Описание системы ЭЛАР-СААД

ЭЛАР-СААД — это система автоматизации архивного дела для управления номенклатурой и учётом дел, формирования топографии архива и контроля доступа пользователей. Программный продукт ЭЛАР-СААД от компании-разработчика Элар предназначен для автоматизации процессов ведения архивного делопроизводства в организациях: формирования и ведения номенклатур дел, учёта и хранения данных о документах (включая электронные), организации топографии архивохранилища, управления доступом пользователей к ресурсам системы и обеспечения процессов выдачи и приёма дел.

Система ЭЛАР-СААД ориентирована на сотрудников архивных подразделений и специалистов по делопроизводству, которые отвечают за формирование, учёт и хранение архивных дел, а также за управление номенклатурой дел и топографией архивохранилища в организациях.

Система будет полезна компаниям с развитой документооборотной инфраструктурой — крупным корпорациям, государственным и муниципальным учреждениям, холдингам, а также организациям с большим объёмом архивных данных в различных отраслях, включая образование, здравоохранение, промышленность и бизнес-структуры.

Функциональные возможности ЭЛАР-СААД:

• Формирование оргструктур. Платформа позволяет создавать и вести текущую и планируемую организационные структуры организации, что способствует упорядочению внутренних процессов и облегчает управление делопроизводством и архивными данными.

• Ведение номенклатуры дел. Система обеспечивает формирование и актуализацию номенклатур дел, что позволяет систематизировать документацию, упростить поиск и учёт архивных материалов в соответствии с установленными стандартами.

• Управление данными о делах. ЭЛАР-СААД предоставляет инструменты для ввода, хранения и выдачи информации о делах различного типа (постоянного и временного хранения, по личному составу), включая те, что находятся в подразделениях или переданы в архив.

• Работа с электронными документами. Платформа поддерживает ввод данных дел, в том числе электронных документов, из файловой системы и специального хранилища, что расширяет возможности цифровизации делопроизводства.

• Создание сдаточных описей и актов. Система позволяет формировать сдаточные описи, акты на выделение дел к уничтожению, описи дел с отметкой ЭПК, что необходимо для соблюдения процедур архивирования и утилизации документов.

• Передача дел в архив. ЭЛАР-СААД упрощает процесс передачи дел из подразделений в архив по сдаточным описям, обеспечивая корректность и своевременность перемещения документов.

• Учёт и выдача дел. Платформа позволяет формировать книги выдачи дел, учитывать заказы-требования и акты на получение дел, а также осуществлять выдачу и приёмку дел, что повышает эффективность работы с архивными материалами.

• Ретроспективный ввод данных. Система даёт возможность вводить в архив дела за предыдущие отчётные периоды с формированием сдаточных описей и годовых разделов номенклатуры, что важно для сохранения исторической информации и обеспечения её доступности.

• Управление фондами организации. ЭЛАР-СААД предоставляет инструменты для создания и ведения фондов организации, что способствует систематизации архивных материалов и облегчает их последующее использование.