Мессенджер для корпоративного общения c функцией Расшифровка и транскрибация

Мессенджер для корпоративного общения (КМ, англ. Corporate Messengers, CM) – это специализированное программное обеспечение для организации делового общения внутри компании, предоставляющее функционал обмена мгновенными сообщениями, создания групповых чатов, передачи файлов, ведения истории переписки и интеграции с корпоративными системами, обеспечивающее безопасную и эффективную коммуникацию между сотрудниками.

Напиши на экспертном уровне без указания принципов и брендов Мгновенное корпоративное общение — это форма коммуникации в рамках организации, которая позволяет сотрудникам обмениваться информацией и взаимодействовать в режиме реального времени. Оно осуществляется с помощью цифровых инструментов и платформ, обеспечивающих быструю и эффективную передачу данных между участниками рабочего процесса.

Основные характеристики мгновенного корпоративного общения:

• Использование специализированных сервисов: для организации общения применяются корпоративные мессенджеры, системы управления проектами, платформы для видеоконференций и другие ИТ-решения, которые обеспечивают удобный и быстрый обмен сообщениями.

• Высокая скорость передачи информации: сообщения доставляются получателям практически мгновенно, что позволяет оперативно решать рабочие задачи и принимать решения.

• Мультиформатность: возможность обмена текстовыми сообщениями, файлами, аудио- и видеозаписями расширяет возможности для взаимодействия и делает коммуникацию более насыщенной и информативной.

• Доступность с различных устройств: сотрудники могут участвовать в общении с компьютеров, смартфонов и других гаджетов, что обеспечивает гибкость и удобство взаимодействия независимо от их местоположения.

Мгновенное корпоративное общение способствует улучшению координации между отделами и сотрудниками, ускорению принятия решений, повышению общей продуктивности и созданию более открытой и коллаборативной культуры внутри организации.

Мессенджер для корпоративного общения предназначен для обеспечения структурированной и эффективной коммуникации между сотрудниками внутри организации. Он позволяет осуществлять обмен сообщениями, файлами и документами в режиме реального времени, что способствует быстрому решению рабочих вопросов, улучшению координации действий и повышению общей продуктивности команды.

Процесс использования корпоративного мессенджера включает в себя не только прямую коммуникацию между сотрудниками, но и организацию групповых чатов, проведение видеоконференций, а также интеграцию с другими бизнес-приложениями. Это создаёт условия для гибкого и оперативного взаимодействия, позволяя команде оставаться связанной и продуктивной независимо от их физического местоположения.

Мессенджер для корпоративного общения в основном используют следующие группы пользователей:

• Штатные сотрудники — работники компании всех уровней, использующие мессенджер для ежедневной коммуникации и решения рабочих задач,
• Управленческий персонал — руководители и менеджеры, применяющие мессенджер для координации команд и контроля выполнения проектов,
• Проектные специалисты — члены проектных групп, взаимодействующие через мессенджер для обмена информацией и достижения целей проекта,
• ИТ-специалисты — технические сотрудники, обеспечивающие поддержку системы и решающие возникающие технические проблемы,
• HR-специалисты — сотрудники отдела кадров, использующие мессенджер для коммуникации с персоналом и организации корпоративных мероприятий,
• Внешние партнеры — представители подрядных организаций и фрилансеры с временным доступом для взаимодействия по рабочим вопросам,
• Администраторы системы — специалисты, отвечающие за настройку, поддержку и управление корпоративной коммуникационной платформой.

Администрирование

Возможность администрирования позволяет осуществлять настройку и управление функциональностью системы, а также управление учётными записями и правами доступа к системе.

Аудиоконференции

Функция Аудиоконференций позволяет проводить групповые голосовые звонки, где участники могут общаться, слышать друг друга, а также даже писать сообщения во время общения.

Видеоконференции

Функция Видеоконференций позволяет проводить онлайн-встречи и совещания между сотрудниками, партнёрами и клиентами. Она даёт возможность видеть и слышать друг друга, обмениваться информацией и совместно решать рабочие задачи.

Группировка контактов

Функция Группировки контактов позволяет объединять пользователей в группы на основе различных критериев, таких как отдел, проект или роль. Это упрощает поиск и общение с коллегами, а также обеспечивает лучшую организацию рабочих процессов.

Группировка чатов

Функция Группировки чатов позволяет объединять чаты в группы на основе определённых критериев, например, по отделам, темам или проектам. Это упрощает навигацию и облегчает работу с чатами, связанными общей тематикой.

Групповые чаты

Функция Групповые чаты позволяет создавать общие чаты для нескольких пользователей, обеспечивая им возможность общаться и делиться информацией одновременно. Эта функция полезна для координации действий, обсуждения проектов и поддержания связи между участниками.

Демонстрация экрана

Функция Демонстрация экрана позволяет показывать содержимое рабочего стола компьютера другим участникам видеоконференции. Такая функция удобна для проведения презентаций, обучения персонала и демонстрации рабочих процессов.

Запись созвонов

Функция Записи созвонов позволяет сохранять аудиозаписи разговоров сотрудников для защиты бизнеса, анализа эффективности работы персонала и контроля соблюдения коммерческой тайны.

Импорт/экспорт данных

Возможность импорта и/или экспорта данных в продукте позволяет загрузить данные из наиболее популярных файловых форматов или выгрузить рабочие данные в файл для дальнейшего использования в другом ПО.

Многопользовательский доступ

Возможность многопользовательской доступа в программную систему обеспечивает одновременную работу нескольких пользователей на одной базе данных под собственными учётными записями. Пользователи в этом случае могут иметь отличающиеся права доступа к данным и функциям программного обеспечения.

Наличие API

Часто при использовании современного делового программного обеспечения возникает потребность автоматической передачи данных из одного ПО в другое. Например, может быть полезно автоматически передавать данные из Системы управления взаимоотношениями с клиентами (CRM) в Систему бухгалтерского учёта (БУ). Для обеспечения такого и подобных сопряжений программные системы оснащаются специальными Прикладными программными интерфейсами (англ. API, Application Programming Interface). С помощью таких API любые компетентные программисты смогут связать два программных продукта между собой для автоматического обмена информацией.

Опросы

Функция Опросы позволяет собирать обратную связь от клиентов, улучшать взаимодействие с аудиторией, проводить маркетинговые исследования, активировать аудиторию и повышать узнаваемость бренда.

Отправка анимированных стикеров

Функция Отправки анимированных стикеров позволяет пользователям отправлять анимированные изображения, называемые стикерами, своим собеседникам. Эти стикеры могут быть использованы для украшения сообщений, выражения эмоций или обозначения определённых ситуаций.

Отправка изображений

Функция Отправки изображений позволяет отправлять и получать фотографии, картинки и другие графические файлы между участниками чата. Это полезно для обмена рабочими материалами, презентациями, иллюстрациями и другими визуальными элементами.

Отправка смайликов

Функция Отправки смайликов позволяет пользователям отправлять графические символы, называемые смайликами, своим собеседникам для передачи эмоций, настроения или обозначения определённых ситуаций. Смайлики могут использоваться вместе с текстом сообщения, чтобы сделать его более выразительным и понятным.

Отправка файлов

Функция Отправка файлов позволяет сотрудникам обмениваться различными типами файлов, такими как документы, изображения, аудио и видео, между собой и с коллегами из других отделов или филиалов компании.

Отчётность и аналитика

Наличие у продукта функций подготовки отчётности и/или аналитики позволяют получать систематизированные и визуализированные данные из системы для последующего анализа и принятия решений на основе данных.

Поддержка каналов

Функция Поддержки каналов позволяет создавать отдельные каналы для одностороннего обмена информацией и новостями внутри отдельной аудитории подписчиков. Это помогает быстро передавать и получать нужную информацию по определённой теме и быть в курсе событий компании.

Поддержка чат-ботов

Функция поддержки чат-ботов позволяет автоматизировать общение с пользователями мессенджера, реализуя взаимодействие с пользователями чата по выбранным сценариям общения.

Приватные чаты

Функция Приватные чаты позволяет общаться напрямую двум людям, а также создавать такие чаты, доступ к которым ограничен определёнными пользователями или устройствами.

Расшифровка и транскрибация

Функция Расшифровка и транскрибация позволяет автоматически преобразовывать аудиосообщения в текстовый формат, что ускоряет и оптимизирует рабочие процессы. Данная функция полезна для крупного бизнеса, сталкивающегося с большим объёмом обращений, и для людей с ограниченными возможностями, так как устраняет барьер в общении.

Режим презентации

Функция Режим презентации позволяет проводить презентации и демонстрировать заранее подготовленные презентационные материалы другим участникам чата. Это облегчает процесс обсуждения и помогает визуализировать информацию.

Рисование на экране

Функция Рисования на экране позволяет пользователям рисовать или писать на экране во время видеоконференций или онлайн-встреч. Функция может быть полезной для проведения мозговых штурмов, обучения или просто для развлечения участников встречи.

Треды и комментарии

Функция Треды и комментарии позволяет организовывать обсуждение определённой темы или вопроса в отдельном треде (потоке), отделять тематические обсуждения от общего чата, сохранять историю обсуждений и управлять подписками на треды.

Интеграция с календарём

Интеграция с календарём в корпоративных мессенджерах позволяет быстро находить сотрудников по отделам и должностям, планировать видеовстречи, устанавливать рабочие статусы и управлять учётными записями.

Интеграция с переговорными устройствами

Интеграция с переговорными устройствами позволяет проводить видеоконференции и вебинары прямо с использованием оборудования переговорных комнат, что обеспечивает возможность корпоративного общения с применением популярных аудио- и видео-устройств для корпоративного общения.

Подключение по веб-ссылке

Подключения по веб-ссылке позволяет пользователям подключаться к чату или конференции через ссылку, отправленную по электронной почте, в социальных сетях или других каналах коммуникации. Это удобно, так как не требует установки дополнительного программного обеспечения и позволяет участникам присоединиться к беседе без регистрации в мессенджере.

Роуминг с другими мессенджерами

Роуминг с другими мессенджерами позволяет пользователям обмениваться сообщениями, файлами и другими данными между различными платформами, даже если они используют разные мессенджеры. Это обеспечивает более широкую коммуникационную возможность и упрощает взаимодействие между людьми, независимо от того, какой мессенджер они предпочитают.

Телефонное подключение

Возможность телефонного подключения позволяет сотрудникам общаться друг с другом и с клиентами с помощью телефона. Это удобно, если у сотрудников нет доступа к компьютеру или они находятся в дороге.

Трансляции для большой аудитории

Возможность трансляции для большой аудитории позволяет проводить онлайн-встречи, вебинары, презентации и обучение с большим числом участников одновременно.

Федеративный режим работы

Федеративный режим работы позволяет мессенджеру взаимодействовать между серверами так, что каждый сервер функционирует независимо, но при этом все они объединены в единую коммуникационную сеть. Таким образом в режиме федерации пользователи с разных серверов могут взаимодействовать друг с другом, сохраняя при этом контроль над своими данными и настройками конфиденциальности.

На основе своего экспертного мнения Соваре рекомендует наиболее внимательно подходить к выбору решения. При выборе мессенджера для корпоративного общения необходимо учитывать ряд ключевых факторов, которые определят пригодность программного продукта для решения конкретных бизнес-задач компании. Важно оценить масштаб деятельности организации: для малых и средних предприятий могут быть достаточны базовые функции обмена сообщениями и создания групповых чатов, тогда как крупным холдингам и корпорациям потребуются расширенные возможности интеграции с другими системами, поддержка большого числа пользователей, распределённых по различным географическим локациям, а также продвинутые функции безопасности и управления доступом. Кроме того, следует принимать во внимание отраслевые требования и нормативные ограничения, например, в финансовом секторе и здравоохранении действуют строгие правила обработки и защиты персональных данных, что предъявляет особые требования к шифрованию и хранению информации.

Ключевые аспекты при принятии решения:

• совместимость с существующей ИТ-инфраструктурой (наличие API для интеграции с ERP, CRM и другими корпоративными системами);
• уровень безопасности и защиты данных (поддержка двухфакторной аутентификации, шифрование трафика, возможность ограничения доступа к определённым функциям и данным);
• масштабируемость (возможность расширения числа пользователей и функционала в соответствии с ростом компании);
• наличие функций для управления коллективом (ролевая модель доступа, возможность создания подразделений и каналов общения, инструменты для мониторинга активности сотрудников);
• поддержка различных устройств и операционных систем (мобильные устройства, ПК, планшеты);
• возможности для работы с файлами (передача, хранение, совместное редактирование);
• наличие механизмов резервного копирования и восстановления данных;
• соответствие отраслевым стандартам и нормативам (например, требованиям к защите персональных данных, отраслевым сертификатам и лицензиям);
• качество технической поддержки и доступность документации, обучающих материалов.

После анализа перечисленных факторов следует провести тестирование нескольких программных продуктов, которые наилучшим образом соответствуют требованиям компании. Тестирование позволит оценить удобство использования интерфейса, производительность системы в условиях реальной нагрузки, стабильность работы и эффективность механизмов безопасности. Также целесообразно обратить внимание на отзывы других компаний, уже использующих рассматриваемые мессенджеры, и учесть их опыт в эксплуатации подобных систем.

Преимущества мессенджера для корпоративного общения:

• Централизация коммуникаций. Единое пространство для всех рабочих взаимодействий исключает информационные разрывы между отделами. Сотрудники получают быстрый доступ к обсуждениям, файлам и проектам в реальном времени.

• Повышенная безопасность данных. Многоуровневая система защиты, шифрование сообщений и контроль доступа предотвращают утечку конфиденциальной информации. Администраторы управляют правами пользователей и мониторят активность.

• Рост производительности. Интеграция с рабочими инструментами и автоматизация процессов сокращают время на коммуникации. Сотрудники быстрее решают задачи и фокусируются на приоритетных направлениях.

• Структурированное взаимодействие. Возможность создания тематических каналов и групп по проектам организует эффективное общение. Упрощается поиск коллег и обмен профессиональными знаниями.

• Аналитика эффективности. Встроенные инструменты отслеживают активность сотрудников и результативность коммуникации. Руководство получает объективные данные для оптимизации процессов.

• Гибкая масштабируемость. Система адаптируется под потребности компании любого размера. Поддерживает расширение команд, создание новых подразделений и настройку индивидуальных прав доступа.

• Упрощение адаптации. Новые сотрудники быстро интегрируются благодаря доступу к базе знаний, истории обсуждений и возможности оперативного общения с коллегами.

Классификатор программных продуктов Соваре определяет конкретные функциональные критерии для систем. Для того, чтобы быть представленными на рынке мессенджеров для корпоративного общения, системы должны иметь следующие функциональные возможности:

• Иерархическая организация коммуникации с возможностью создания подразделений, департаментов и проектных команд, что позволяет структурировать рабочие потоки и обеспечивать эффективное взаимодействие между различными уровнями организации,
• Управление рабочими процессами через встроенные механизмы постановки задач, распределения ответственности и контроля исполнения поручений в рамках корпоративного общения,
• Совместная работа с корпоративным контентом с поддержкой одновременного доступа к документам, презентациям и другим рабочим материалам, включая возможность комментирования и версионирования,
• Автоматизация рабочих процедур посредством встроенных инструментов для создания шаблонов сообщений, автоматических напоминаний и триггеров для стандартных бизнес-операций,
• Контекстное взаимодействие с возможностью прикрепления файлов, ссылок на корпоративные ресурсы и задач к сообщениям, а также создания тематических меток для быстрого поиска информации в истории общения.

По аналитическим данным Соваре, в 2025 году корпоративные мессенджеры трансформируются в комплексные платформы для бизнес-коммуникаций, где искусственный интеллект, безопасность и интеграция становятся ключевыми факторами развития, формируя новый стандарт профессионального общения:

• Интеллектуальные ассистенты. ИИ-технологии возьмут на себя функции планирования, анализа коммуникаций и автоматизации рутинных задач, что позволит сотрудникам сосредоточиться на стратегических инициативах и принятии решений.

• Многоформатная коммуникация. Расширение возможностей взаимодействия через текстовые, голосовые и видеоформаты, дополненные элементами виртуальной реальности для более эффективного обмена информацией между сотрудниками.

• Безопасность данных. Внедрение передовых методов шифрования, биометрической аутентификации и систем обнаружения угроз для защиты корпоративной информации от несанкционированного доступа.

• Гибридная среда. Создание адаптивной платформы, поддерживающей как офисное, так и удаленное взаимодействие с возможностью бесшовной синхронизации между всеми устройствами.

• Аналитика коммуникаций. Развитие инструментов для мониторинга эффективности взаимодействия, оценки продуктивности команд и оптимизации бизнес-процессов на основе собранных данных.

• Интеграционные решения. Тесная связка с корпоративными системами: CRM, ERP, инструментами управления проектами и другими бизнес-приложениями для создания единой экосистемы.

• Пользовательский опыт. Персонализация интерфейса под индивидуальные потребности, создание удобных рабочих пространств и интеллектуальная организация информационных потоков.

Россия

Контур.Толк, Squadus, Pruffme, Salute Jazz, VK Teams, Dion, РОСЧАТ, IVA One, 1F Teams, Битрикс24 Синк, Сферум, TrueConf Server, amo, МТС Линк

Эстония

iMind

Казахстан

Sanau

США

Zulip, Google Chat, Microsoft Teams, Skype для Бизнеса, Webex App, WhatsApp, RingCentral Team Messaging

Индия

Zoho Meeting

Объединенные Арабские Эмираты

Telegram