокращению временных затрат на обработку документов, улучшению взаимодействия между структурными подразделениями и внешними контрагентами, повышению уровня безопасности и конфиденциальности данных, а также снижению материальных затрат на печать, хранение и транспортировку бумажных документов. Кроме того, внедрение систем безбумажного документооборота способствует уменьшению экологического воздействия, связанного с использованием бумажных носителей.

Администрирование

Возможность администрирования позволяет осуществлять настройку и управление функциональностью системы, а также управление учётными записями и правами доступа к системе.

Импорт/экспорт данных

Возможность импорта и/или экспорта данных в продукте позволяет загрузить данные из наиболее популярных файловых форматов или выгрузить рабочие данные в файл для дальнейшего использования в другом ПО.

Многопользовательский доступ

Возможность многопользовательской доступа в программную систему обеспечивает одновременную работу нескольких пользователей на одной базе данных под собственными учётными записями. Пользователи в этом случае могут иметь отличающиеся права доступа к данным и функциям программного обеспечения.

Наличие API

Часто при использовании современного делового программного обеспечения возникает потребность автоматической передачи данных из одного ПО в другое. Например, может быть полезно автоматически передавать данные из Системы управления взаимоотношениями с клиентами (CRM) в Систему бухгалтерского учёта (БУ). Для обеспечения такого и подобных сопряжений программные системы оснащаются специальными Прикладными программными интерфейсами (англ. API, Application Programming Interface). С помощью таких API любые компетентные программисты смогут связать два программных продукта между собой для автоматического обмена информацией.

Отчётность и аналитика

Наличие у продукта функций подготовки отчётности и/или аналитики позволяют получать систематизированные и визуализированные данные из системы для последующего анализа и принятия решений на основе данных.

По оценке аналитиков Soware, в 2026 году на рынке систем безбумажного документооборота (СБД) можно ожидать усиления тенденций к интеграции с другими корпоративными информационными системами, развития технологий искусственного интеллекта для автоматизации обработки документов, повышения уровня безопасности и защиты данных, а также расширения возможностей мобильного доступа и работы с документами в облачных средах.

Системы безбумажного документооборота в 2026 году будут развиваться с высоким фокусом внимания на следующие тренды:

• Интеграция с ERP и CRM-системами. СБД будут более тесно интегрироваться с системами управления ресурсами предприятия и взаимоотношениями с клиентами, что позволит автоматизировать обмен данными и улучшить координацию бизнес-процессов.

• Применение машинного обучения. Алгоритмы машинного обучения будут использоваться для автоматического распознавания и классификации документов, извлечения ключевых данных, что существенно ускорит обработку больших объёмов информации.

• Усиление мер кибербезопасности. В связи с ростом числа киберугроз разработчики СБД будут внедрять более продвинутые механизмы шифрования, многофакторной аутентификации и мониторинга утечек данных.

• Развитие облачных решений. СБД всё чаще будут предоставляться как облачные сервисы, что обеспечит гибкость масштабирования, снижение затрат на инфраструктуру и упрощение доступа к документам из любой точки.

• Мобильные технологии. Увеличится количество мобильных приложений и веб-интерфейсов, позволяющих работать с документами на смартфонах и планшетах, что повысит мобильность и оперативность бизнес-процессов.

• Блокчейн-технологии. Внедрение блокчейна для обеспечения неизменности и прозрачности документооборота, особенно в сферах, где важна верификация и отслеживание истории изменений документов.

• Персонализация пользовательского интерфейса. СБД будут предлагать более гибкие настройки интерфейса и рабочих процессов, учитывающие индивидуальные потребности пользователей и специфику бизнес-процессов компаний.

Гонконг (Китай)

ParaDM

Турция

DivvyDrive

Великобритания

Ideagen PleaseReview

Швеция

CloudMe

Объединенные Арабские Эмираты

FileOrbis, Arcmate

Австрия

Papyrus WebArchive

Латвия

ONLYOFFICE Docs

Австралия

Objective Connect, Objective Nexus

Канада

Orchestry Platform, BlackBerry Workspaces, OpenText Content Manager, OpenText Hightail, OpenText Core Content Management

Китай

Lenovo Filez, AnyShare, Cloud Infinite

Япония

Therefore

Франция

C6 Any, Intalio Document Management, GetCollective, Oodrive, NetExplorer

Швейцария

Tresorit, Fabasoft PROCECO, Acronis Cyber Files

Южная Африка

Kyocera Enterprise Information Manager, Archiflow

Россия

Flow, АСМО-документооборот, A2B, Олимп Делопроизводство, LDM.Документооборот, Directum Lite, Directum СЭД+, Directum RX, LDM.Express, Visary СЭД, Симфония, Ведок, Hrlink, EasyDocs, CorePlat, Docsvision, Кайтен, Т-КЭДО, DataWIZARD, Кворум, LERADATA, Энфорс, Flexbby, Такснет-Референт, DocGuide, TL-FIN, КСЭД, АТАЧ, TurboContract, LegalDoc.AI, Lexema-ECM, Атом.Контент, Доклиб, ДелФин, AN-Doc, Cross Engineering Телескоп, ДОКС, SmartServices, Smart-Support, АргусДок.Сервер, ПрофПроцесс, SGTK-ФАКТОРИНГ, NeoWell, IRMACOM, NeoLand, А4.Инциденты, EnDocs, Оптиматика, MED-Архив+, А4.ТИР, Контрактиум, DropCat, Такском–Ручка, Такском–Транспорт, АТМ.КЭДО, Соло.Документооборот, Docs5, HRFile, Листоход, Демонстратор, АгроС, СФЕРАБАЙТ, Annotate, ELMA365 CSP, Rbot, ЭльДокА, Экзон ПИР, Result-Systems, CompanyMedia, Тесса, ТЕЗИС, NextDoc, АРМ-ВТД, 1С-ЭДО, Отчет.ру, 1С:Документооборот, Доку-Сфера, DocsinBox, СУПеР, ПроВЭД

Сингапур

Enadoc Enterprise Content Management, EasiShare

Индия

OspynDocs, dMACQ DMS, Zoho WorkDrive

США

SOLIXCloud Enterprise Content Services, FilesAnywhere, AppXtender, Syncplicity, Google Drive, Hitachi Vantara File Gateway, Dropbox, Resilio Sync, Laserfiche, Axcient x360Sync, DynaFile, Xerox DocuShare, ELO ECM Suite, AODocs, Veladocs, Systemware, Wrapsody eCo, Rocket Mobius, Iron Mountain InSight Content Management, KnowledgeLake Platform, VisualVault, IBM FileNet Content Manager, IBM Content Manager OnDemand, IBM Content Manager, Oracle WebCenter Content, Docstar, FileCloud, M-Files, FileBound, OneDrive, Amazon WorkDocs, OneHub, Epicor Enterprise Content Management

Германия

leitzcloud, DRACOON, d.velop, d.velop Document Management, idgard, enaio, yuuvis Momentum, TeamDrive, ownCloud