Системы управления отгулами сотрудников

Системы управления отгулами сотрудников (СУОС, англ. Employee Day Off Management Systems, EDOM) — это специализированные программные решения, которые позволяют организациям эффективно управлять и контролировать отгулы и отпуска своих сотрудников.

Управление отгулами сотрудников – это процесс планирования, одобрения и контроля за использованием сотрудниками различных видов отпусков, таких как ежегодный оплачиваемый отпуск, отпуск по болезни, отпуск по уходу за ребёнком, отпуск в связи с тяжёлой утратой и другие виды отгулов. Этот процесс направлен на обеспечение баланса между потребностями сотрудников и стратегическими целями организации, а также на минимизацию финансовых и организационных рисков.

Основные аспекты управления отгулами сотрудников:

• Планирование отпусков: Сотрудники должны заранее планировать свои отпуска, чтобы минимизировать негативное влияние на рабочий процесс. Это позволяет руководству и коллегам лучше подготовиться к отсутствию сотрудника и распределить его обязанности между другими членами команды.

• Одобрение отгулов: Процесс одобрения отгулов должен быть прозрачным и понятным для всех участников. Руководители команд или отдел кадров оценивают необходимость и возможность предоставления отпуска, учитывая как интересы сотрудника, так и потребности организации.

• Работа из дома: В случаях, когда сотрудник не может физически присутствовать на рабочем месте из-за личных обстоятельств, ему может быть предоставлена возможность работать из дома. Это позволяет сотруднику выполнить свои обязанности, сохраняя при этом баланс между работой и личной жизнью.

• Ограничения и гибкость: Несмотря на важность предоставления отгулов, необходимо устанавливать определённые ограничения и правила, чтобы избежать злоупотреблений и обеспечить эффективное функционирование организации. Однако важно подходить к этому вопросу с пониманием и гибкостью, учитывая индивидуальные обстоятельства сотрудников.

• Программное обеспечение для управления отгулами: Использование специализированного программного обеспечения может значительно упростить процесс управления отгулами, автоматизировать рутинные задачи и обеспечить централизованный доступ ко всей необходимой информации.

Эффективное управление отгулами способствует повышению удовлетворённости сотрудников, снижению текучести кадров и укреплению корпоративной культуры, основанной на взаимном уважении и поддержке.

Системы управления отгулами сотрудников предназначены для автоматизации и упрощения процесса отслеживания, управления и утверждения запросов сотрудников на отгулы. Они позволяют организациям эффективно управлять рабочим временем своих сотрудников, обеспечивая соблюдение трудового законодательства и политики использования отгулов. Эти системы помогают предотвратить ошибки, связанные с ручным управлением отгулами, и способствуют улучшению удержания сотрудников за счёт повышения прозрачности и справедливости в процессе предоставления отгулов.

Системы управления отгулами сотрудников в основном используют следующие группы пользователей:

• кадровые службы и отделы управления персоналом крупных и средних предприятий, которые нуждаются в автоматизации процессов учёта и контроля времени отдыха сотрудников;
• HR-специалисты и менеджеры по персоналу, ответственные за соблюдение трудового законодательства и корректное распределение рабочего времени;
• руководители подразделений и топ-менеджеры, которым необходима актуальная информация о наличии сотрудников на рабочих местах и планировании их отпусков и отгулов;
• бухгалтерские и финансовые подразделения, которые используют данные о времени отдыха для расчёта заработной платы, компенсаций и других выплат;
• компании с распределёнными командами и удалёнными сотрудниками, где важно отслеживать рабочее время и время отдыха в разных часовых поясах и локациях.

Администрирование

Возможность администрирования позволяет осуществлять настройку и управление функциональностью системы, а также управление учётными записями и правами доступа к системе.

Аналитика персонала (HR)

Функции Аналитики персонала (HR) позволяют собирать данные, анализировать ситуацию в области кадрового менеджмента и извлекать полезные выводы для повышения принятия решений в области управления персоналом. Среди отслеживаемых метрик могут быть текучесть кадров, удовлетворённость персонала, распределения сотрудников по возрастному, половому и иным признакам

Видео-интервьюирование

Функции Видео-интервьюирования позволяют рекрутинговой службе компании проводить собеседования с кандидатами на вакантные места. Возможности видеорекрутинга в различных системах могут быть реализованы по-разному: либо как инструмент удобного для рекрутера взаимодействия с соискателем в режиме реального времени, либо как инструмент автоматического проведения интервью с использованием ранее записанных видео-вопросов

Импорт/экспорт данных

Возможность импорта и/или экспорта данных в продукте позволяет загрузить данные из наиболее популярных файловых форматов или выгрузить рабочие данные в файл для дальнейшего использования в другом ПО.

Кадровое делопроизводство

Функции Кадрового делопроизводства позволяют вести кадровый учёт и документооборот в соответствии с требованиями законодательства, обеспечивая необходимый уровень соответствия и прозрачности организации

Многопользовательский доступ

Возможность многопользовательской доступа в программную систему обеспечивает одновременную работу нескольких пользователей на одной базе данных под собственными учётными записями. Пользователи в этом случае могут иметь отличающиеся права доступа к данным и функциям программного обеспечения.

Наличие API

Часто при использовании современного делового программного обеспечения возникает потребность автоматической передачи данных из одного ПО в другое. Например, может быть полезно автоматически передавать данные из Системы управления взаимоотношениями с клиентами (CRM) в Систему бухгалтерского учёта (БУ). Для обеспечения такого и подобных сопряжений программные системы оснащаются специальными Прикладными программными интерфейсами (англ. API, Application Programming Interface). С помощью таких API любые компетентные программисты смогут связать два программных продукта между собой для автоматического обмена информацией.

Отчётность и аналитика

Наличие у продукта функций подготовки отчётности и/или аналитики позволяют получать систематизированные и визуализированные данные из системы для последующего анализа и принятия решений на основе данных.

Оценка 360 градусов

Функции Оценки 360 градусов позволяют собирать и управлять отзывами (в т.ч. анонимными) о сотрудниках от коллег, руководителей и подчинённых. Обратная связь о работе сотрудника далее может быть использована как самим сотрудником для выявления возможностей для личностного роста, так и руководителями для оценки результатов работы сотрудника

Подбор персонала и ведение соискателей

Функции Подбора персонала и ведения соискателей предоставляют возможности систематической работы с собственными вакансиями и со сведениями о кандидатах на замещение должностей в компании, организации мероприятий по отбору кандидатов, проведению собеседований, тестовых заданий и контролю прохождения испытательного срока

Управление адаптацией

Функции Управления адаптацией позволяют контролировать интеграцию новых сотрудников в организацию, или приспособление сотрудников при переходе на новые должности, включая планирование обучений, проведение контрольных мероприятий и ведение данных о процессе курирования

Управление выплатами

Функции Управления выплатами позволяют планировать, контролировать перечисление и анализировать операции по денежным выплатам сотрудникам: заработную плату, премии, налоги, вычеты, пенсионные отчисления, внутриорганизационные компенсации, надбавки, субсидии и иные денежные выплаты сотрудникам

Управление жизненным циклом сотрудника

Функции Управления жизненным циклом сотрудника позволяют отслеживать статус и сведения нахождения сотрудников на различных этапах жизненного цикла, таких как набор, испытательный срок, адаптация, управление льготами, развитие и удержание сотрудников. Такие функции позволяют объединить все данные и процессы вокруг сотрудника, управляя взаимоотношениями с сотрудником централизованно вне зависимости от фазы жизненного цикла сотрудника в организации и аспекта управления

Управление обратной связью

Функции Управления обратной связью позволяют собирать отзывы (замечания, предложения, комментарии) от сотрудников о качестве работы компании как в отношении внутренних процессов, так и в отношении производимых продуктов и услуг компании. Такие отзывы могут быть использованы для оценки качества работы компании, внесения улучшений в процессы, и вместе с тем позволяют улучшать внутриорганизационный и командный климат

Управление системой оплаты труда

Функции Управления системой оплаты труда позволяют систематизировано для всей организации управлять базовыми окладами, премиями, компенсациями, долгосрочными программами стимулирования и бюджетировать оклады сотрудников организации

Управление социальным пакетом

Функции Управления социальным пакетом позволяют планировать, систематизировать и учитывать все виды пособий работникам (предоставляемых в рамках социального пакета). Программа также может позволить сотрудникам участвовать в учёте льгот через систему, минимизируя ошибки. Такие возможности позволяют сотрудникам определить и использовать все применимые к ним преимущества социального пакета для их конкретного случая

Управление эффективностью и КПЭ

Функции Управления эффективностью и КПЭ (Ключевыми показателями эффективности, KPI) позволяют планировать цели и масштабные задачи сотрудников, оценивать эффективность (ежеквартально, полугодично или ежегодно) и фиксировать оценки эффективности и результаты обратной связи между сотрудником и его руководителем

Учёт командировок

Функции Учёта командировок позволяют управлять данными о командировках и деловых поездках сотрудников: планировать командировки, вести учёт командировочных расходов сотрудников и обеспечивать ведение прочих сведений, связанных с командировками

Учёт отгулов и отпусков

Функции Учёта отгулов и отпусков позволяют вести, планировать и анализировать данные об отсутствии сотрудников с учётом вариантов причин отсутствия, необходимых для обеспечения договорённостей между организацией и сотрудником и для целей последующего расчёта заработной платы

Учёт рабочего времени и посещаемости

Функции Учёта рабочего времени и посещаемости позволяют вести данные о посещаемости и отсутствию сотрудников. Такие возможности необходимы для поддержания распорядка дня в компании и обеспечения договорённостей о временнОм режиме работы между организацией и сотрудником

База данных резюме

Наличие Базы данных резюме позволяет использовать при поиске сотрудников и подборе персонала готовую базу кандидатов, самостоятельно разместивших свои резюме. Обычно такая база размещается на крупных работных сайтах и специализированных отраслевых интернет-порталах с функцией поиска работы/сотрудников

База данных соискателей

Ведение Базы данных соискателей позволяет управлять и обновлять основные сведения о кандидатах на открытые вакансии в формате централизованной базы данных. Данная база данных включает информацию о списке вакансий, списке кандидатов, их компетенциях, предыдущем опыте работы, сведения об образовании, курсах и сертификатах

База данных сотрудников

Ведение Базы данных сотрудников позволяет управлять и обновлять основные сведения о работниках в формате централизованной базы данных. Такая база данных хранит информацию о должности, компетенциях, предыдущем опыте работы и других данных сотрудника

На основе своего экспертного мнения Соваре рекомендует наиболее внимательно подходить к выбору решения. При выборе программного продукта из функционального класса систем управления отгулами сотрудников (СУОС) необходимо учитывать ряд ключевых факторов, которые определят эффективность внедрения и использования системы в организации. Прежде всего, следует оценить масштаб деятельности компании: для малого бизнеса подойдут более простые и доступные решения с базовым набором функций, тогда как крупным корпорациям потребуются масштабируемые системы с расширенными возможностями интеграции с другими корпоративными информационными системами. Также важно учитывать отраслевые требования и специфику работы компании — например, в организациях с посменным графиком работы или с большим количеством удалённых сотрудников могут быть востребованы функции, позволяющие гибко управлять рабочим временем и учитывать особенности распределения отпусков и отгулов. Не менее значимы технические ограничения: необходимо проверить совместимость системы с существующей ИТ-инфраструктурой, требования к аппаратным и программным ресурсам, а также возможности обеспечения необходимого уровня информационной безопасности. Кроме того, стоит обратить внимание на функциональность системы, включая наличие инструментов для автоматизации расчёта отпускных и отгулов, формирования отчётности, управления запросами на отгулы, а также возможности кастомизации под нужды конкретной организации.

Ключевые аспекты при принятии решения:

• соответствие функциональности системы задачам организации (например, наличие модулей для учёта различных видов отпусков, инструментов для планирования рабочего времени, возможностей для анализа использования отгулов и отпусков);
• поддержка интеграции с другими системами (например, с системами управления персоналом, бухгалтерскими программами, системами электронного документооборота);
• возможность масштабирования системы в соответствии с ростом компании и изменением бизнес-процессов;
• наличие механизмов обеспечения информационной безопасности (например, аутентификация и авторизация пользователей, шифрование данных, аудит действий пользователей);
• удобство интерфейса и простота использования для конечных пользователей (например, интуитивно понятный интерфейс, наличие мобильных приложений, возможность настройки отображения информации);
• соответствие отраслевым стандартам и нормативным требованиям (например, требованиям законодательства о труде, стандартам обработки персональных данных);
• наличие технической поддержки и обновлений со стороны разработчика, возможность обучения пользователей и получения консультационных услуг.

Выбор СУОС должен быть обоснован не только текущими потребностями организации, но и перспективами её развития. Важно также учитывать репутацию разработчика и отзывы других компаний, уже использующих данную систему, что позволит снизить риски, связанные с внедрением и эксплуатацией программного продукта.

Программные системы управления отгулами сотрудников помогают автоматизировать и упростить процессы учета и управления отгулами сотрудников, что позволяет организациям более эффективно планировать ресурсы и поддерживать рабочий режим.

Классификатор программных продуктов Соваре определяет конкретные функциональные критерии для систем. Системы управления отгулами сотрудников должны включать в себя следующие функции:

• Учёт рабочего времени и отгулов: система позволяет отслеживать количество рабочего времени, отгулы и отпуска каждого сотрудника.

• Запросы на отгул: сотрудники могут подавать электронные запросы на отгулы через систему, указывая даты, тип отгула и причину.

• Одобрение запросов: руководители и уполномоченные лица могут просматривать и одобрять или отклонять запросы на отгулы, основываясь на доступности ресурсов и организационных потребностях.

• Графики отгулов: система позволяет создавать графики отгулов для всего коллектива или отдельных групп сотрудников, что помогает планировать и управлять отсутствиями.

• Учетные записи истории: система сохраняет и ведет учет всех запросов, изменений и одобрений отгулов, что обеспечивает прозрачность и исторический контекст.

В соответствие с аналитическими прогнозами Soware, в 2026 году на рынке систем управления отгулами сотрудников (СУОС) продолжат развиваться тенденции, связанные с углублением интеграции с корпоративными системами, расширением применения технологий искусственного интеллекта, развитием мобильных решений, усилением безопасности данных, совершенствованием аналитических возможностей и персонализацией пользовательского опыта. Среди ключевых трендов можно выделить:

• Интеграция с системами бизнес-аналитики. СУОС будут интегрироваться с платформами бизнес-аналитики для более глубокого анализа использования рабочего времени и оптимизации кадровых ресурсов, что позволит выявлять скрытые закономерности и улучшать планирование работы подразделений.

• Развитие предсказательных моделей. Алгоритмы машинного обучения станут более совершенными, позволяя точнее прогнозировать потребности в персонале с учётом сезонных колебаний, специфических проектов и других факторов, влияющих на распределение рабочих ресурсов.

• Расширение функционала мобильных приложений. Мобильные версии СУОС получат дополнительные возможности для отслеживания рабочего времени, планирования отпусков и отгулов, а также для получения уведомлений о статусе заявок и изменений в графике работы.

• Усиление защиты данных. Разработчики СУОС будут внедрять более продвинутые методы шифрования, системы обнаружения вторжений и механизмы защиты от утечек данных, чтобы минимизировать риски кибератак и несанкционированного доступа.

• Углубление аналитических возможностей. СУОС начнут предоставлять детализированные отчёты с использованием дашбордов и интерактивных визуализаций, что упростит анализ распределения рабочего времени, эффективности использования отпусков и отгулов на уровне отдельных подразделений и компании в целом.

• Внедрение продвинутых чат-ботов. Чат-боты и голосовые помощники получат возможность не только отвечать на вопросы, но и помогать в составлении заявок на отгулы и отпуска, предлагая оптимальные варианты с учётом текущего графика работы и загруженности сотрудника.

• Персонализация пользовательского интерфейса. СУОС будут предлагать более гибкие настройки интерфейса, позволяя пользователям выбирать предпочтительные способы отображения информации, настраивать уведомления и адаптировать функционал под индивидуальные рабочие процессы.

Россия

АСМО-зарплата, ТопФактор: Личный кабинет сотрудника, 1С:Управление по целям и KPI, БОСС-Кадровик, Рули24 Управление персоналом, FaceTimer, Goodt WFM, Imredi WFM, Timetta, Shtab, Saby HRM — Учет и контроль рабочего времени, Монолит: Персонал, EmplDocs, Saby Staff — Зарплата и кадры, АСМО-управление персоналом, BSC Табель, Стахановец, AtTrack, Росатом HCM, ОфисМЕТРИКА, BioTime, Bitcop, CrocoTime, Webasyst Удаленка, Контур.Персонал

США

OrangeHRM, ActivTrak, Clockify

Украина

Yaware.HRM

Германия

IceHrm

Индия

Zoho People, Truein, SuperHRMS